CÔNG NỢ NÓI CHUNG VĂ PHẢI THU KHÂCH HĂNG NÓI RIÍNG TẠI CÔNG TY:
1/ Hoăn thiện công tâc quản lý câc khoản phải thu khâch hăng trín sổ sâch:
Hiện nay tại Công ty việc tổ chức theo dõi, quản lý câc khảon phải thu khâch hăng trín “Bảng tông hợp công nợ”. Bảng năy chỉ cung cấp thông tin về tín khâch hăng nợ, số phât sinh nợ, phât sinh có vă số dư đầu kỳ, cuối ky của câc khoản phải thu khâch hăng.
Qua bảng trín ta thấy thông tin “Bảng tổng hợp công nợ” không cho phĩp theo dõi số nợ quâ hạn của khâch hăng cũng như số nợ quâ hạn đê thanh toân vă còn lại chưa thanh toân. Do đó không cung cấp được thông tin đầy đủ về khoản nợ phải thu khâch hăng, gđy khó khăn trong công tâc quản lý, thu hồi nợ. Trong phần năy ta đưa ra biện phâp xđy dựng “Bảng theo dõi câc khoản phải thu khâch hăng” để quản lý, theo dõi khoản nợ phải thu khâch hăng đạt hiệu quả hơn.
Câch thức theo dõi phản ânh trín “Bảng theo dõi câc khoản phải thu KH” như sau:
Mẫu biểu hiện dựa trín “Bảng tổng hợp công nợ” nhưng có thím một văi phần nhằm cung cấp thông tin chi tiết về số liệu của khâch hăng. Trín cơ sở câc hóa đơn, câc chứng
từ kế toân phản ânh câc thông tin về câc khoản nợ của khâch hăng lín bảng theo dõi: STT, Tín khâch hăng, thời hạn thanh toân... (Xem trang sau).
Cột(1),(2): được ghi giống như bảng tổng hợp công nợ của Công ty. Cột (3): Số dư đầu kỳ của từng khâch hăng
Cột (4): Thời hạn chiết khấu
Cột năy được tính dựa văo tỷ lệ chiết khấu mă Công ty quy định cho khâch hăng. Giả sử tỷ lệ chiết khấu được định cho khâch hăng lă 0,7% nếu thanh toân sớm trong vòng 15 ngăy.
Ví dụ: 05/12/2001 khâch hăng bắt đầu nợ thì thời hạn khâch hăng được chiết khấu lă từ 01/12/2001 đến 20/12/2001.
Cột (5), (6): ghi số tiềìn phât sinh, khi có nghiệp vụ phât sinh (có hóa đơn) thì kế toân ghi văo cột nợ, khi khâch hăng trả tiền thì ghi văo cột có.
Cột (7): Số tiền chưa đến hạn, cuối thâng khi tập hợp bảng kí nếu khâch hăng chưa trả tiền cho mình thì số phât sinh ở cột (5) sẽ lă số tiền chưa đến hạn.
Cột (8): Số tiền đến hạn thanh toân, cuối thâng nếu khâch hăng chưa trả tiền thì số dư kỳ trước sẽ lă số tiền đến hạn hoặc quâ hạn.
Cột (9): Số quâ hạn được tính như sau:
Ví dụ: Theo quy định của Công ty thời hạn thanh toân lă 30 ngăy, nếu đến ngăy thứ 31 khâch hăng chưa thanh toân thì xem đó lă khoản quâ hạn, hay nói câch khâc nợ thâng trước mă đến hết thâng sau chưa thanh toân thì lă nợ quâ hạn.
Cột (10): Số quâ hạn được thanh toân nghĩa lă trong kỳ phât sinh nghiệp vụ thu được nợ mă khỏan nợ năy đê lđu rồi vă đê được liệt kí văo khỏan nợ quâ hạn thì cột 10 năy ghi số tiền quâ hạn được thanh toân.
Với câch theo dõi như trín thì có thể cho Ban lênh đạo thấy được tình hình thu hồi nợ tại đơn vị mình nhất lă câc khoản nợ quâ hạn. Nếu nhìn văo cột tồn cuối kỳ năy thì lênh đạo có thể thấy được doanh nghiệp mình có tích cực thu hồi nợ hay không, còn nếu theo dõi như hiện nay của Công ty thì chỉ biết được số tiền còn nợ hay số chúng ta còn phải thu chứ không biết được số tiền năy lă nợ từ bao giờ.
Qua cơ sở những thông tin trín, cung cấp về số nợ cần thu hồi để từ đó có biện phâp đôn đốc, kế hoạch thanh toân nợ đúng hạn, nhă quản lý khi nhận thông tin năy sẽ soạn thảo một số “thư nhắc nhỡ” vă nội dung phải bao gồm những vấn đề quan trọng năo. Để phât huy tâc dụng của câc thư gởi cho khâch hăng, có thể soạn thảo “thư nhắc nhở” có nội dung vă đặc điểm chính sau:
- Khi nhận được thông tín số nợ gần đến hạn, nhă quản lý sẽ soạn thảo một số thư nhắc nhở tương ứng cho từng nhóm, nếu nhóm năo gần đến hạn thì chuẩn bị.
Mỗi lâ thư gởi cho khâch hăng cần thiết với một phong câch sao cho tạo được ấn tượng cho khâch hăng, lăm sao cho họ cảm nhận được đđy lă hạn chót của sự trì hoên, điều năy sẽ tâc động đến tđm lý của khâch hăng, nhất lă câc khoản nợ đê bắt đầu quâ hạn.
Tuyín bố cho khâch hăng biết rằng việc chậm thanh toân đê trở thănh nợ quâ hạn, điều năy lăm cho khâch hăng cảm nhận sự chiếm dụng bắt hợp phâp của mình từ đó có thể thúc đẩy việc thanh toân. Có thể tuyín bố rằng tăi khoản của khâch hăng đê bị kiểm tra, nếu như cố tình không thanh toân thì sẽ nhờ sự can thiệp của phâp luật phong tỏa tăi khoản của khâch hăng tại Ngđn hăng.
Bín cạnh đó, trong câc bức thư gởi cho khâch hăng cần chú ý một số điều sau:
- Trong câc bức thư đầu tiín Công ty chỉ cần đưa ra sự nhắc nhở, hơn nữa nó còn thể hiện sự quan tđm của Công ty đến khăch hăng
- Trước khi gởi thư nhắc nhở tiếp cho khâch hăng, cần phải có một khoản thời gian cho khâch hăng thanh toân, nếu sau một thời gian năo đó mă khâch hăng vẫn chưa thanh toân vă nợ đê bắt đầu quâ hạn thì gởi thư với tốc độ tăng dần.
- Sau khi âp dụng hết câc biện phâp vă câc thư nhắc nhở vẫn không lăm cho khâch hăng thanh toân nợ vă đê trở thănh nợ quâ hạn, nợ khó đòi thì Công ty nín nhờ sự can thiệp của luật phâp để thu hồi nợ. Tuy nhiín, đối với Công ty khi âp dụng biện phâp năy thì sẽ có tâc động mạnh hơn đối với biện phâp gọi điện thoại vă có thể chi phí thực hiện 2 biện phâp năy lă như nhau.
2/ Lập bảng phđn phối tuổi khoản phải thu:
Ý nghĩa của bảng phđn phối tuổi: Bảng phđn phối tuổi cho biết được quy mô từng khoản phải thu khâch hăng tương ứng với thời hạn tín dụng. Hằng ngăy, khi phản ânh văo bảng năy, kế toân biết được số nợ gần đến hạn, từ đó cung cấp thông tin về số nợ cần thu hồi để có biện phâp đôn đốc kế hoạch đòi nợ đến hạn.
3/ Trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi:
Hiện nay, trín sổ sâch kế toân Công ty, khoản phải thu có rất nhiều khỏan nợ quâ hạn vă nợ khó đòi, thậm chí có những khoản nợ mă khâch hăng mất khả năng thanh toân. Thế nhưng Công ty không tiến hănh trích lập dự phòng để đề phòng những tổn thất về câc khoản phải thu khó đòi có thể xảy ra, hạn chế những đột biến về kết quả kinh doanh tronng một kỳ hạch toân. Cuối niín độ kế toân, Công ty phải dự kiến số nợ có khả năng trở thănh nợ khó đòi tính trước văo chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ hạch toân. Số trích trước năy gọi lă dự phòng câc khoản phải thu khó đòi
3.1/ Điều kiện lập dự phòng: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Phải có tín địa chỉ, nội dung từng khoản nơ, số tiền phải thu của từng đơn vị nợ trong đó ghi rõ số nợ phải thu khó đòi
+ Để có căn cứ lập dự phòng nợ phải thu khó đòi doanh nghiệp phải có chứng từ gốc hoặc xâc nhận của đơn vị nợ hoặc người nợ về số tiền còn nợ chưa trả, bao gồm: hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ, bảng thanh lý hợp đồng...
3.2/ Phương phâp lập dự phòng câc khoản nợ phải thu khó đòi:
Trín cơ sở những đối tượng vă điều kiện được xâc định, doanh nghiệp phải dự kiến mức tổn thất có thể xảy ra trong năm kế hoạch của câc khoản nợ vă tiến hănh lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi, kỉm theo câc chứng từ chứng minh câc khoản nợ khó đòi nói trín
Sau khi lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi ,doanh nghiệp tổng hợp toăn bộ khoản dự phòng câc khoản nợ văo bảng kí chi tiết lăm căn cứ để hạch toân văo chi phí quản lý doanh nghiệp.
Tổng mức lập dự phòng câc khoản nợ phải thu khó đòi tối đa bằng 20% tổng số dư nợ phải thu của doanh nghiệp tại thời điểm lập bâo câo tăi chính năm.
3.3/ Âp dụng:
Ví dụ: Kế toân thấy rằng trong số câc khâch hăng có số dư nợ phải thu của Công ty sẽ có một số khâch hăng không có khả năng thanh toân hay mắc phải trường hợp năo khâc, sau khi đê có đủ chứng cứ
• Câc khâch hăng đâng ngờ lă:
+ Ông Nguyễn Văn Anh: với số nợ phải thu của khâch hăng năy lă 80.641.200 đồng, Công ty ước tính khoản 35% số nợ không thu hồi được.
Số dự phòng cần lập cho niín độ tới của KH đâng ngờ Ô.Anh lă : 80.641.200 *35% = 28.224.420 đồng
+ Ông Trần Hùng: Với số nợ phải thu của khâch hăng năy lă 150.589.000 dồng, Công ty ước tính khoản 15% số nợ không thu hồi được.
Số dự phòng cần lập cho niín độ tới của khâch hăng năy lă: 150.589.000 *15% = 22.588.350 đồng
Sau khi lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi, kế toân Công ty tổng hợp toăn bộ khoản dự phòng văo bảng kí chi tiết lăm căn cứ để hạch toân văo chi phí quản lý doanh nghiệp.
BẢNG KÍ CHI TIẾT KHOẢN DỰ PHÒNG
Stt Tín KH Dự phòng đê lập năm trước Số đê hoăn nhập Dự phòng phải lập năm năy Dự phòng phải thu khó đòi
01
02 Nguyễn V. Anh Trần Hùng
Cộng:
4/ Chính sâch tăng cường bân chịu vă quản lý câc khỏan phải thu khâch hăng 4.1/ Chính sâch tăng cường bân chịu:
Do quâ trình kinh doanh, doanh nghiệp dễ dăng xĩt đoân về khả năng thanh toân nợ của khâch hăng đồng thời cũng có thể đo lường được độ rủi ro trong việc bân chịu.
Ngăy nay, bân chịu trở thănh một dụng cu, khuyến mêi của người bân, một phương tiện quảng câo để đẩu mạnh tiíu thụ của doanh nghiệp. Do vậy để cạnh tranh vă đứng vững trong cơ chế thị trường hiện nay, buộc Công ty phải thực hiện chính sâch bân chịu. Việc tăng cường chính sâch bân chịu tại Công ty lă một đòi hỏi vă cũng có những nguyín tắc răng buộc nhất định.
Khi thực hiện chính sâch mở rộng bân chịu vă chấp nhận thời hạn thanh toân dăi hơn đối thủ cạnh tranh lă để phât triển thị trường, tăng doanh thu. Tuy nhiín doanh nghiệp cúng
chiu một khoản phí tổn khâ cao tương ứng với độ rủi ro mă doanh nghiệp gânh chịu
• Nếu Công ty bân bình quđn 20.000.000 đồng hăng hóa mỗi ngăy vơi thời hạn bân chịu 20 ngăy thì Công ty có khoản phải thu khâch hăng
20.000.000 * 20 ngăy = 400.000.000 đồng
• Đồng thời nếu Công ty mua 15.000.000 đồng hăng hóa mỗi ngăy với thời hạn thiếu chịu nhă cung cấp cho phĩp lă 30 ngăy thì khoản phải trả lă:
12.000.000 * 30 ngăy = 360.000.000 đồng
Như vậy, Công ty đê cấp tín dụng nhiều hơn nhận tín dụng lă 40.000.000 đòng (sai biệt giữa khoản phải thu vă khoản phải trả).
Từ tính toân, trín thiết nghĩ Công ty phải tận dụng việc mua chịu để hưởng nguồn tăi trợ về vốn trong kinh doanh, mặt khâc lại phải nổ lực trong việc đôn đốc khâch hăng trả nợ hay thay đổi chính sâch bân chịu nhằm giảm thiểu vốn của mình bi kẹt trong phải thu khâch hăng. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Một khía cạnh khâc, thời hạn bân chịu dăi hay ngắn lại tùy thuộc văo tầm quan trọng của mức chiết khấu vă phí tổn cơ hội vốn:
+ Nếu tỷ lệ chiết khấu tăng thườn khuyến khích rút ngắn thời hạn bân chiu vă ngược lại. + Như đê đềì cập, khâch hăng mua chịu phải chịu một phí tổn thiếu chịu khâ lớn so với lêi vay, chính điểm năy khuyến khích khâch hăng tìm mọi câch để thanh toân nợ.
+ Ngược lại nếu khâch hăng không nổ lực hoặc không có phương ân năo khâc trong việc thanh toân sớm để hưởng chiết khấu tức phí tổn thiếu chịu thì phải chịu điều kiện thiếu chịu khâ lớn.
Do vậy, điều kiện bân chịu hoăn toăn do chính Công ty đặt ra nhưng phải được sự chấp nhận vă hưởng ứng từ phía khâch hăng thì khi đó mục đích của Công ty mới thực hiện được.
Mặt khâc, một yếu tố có tâc động đến chính sâch bân chịu nữa lă lêi suất tín dụng cấp vốn cho Công ty để tăi trợ cho kinh doanh có xu hướng tăng, thì lập tức Công ty phải có xu hướng giảm thời hạn bân chịu, vì nếu tiếp tục kĩo dăi thời hạn bân chịu sẽ rất tốn kĩm về chi phi tăi chíïnh.
Giả sử trong năm 2002, doanh thu thuần của Công ty dự kiến lă:36.450 triệu đồng, trong đó tiền khâch hăng mua chịu lă 8.000 triệu đồng thì thời gian bân chịu cho khâch hăng sẽ lă:
(Với lêi suất vay ngắn hạn ngđn hăng lă 0,6%/ thâng)
Nhưng nếu lêi suđt vay nhắn hạn ngđn hăng tang lín 0,8%/thâng thì thời hạn bân chịu cho khâch hăng sẽ lă:
Nói chung chính sâch bân chịu của Công ty sẽ được mở rộng bân hăng khi việc tăng cường bân chịu doanh nghiệp xĩt thấy nó có lợi cho mình nhiều hơn trong việc tăng mức tiíu thụ, tăng doanh thu vă tăng lợi nhuận.
4.2/ Quản lý câc khỏan phải thu khâch hăng:
Việc thực hiện chính sâch tăng cường bân chịu tại Công ty lă điều kiện để tồn tại vă đứng vững trín thị trường. Thế nhưng bín cạnh thúc đẩy tiíu thụ qua chính sâch bân chịu thì việc theo dõi vă quản lý câc khoản phải thu khâch hăng lă rất cần thiết. Theo dõi, song với việc kiểm tra sât sao công nợ, thường xuyín đôn đốc khâch hăng trả nợ, Công ty cần đề ra câc quy định:
- Tùy thuộc văo đối tượng khâch hăng mă có nhận xĩt, đânh giâ khả năng chi trả để đồng ý hoặc không đồng ý việc bân chịu. Trường hợp Công ty biết rõ khâch hăng đó không còn khả năng thanh toân nữa thì kiín quyết không bân chịu cho khâch hăng năy.
- Công ty phải quy định số nợ tối đa cho từng khâch hăng vă khi khâch hăng thanh toân xong nợ cũ thì Công ty mới đồng ý tiếp tục bân chịu lô hăng khâc (trong trường hợp khâch hăng năy lă khâch hăng thường xuyín, có đủ độ tin cậy về khả năng thanh toân) - Câc thủ tục cần thiết để có thể bân chịu như thế chấp tăi sản, khế ước vay nợ ... nhằm hạn chế rủi ro khả năng không thu hồi được nợ của khâch hăng đối với Công ty.
- Ngoăi ra, kế toân Công ty cần phải theo dõi thường xuyín chi tiết theo từng đối tượng khâch hăng khi có nghiệp vụ bân chịu phât sinh. Để từ đó có kế hoạch trong công tâc thu hồi nợ đúng hạn trânh tình trạng vốn bị ứ động lđu trong khâch hăng nhằm hạn chế nợ qua hạn vă nợ khó đòi có thể xảy ra.
Có như vậy thì việc thực hiện chính sâch tăng cường bân chịu tại Công ty mới có hiệu quả vă phât huy được tâc dụng của nó.
5/ Xđy dựng chính sâch chiết khấu trong thanh toân:
Trong họat động kinh doanh vấn đề chiếm dụng vốn lẫn nhau lă một tấït yíu khâch quan. Đơn vị năo cũng muốn chiếm dụng thật nhiều vốn của đơn vị khâc vì những khoản năy có chi phí sử dụng vốn thấp.
Hiện nay khoản phải thu khâch hăng của Công ty chiếm tỷ trọng lớn trong tổng câc khoản phải thu. Vi vậy Công ty nín cải thiện chính sâch thu hồi nợ lă hợp lý.
Để cải thiện chính sâch thu hồi nợ, nđng cao vòng quay của vốn lưu động thì biện phâp đầu tiín lă rút ngắn chu kỳ thu tiền bình quđn bằng chính sâch chiết khấu.
Chiết khấu lă khoản khấu trừ lăm giảm giâ trị của hóa đơn bân hăng được âp dụng đối với khâch hăng nhằm khuyến khích họ thanh toân tiền hăng trước thời hạn. Từ đó giảm