Cập nhật bổ sung hồ sơ
Bắt đầu
Kiểm tra nội dung hồ sơ
Có yêu cầu bổ sung
Chuyên viên thụ lý hồ sơ
Database
Người chịu trách nhiệm
Gửi yêu cầu bổ sung tới chủ hồ sơ
Đúng
Lưu
Chuyên viên thụ lý hồ sơ
Kiểm tra hồ sơ bổ sung
Đúng qui định
Chuyên viên thụ lý hồ sơ
Kết thúc Nhập thông tin bổ sung
Database Đúng Lưu Sai Chuyên viên thụ lý hồ sơ Hình 2.7. Cập nhật bổ sung hồ sơ
(Nguồn: bộ phận "một cửa", Văn phòng HĐND và UBND thành phố) Đánh giá hiện trạng sử dụng: Phần mềm ứng dụng giải quyết TTHC theo cơ chế "một cửa" đã đã đƣợc một số ƣu điểm đáng kể nhƣ:
Khắc phục một cách cơ bản những tồn tại hiện nay trong quá trình tiếp nhận , giải quyết hồ sơ thuộc thẩm quyền giải quyết của Thành phố. Đảm bảo hoạt động độc lập khép kín, chuyên trách theo hƣớng đồng bộ, hiện đại.
Không để cán bộ thụ lý hồ sơ, giải quyết công việc trực tiếp liên hệ với công dân , tránh các tiêu cực.
Tăng cƣờng sự giám sát của lãnh đạo Thành phố, thủ trƣởng các phòng ban đối với cán bộ, công chức thuộc thẩm quyền trong thực thi nhiệm vụ. tạo điều kiện cho nhân dân giám sát các hoạt động của cơ quan nhà nƣớc; từng bƣớc chủ động thực hiện việc tra cứu thông tin về TTHC; tra cứu kết quả thụ lý, giải quyết hồ sơ.
Nâng cao trình độ quản lý, tạo một bƣớc đột phá trong quá trình giải quyết TTHC với sự hỗ trợ có hiệu quả của các phần mềm trên mạng. Giúp cán bộ, công chức và trƣớc hết là thủ trƣởng các cơ quan nắm vững quy trình và kiểm soát công việc tốt hơn, tăng cƣờng hiệu lực, hiệu quả quản lý, điều hành.
Làm cơ sở để triển khai mô hình "một cửa liên thông" với các phƣờng xã, các sở ngành của tỉnh trong giải quyết các TTHC.
Những tính năng của phần mềm:
Giao diện phần mềm thân thiện , dễ sử dụng. Cho phép thiết lập thời gian, xử lý tại các bƣớc xử lý của quy trình cũng nhƣ triển khai các giải pháp thay đổi, chỉnh sửa khi có sự thay đổi của cơ quan nhà nƣớc.
Quy trình theo dõi việc giải quyết hồ sơ bằng việc ứng dụng công nghệ thông tin hiệu quả từ các khâu giải quyết thủ tục, từ tiếp nhận, thẩm định, phê duyệt, đến đóng gói trả hồ sơ vừa mang lại tiện ích cho công dân , vừa đảm bảo tính công khai, minh bạch trong hoạt động của các cơ quan nhà nƣớc, hạn chế những hiện tƣợng gây phiền hà cho dân, đồng thời giúp cho nhà quản lý, lãnh đạo giám sát đƣợc tiến độ giải quyết chi tiết đối với từng hồ sơ.
Phần mềm theo dõi việc giải quyết hồ sơ thể hiện rõ từng công đoạn giải quyết và thời gian hiển thị cụ thể (hiển thị rõ thời hạn của hồ sơ và cảnh báo những hồ sơ trong diện chậm tiến độ, quá hạn đƣợc thể hiện màu đỏ (còn gọi "báo đỏ"). Công khai tình trạng xử lý hồ sơ, cho phép tổ chức, công dân theo dõi trạng thái xử lý hồ sơ của mình. Cùng với đó là việc đánh giá kết quả thực hiện nhiệm vụ của các bộ phận, cán bộ, công chức giải quyết hồ sơ ở các công
đoạn đó. Việc đánh giá này một mặt góp phần nâng cao chất lƣợng, hiệu quả giải quyết TTHC, mặt khác làm cơ sở để đánh giá cán bộ.
2.3. Thực trạng cải cách Thủ tục hành chính theo cơ chế "Một cửa"
2.3.1 Đánh giá chung:
Thực hiện quyết định số 181/QĐ-TTg ngày 04/9/2003 của Thủ tƣớng Chính phủ về việc ban hành Quy chế thực hiện cơ chế "Một cửa" tại các cơ quan HCNN ở địa phƣơng và Căn cứ quyết định số 93/2007/QĐ-TTg ngày 22/6/2007 của Thủ tƣớng Chính phủ về việc ban hành Quy chế thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại cơ quan hành chính nhà nƣớc ở điạ phƣơng; Thực hiện công việc số 8520/CV-UBND ngày 30/6/2008 của UBND tinh Hải Dƣơng về xây dựng đề án theo cơ chế một cửa. Dƣới sự chỉ đạo của Thành uỷ, UBND thành phố Hải Dƣơng trong các năm qua đã từng bƣớc đạt đƣợc những mục tiêu cơ bản của công cuộc CCHC đặc biệt là công tác cải cách TTHC. Đồng thời, nhằm từng bƣớc xây dựng một nền hành chính nhà nƣớc dân chủ, trong sạch, vững mạnh, chuyên nghiệp, hiện đại, hoạt động có hiệu lực, hiệu quả mà trƣớc hết là tối ƣu hoá các dịch vụ hành chính công, nâng cao chất lƣợng giải quyết thủ tục hành chính cho ngƣời công dân và doanh nghiệp, trong những năm qua, UBND thành phố Hải Dƣơng không nhừng đẩy mạnh việc thực hiện cơ chế "Một cửa" tại các cơ quan, đơn vị cung ứng dịch vụ công.
Cơ chế "Một cửa" là cơ chế giải quyết công việc của tổ chức, cá nhân thuộc trách nhiệm, thẩm quyền của nhiều cơ quan hành chính nhà nƣớc cùng cấp hoặc giữa các cấp hành chính từ hƣớng dẫn, tiếp nhận giấy tờ, hồ sơ, giải quyết đến trả kết quả đƣợc thực hiện tại một đầu mối là bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của một cơ quan hành chính nhà nƣớc. Thay cho việc phải đến trực tiếp từng phòng ban để chờ giải quyết thì giờ đây từ việc nộp hồ sơ cho đến khi nhận kết quả, ngƣời dân chỉ phải đến một nơi duy nhất đó là bộ phận tiếp nhận và trả hồ sơ - "Một cửa" trực thuộc văn phòng HĐND và UBND thành phố, gọi tắt là bộ phận Một cửa. Việc thực hiện cơ chế này không chỉ tạo điều
kiện thuận lợi cho nhân dân trong các giao dịch hành chính với các cơ quan công quyền, tiết kiệm thời gian, chi phí cho cộng đồng, xã hội mà còn góp phần tăng cƣờng ý thức trách nhiệm, tạo sự chuyển biến tích cực về tác phong. lề lối làm việc của cán bộ công chức đối với tổ chức công dân.
Công tác niêm yết công khai tại bộ phận Một cửa, các thủ tục hành chính quy trình giải quyết, thời gian giải quyết, phí và lệ phí đều đƣợc công khai hoá và đặt nơi dễ nhìn, tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chức và công dân đến giao dịch, đồng thời đăng tải lên cổng giao tiếp điện tử của thành phố. Qua đó giúp ngƣời dân biết để thực hiện và giám sát việc làm, trách nhiệm của công chức nhà nƣớc.
Cơ chế kiểm ra, giám sát nội bộ đơn vị về tiếp nhận, giải quyết TTHC. Việc tiếp nhận, giải quyết TTHC, phối hợp giải quyết đƣợc giám sát, kiểm tra thƣờng xuyên của lãnh đạo các phòng, ban và của lãnh đạo UBND thành phố.
Bộ phận "Một cửa" còn có đƣờng dây nóng để tiếp nhận, xử lý các vƣớng mắc, kiến nghị của dân về TTHC. Có sổ ý kiến Nhân dân đƣợc nơi phòng chờ của dân. Những ý kiến thắc mắc đều đƣợc cán bộ thanh tra kiểm tra lại và giải đáp kịp thời.
Về cơ sở vật chất: UBND thành phố đã đầu tƣ xây dựng riêng một tòa nhà để thực hiện việc tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế "một cửa" với diện tích 320m2 với quy mô 4 tầng, tổng mức đầu tƣ trên 7,5 tỷ đồng. Đồng thời xây dựng đề án ứng dụng công nghệ thông tin trong cải cách thủ tục hành chính với tổng mức đầu tƣ trên 1,4 tỷ đồng, trong đó thiết lập các trang thiết bị nội thất tại trung tâm giao dịch một cửa hiện đại: Hệ thống bảng biểu, bảng hƣớng dẫn, hệ thống quầy giao dịch ...Xây dựng hệ thống mạng thiết bị điện tử và thiết bị tin học chuyên dụng phục vụ vận hành các phần mềm ứng dụng; xây dựng và triển khai các phần mềm ứng dụng nhằm tin học hóa việc giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa , các phần mềm có thể đáp ứng có thể đáp ứng đƣợc tất cả các thủ tục hành chính thuộc lĩnh vực với quy trình rõ ràng; xây dựng trang thông tin điện tử, phần mềm quản lý điều
hành tác nghiệp, quản lý văn bản và các phần mềm kỹ thuật hƣớng dẫn trình tự, thủ tục, biểu mẫu hồ sơ, tra cứu kết quả khi công dân đến giao dịch.
2.3.2. Những kết quả đạt được
Kết quả tiếp nhận, giải quyết HSHC (chi tiết tại bảng 2.1 và bảng 2.2). Qua phụ lục có thể nhận thấy khối lƣợng hồ sơ nhận, bàn giao và trả kết quả là rất lớn, trong đó Lĩnh vực Tài nguyên - Môi trƣờng là lớn nhất. Kết quả lớn nhất đạt đƣợc là vấn đề kiểm soát hồ sơ đƣợc rõ ràng, cụ thể, công việc đƣợc thực hiện đúng theo loại TTHC. Nhƣ vậy, thông qua các số liệu trên có thể thấy rằng với việc áp dụng cơ chế "Một cửa" công tác giải quyết các TTHC của UBND thành phố đã đƣợc cải thiện bƣớc đáng kể nhƣ ở lĩnh vực đất đai: Thủ tục hành chính trong lĩnh vực đất đai đã đƣợc cải tiến theo hƣớng đơn giản hóa, thống nhất và công khai, tạo điều kiện thuận lợi cho ngƣời sử dụng đất thực hiện các quyền luật định, đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính đặc biệt thủ tục cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất có những cải tiến đáng kể. Tiến độ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính đƣợc công khai, ngƣời dân và lãnh đạo đều kiểm soát và kịp thời đôn đốc đƣợc tiền độ giải quyết. Ở Lĩnh vực xây dựng: thủ tục hành chính trong lĩnh vực xây dựng đã đƣợc tập trung rà soát với mục đích loại bỏ các thủ tục phiền hà, cản trở hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp và công dân. Một số thủ tục đƣợc đơn giản hóa, rút ngắn thời gian thụ lý hồ sơ. Điểm nổi bật của công tác cải cách thủ tục hành chính về xây dựng là cải tiến thủ tục cấp giấy phép xây dựng.
Song song với những kết quả trên cũng có thể nhận thấy hồ sơ bị từ chối giải quyết, qúa hạn trả công dân cũng đƣợc thể hiện rõ ràng qua phần mềm, giúp lãnh đạo điều hành, giám sát, nhắc nhở cán bộ tại các phòng ban chuyên môn, cán bộ tiếp nhận một cách sát sao và kiểm soát hồ sơ tốt hơn.
2.3.3. Đánh giá những thành công của cải cách Thủ tục hành chính theo cơ chế "một cửa". cơ chế "một cửa".
Sau năm năm, việc thực hiện cơ chế "một cửa" tại UBND thành phố đã đạt đƣợc những kết quả đáng kể, đem lại những lợi ích rõ nét cho cả ngƣời dân và lợi ích cho Uỷ ban trong việc giải quyết các TTHC.
2.3.3.1. Lợi ích của ngƣời dân.
Hiệu quả của việc giải quyết các thủ tục hành chính theo cơ chế này đã làm cho nền hành chính trở nên dân chủ, minh bạch, có tính chuyên nghiệp hơn; mang lại sự thuận tiện cho ngƣời dân. Trên thực tế có nhiều lloaij thủ tục hành chính mà hồ sơ có liên quan đến thẩm quyền giải quyết của nhiều cấp, nhiều cơ quan, phải qua nhiều đầu mối mới có kết quả cuối cùng. Cơ chế này đặt ra yêu cầu các cơ quan nhà nƣớc có trách nhiệm phối hợp trong quy trình xử lý hồ sơ, cụ thể mang lại những lợi ích:
Giờ đây khi cần thông tin về bất cứ lĩnh vực nào họ không phải trực tiếp đến Uỷ ban nhƣ trƣớc mà có thể tra cứu trên mạng Internet để biết đƣợc từng thủ tục cần những loại giấy tờ nào.
Họ cũng không phải chạy đi, chạy lại giữa các phòng ban nhƣ truớc nữa mà từ khi nộp hồ sơ đến khi nhận kết quả chỉ phải liên hệ với một phòng duy nhất là bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả.
Ngƣời dân cũng không phải lo lắng rằng liệu mình có phải "phong bì" thì họ mới giải quyết nhanh cho mình không vì giờ đây thời hạn trả hồ sơ đã đƣợc quy định rõ ràng và công khai. Mặt khác, công dân cũng không biết ai sẽ là ngƣời giải quyết hồ sơ của mình, không có sự tiếp xúc trực tiếp giữa công dân và cán bộ thụ lý hồ sơ.
2.3.3.2. Lợi ích của UBND thành phố Hải Dƣơng.
Giảm đƣợc các công việc trùng lặp nhƣ văn thƣ lƣu trữ, tài chính - kế toán, hành chính quản trị, tạo ra mối quan hệ trong phối hợp công việc giữa các bộ phận, phòng, ban chặt chẽ, đồng bộ, nhanh gọn, đúng với chức năng, tạo điều kiện giảm biên chế, tăng năng suất lao động.
Đã quy định thống nhất và tổ chức niêm yết công khai đƣợc quy trình, thủ tục, thời gian, phí và lệ phí giải quyết của phần lớn các loại hồ sơ, công việc trong quan hệ giao tiếp giữa cơ quan với tổ chức, công dân.
Thông qua việc rà soát, xem lại các quy trình thủ tục và quy định trong TTHC đã đơn giản hoá, loại bỏ đƣợc nhiều thủ tục không cần thiết; từ 63 loại thủ tục nay chỉ còn lại 30 loại, giảm bớt thời gian đi lại cho tổ chức, công dân. Phí và lệ phí đƣợc minh bạch, rõ ràng, thực hiện thống nhất, hạn chế sự tuỳ tiện trong giải quyết, xử lý công việc, tránh tiếp xúc giữa ngƣời dân và cán bộ trực tiếp giải quyết, xử lý hồ sơ.
Bƣớc đầu xây dựng đƣợc phong cách, lề lối làm việc khoa học, có tính chuyên nghiệp, hiệu quả hơn trong cơ quan; giảm áp lực giải quyết công việc theo sự vụ; chủ động trong công tác.
Trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức và bộ phận liên quan đƣợc quy định rõ ràng hơn, tinh thần trách nhiệm và sự hợp tác trong công việc đƣợc đề cao; có cơ sở để đánh giá kết quả, hiệu quả làm việc của từng ngƣời, từng bộ phận trong cơ quan, đơn vị, khắc phục một bƣớc sự đùn đẩy, thiếu trách nhiệm, đặc biệt đối với cán bộ công chức, viên chức trực tiếp giải quyết hồ sơ, công việc của tổ chức, công dân.
Tạo môi trƣờng thuận lợi để ngƣời dân dễ dàng tiếp cận và giải quyết tốt các yêu cầu về hồ sơ, công việc; phần lớn đã giải toả những vƣớng mắc do sự thiếu minh bạch, không rõ ràng trong cung ứng dịch vụ hành chính giữa cơ quan với tổ chức, công dân.
TTHC công khai, nhanh gọn, bảo đảm đúng thời hạn, kiểm tra chặt chẽ quy trình giải quyết.
Đội ngũ cán bộ, công chức đã từng bƣớc nâng cao trình độ, năng lực chuyên môn và phẩm chất, trách nhiệm, đặc biệt là năng lực, kiến thức về pháp luật và phƣơng thức tổ chức thực hiện công việc trong lĩnh vực quản lý Nhà nƣớc.
Nhân dân đã thay đổi nếp nghĩ, thói quen trong quan hệ giữa chính quyền và nhân dân.
Bộ máy tổ chức đã từng bƣớc đƣợc sắp xếp lại, trong đó yêu cầu mỗi phòng ban cử 1-2 cán bộ có chuyên môn biên chế tại Văn phòng HĐND và UBND thành phố để làm nhiệm vụ tại bộ phận "một cửa", củng cố, kiện toàn theo hƣớng tinh gọn và năng động.
Giảm bớt hiện tƣợng nhũng nhiễu, phiền hà ngƣời dân thông qua việc tách riêng khâu nhận hồ sơ và khâu thụ lý hồ sơ. Ngƣời thụ lý hồ sơ không tiếp xúc với dân nhƣ vậy quan hệ giữa ngƣời nộp và ngƣời thụ lý hồ sơ độc lập nhau.
Các quy trình thủ tục rõ ràng, công khai đƣợc niêm yết tại nơi tiếp dân đã giúp ngƣời dân một tâm trạng thoải mái giải toả đƣợc những thắc mắc do sự thiếu minh bạch, rõ ràng trƣớc đây.
Giảm bớt một số thủ tục không cần thiết nhờ sự rà soát lại quy định cho từng loại thủ tục. Thực tế cũng cho thấy ngay trong quá trình thực hiện tại bộ phận "một cửa" cũng đã kiến nghị điều chỉnh rút ngắn thời gian thực hiện một số thủ tục nhƣ: Cấp giấy CN ĐKKD, Cấp bổ sung tài sản trong giấy CNQSD Đất...hoặc thực hiện điều chỉnh một số thủ tục về cơ quan chuyên môn để thực hiện do tính chất đặc thù nhƣ không liên quan đến công dân để giảm bớt thời gian nhận hồ sơ cho cán bộ "một cửa" tập trung co các thủ tục cần thiết khác nhƣ: Phê duyệt Quyết toán, Báo cáo Kinh tế - Kỹ thuật, Kế hoạch đấu thầu các công trình XDCB thuộc ngân sách thành phố và xã phƣờng.
Giúp cho ngƣời dân tránh đƣợc sự tốn kém về thời gian, vật chất, không