STT Tiêu chí
Mức độ đánh giá Tổng
cộng
Tốt Khá TB Yếu
1 Các phòng nghiệp vụ đƣợc phép báo cáo trực
tiếp cho ngƣời quản lý cao nhất. 15/97 55/97 20/97 7/97 97/97
2 Công việc kiểm tra, giám sát sau khi đơn vị đã
thực hiện rút dự toán chi thƣờng xuyên. 27/97 35/97 35/97 0/97 97/97
3 Phổ biến chế độ hạch toán kế toán cho các cán
bộ trực tiếp làm công tác nghiệp vụ. 36/97 41/97 15/97 5/97 97/97
4 Tiếp nhận ý kiến góp ý từ cán bộ và khách
hàng. 23/97 10/97 44/97 20/97 97/97
5
Những sai sót trong quy trình xử lý nghiệp vụ đƣợc phát hiện kịp thời và báo cáo lên cấp trên quản lý.
25/97 10/97 45/97 17/97 97/97
(Nguồn: kết quả khảo sát)
Trên đây là kết quả thống kê của nhân tố cuối cùng trong hệ thống kiếm soát nội bộ. Theo nhƣ bảng kết quả khảo sát trên thì có 3 tiêu chí chính để giúp KBNN Hoài Ân làm tốt công tác Giám sát và cụ thể là các yếu tố sau đây:
Qua kết quả bảng tổng hợp trên cho ta thấy: Trong các nhân tố ảnh hƣởng đến đánh giá giám sát thì có ba nhân tố đƣợc đánh giá tốt nhất chiếm tỷ lệ trên 50%, trong đó nhân tố “Những sai sót trong quy trình xử lý được phát hiện kịp thời và báo cáo lên cấp trên quản lý”, chỉ tiêu này chỉ đƣợc đánh giá tốt 25/97 phiếu, hầu hết chỉ đƣợc đánh giá ở mức độ trung bình. Nhân tố thứ hai “Các phòng nghiệp vụ được phép báo cáo trực tiếp cho người quản lý cao nhất”có tỷ lệ tốt và khá chiếm trên 50%.
-Những sai sót trong quy trình xử lý đƣợc phát hiện kịp thời và báo cáo lên cấp trên quản lý.
Việc báo cáo kịp thời lên cấp trên quản lý các sai sót trong quy trình xử lý nhằm giúp hoàn thiện đƣợc quy trình xử lý hiện tại, giúp phát hiện những lỗ hỏng, các tình tiết thiếu hợp lý trong quy trình hoạt động, đồng thời giúp ngƣời quản lý có cái nhìn tổng quan về những sai sót trong quy trình mà có thể dẫn đến rủi ro. Để từ đó có thể đƣa ra đƣợc phƣơng hƣớng xử lý tốt nhất trong các tình huống sai sót. Thực hiện tốt công tác này còn thể hiện sự liên kết khá chặt chẽ giữa các cấp trong tổ chức. Toàn bộ các phòng chuyên môn và cá nhân luôn có sự tƣơng tác với nhau. Việc này có thể giúp ban lãnh đạo luôn nắm bắt đƣợc tình hình hiện tại trong tổ chức. Từ đó dễ phát hiện sai sót của hệ thống. Một tổ chức thực hiện hiệu quả công tác này, điều đó đồng nghĩa với việc tổ chức đó đang có một hệ thống kiểm soát và giám sát khá hiệu quả.
-Các bộ phận nghiệp vụ đƣợc phép báo cáo trực tiếp cho ngƣời quản lý cao nhất.
Đây là yếu tố cần đƣợc tiếp tục hoàn thiện và phát huy. Nó đảm bảo việc truyền tải thông tin một cách chính xác giữa ngƣời cung cấp và ngƣời tiếp nhận thông tin. Việc vƣợt cấp trong báo cáo sẽ tránh đƣợc tình trạng những sai phạm không đƣợc báo cáo chính xác hoặc không đƣợc phản ánh lên ngƣời quản lý cao nhất. Đặc biệt là trong trƣờng hợp có sự thi đua thành tích giữa những ngƣời quản lý cấp thấp hoặc vì mục đích cá nhân nào đó mà không muốn báo cáo lên cho Giám đốc kho bạc. Và việc cán bộ chuyên môn trực tiếp báo cáo, trao đổi thông tin với ngƣời quản lý cao nhất, cũng giúp tạo cầu nối thông tin giữa một bên là ngƣời đƣa
ra các thông tin và phƣơng hƣớng đạt mục tiêu và một bên nắm bắt tình hình thực tế hoạt động của cơ quan, từ đó có thể giúp cho việc điều hành một cách suôn s , và cũng giúp tạo mối liên hệ giúp thuận lợi trong công việc giữa các cán bộ với ngƣời lãnh đạo, chứ không chỉ là những bảng báo cáo số liệu chƣa phản ánh đúng thực tế.
Nhƣ vậy, yếu tố này tạo nên một môi trƣờng làm việc khách quan cho bộ phận kiểm tra, quản lý và hạch toán với các bộ phận khác. Đƣợc quyền ƣu tiên báo cáo trực tiếp với cấp quản lý cao nhất. Hạn chế tối đa rủi ro trong quá trình lƣu chuyển các thông tin từ dƣới lên.
2.3. ĐÁNH GIÁ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI THƢỜNG XUYÊN TẠI KHO BẠC NHÀ NƢỚC HOÀI ÂN BẠC NHÀ NƢỚC HOÀI ÂN
2.3.1. Những kết quả đạt đƣợc
2.3.1.1.Về môi trường kiểm soát
Ban giám đốc kho bạc nhà nƣớc Hoài Ân đã có chính sách quản lý nhân sự và phân công công tác phù hợp với năng lực của mỗi cán bộ công chức, gƣơng mẫu trong công tác, tuân thủ và làm gƣơng cho cán bộ công chức trong đơn vị trong việc thực thi công vụ, có chính sách quản lý phù hợp với thực tế tại đơn vị. Cán bộ công chức kho bạc có ý thức cao trong công tác, thực hiện tốt các quy định về đạo đức nghề nghiệp, phục vụ và hƣớng dẫn khách hàng chu đáo, nhiệt tình. Đặc biệt sự quan tâm của Ban lãnh đạo kho bạc đối với hoạt động kiểm soát chi thƣờng xuyên đơn vị là tốt.
2.3.1.2. Đánh giá rủi ro
Về đánh giá rủi ro qua khảo sát cho thấy việc đơn vị luôn quan tâm chú trọng đến mục tiêu và cái đích để đơn vị đi đến đƣợc đặt lên hàng đầu 100% . Do đó hàng năm đơn vị đều đƣa ra mục tiêu phấn đấu cụ thể cho từng tiêu chí để từ đó xác định đƣợc những việc cần phải làm ngay và những giải pháp để đạt đƣợc mục tiêu đó. Việc Ban hành tạm thời khung quản lý rủi ro về nghiệp vụ kiểm soát chi thƣờng xuyên đã góp phần hạn chế những rủi ro trong nghiệp vụ kiểm soát chi tại KBNN.
2.3.1.3. Hoạt động kiểm soát
Về hoạt động kiểm soát qua kết quả khảo sát thì CBCC Kho bạc luôn chấp hành sự phân công của tổ chức 100%. Việc phân công phân nhiệm đƣợc đơn vị thực hiện
đúng quy định. Hàng năm đơn vị đều thực hiện việc luân chuyển giữa các bộ phận và chuyên quản các đơn vị dự toán luân phiên đảm bảo tính khách quan. Việc kiểm soát và ký duyệt trên chứng từ đƣợc thực hiện chặt chẽ theo quy định. Hầu hết các chứng từ phát sinh đều đƣợc hạch toán kịp thời theo quy định. Ban giám đốc đã phân công nhiệm vụ đảm bảo sự kiểm soát giữa các bộ phận, nếu có sai sót xảy ra sẽ đƣợc phát hiện nhanh chóng, giảm cơ hội có gian lận xảy ra. Các chứng từ đƣợc tập hợp trong ngày, các chứng từ đƣợc lập ngay khi nghiệp vụ phát sinh, mẫu biểu đƣợc thực hiện đúng theo quy định tại các văn bản có liên quan. Chứng từ đƣợc luân chuyển khoa học và kịp thời, sổ sách đƣợc in trực tiếp từ chƣơng trình phần mềm đảm bảo nguyên tắc ghi chép, độ chính xác cao, có đầy đủ chữ ký của ngƣời lập và ngƣời kiểm soát. Các nghiệp vụ, hoạt động tuân thủ đúng quy trình nghiệp vụ có sự phê chuẩn đầy đủ thành phần theo đúng quy định. Chứng từ, sổ sách, tài sản ấn chỉ đƣợc sử dụng đúng mục đích, đúng đối tƣợng chỉ các cán bộ công chức đƣợc phân công nhiệm vụ mới đƣợc sử dụng và truy cập khi cần thiết. Định kỳ Ban giám đốc thành lập tổ kiểm tra xem xét lại các chứng từ kiểm soát chi thƣờng xuyên của các đơn vị dự toán để xem xét lại tình hình làm việc của cán bộ công chức qua đó có những chấn chỉnh kịp thời. Qua các báo cáo đánh giá, góp ý của khách hàng đến giao dịch, Ban giám đốc có những đánh giá, chấn chỉnh từng cán bộ công chức đảm bảo mục tiêu của kho bạc nhà nƣớc Hoài Ân luôn đƣợc thực hiện hữu hiệu và hiệu quả.
2.3.1.4. Thông tin và truyền thông
Tất cả các cán bộ công chức đều hiểu rõ công việc của mình, tiếp nhận đầy đủ và chính xác các chỉ đạo từ cấp trên, có sự hỗ trợ đồng nghiệp trong công tác khi có yêu cầu, sử dụng và truy cập diễn đàn hàng ngày để khai thác và cập nhật các quy định, định mức chi thƣờng xuyên để phục vụ công tác kiểm soát chi thƣờng xuyên tại KBNN. Các chính sách, chế độ của Nhà nƣớc đƣợc Ban giám đốc, các trƣởng phó phòng phổ biến đến các cán bộ công chức. Cán bộ công chức tự nghiên cứu, những thắc mắc sau khi nghiên cứu sẽ đƣợc trao đổi và đƣợc các Trƣởng phó phòng bộ phận giải đáp thỏa đáng. Các nghiệp vụ đƣợc hạch toán và nhập máy vào các chƣơng trình phần mềm ứng dụng ngay khi nghiệp vụ phát sinh hoặc trong thời gian h n khách hàng giải quyết hồ sơ. Chứng từ đƣợc lập cùng thời điểm nhập máy vào
các phần mềm ứng dụng, sổ cái và sổ chi tiết đƣợc in trực tiếp từ phần mềm vào cuối mỗi tháng. Các chứng từ đƣợc tập hợp đầy đủ hàng ngày, đƣợc đóng, đánh số và đƣa lên kho lƣu trữ vào cuối tháng. Sổ cái, sổ chi tiết, các ấn chỉ và báo cáo thuộc nhiệm vụ của từng cán bộ công chức đƣợc bảo quản, đóng cuốn và lƣu kho từng tháng, quý hoặc năm. Từng cán bộ công chức có sổ tay riêng để ghi chép các nghiệp vụ quan trọng, các sơ đồ hạch toán và các nội dung quan trọng trong các văn bản pháp luật của nhà nƣớc. Các cán bộ công chức hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của mình trong việc lập và trình bày báo cáo tài chính, các sai sót, tình huống bất thƣờng đƣợc báo cáo đầy đủ và nhanh chóng đến các Trƣởng phó phòng, các Trƣởng phó phòng báo cáo lên Ban giám đốc. Qua đó ta thấy thông tin và truyền thông đƣợc thực hiện tốt tại Kho bạc nhà nƣớc Hoài Ân.
2.3.1.5. Hoạt động Giám sát
Ban giám đốc thƣờng xuyên đánh giá chất lƣợng của hệ thống kiểm soát nội bộ chi thƣờng xuyên thông qua các ý kiến góp ý của khách hàng, báo cáo của Bộ phận kiểm soát chi về tình hình thực hiện công vụ của cán bộ công chức trong phòng, các báo cáo trên diễn đàn kho bạc và trực tiếp quan sát quá trình làm việc của các cán bộ công chức. Định kỳ hàng quý hoặc đột xuất có sự tự kiểm tra của tổ kiểm tra, sự thanh tra, kiểm tra của thanh tra kho bạc nhà nƣớc, thanh tra kho bạc, kiểm toán nhà nƣớc... Thông qua đó, Ban giám đốc có những chấn chỉnh kịp thời để hệ thống kiểm soát nội bộ chi thƣờng xuyên luôn đƣợc vận hành đúng hạn chế các sai sót xảy ra, đảm bảo mục tiêu của đơn vị đƣợc thực hiện đúng nhƣ kế hoạch đã đề ra.
2.3.2. Những hạn chế
2.3.2.1. Môi trường kiểm soát
Dựa vào bảng phân tích dữ liệu thứ cấp và kết quả nghiên cứu bảng câu hỏi khảo sát. Tác giả nhận thấy rằng, hiện tại thì KBNN Hoài Ân chƣa xây dựng đƣợc một chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp cụ thể cho cán bộ công chức tại đơn vị. Do đó vẫn xảy ra những trƣờng hợp mâu thuẫn về quyền lợi và nghĩa vụ của ngƣời đối tƣợng giao dịch với ngƣời cán bộ Kho bạc. Chƣa thật sự chú trọng trong việc phân định quyền hạn và trách nhiệm cho từng bộ phận. Chƣa tổ chức thuận lợi cho việc
truyền đạt thông tin từ trên xuống và từ dƣới lên trong các hoạt động. Chƣa quan tâm đúng mực đến năng lực chuyên môn của từng cán bộ trong Kho bạc. Lãnh đạo của toàn ngành Kho bạc cũng nhƣ nhận thức đƣợc rằng công tác kiểm tra, giám sát kiểm soát chi thƣờng xuyên NSNN là rất cần thiết đối với chức năng kiểm soát của Kho bạc. Đồng thời xây dựng các chuẩn mực ngƣời cán bộ làm nghiệp vụ kho bạc, xác định đƣợc mục tiêu phục vụ chính của mình, đối tƣợng phục vụ chủ yếu của mình làm nền tảng cho chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp trong giải quyết công việc.
Ngài ra, Nang lực trình đọ của mọt vài cong chức làm cong tác kiểm soát chi KBNN Hoài Ân chua thực sự đồng đều để chua đáp ứng đuợc yeu cầu. Vi c kiểm soát chi thuờng xuyen NSNN qua KBNN theo Luạt Ngan sách sửa đổi, thong tu huớng dẫn sửa đổi về cong tác kiểm soát chi làm tang them mọt khối luợng cong vi c lớn, với tính chất ngày mọt phức tạp hon, trong khi chất luợng của đọi ngũ cán bọ KBNN Hoài Ân chua tuong ứng với yeu cầu của cong vi c cũng là mọt nhan tố ảnh huởng đến chất luợng cong tác kiểm soát chi thƣờng xuyên của KBNN Hoài Ân.
2.3.2.2. Đánh giá rủi ro
Kho bạc nhà nƣớc Hoài Ân là đơn vị quản lý hành chính nhà nƣớc, thực hiện nhiệm vụ dƣới sự chỉ đạo của Đảng và nhà nƣớc, do đó còn mang nặng tính hành chính, các quy trình thực thi nhiệm vụ báo cáo vẫn nằm trong khuôn khổ nhất định. Mục tiêu đặt ra trong báo cáo đầu năm do đó khi đã đạt mục tiêu thì vấn đề đánh giá và đƣa ra biện pháp chống rủi ro lại đƣợc xem nh nên có trên thực tế các rủi ro có thể xảy ra nhiều hơn trên số liệu đƣợc báo cáo. Chƣa chú trọng đến trình độ năng lực chuyên môn của công chức trong cơ quan. Phân bổ nguồn nhân lực để đối phó rủi ro chƣa thật sự hợp lý. Rủi ro đƣợc nhận diện chƣa thật sự đƣợc truyền đạt đến các phòng ban, chƣa có sự phối hợp trong công việc.
Trong những nam qua vi c thanh toán trực tiếp đã có nhiều cải thi n do dịch vụ thanh toán của Ngan hàng thuong mại tren địa bàn ngày càng tốt hon, tuy nhien vẫn chua đáp ứng đuợc yeu cầu quản lý, tình trạng các đon vị dự toán tạm ứng tiền mạt nhiều hon nhu cầu chi tieu vẫn còn phổ biến, vẫn sử dụng kinh phí tạm ứng đó để chi trả cho những hoạt đọng khong đuợc thanh toán bằng tiền mạt; đạc bi t ở
khối Ngan sách xã, nguời cung cấp hàng hóa, dịch vụ nhỏ l thuờng khong có tài khoản tại Ngan hàng nen chủ yếu thanh toán bằng tiền mạt. Do đó khi đã xuất quỹ NSNN nhung tiền vẫn nằm ở khau trung gian là quỹ của các đon vị sử dụng ngân sách mà chua trực tiếp đến nhà cung cấp hàng hóa, dịch vụ.
2.3.2.3. Hoạt động kiểm soát
Ngoài những mặt đã làm đƣợc, việc thực hiện các văn bản pháp luật của các Bộ, ngành có nhiều điểm chƣa đồng bộ, chƣa tạo sự hỗ trợ nhau để kiểm soát các khoản chi thƣờng xuyên, đôi lúc còn những k hở cho các đơn vị dự toán vận dụng khai thác. Vì vậy, sự phản ứng đối với các sai phạm xảy ra không kịp thời. Việc luân chuyển thƣờng xuyên công chức giữa các bộ phận còn mang nặng hình thức, chƣa đánh giá hết khả năng của từng cán bộ chuyên quản đơn vị dự toán.
Tình trạng chia nhỏ các gói thầu mua sắm tài sản, hàng hóa dịch vụ dùng cho chuyen mon tại các đơn vị sử dụng ngân sách vẫn còn nhiều. Các đon vị SDNS để tránh vi c thẩm định giá, tránh đầu thầu nen thuờng chia nhỏ các gói mua sắm làm cho cong tác kiểm soát chi của KBNN Hoài Ân gạp phải khong ít khó khan trong vi c kiểm soát, phát hi n sai phạm, đồng thời làm cho khối luợng cong vi c của kiểm soát vien KBNN Hoài Ân tang len.
Vi c thực hi n xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kho bạc đạt hi u quả chua cao. KBNN Hoài Ân mạc dù đã có lạp đuợc mọt số bien bản xử phạt vi phạm hành chính nhung chủ yếu chỉ ở mức đọ cảnh cáo, nhắc nhở. Trong quá trình thực hi n xử phạt vi phạm hành chính vẫn còn bị ảnh huởng bởi các mối quan h giữa cán bọ cong chức KBNN với các đối tuợng bị xử phạt.
2.3.2.4.Thông tin và truyền thông
Bên cạnh những điểm mạnh, các hạn chế rất lớn còn tồn tại trong nhân tố thông tin và truyền thông có thể đề cập nhƣ sau: