1.3 .Một số sản phẩm dịch vụ của công ty TNHH lữ hành quốc tế Hải Vân Cát
1.3.2 .Cung cấp các dịch vụ khác dịch vụ
3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao quy trình thực hiện chương trình du lịch nội địa
3.2.2. Nhóm giải pháp nâng cao những yếu tố ảnh hưởng đến quy trình
du lịch nội địa
3.2.2.1 Nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ nhân viên phục vụ cho chương trình du lịch
Nâng cao hơn nữa chất lượng phục vụ của đội ngũ nhân viên, đội ngũ nhân viên điều hành, bộ phận kinh doanh. Nguồn nhân sự của công ty Hải Vân Cát nhìn chung mặt bằng xuất phát khá tốt với trình độ đều từ trung cấp chuyên ngành trở lên, công ty cần phát huy thế mạnh đó của mình. Ngoài ra công ty nên áp dụng một số phương thức sau có thể nâng cao chất lượng phục vụ của nguồn nhân sự:
- Tuyển chọn thêm nhân viên cho công ty với những yêu cầu giỏi về trình độ chuyên môn, ngoại ngữ, nhiệt tình trong công việc để có thể đáp ứng được những công ty đề ra và
phục vụ khách hàng được chu đáo hơn.
- Có trình độ ngoại ngũ chuyên sâu về lĩnh vực thị trường trong du lịch đề có thể khai thác sâu hơn về nhu cầu của khách du lịch
- Có kiến thức và sự am hiểu sâu sắc về du lịch trong nước và quốc tế - Linh động, nhanh nhẹn, có khả năng phân tích, tổng hợp, nhậy bén..
Do đó tạo ra sự gắn kết giữa thực tế và nghiên cứu thời gian làm việc giảm bớt khối lượng công việc cho đội ngũ nhân viên của công ty du lịch Hải Vân Cát. Hoặc công ty du
lịch Hải Vân Cát cũng có thể tuyển thêm cộng tác viên du lịch để hướng dẫn hoặc tiếp thị cho công ty trong thời gian nghỉ ngơi nhưng khi công ty đông khách, để giải quyết nguyên nhân thiếu nhân viên, lực lượng.
Chất lượng của đội ngũ nhân viên ảnh hưởng rất nhiều đến chất lượng quy trình thực hiện chương trình du lịch, đặc biệt là đội ngũ hướng dẫn viên du lịch vì thời gian tiếp xúc với khách hàng của họ rất nhiều.
3.2.2.2 Đầu tư các cơ sở kỹ thuật cho việc phục vụ cho chương trình du lịch
Bảng 3.1: Bảng hệ thống cơ sở vật chất cần nâng cấp của Công ty TNHH lữ hành quốc tế Hải Vân Cát
STT Tên cơ sở vật chất Tình trạng Giải pháp
1 Máy điều hòa Cũ, khả năng làm lạnh thấp Mua mới
2 Máy in Cũ, dễ kẹt giấy khi in Mua mới
3 Máy tính để bàn Cũ, cấu hình máy thấp, máy hoạt động chậm
Mua mới
4 Cục Moderm Internet Wifi yếu, cần nâng cấp đường truyền Nâng cấp đường truyền
5 Tủ đựng hồ sơ Thiếu nơi đựng hồ sơ giấy tờ Mua mới
6 Ghế xoay Bị lỏng ốc vít Sửa
7 Cờ đoàn Thiếu Đặt làm thêm
(Nguồn: Nội bộ công ty TNHH lữ hành quốc tế Hải Vân Cát)
Chất lượng cơ sở vật chất kĩ thuật ảnh hưởng rất quan trọng đến chất lượng làm việc của nhân viên tại công ty cũng như cảm nhận của khách hàng khi đến công ty giao dịch hoặc ký kết hợp đồng. Nâng cấp, sửa chữa, đổi mới cơ sở vật chất là điều rất cần thiết đối với công ty.
- Nâng cao chất lượng đường truyền internet
- Thay đổi và lắp ráp lại những máy móc thiết bị đã cũ kĩ
- Thay đổi và lắp ráp lại những thiết bị máy móc đã cũ kĩ (trang thiết bị văn phòng phẩm…)
- Xây dựng các phòng ban chức năng riêng biệt, trang trí phòng ốc nơi làm việc cho sạch sẽ ngăn nắp và thể hiện được khiếu thẩm mỹ, để tạo ấn tượng tốt đẹp cho khách tới công ty.
3.2.2.3 Hoàn thiện hệ thống kiểm tra giám sát thực hiện chương trình du lịch
Giám sát, kiểm soát chặt chẽ và hiệu quả trong các dịch vụ lưu trú, ăn uống, tham quan... nhằm nâng cao hiệu chất lượng chương trình du lịch. Kiểm soát các dịch vụ dựa vào các định chuẩn, tiêu chuẩn, theo đúng quy trình của công ty Hải Vân Cát đã ký kết.
Giám sát quá trình thực hiện tour, hỗ trợ hướng dẫn viên giải quyết các tình huống. Luôn theo dõi sát sao các dịch vụ của các chương trình du lịch mình phụ trách để đảm bảo đúng, đủ dịch vụ cho khách.
Trong thời gian chương trình du lịch thực hiện, thường xuyên theo dõi và xác nhận lại các dịch vụ trước khi đoàn sử dụng 1 đến 2 ngày. Xử lý các vấn đề gặp phải trong suốt hành trình chương trình du lịch diễn ra. Theo dõi phản hồi của khách để làm việc với nhà cung cấp nếu dịch vụ không đạt chất lượng.
3.2.2.4 Tăng cường mối quan hệ nhà cung cấp dịch vụ
Sự thành công của các chương trình du lịch không chỉ phụ thuộc vào đội ngũ hướng dẫn viên của công ty mà còn phụ thuộc rất nhiều vào các nhà cung ứng dịch vụ. Các nhà cung ứng dịch vụ là một mắt xích quan trọng trong quá trình thực hiện của công ty. Chính vì vậy đòi hỏi phải có sự liên kết chặt chẽ giữa công ty và các nhà cung ứng.
Hoàn thiện thị trường cần tăng cường mở rộng và duy trì các mối quan hệ với nhiều nhà cung cấp dịch vụ du lịch. Tăng cường mối quan hệ với các đại lý chi nhánh để mở rộng phạm vi hoạt động.Tạo mối quan hệ với các địa phương trong và ngoài nước có điểm du lịch trong chương trình du lịch của công ty. Cần hợp tác liên doanh với các công ty lữ hành khu vực và trên thế giới dựa trên nguyên tắc tôn trọng, đôi bên cùng có lợi.
Tham gia ý kiến trên tinh thần xây dựng và góp ý cho các cơ sở cung ứng, sửa chữa nâng cấp kịp thời và bổ sung các thiết bị phù hợp với thời đại.Các nhà hàng phục vụ ăn
uống phải luôn tạo ra những món ăn mới, lạ, đặc sắc mang đậm phong cách phục vụ và dấu ấn riêng của nhà hàng, điều này vừa tạo ấn tượng cho khách hàng cũng vừa là lợi thế để các công ty du lịch chọn lựa nhà cung ứng phù hợp.
Cần hủy bỏ hợp tác với các nhà cung ứng có chất lượng dịch vụ kém, làm cho khách hàng phàn nàn nhiều và không tuân thủ theo quy tắc an toàn thực phẩm cũng như không tuân thủ theo thỏa thuận trong hợp đồng giữa đôi bên với nhau
3.2.2.5.Nâng cao chất lượng đội ngũ hướng dẫn viên
Hướng dẫn viên của công ty du lịch Hải Vân Cát phải được đào tạo nâng cao nghiệp vụ. Nhưng chúng ta cũng không thể không nhắc đến điểm yếu của đội ngũ nhân viên tại Hải Vân Cát, đó là đội ngũ nhân viên ít người am hiểu từ hai tiếng nước ngoài nên chúng tôi phải có những ưu đãi cho chuyến đi. chẳng hạn nói được nhiều thứ tiếng, đối xử đặc biệt với họ, hoặc tạo điều kiện cho nhân viên công ty học tập nâng cao kỹ năng ngoài chuyên môn.
Việc huấn luyện và tuyển chọn đội ngũ cộng tác viên phải được chú trọng, sát sao kỳ cảng hơn nữa cụ thể là cần phải có kế hoạch, yêu cầu tuyển chọn nhân lực cho từng năm, những người làm công việc tuyển chọn phải giúp những nhân viên mới làm quen với công việc đồng thời phải giáp sát, sát sao việc thực hiện công việc của họ. Đồng thời phải tạo ra sự gắn bó với công ty du lịch Hải Vân Cát vì rất có thể các nhân viên này làm việc ở nhiều công ty nên khả năng đáp ứng công việc của họ với công ty là không đạt yêu cầu mà công ty đề ra. Khi tuyển dụng nhân viên thị trường công ty cần tuyển những nhân viên
3.2.2.5. Tăng cường mối quan hệ giữa các bộ phận trong công ty
Đối với mối quan hệ giữa các bộ phận: Các bộ phận trong công ty Hải Vân Cát cần có mối liên hệ chặt chẽ với nhau để phối hợp thật nhịp nhàng trong công việc, nâng cao chất lượng trong quá trình thực hiện chương trình du lịch
Mối quan hệ giữa bộ phận điều hành với bộ phận kinh doanh
Luôn phối hợp chặt chẽ với nhau trong quá trình làm việc, thông báo rõ ràng những vấn đề cần lưu ý như: những yêu cầu của khách đặt chương trình du lịch, thời gian thực hiện chương trình du lịch, số lượng khách đặt chương trình du lịch, những lưu ý về bữa ăn, phòng nghỉ của khách… tránh sai sót trong khâu giao tiếp để quá trình chuẩn bị chương trình du lịch được diễn ra suôn sẻ
Bộ phận kinh doanh và bộ phận điều hành cần ngồi lại với nhau mỗi tuần 1 lần để họp và đưa ra những giải pháp hữu ích, giúp nhau trong quá trình đàm phán với khách hàng và chuẩn bị chương trình du lịch. Tổ chức tiệc họp mặt giữa 2 bộ phận để tình cảm giữa các nhân viên của 2 bộ phận được trở nên khăng khít hơn
Mối quan hệ giữa bộ phận điều hành với bộ phận hướng dẫn viên
Bộ phận điều hành phải rõ ràng trong quá trình bàn giao chương trình du lịch cho bộ phận hướng dẫn viên. Ghi chú chi tiết từng yêu cầu của khách hàng và những lưu ý về điểm quan tham, ăn uống, ngủ nghỉ để bộ phận hướng dẫn viên được nắm rõ, tránh sai sót trong quá trình phục vụ khách hàng
Trong quá trình thực hiện chương trình du lịch, bộ phận điều hành và bộ phận hướng dẫn viên phải cùng nhau liên kết xử lí các tình huống phát sinh ngoài ý muốn, chương trình du lịch được diễn ra thuận lợi, tránh gây sự không hài lòng cho khách hàng
Sau mỗi chuyến hành trình chương trình du lịch, bộ phận điều hành và bộ phận hướng dẫn viên phải ngồi lại với nhau, trình bày những vấn đề còn thiếu sót trong quá trình thực hiện chương trình du lịch và những hiểu lầm, hiểu sai ý của nhau trong khâu giao tiếp để cùng nhau khắc phục và hiểu rõ nhau hơn