Có nhiều cách hiểu khác nhau về thuật ngữ văn phòng:
Theo cách hiểu “tĩnh” văn phòng là một địa điểm làm việc và có một vị trí địa lý nhất định:
Văn phòng là phòng làm việc của một lãnh đạo, thủ tướng hay là của một người “quan trọng”, (vd: văn phòng nghị sĩ, văn phòng giám đốc, ...).
- Văn phòng là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, dự án, là nơi mà các các bộ công chức của cơ quan, đơn vị đó hàng ngày đến làm việc. (Vd: văn phòng bộ, văn phòng UBND, văn phòng công trường...).
Theo cách hiểu “động” văn phòng là một hoạt động:
- Văn phòng là một loại hoạt động trong các tổ chức. hoạt động này thường được hiểu là gắn liền với công tác văn thư thu nhận, bảo quản, lưu trữ thông tin.
Một cách chung nhất có thể hiểu:
- Văn phòng là một bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, tổ chức, là nơi thu thập, xử lý và cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý, là nơi chăm lo mọi lĩnh vực phục vụ hậu cần đảm bảo các điệu kiện cần thiết cho hoạt động của cơ quan, tổ chức đó.
- Hành chính văn phòng là một chức năng tạo sự thuận lợi cho các bộ phận khác trong cơ quan, đợn vị để công tác văn phòng đạt kết quả tốt cần có những điều kiện cơ bản sau:
- Bộ máy văn phòng phải được tổ chức thích hợp với quy mô và tính chất hoạt động của cơ quan, đơn vị mà nó phục vụ. Đối với cơ quan, tổ chức lớn, hoạt động đa dạng thì văn phòng phải có đầy đủ các bộ phận và số lượng nhân viên cần thiết để thực hiện mọi hoạt động văn phòng một cách độc lập, đáp ứng đầy đủ yêu cầu của cơ quan, tổ chức đó. Đối với cơ quan, đơn vị có tổ chức nhỏ thì văn phòng có thể gọn nhẹ, tinh giản.
- Văn phòng phải có địa điểm hoạt động, dao dịch nhất định, có các trang thiết bị phụ hợp và các điệu kiện vật chất cần thiết khác để đảm bảo cho mọi hoạt động của văn phòng.
* Khái niệm về cán bộ, cán bộ văn phòng thống kê
- Cán bộ, công chức là 2 phạm trù khác nhau.Theo điều 4 luật cán bộ công chức 2008:
- Cán bộ là công dân Việt Nam, được bầu cử, phê chuẩn, bổ nhiệm giữ chức vụ, chức danh theo nhiệm kỳ trong cơ quan của Đảng Cộng sản Việt Nam, Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội ở trung ương, ở tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương (sau đây gọi chung là cấp tỉnh), ở huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi chung là cấp huyện), trong biên chế và hưởng lương từ ngân sách nhà nước.
- Công chức là công dân Việt Nam, được tuyển dụng, bổ nhiệm vào ngạch, chức vụ, chức danh trong cơ quan của Đảng Cộng sản Việt Nam, Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội ở trung ương, cấp tỉnh, cấp huyện; trong cơ quan, đơn vị thuộc Quân đội nhân dân mà không phải là sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân quốc phòng; trong cơ quan, đơn vị thuộc Công an nhân dân mà không phải là sĩ quan, hạ sĩ quan chuyên nghiệp và trong bộ máy lãnh đạo, quản lý của đơn vị sự nghiệp công lập của Đảng Cộng sản Việt Nam, Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội (sau đây gọi chung là đơn vị sự nghiệp công lập), trong biên chế và hưởng lương từ ngân sách nhà nước; đối với công chức trong bộ máy lãnh đạo, quản lý của đơn vị sự nghiệp công lập thì lương được bảo đảm từ quỹ lương của đơn vị sự nghiệp công lập theo quy định của pháp luật.
- Cán bộ xã, phường, thị trấn (sau đây gọi chung là cấp xã) là công dân Việt Nam, được bầu cử giữ chức vụ theo nhiệm kỳ trong Thường trực Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, Bí thư, Phó Bí thư Đảng ủy, người đứng đầu tổ chức chính trị - xã hội; công chức cấp xã là công dân Việt Nam được tuyển dụng giữ một chức danh chuyên môn, nghiệp vụ thuộc Ủy ban nhân dân cấp xã, trong biên chế và hưởng lương từ ngân sách nhà nước.
+ Văn phòng UBND xã là bộ phận giúp việc của UBND xã.
Theo các văn bản hiện hành của chính phủ và Bộ Nội vụ, ở mỗi xã, phường, thị trấn, trong Uỷ ban có ít nhất một công chức Văn phòng - Thống kê.
Căn cứ vào số lượng dân cư ở từng khu vực (miền núi, đồng bằng), ngoài số lượng công chức chính thức, UBND xã đề nghị UBND huyện quyết định cho bố trí thêm cán bộ không chuyên trách ở văn phòng làm công tác văn thư, lưu trữ, thủ kho, thủ quỹ, phục vụ Uỷ ban.
*Chức năng của cán bộ văn phòng - thống kê UBND cấp xã
- Để phục vụ cho hoạt động của UBND xã được liên tục, không bị giám đoạn thì văn phòng UBND xã phải thực hiện 2 chức năng chính.
Hình 2.1. Sơ đồ chức năng chính của cán bộ văn phòng – thống kê
* Chức năng tham mưu giúp việc
Đây chức năng quan trọng của văn phòng UBND xã. Văn phòng UBND xã là “tai mắt” nơi xử lý thông tin ngay sau được xử lý thì các bộ văn phòng thống kê phải tổng hợp lại và nêu lên những nội dung , thông tin trình lãnh đạo UBND, đồng thời đề xuất ý kiên tham mưu cho lãnh đạo UBND xã.
- Tham mưu có nghĩa là đề xuất các ý kiến, góp ý đối với việc đề ra Quyết định quản lý của lãnh đạo. Văn phòng – thống kê UBND xã thực hiện chức năng tham mưu tức là: Có trách nhiệm đề xuất ý kiến cho lãnh đạo UBND xã trong quá trình tổ chức, điều hành hoạt động của UBND xã.
- Khi giải quyết công việc lãnh đạo UBND xã cũng căn cứ vào ý kiến đề xuất sáng tạo cung cấp dưới và lựa chọn những giải pháp (nếu có) từ đó đưa ra các quyết định đúng đắn trong hoạt động quản lý của mình.
- Để có tham mưu đắc lực cho UBND xã, văn phòng – thống kê phải thực hiện tốt các chức năng tiếp nhận, xử lý sàng lọc thông tin vì đây là cơ sở phục vụ cho việc tham mưu tư vấn.
Nhìn chung văn phòng – thống kê UBND xã có trách nhiệm tham mưu những vấn đề cơ bản sau:
- Tham mưu trong quá trình xây dựng các chiến lược phát triển kinh tế lâu dài và quá trình xây dựng kế hoạch công tác của UBND xã.
- Tham mưu giúp lãnh đạo UBND xã trong việc ra quyết định, quản lý để tổ chức, điều hành hoạt động UBND xã.
Chức năng CBVPTK
- Tham mưu trong quá trình xây dựng các đề án, báo cáo định kỳ, đột xuất gửi UBND huyện….
Thông thường văn phòng – thống kê UBND xã tham mưu cho lãnh đạo xã dưới nhiều hình thức khác nhau như: Bằng văn bản hoặc trao đổi trực tiếp với lãnh đạo. Các ý kiến tham mưu của văn phòng – thống kê UBND xã nắm được tình hình cụ thể và đưa ra quyết định đúng đắn.
* Chức năng quản trị, hậu cần
- Đây là một chức năng rất cần thiết của văn phòng – thống kê nói chung, cũng như văn phòng – thống kê UBND xã nói riêng. Thực hiện chức năng hậu cần có nghĩa là văn phong phải đảm bảo cơ sở vật chất, phương tiện đi lại, trang thiết bị làm việc cho các cán bộ trong cơ quan, đồng thời cũng phải quan tâm đến đời sống các bộ nhân viên trong toàn cơ quan.
Ví dụ: UBND xã Quyết Thắng muốn tổ chức một cuộc họp “Quân nhân
chính” mở rộng giữa Đảng Uỷ, HĐND – UBND và các ban ngành đoàn thể thì việc chuẩn bị cơ sở vật chất, phát giấy mời, phương tiện đi lại, trang thiết bị, địa điểm, kinh phí…vv là thuộc chức năng và trách nhiệm của văn phòng – thống kê.
Như vậy, trong quá trình hoạt động để thực hiện được các chức năng cơ bản đã đề cập ở trên, hoạt động của văn phòng – thống kê UBND xã giữ một vị trí hết sức quan trọng trong quá trình hoạt động của UBND xã.
Hiệu quả hoạt động của UBND xã không thể đo được bằng giá trị kinh tế cụ thể như các hoạt động khác. Nhưng nó lại góp phần tạo ra những sản phẩm có giá trị kinh tế, chính trị và xã hội. Đồng thời là “cánh tay đắc lực”
trợ giúp cho lãnh đạo UBND xã ra quyết định quản lý đúng đắn theo chế độ, chính sách của Đảng và Nhà nước đề ra.
* Những nhiệm vụ cơ bản của của văn phòng thống kê:
- Tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân cấp xã tổ chức thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của Uỷ ban nhân dân cấp xã trong các lĩnh vực: Văn phòng - thống
kê, tổ chức, nhân sự, thi đua, khen thưởng, kỷ luật, tín gưỡng, tôn giáo, dân tộc và thanh niên trên địa bàn theo quy định của pháp luật.
- Trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ sau:
+ Xây dựng và theo dõi việc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác, lịch làm việc định kỳ và đột xuất của Hội đồng nhân dân, Thường trực hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp xã.
+ Giúp Thường trực hội đồng nhân dân và Uỷ ban hân dân cấp xã tổ chức các kỳ họp, chuẩn bị các điều kiện phục vụ các kỳ họp và các hoạt động của Hội đông nhân dân, Uỷ ban nhân dân cấp xã.
+ Tổ chức lịch tiếp dân, tiếp khách của Uỷ ban nhân dân cấp xã, thực hiện công tác văn thư, lữu trữ cơ chế “một cửa” và “một cửa liên thông” tại Uỷ ban nhân dân cấp xã, nhận đơn thư khiếu nại, tố cáo và chuyển đến Thường trực hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân xem xét, giải quyết theo mẫu thậm quyền, tổng hợp, theo dõi và báo cáo việc thực hiện quy chế làm việc của Uỷ ban nhân dân cấp xã và thực hiện dân chủ ở cơ sở theo quy định của pháp luật.
+ Chủ trì, phối hợp với công chức khác xây dựng và theo dõi việc thực hiện kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội, tổng hợp, thống kê, báo cáo tình hình phát triển công nghiệp, thương mại, dịch vụ và các hoạt động kinh tế - xã hội trên địa bàn cấp xã, dự thảo các văn bản theo yêu cầu của Hội đồng nhân dân, Thường trực hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp xã.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật do Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp xã giao.
* Nhiệm vụ cụ thể của CBVPTK
Hình 2.2. Sơ đồ nhiệm vụ cụ thể của cán bộ văn phòng – thống kê 2.1.6. Các văn bản pháp lý liên quan đến nội dung thực tập
Cán bộ văn phòng - thống kê muốn hoạt động có hiệu quả thì rất cần đến các quy định của nhà nước, sau đây là một số văn bản pháp lý liên quan đến nội dung học tập:
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 của chính phủ về công tác văn thư.
- Tại khoản 7 Điều 4 chương II của Quy chế đã quy định rõ trách nhiệm, quyền hạn của cán bộ văn phòng - thống kê như sau:
Theo dõi, tổng hợp kết quả của ban ngành, xem xét việc công dân chấp hành pháp luật của nhà nước.
Tổ chức công tác bảo vệ NHIỆM VỤ CỤ THỂ CỦA CBVPTK Tư vấn về văn bản Tổng hợp các chương trình công tác cho cơ quan đơn vị
Đảm bảo nhu cầu hậu cần, quản lý vật tư,
tài sản
Tổ chức công tác lễ tân hay giao
tiếp Truyền đạt và
theo dõi việc
thực hiện các
Quyết định quản
lý
Thu thập xử lý
Chịu trách nhiệm theo dõi, tham mưu giúp cho Chủ Tịch UBND, Phó chủ tịch UBND, đôn đốc công tác hoạt động theo đúng kế hoặc, chương trình đã đề ra và các hoạt động tại UBND xã, sắp xếp lịch công tác, lịch tiếp dân, lịch thường trực, tổ chức các cuộc họp UBND xã.
Quản lý công văn, sổ sách, giấy tờ, quản lý lập hồ sơ lữu trữ, biểu báo cáo thống kê, theo dõi biến động số lượng, chất lượng của công chức xã.
Giúp HĐND - UBND tổ chức các cuộc họp, tổ chức tiếp dân, tiếp khách, nhận thư khiếu nại của công dân, chuyển lên cấp trên có thẩm quyền để giải quyết, giúp UBND về công tác khen thưởng.
Phối hợp với các ban ngành làm tốt công tác soạn thảo, văn bản thuộc chức năng thầm quyền của UBND xã.
- Nghị định số 92/2009/NĐ-CP của Chính Phủ và Thông tư liên tịch số 03/2010/ TTLT- BNV-BTC-BLĐTB&XH của Bộ nội vụ, Bộ tài chính và Bộ lao căn động thương binh - xã hội, ở mỗi xã, phường, thị trấn.
- Căn cứ Nghị định số 112/2011/NĐ-CP ngày 05 tháng 12 năm 2011 của Chính phủ về công chức xã, phường, thị trấn;
- Nghị định số 61/2012/NĐ-CP ngày 10 tháng 8 năm 2012 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nội vụ.
- Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Thông tư Hướng dẫn về chức trách, tiêu chuẩn cụ thể, nhiệm vụ và tuyển dụng công chức xã, phường, thị trấn.
- Quyết định số 04/2004QĐ-BNV của bộ trưởng bộ nội vụ ban hành ngày 16/01/2004 về tiêu chuẩn cụ thể đối với cán bộ, công chức cấp xã, phường, thị trấn.
- Thông tư số 06/2012/TT-BNVcủa Bộ Nội vụ : Hướng dẫn về chức trách, tiêu chuẩn cụ thể, nhiệm vụ và tuyển dụng công chức xã, phường, thị trấn.
- Thông tư 14/2015/TTLT-BNNPTNT-BNV ngày 25/03/2015 về hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan chuyên môn về nông nghiệp và phát triển nông thôn thuộc ủy ban nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện
- Nghị định 92/2009/NĐ-CP về chức danh, số lượng, một số chế độ, chính sách đối với cán bộ, công chức ở xã, phường, thị trấn và những người hoạt động không chuyên trách ở cấp xã.
- Nghị quyết số 26-NQ/TW ngày 5/8/2008 của Ban chấp hành Trung ương đảng khóa X “về nông nghiệp, nông dân, nông thôn” .
Căn cứ vào các văn bản hướng dẫn và tiêu chuẩn kinh tế kỹ thuật về nông thôn của các cấp, các ngành có liên quan:
- Thông tư số 04/2009 TT-BNN hướng dẫn nhiệm vụ của cán bộ, nhân viên chuyên môn, kỹ thuật ngành văn phòng thống kê
Kiến thức, kỹ năng mà cán bộ VPTK cần có:
Cán bộ văn phòng thống kê là bộ máy không thể thiếu trong hệ thống bộ máy nhà nước. Trong đó cán bộ văn phòng thống kê có vai trò rất quan trọng trong tổng hợp và tham mưu giúp việc cho UBND xã.
Do đó, để làm tốt công tác văn phòng cán bộ văn phòng thống kế cần trang bị kiến thức tổng hợp.
Đó là:Những kiến thức chuyên môn cần có của văn phòng thống kê - Hiểu sâu sắc về nghề nghiệp của mình, về nhiệm vụ mà mình được giao. - Thao tác thành thạo các nghiệp vụ chuyên môn đúng yêu cầu.
- Có khả năng truyền đạt, hướng dẫn các nghiệp vụ chuyên môn cho người khác.
- Có khả năng thao tác một số kỹ năng cơ bản thuộc nghiệp vụ hành chính văn phòng và sử dụng tốt các trang thiết bị văn phòng hiện đại.
- Kiến thức xã hội và cuộc sống nông thôn, địa phương nơi mình làm việc. - Kiến thức về đường lối, quan điểm và chính sách của Đảng, Nhà nước và của địa phương.
- Kiến thức, kỹ năng về tập huấn, đào tạo và xây dựng kế hoạch cho UBND xã.
Nhiệm vụ của người làm công tác văn phòng thống kê là vận động, giúp UBND xã xây dựng kế hoạch, Những kỹ năng trên giúp cán bộ văn phòng thống kê có thể đảm nhiệm tốt công việc của mình tại địa phương. Nên ngoài kiến
