- Việc trả tiền cước: căn cứ trên hợp đồng hoặc L/C (nếu có), và hãng tàu sẽ thể
1.7. Thông báo giao hàng bằng Fax:
Sau khi giao hàng, công ty fax xác nhận cho người nhận hàng thông tin rằng mình đã thực hiện xong nghĩa vụ giao hàng. Để đảm bảo nhận được thông tin về kết quả giao hàng từ phía công ty, L/C quy định sau khi thông báo cho người nhận hàng, nhân viên công ty (tức công ty) phải xuất trình chứng cớ cho ngân hàng thì mới hợp lệ. Ngân hàng sẽ kiểm tra Fax activity report (đối với việc gởi bằng Fax), kiểm tra số Answerback (đối với việc gởi bằng Telex).
1.8. Hối phiếu:
Việc lập hối phiếu là bước cuối cùng của khâu lập bộ chứng từ thanh toán. Hối phiếu là chứng từ dùng để đòi tiền nhà nhập khẩu. Hối phiếu được lập có những qui định chung do đó cần phải đảm bảo phù hợp với các nội dung trên các chứng từ khác. Tại công ty, hối phiếu thường được gởi đi kèm 1 lúc với bộ chứng từ để đòi tiền nhà nhập khẩu. Và những nội dung chính mà một hối phiếu cần thể hiện rõ như sau:
Tổng số tiền nhà nhập khẩu phải thanh toán. Trong đó lưu ý số tiền bằng chữ phải tương ứng với số tiền bằng số, tương ứng với số tiền trong hoá đơn thương mại, L/C, hợp đồng.
Loại tiền nhà nhập khẩu phải thanh toán.
Thời hạn trả tiền: Ghi sao cho phù hợp với các chứng từ. Tên người thụ hưởng: Ngân hàng Quân Đội.
Tên người thụ trái: Công ty Vinatex
Địa chỉ người thụ trái: 25 Tr ần Qu ý C áp – TP Đ à N ẵng. Người trả tiền hối phiếu.
Ngày ký phát.
Số và ngày lập hoá đơn thương mại. Loại thư tín dụng.
Số và ngày mở thư tín dụng.
Trước đây, nhân viên lập chứng từ đánh nội dung sau đó đưa form mẫu vào in (cách làm giống như tờ khai). Với cách làm đó không thuận tiện, hiện nay công ty thiết kế form theo mẫu của ngân hàng có sẵn trong máy, mỗi lần lập chỉ việc điền thông tin vào chỗ trống và in ra.
Công tác lập hối phiếu tại công ty nhìn chung tương đối tốt, chưa có bất hợp lệ nào liên quan đến hối phiếu. Công ty cần phát huy điểm mạnh này.