quả của phân tích công việc.
3.1. ý nghĩa của Kết quả phân tích công việc - Bản mô tả công việc
Xây dựng bản mô tả công việc cho tất cả các vị trí trong cơ cấu tổ chức là yếu tố đảm bảo cho sự vận hành hiệu quả của doanh nghiệp, tổ chức. Ngoài vai trò đối với tổ chức, nếu mỗi công việc đợc miêu tả một cách rõ ràng, súc tích và đầy đủ về chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền và trách nhiệm thì ngời lao động cũng nắm rõ hơn những việc mình cần làm và giải quyết chúng một cách tối u. Cụ thể là:
* Đối với doanh nghiệp: Hệ thống bản mô tả công việc khoa học, hợp lý sẽ giúp doanh nghiệp đạt đợc các mục tiêu cụ thể sau:
- Là cơ sở để đánh giá chính xác hiệu quả hoạt động của nhân viên
- Trên cơ sở đánh giá hiệu quả hoạt động của nhân viên sẽ có chính sách lơng, thởng và các chế độ khác một cách hợp lý.
- Phân định rõ ràng chức năng, nhiệm vụ quyền hạn cũng nh trách nhiệm giữa các bộ phận vá các vị trí, chức danh, hạn chế sự chồng chéo, trùng lặp về nhiệm vụ và quyền hạn
- Nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp
* Đối với ngời lao động
- Biêt mình cần phải làm gì? Tổ chức yêu cầu mình những gì? Bản thân mình phải chuẩn bị nh thế nào? Quan hệ công việc ra sao? Nghĩa vụ và quyền lợi của mình?
- Định ra mục tiêu của bản thân trong tơng lai. (Ví dụ: Muốn lên chức cao hơn mình phải làm những gì?)
- Tiết kiệm thời gian cho nhân viên mới tìm hiểu công việc của mình và giúp họ dễ dàng hơn trong hòa nhập vào tổ chức.
3.2. Cách thức sử dụng phát huy hiệu quả phân tích công việc
- Đối với hoạt động hoạch định nhân lực: việc sử dụng các thông tin trong phân tích công việc giúp cho tổ chức xác định nguồn cung cầu của nguồn nhân lực trong tổ chức, doanh nghiệp mình. Đồng thời, dựa vào thông tin từ phân tích công việc so sánh trách nhiệm và năng lực giữa một vị trí công việc và vị trí kế cận, từ đó đa ra lộ trình phát triển đội ngũ kế cận cho tổ chức.
- Đối với hoạt động tuyển mộ: Các thông tin từ bản mô tả công việc và tiêu chuẩn đối với ngời thực hiện là cơ sở để xây dựng thông báo tuyển dụng rõ ràng, đầy đủ, phù hợp với nhu cầu tuyển nhân viên.
- Đối với tuyển dụng: Các thông tin từ phân tích công việc giúp xác định kỹ năng và các hoạt động, lấy đó làm tiêu thức để ra quyết định lựa chọn ứng viên nào.
- Đối với hoạt động đào tạo: Thông qua các thông tin phân tích từ công việc, so sánh chúng với năng lực hiện có của ngời lao động từ đó doanh nghiệp, tổ chức có thể đa ra cac quyết định đào tạo, đào tạo lại, đào tạo phát triển nhân viên một cách hiệu quả.
- Đối với đánh giá thực hiện công việc: Thông tin về nhiệm vụ cụ thể và tiêu chuẩn thực hiện công việc đợc sử dụng làm căn cứ xây dựng tiêu chí đánh
giá. Việc sử dụng nh vậy sẽ giúp cho công tác đánh giá đầy đủ, khách quan trở nên có căn cứ và có đợc sự ủng hộ của ngời lao động.
- Đối với các chế độ khen thởng, kỷ luật, lơng, thởng...:So sánh nhiệm vu, tiêu chuẩn, điều kiện làm việc của các chức danh với nhau để ngời sử dụng đa ra các quyết định tiền lơng, tiền công...So sánh nội dung bản mô tả công việc và tiêu chuẩn với thực tế ngời lao động thực hiện để đa ra các quyết định khen thởng, kỷ luật...
=> Tóm lại, có thể thấy phân tích công việc đợc sử dụng rất nhiều trong các hoạt động chức năng của quản trị nhân lực. Do đó, cần có quá trình phân tích công việc thật nghiêm túc để chất lợng phân tích công việc đợc nâng cao và có thể áp dụng hiệu quả hơn trong các hoạt động chức năng quản trị nguồn nhân lực.
3.3. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả phân tích công việc
3.3.1. Mức độ quan tâm của chủ doanh nghiệp đến việc xây dựng kết quả phân tích công việc phân tích công việc
- Hiện nay ở nớc ta, không phảI doanh nghiệp nào cũng quan tâm đến ciệc phân tích hiệu quả công việc hay xây dựng bản mô tả công việc. Đặc biệt là trong các doanh nghiệp Nhà nớc thì vấn đề này còn ít đợc chú trọng hơn.
- Thực tế là việc Phân tích công việc có ý nghĩa quan trọng với bất kỳ tổ chức, doanh nghiệp nào nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức.
- Điều quan trọng để phân tích công việc hiệu quả là các nhà lãnh đạo cần quan tâm hơn nữa đến công tác Phân tích công việc trong tổ chức mình. Cụ thể là đầu t tài chính và nguồn nhân lực cho thực hiện Phân tích công việc.
3.3.2. Đối với nhân viên thực hiện Phân tích công việc
Nhân viên thực hiện việc Phân tích công việc và viết bản mô tả công việc cần chú ý các nội dung sau:
- Tránh viết những điều chung chung hoặc mô tả quá chi tiết, quá nhiều thông tin dẫn đến không cụ thể khiến Bản mô tả công việc sẽ nhanh chóng lạc hậu so với yêu cầu công việc và ngời lao động không biết phải thực hiện nh thế nào hoặc né tránh thực hiện.
- Đặt thứ tự u tiên, sắp xếp công việc theo thứ tự quan trọng.
- Cố gắng sử dụng các tiêu chí có thể đo đợc, có thể lợng hóa để dễ dàng hơn trong đánh giá thực hiện công việc.
- Lu ý rằng ta đi mô tả nội dung, nhiệm vụ, chức năng của công việc chứ không phải mô tả ngời thực hiện công việc.
- Tránh sử dụng các thuật ngữ viết tắt, khó hiểu
- Không nên mô tả công việc, nhất là mô tả điều kiện, yêu cầu quá cao dẫn đến nhiều ứng viên không dám tham gia thi tuyển, do đó dễ để lọt mất ng- ời tài.
- Tránh mô tả các công việc trùng lặp, chồng chéo giữa các vị trí dẫn đến tình trạng đổ lỗi, đùn đẩy trong công việc.
3.3.3. Đối với việc sử dụng kết quả Phân tích công việc
- Thờng xuyên ứng dụng nội dung của kết quả Phân tích công việc trong các hoạt động Quản trị nhân lực của doanh nghiệp để thu hòi vốn và nâng cao ý nghĩa kết quả đợc phân tích.
- Không nên cho rằng Bản mô tả công việc là bất biến mà lơ là việc kiểm tra. Cần theo dõi và định kỳ kiểm tra để so sánh và bổ sung những thông tin còn thiếu cho phù hợp với yêu cầu công việc mới.