2.1 Chứng từ và thủ tục nhập kho
Mua NVL nhập kho : Quy trình luân chuyển phiếu nhập kho :
Phòng kế hoạch thị trường có nhiệm vụ lên kế hoạch sản xuất, xây dựng định mức tiêu hao NVL và định mức dự trữ NVL. Căn cứ vào kế hoạch sản xuất, phòng thiết bị vật tư cử cán bộ vật tư đi thu mua NVL. Khi NVL về đến Công ty, thủ kho cùng
hội đồng kiểm nhập của Công ty tiến hành kiểm tra về chất lượng vật liệu, số lượng, quy cách, đơn giá vật liệu, nguồn mua và tiến độ thực hiện hợp đồng rồi lập Biên bản kiểm nghiệm. Sau đó, phòng thiết bị vật tư lập Phiếu nhập kho, cán bộ phụ trách cung ứng vật tư ký vào phiếu nhập kho, chuyển cho thủ kho nhập NVL, ghi thẻ kho rồi chuyển lên cho kế toán vật tư ghi sổ và bảo quản.
Mỗi phiếu nhập kho được lập thành 3 liên:
- Một liên được lưu ở tập hồ sơ chứng từ gốc ở phòng thiết bị vật tư. - Một liên được dùng để thanh toán.
- Một liên chuyển cho kế toán NVL hạch toán.
Phiếu nhập kho tại phòng vật tư được lập thành 3 liên
o Liên 1 Lưu tại phòng vật tư
o Liên 2 Giao cho thủ kho để vào thẻ kho
o Liên 3 Giao cho kế toán
Định kỳ thủ kho sẽ chuyển phiếu nhập kho (liên 2) cho kế toán vật tư, phiếu nhập kho ghi đầy đủ các thông tin theo quy định. Căn cứ vào phiếu nhập kho kế toán có thể biết được tình hình NVL hiện có và các thông tin như số lượng, chủng loại, giá thành, ngày tháng nhập kho ..
Ví dụ : Ngày 16 tháng 02 năm 2005 Công ty đã mua NVL của Công ty Cung ứng
vật tư Đại Hoàng Minh . Căn cứ theo hoá đơn của Công ty Đại Hoàng Minh phòng vật tư của Công ty lập phiếu nhập kho, kiểm tra hàng hoá trước khi nhập vào kho như chủng loại, mẫu mã, số lượng, chất lượng đúng theo thoả thuận theo hoá đơn GTGT
Sơđồ 05 – Quy trình luân chuyển phiếu nhập kho.