Sau khi nhận hướng dẫn giao hàng, nhân viên giao nhận của bên bán sẽ gửi email, fax cho hãng tàu để đặt chỗ tại hãng tàu mà bên bán đã quy định trong hướng dẫn giao hàng và nhận “xác nhận đặt chỗ”( Booking Confirmation) từ email của nhân viên phòng booking của hãng tàu
Các nội dung chính của Booking Confirmation:
- Tên hãng tàu
- Tên khách hàng
- Số booking
- Số lượng, loại container - Loại hàng
- Điều kiện cước tàu
- Bãi cấp cont rỗng, ngày cấp cont - Nơi đóng hàng
- Tên tàu, số chuyến, tàu chuyển tải, tên tàu nối, ngày dự kiến tàu chạy (ETD), ngày dự kiến tàu đến (ETA)
- Nơi nhận hàng - Cảng xếp hàng - Cảng chuyển tải - Cảng dỡ hàng - Nơi giao hàng
- Nơi hạ bãi/thanh lý hải quan - Ngày hạ bãi
- Thời gian hạ bãi (closing time) - Các thông tin cần lưu ý.
Sau đó nhân viên giao nhận của bên bán sẽ mang Booking Confirmation đến phòng Điều độ của hãng tàu để đổi lấy lệnh cấp container rỗng. Tại đây, văn phòng sẽ đóng dấu xác nhận lệnh. Nhân viên giao nhận sẽ mang lệnh xuống bãi chứa container, thực hiện thủ tục đóng phí nâng cont lên xe (khoảng 200.000/cont). Tại đây, nhân viên bên bán sẽ kiểm tra cont xem có đạt yêu cầu đóng hàng hay không. Nếu cont đạt chất lượng yêu cầu thì bên bán sẽ cho đầu kéo (do bên bán thuê hoặc bên bán có) chở về kho chứa cà phê để đóng hàng. Nếu cont được cấp không đạt thì yêu cầu đổi cont khác. Trong trường hợp container rỗng đã chở về kho của bên bán, mà không đạt yêu cầu đóng hàng vào cont, thì bên bán sẽ liên hệ với hãng tàu và chở cont đó trở về lại bãi
công, đóng phí nâng cont từ trên xe xuống bãi và sau đó đóng tiếp phí nâng cont mới lên xe chở về kho.