Hình 3.1 : cơ cấu bộ máy quản lý của công ty
3.5. Tổ chức của bộ phận Marketing
3.5.1. Tổ chức bộ phận Marketing tại Công ty
Trong giai đoạn này thì phòng kinh doanh là đơn vị kiêm nhiệm các hoạt động về Marketing. Mặc dù đã có nhiều cố gắng nhƣng hiệu quả của công việc không thể nói là cao đƣợc.
Tuy nhiên sau khi chính thức mở thành chi nhánh của công ty TNHH dƣợc phẩm AAA thì mô hình về quản lý củaChi nhánh Đà Nẵng đã có nhiều thay đổi, chi nhánh đã thành lập phòng nghiên cứu phát triển đây là một phòng chuyên trách phụ trách các vấn đề huấn luyện và đào tạo, Marketing, nghiên cứu và phát triển, các hoạt động của phòng này gắn chặt với các hoạt động về Marketing của công ty.
Trong biên chế của phòng nghiên cứu và phát triển gồm có 6 ngƣời là nhân viên văn phòng và đội ngũ trình dƣợc viên tại Đà Nẵng. Qua biên chế của phòng ta đã thấy đƣợc vai trò quan trọng của đội ngũ trình dƣợc viên đối với hoạt động Marketing củaChi nhánh Đà Nẵng nói riêng cũng nhƣ bộ phận trình dƣợc viên là một bộ phận không thể thiếu đối với chi nhánh Công ty. Bộ phận này có nhiệm vụ là ngƣời đại diện cho chi nhánh giới thiệu các sản phẩm của công ty đối với các nhà thuốc, các đại lý, các bệnh viện. Họ có trách nhiệm trình bày với những ngƣời có liên quan nhƣ các bác sỹ, dƣợc sỹ... tại những nơi chi nhánh phân phối sản phẩm để họ có kiến thức về sản phẩm nhƣ tính năng, tác dụng, chỉ định, thống chỉ định...làm tăng uy tín của sản phẩm, giúp cho các khách hàng yên tâm hơn khi sử dụng sản phẩm của công ty. Trình dƣợc viên là những ngƣời có trình độ, họ đều tốt nghiệp các trƣờng Đại học, họ có kiến thức về sản phẩm. Họ thƣờng xuyên đƣợc dự những buổi tập huấn về sản phẩm đặc biệt là về sản phẩm mới họ phải là ngƣời hiểu rất rõ những kiến thức về những sản phẩm của công ty. Ngoài kiến thức về sản phẩm họ còn phải biết và thực hiện những kiến thức chung về Marketing họ đã đƣợc công ty đào tạo những kiến thức cơ bản về Marketing nhƣ kỹ thuật về tiếp xúc với khách hàng, những kiến thức về xúc tiến bán hàng, kỹ thuật quản lý, hỗ trợ đối với thành viên của hệ thống kênh phân phối, kỹ thuật thu thập và xử lý thông tin để từ đó phản hồi lại về chi nhánh Công ty...
Nhƣ vậy chúng ta có thể thấy đội ngũ trình dƣợc viên có vai trò vô cùng quan trọng trong việc xúc tiến bán hàng cũng nhƣ trong hệ thống kênh phân phối của Chi nhánh Đà Nẵng. Tuy vậy việc quản lý hoạt động của đội ngũ trình dƣợc viên vẫn là một vấn đề mà công ty rất quan tâm bởi vì đây là một đội ngũ hoạt động độc lập ở các địa bàn khách nhau trên 16 tỉnh thành phố. Nếu không quản lý tốt rất có thể dẫn tới hoạt động cửa đội ngũ này không đạt đƣợc hiệu quả nhƣ mong muốn.
Việc tiếp thị và quảng cáo nó đem lại lợi ích cho cả Johnson’s va AAA cho nên giữa hai công ty có sự kết hợp chặt chẽ với nhau trong lĩnh vực Marketing đặc
dƣợc phẩm AAA triển khai chƣơng trình Ngày hội Top To Toe, đây là một chƣơng trình có hình thức xúc tiến bán hàng. Hình thức này nằm vào các nhà thuốc bán lẻ, cửa hàng nhằm củng cố quan hệ gắn bó giữa các khách hàng với công ty cũng nhƣ đẩy mạnh việc tiêu thụ sản phẩm của công ty bằng việc chấm điểm các nhà thuốc theo doanh số họ bán đƣợc và tinh thần hợp tác với công ty từ đó có phần thƣởng xứng đáng với họ. Chƣơng trình này do Johnson’s khởi xƣớng và chuẩn bị tài chính cho hoạt động này nhƣng công ty TNHH dƣợc phẩm AAA đứng trên danh nghĩa là công ty phân phối sản phẩm thực hiện chƣơng trình này, điều này sẽ mang lại lợi ích không chỉ cho AAA, Johnson’s mà nó còn mang lại lợi ích cho các nhà thuốc, đại lý khi thực hiện chƣơng trình này, nó mang lại sự hợp tác cao trong đẩy mạnh việc tiêu thụ sản phẩm
Do phòng nghiên cứu phát triển chuyên về các hoạt động Marketing mới đƣợc mở nhân viên trong phòng này 100% là những ngƣời tốt nghiệp hóa, dƣợc, công nghệ hóa học cho nên dù đã đƣợc bổ sung một số kiến thức về Marketing nhƣng hoạt động của phòng xét về ý nghĩa Marketing chƣa thể đạt đƣợc hiệu quả cao, hoạt động của phòng mới chủ yếu về sản phẩm hay xúc tiến bán hàng. Nhiều hoạt động Marketing phòng vẫn chƣa đảm nhiệm mà phòng kinh doanh đảm nhiệm nhƣ các kế hoạch về xúc tiến bán hàng khuyến mại, giá cả... Điều này gây ra trƣờng hợp hoạt động của chi nhánh còn chồng chéo, chƣa phân rõ trách nhiệm có thể dẫn đến một số công việc trùng lắp hoặc bị bỏ qua
3.5.2. Hệ thống thông tin phục vụ cho hoạt động Marketing của công ty
- Thu thập những thông tin sơ cấp từ hệ thống nghiên cứu Marketing.
Quy mô của công ty chƣa lớn, việc tổ chức những cuộc nghiên cứu Marketing đòi hỏi chi phí lớn cũng nhƣ thời gian và tiền bạc lớn. Do đó việc tổ chức nghiên cứu Marketing trên qui mô lớn công ty vẫn chƣa thực hiện đƣợc. Những thông tin cần thiết cấn nghiên cứu chi nhánh công ty thƣờng dựa vào đánh giá từ những chuyến công tác của cán bộ nhân viên trong công ty, từ những báo cáo của đội ngũ trình dƣợc tại địa bàn, do đó kết quả nghiên cứu nhiều khi chƣa đạt
đƣợc quy mô nhƣ ý muốn nên thông tin thu đƣợc có thể chƣa thật chính xác, ảnh hƣởng đến kết quả hoạt động của công ty.
- Hệ thống báo cáo nội bộ: Đây là hệ thống thông tin thu thập đƣợc từ nội bộ Công ty, những thông tin này có thể là báo cáo về số lƣợng sản phẩm tiêu thụ đƣợc trong một thời kỳ nhất định, sự vận động của tiền mặt, lƣợng hàng tồn kho, dự trữ, tổng doanh thu trong kỳ bằng phần mềm Rhub... Những thông tin này thu thập đƣợc có thể đƣợc chuyển đến ngƣời phụ trách Marketing từ đó qua phân tích số liệu, từ chiến lƣợc kinh doanh của công ty mà bộ phận làm Marketing có những đề xuất thiếu hợp tác ban giám đốc để quyết định một vấn đề nào đó.
Ví dụ: Khi nhận đƣợc báo cáo bán hàng của cả một quý ngƣời phụ trách Marketing có thể so sánh với kỳ trƣớc để thấy kết quả kinh doanh của kỳ này có tăng trƣởng so với kỳ trƣớc này so với kế hoạch nói chung cũng nhƣ với từng mặt hàng.
Căn cứ vào mục tiêu đề ra, vào lƣợng hàng còn tồn kho mà ngƣời phụ trách Marketing đề ra một chính sách giá mới đến với một số mặt hàng chẳng hạn với những mặt hàng tiêu thụ chậm, tồn kho nhiều, độ bao phủ hàng chƣa rông khắp... có thể đƣa ra chính sách giảm giá hoặc tăng chiết khấu hay khuyến mại để kích thích tiêu thụ sản phẩm
Hệ thống báo cáo nội bộ là nguồn thông tin rất quan trọng nó góp phần giúp ngƣời phụ trách về Marketing đƣa ra những quyết định chính xác, kịp thời trong các hoạt động Marketing cũng nhƣ hoạt động kinh doanh của chi nhánh Công ty
- Hệ thống những thông tin thu thập từ bên ngoài. Những thông tin thu thập từ bên ngoài là nguồn thông tin đáng chú ý. Thông thƣờng để bổ sung vào lƣợng thông tin thu đƣợc phục vụ cho hoạt động Marketing. Ngƣời phụ trách Marketing thƣờng thu thập thông tin từ:
+ Từ lực lƣợng trình dƣợc viên báo cáo từ bên ngoài Công ty. Những thông tin thu thập đƣợc từ nguồn nay rất đáng tin cậy cho việc ra quyết định của công ty bởi vì lực lƣợng trình dƣợc viên thuộc vào biên chế của công ty. Những thông tin
báo về sản phẩm cạnh tranh trên địa bàn công ty phân phối thuộc lĩnh vực trình dƣợc viên đó phụ trách.
+ Nguồn thông tin phản ảnh từ các đại lý, các hiệu thuốc, các bệnh viện trực tiếp về công ty. Có thể coi đây là nguồn thông tin phản ánh từ phía khách hàng những đơn vị và chi nhánh công ty phân phối trực tiếp này cho họ, những thông tin thu thập đƣợc từ nguồn này công ty có thể đánh giá lại từ nhiều phía nhƣ từ kết quả phân phối của công ty tới các đơn vị này hoặc từ đánh giá của trình dƣợc viên tại địa bàn hay từ những chuyến công tác thực tế... nhƣng có thể đánh giá đây là nguồn thông tin này quan trọng vì nó gắn chặt với nhu cầu của khách hàng.
+ Nguồn thông tin thu đƣợc từ những lần tham gia hội chợ triển lãm, thƣơng mại.
+ Nguồn thông tin từ việc đánh giá các đối thủ cạnh tranh.
Tóm lại những nguồn thông tin thu đƣợc từ hệ thống báo cáo nội bộ, hay nguồn thông tin thu thập đƣợc từ bên ngoài, từ những hoạt động nghiên cứu Marketing thì chúng đều rất quan trọng, chúng có ảnh hƣởng to lớn tới những quyết định, những chiến lƣợc trong kinh doanh mà Chi nhánh Đà Nẵng đề ra cả hiện tại và tƣơng lai.