TY CỔ PHẦN THỦY SẢN ĐĂ NẴNG:
I. Hoạt động bân hăng & thanh toân với khâch hăng: 1/ Thủ tục chứng từ:
Hoạt động tiíu thụ sản phẩm trong nước , quâ trình lập thủ tục chứng từ gồm: - Hợp đồng kinh tế
- Hóa đơn vận chuyển - Hóa đơn bân hăng (GTGT) - Phiếu xuất kho hăng hóa
Với hoạt động bân hăng ngoăi nước phải tuđn thủ theo thủ tục bân ngoại thương vâ câc thủ tục chứng từ trong hoạt động mua bân ngoại thương như:
- Hợp đồng mua bân ngoại thương - Hóa đơn bân hăng
- Phiếu đóng gói
- Giấy chứng nhận xuất xứ
- Giấïy chứng nhận được khâch hăng ký nhận
Ngoăi câc loại chứng từ cần thiết Công ty cần phải có giấy thông bâo của ngđn hăng về thư tín dụng (L/C) của người mua mở tại ngđn hăng
2/ Hoạt động bân hăng vă thu tiền:
Sau khi ký kết hợp đồng mua bân, hợp đồng gia công hăng thủy sản, hoặc nhận câc đơn đặt hăng từ khâch hăng thì đơn vị tiến hănh sản xuất, gia công chế biến để kịp thời giao hăng theo đúng thời hạn đê ghi trín hợp đồng.
Đối với những khâch hăng lạ, không thường xuyín, mua hăng với số lượng không nhiều, sau khi xuất hăng ra khỏi kho Công ty, bộ phận kế toân tiến hănh lập hóa đơn. Người mua nhận được hăng, họ tiến hănh kiểm kí về mặt số lượng vă chất lượng của lô hăng đó, vă đồng ý thanh toân tiền hăng cho Công ty, thì lúc năy bộ phận kế toân mới gởi hóa đơn đến cho khâch hăng vă hăng hóa xem như đê tiíu thụ. Thòi hạn thanh toân tiền hăng trong trường hơûp năy được 2 bín thỏa thuận vă ghi rõ trong hợp đồng.
Đối với những khâch hăng mua hăng với số lượng lớn, trực tiếp giao dịch ký kết hợp đồng với Công ty để nhận hăng vă đa số họ lă những khâch hăng đâng tin cậy có quan hệ lđu năm với Công ty thì đơn vị âp dụng phương thức bân hăng khâc. Quyết định bân chịu một phần hay bân chịu toăn bộ lô hăng có thể đồng thời thể hiện trín hợp đồng kinh tế như một điều kiện đê được thỏa thuận trong quan hệ mua bân trín hợp đồng. Tuy nhiín,
ở Công ty việc ghi đúng bân chịu được tiến hănh trín câc lệnh bân hăng trước khi vận chuyển hăng do một người am hiểu về tình hình tăi chính vă về khâch hăng xĩt duyệt. Việc xĩt duyít năy có thể được tính toân cụ thể trín lợi ích của cả 2 bín theo hướng khuyến khích người mua trả tiền nhanh vă theo đúng quy định trín hợp đồng.
Văo lúc giao hăng thì hóa đơn cũng được lập, hóa đơn vừa lă phương thức chỉ rõ cho khâch hăng về số tiền vă thời hạn thanh toân của từng thương vụ, vừa lă căn cứ ghi sổ nhật ký bân hăng vă theo dõi câc khoản phải thu khâch hăng tại đơn vị
Tại Công ty có nghiệp vụ bân hăng thì dùng “hóa đơn GTGT”
HÓA ĐƠN (GTGT) Mẫu sổ:01GTKT-322 (liín 3: Dùng để thanh toân) MN/00-N Ngăy 1 thâng 8 năm 2001 No: 082516 Đơn vị bân : Công ty Cổ phần thủy sản Đă Nẵng
Địa chỉ : 71 Trương Trí Cường
Điệ thoại : 0511-824571 MS : 04 001 00400-1 Họ tín người mua:
Đơn vị: Công ty xuất nhập khẩu thủy sản Miền trung Địa chỉ :263 Phan Chu Trinh -ĐN. Số Tăi khoản Hình thức thanh toân: Tiền mặt. MS :04 0010077-8 Cộng tiền hăng: 57.000.000
Thuế suất thuế GTGT :5%. Tiền thuế suất thuế GTGT: 2.850.000 Tổng cộng thanh toân: 59.850.000
Số tiền bằng chữ : Năm mươi chín triệu tâm trăm năm mươi ngăn đồng y. Người mua hăng Kế toân trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tín) (Ký, ghi rõ họ tín) (Ký,đóng dấu, ghi rõ họ tín)
Khâch hăng sau khi nhận được hăng thì tiến hănh lăm câc thủ tục thanh toân tiền hăng với giâ cả đê được thỏa thuận trín hợp đồng. Khi đê nhận hăng, khâch hăng có thể thanh toân cho Công ty có thể băìng tiền mặt, có thể bằng TGNH, vă thông thường hơn cả lă sau một thời gian năo đó đê được thống nhất trín hợp đồng thì Công ty mới thu tiền, vă nó sẽ trở thănh khoản nợ phải thu của Công ty đối với khâch hăng. Số dư nợ của tăi khoản 131 “phải thu khâch hăng” sẽ tăng lín sau mỗi nghiệp vụ kinh tế như trín phât sinh
Tuy nhiín cũng có những trường hợp do mang tính thờiì vụ, hăng hóa trở nín khan hiếm (chăíng hạn như: mực nang NC, tôm sú..) thì khâch hăng thường trả trước một khoản tiền cho Công ty về một lô hăng mă thật sự thì họ chưa nhận được đđy được xem như tiền đặt cọc của khâch hăng trả trước cho Công ty vă Công ty phải có trâch nhiệm đối với số tiền năy.
Tại Công ty Cổ phần thủy sản ĐN, chính sâch chiết khấu đối với câc khâch hăng thanh toân sớm tiền hăng chưa được âp dụng một câch cụ thể như đối với câc doanh nghiệp khâc, tuy nhiín không phải tại Công ty không có hoạt động năy.
Chẳng hạn như: Công ty thường xuyín nhận gia công mặt hăng thủy sản đông lạnh vă câc loại thủy sản khâc cho câc đơn vị vă câc câ nhđn có nhu cầu. Sau khi gia công xong đê đếïn thời hạn giao hăng nhưng đơn vị trín chưa đến nhận hăng thì Công ty sẽ tính thím phần phí lưu kho của mặt hăng đó. Tuy nhiín, nếu hăng gởi gia công với số lượng nhiều, trong trường hợp nếu có quâ thời hạn nhận hăng từ nữa thâng trở lại mă đơn vị đó chưa đín nhận thì Công ty sẽ không tính thím phần phí lưu kho như trường hợp trín.Vă hiện nay Công ty vẫn chưa có biện phâp để khắc phục tình trạng trín.
3. Câc đơn đặt hăng tiíu biểu tại Công ty: Tổng cộng 143 8.349.000
Đặt tiền trước :700.000 đồng Số còn lại :7.649.000 đồng
Thời hạn thanh toân số tiền còn lại : 5 ngăy sau khi nhận được hăng
Số tăi khoản của Công ty tại ngđn hăng ngọai thương ĐN: 362121-370079
Nếu quâ thời hạn năy mă chưa thanh toân tiền hăng thì sẽ chịu phạt theo quy chế của Công ty cổ phần thủy sản Đă Nẵng
Sau khi xem xĩt câc đơn đặt hăng, đặt biệt chú trọng đếïn thờigian giao nhận hăng cũng như thời hạn thanh toân tiền hăng vă phỏng vấn nhđn viín tại phòng kinh doanh của Công ty thì được biết tuy đê xảy ra một văi trường hợp khâch hăng thanh toân chậm hơn so với thòi hạn quy định trín hợp đồng, đơn đặt hăng, nhưng Công ty vẫn không âp dụng một mức phạt năo theo quy định, mă mục đích của việc cam kết trín lă nhằm lăm cho khâch hăng phải thanh toân đúng thời hạn ghi trín hợp đồng hay đơn đặt hăng đê định. PHIẾU ĐẶT HĂNG
Kính gởi: -Phđn xưởng chế biến vă Phòng tăi vụ Phòng kinh doanh đặt một lô hăng
Bân cho ông (bă) : Trần Văn Quang
Địa chỉ : 190 Ông ích khiím ĐN Hình thức thanh toân : Chuyển khoản Mặt hăng - Số lượng:
+ Tôm đông lạnh Số lượng :15 kg +Mực đông lạnh Số lượng :15 kg + Câ thu fillet ĐL Số lượng :10 kg +Thủy sản khô Số lượng : 12 kg Tổng cộng: 52 kg
Thời gian yíu cầu nhận hăng : 27 thâng 8 năm 2001
II. Phải thu khâch năng tại Công ty với câc yếu tố liín quan 1/ Phải thu khâch hăng với yếu tố doanh thu: (Xem trang sau)
Qua bảng số liệu trín nhìn chung ta thấy doanh thu vă khoản phải thu khâch hăng tăng đều qua câc năm. Trong năm 2000 doanh thu đê tăng rất nhiều so với năm 99lă 11.197.780.750 đồng tương ứng với tỷ lệ lă 181,3% kĩo theo khoản phải thu khâch hăng cũng tăng lă 2.519.566.797 đồng với tỷ lệ 72%. Vă năm 2001 doanh thu đê tăng hơn so với năm 2000 lă 4.025.024.451 đồng với tỷ lệ lă 116,1%, khoản phải thu khâch hăng cũng tăng lín tương ứng lă 2.225.713.675 đồng với tỷ lệ lă 36,5%. Qua số liệu của 3 năm ta thấy trong năm 2000 tỷ lệ khoản phải thu khâch hăng trín doanh thu của Công ty tương đối tốt hơn so với năm 99 vă 2001. Sở dĩ có tình trạng trín lă do ảnh hưởng của câc nhđn tố:
- Do năm 2000 vừa qua Công ty đê mở rộng quan hệ hợp tâc lăm ăn với những khâch hăng mới lă: Nhật bản, Ôxtraulia, Hăn quốc, đđy lă lần đầu tiín giao dịch với nhau, chưa hiểu rõ được tình hình tăi chính thực tế của khâch hăng nín Công ty đê thận trọng trong việc bân chịu vă thanh toân chậm. Vì vậy doanh thu vă khoản phải thu khâch hăng đê tăng lín nhưng trín thực tế thì tỷ lệ giữa khoản phải thu khâch hăng vă doanh thu đê ít hơn so với 1999 vă 200.
- Sang năm 2001,những khâch hăng: Nhật bản, Ôxtraulia, Hăn quốc đê trở nín quen thuộc trong hoạt động giao dịch mua bân với Công ty, vì vậy Công ty đê có phần dễ giải hơn trong vấn đề thanh tóan. Nín tỷ lệ khoản phải thu khâch hăng trín doanh thu trong năm 2001 đê tăng lín 28,43% trong khi năm 1999lă 25,42% vă năm 2000 lă 24,1%. Chứng tỏ rằng trong năm 2001 Công ty đê bị chiếm dụng vốn khâ cao. Thế nhưng hiện
nay Công ty vẫn chưa xđy dụng một chính sâch chiết khấu cũng như điều kiện tín dụng năo để thúc đẩy khâch hăng thanh toân đúng với thời hạn đê ghi rõ trín hợp đồng.
Cho nín để trânh tình trạng câc doanh nghiệp, câc tổ chức câ nhđn khâc chiếm dụng nguồn vốn kinh doanh vă hơn nữa lă Công ty có thể bảo toăn được nguồn vốn thì nhất thiết câc nhă quản trị cần phải đưa ra câc biện phâp hoặc câc chính sâch phù hợp để hạn chế được tình trạng trín.
2. Phải thu khâch hăng - Số vòng quay, kỳ thu tiền:
2.1/ Phđn tích số vòng quay vă sốï ngăy doanh thu bân chịu tại Công ty: Chỉ tiíu ĐVT 1999 2000 2001
1. Tổng doanh thu 2. Số dư BQ KPT 3. Hphải thuKH
số vòng quay khoản phải thu KH
N phải thu : số ngăy của doanh thu chưa thu
Như vậy số dư bình quđn của câc khoản phải thu trong Công ty qua câc năm: 1999 : (3.499.306.479 + 2.589.092.107) /2 = 3.044.199.293 đồng
2000 : (6.018.573.276 + 3.499.306.479) /2 = 4.758.939.878 đồng 2001 : (8.244.586.951 + 6.018.573.276) /2 = 7.131.580.114 đồng
Qua sốï liệu ở bảng trín cho ta thấy chỉ tiíu số vòng quay của khoản phải thu khâch hăng tại Công ty trong năm 2000 lă lớn hơn so với năm 99 lă 0,8 vòng (5,3 - 4,5) vă năm 2001 lă 1,2 vòng (5,3 - 4,1). Với số vòng quay như vậy thì kỳ luđn chuyển của doanh thu bân chịu năm 1999 lă 80 ngăy, năm 2000 lă 68 ngăy vă năm 2001 lă 89 ngăy. Nguyín nhđn của tình trạng trín lă do ảnh hưởng của câc nhđn tố:
- Do công tâc quản lý công nợ nói chung vă câc khoản phải thu khâch hăng nói riíng lă chưa thực sự tốt, Công ty chưa tích cực giâm sât, quản lý kiểm tra chặt chẽ việc đòi nợ khâch hăng.
- Công ty chưa có một chính sâch chiết khấu năo đối với những khâch hăng thanh toân trước thời hạn, nhằm khuyến khích khâch hăng trong việc thanh toân nhanh vă đúng thời hạn cho Công ty. Bởi vì hiện nay chính sâch chiết khấu lă một trong những chính sâch tối ưu nhằm mau chóng thu hồi những khoản nợ chưa đến hạn hoặc đê đến hạn thanh toân. Một vấn đềì nữa cũng không kĩm phần quan trọüng trong việc phđn tích câc khoản phải thu khâch hăng đó lă câc kỳ thu tiền dăi nhất, ngắn nhất vă kỳ thu tiền bình quđn. Bơií vì chỉ tiíu năy phản ânh số ngăy của một chu kỳ nợ, từ khi bân hăng đến khi thu tiền. Chính vì vậy ta hêy tham khảo thím câc kỳ thu tiền tại Công ty Cổ Phần Thủy Sản Đă Nẵng qua 3 năm.
2.2/ Phđn tích câc kỳ thu tiền qua câc năm: Chỉ tiíu 1999 2000 2001 Chính lệch 2000/1999 Chính lệch
2001/2000
1.Kỳ thu tiền ngắn nhất 2.Kỳ thu tiền dăi nhất 3.Kỳ thu tiền bình quđn 6
Qua bảng số liệu trín ta thấy kỳ thu tiền ngắn nhất trong 3 năm có biến động không đâng kể, chính lệch giữa nă 2001 vă 2000 lă 3 ngăy. Kỳ thu thiền dăi nhất thì có những thay đổi rõ rệt, năm 2000 ít hơn năm 1999 lă 24 ngăy vă năm 2001 lớn hơn năm 2000 lă 73 ngăy.
Kỳ thu tiền bình quđn của Công ty cũng biến động tăng giảm qua 3 năm. Đặc biệt lă năm 2001 kỳ thu tiền bình quđn tăng lín 21 ngăy so với năm 2000 vă năm 2000 đê giảm hơn so với năm 1999 lă 12 ngăy. Với tình hình trín thì trong năm 2001 Công ty không trânh khỏi những món nợ khó đòi vă thậm chí lă những khoản nợ mất khả năng thu hồi. Sự biến động năy lăm cho việc thu hồi nợ của Công ty bị trì trệ.
Cũïng cần chú ý thím rằng Công ty cổ phần thủy sản Đă Nẵng vừa lă một đơn vị sản xuất vừa đóng vai trò lă một doanh nghiệp kinh doanh Thương mại do đó đòi hỏi một tỷ lệ vốn luđn chuyển cao, nguồn năy hình thănh chủ yếu từ câc khoản nợ. Vì vậy nếu Công ty không quản lý tốt câc khoản phải thu thì rất nguy hiểm đối với vấn đề thanh toân câc khoản nợ đến hạn. Sỡ dĩ có tình trạng như trín lă do ảnh hưởng của câc nhđn tố sau: - Công ty muốn mở rộng doanh số bân ra nín chưa kịp tìm hiểu kỹ về tình hình tăi chính của khâch hăng, do đó dộ tin cậy trong câc khâch hăng năy lă chưa cao
- Do ngănh nghề kinh doanh lă hải sản nín khâch hăng cũng rất đa dạng, hơn nữa địa băn tiíu thụ nằm rải rât ở nhiều nơi vì vậy đê dẫn đến có một số khó khăn trong việc thanh toân giữa 2 bín.
3. Một số khâch hăng có số dư nợ lớn tại Công ty:
Khoản phải thu khâch hăng hầu hết lă nằm trong những khâch hăng có số dư nợ lớn, có quan hệ giao dịch mua bân với Công ty lđu năm, tiíu biểu lă những khâch hăng sau: Tín khâch hăng 1999 2000 2001
Số tiền % Số tiền % Số tiền % 1.Công ty XNKTS Miền trung
2.Công ty thực phẩm Sóc trăng 3.Công ty TNHH Kim Anh 4.Công ty Minh Phú
5.XN chế biến XNK Că Mau 759.349.506
Tổng cộng 2.169.570.017 62 4.098.852.701 68,1 4.806.594.192 58,3 6.Câc khâch hăng khâc 1.329.736.462 38 1.920.020.575 31,9 Tổng câc khoản PTKH 3.499.306.479 100 6.018.873.276 100
Qua bảng số liệu phđn tích trín cho ta thấy Công ty XNK Thủy sản Miền Trung lă khâch hăng có tỷ trọng khoản phải thu khâ cao qua 3 năm, năm 1999 lă 21,7%, năm 2000 lă 17,2% vă năm 2001 lă 16,7% trong tổng câc khoản phải thu khâch hăng. Điều năy cũng dễ hiểu vì do Công ty XNK Thủy sản Miền trung lă một trong những Công ty hoạt động lđu năm trong ngănh thủy sản vă hơn nữa lại có uy tín trín thị trường Đă nẵng. Vì vậy Công ty đê chấp nhận bân chịu cho Công ty XNK Thủy sản Miền trung.
Câc Công ty Thực phẩm XNK Tổng hợp Sóc Trăng, Công ty TNHH Kim Anh, Công ty Minh Phú vă Xí nghiệp chế biến XNK Că Mau cũng đều lă những khâch hăng quen thuộc, đê có quan hệ lăm ăn với Công ty từ lđu vă hơn nữa họ thường mua hăng với số lượng lớn, trong vấn đề thanhtoân nợ thì câc khâch hăng năy thanh toân tương đối kịp thời cho Công ty.
Hơn nưa do đđy lă những khâch hăng lớn có tiềm năng về tăi chính ổn định nín Công ty muốn giữ chđn những khâch hăng năy vă thông qua những Công ty năy đơn vị có thể khai thâc vă tìm kiếm thím những khâch hanìg mới nhằm mục tiíu tăng doanh số bân ra. Đđy lă một trong những yếu tố quan trọng lăm tăng lợi nhuận vă ổn định được đời sống cân bộ công nhđn viín trong Công ty.
Nhìn chung, hiện nay Công ty chỉ thực hiện chính sâch giảm giâ theo khối lượng sản phẩm bân ra (phần trăm theo tỷ lệ khối lượng hăng mua khâc nhau). Hoặc câc hợp đồng nhận gia công chế biến với khối lượng lớn, như vậy Công ty đang cố gắng tăng khối lượng hăng trong một lần mua hoặc một lần gia công của khăch hăng chứ chưa chú trọng