Các trường đôi khi có thể không đồng ý với sự thay đổi và việc thực hiện sự thay đổi hiệu quả cho đến ngày nay vẫn còn là một trong những thách thức lớn nhất đối với các cán bộ trong hội đồng khoa học của các trường cũng như các tổ chức chính phủ. Thế kỷ của sự số hóa hàng loạt và sự gia tăng mang tính hiện tượng trong việc tuyển sinh sinh viên là những ưu tiên mà các trường nên tập trung vào một cách hiệu quả để thực hiện các chiến lược quản lý sự thay đổi mong muốn. Câu hỏi đầu tiên chúng ta nên đặt ra là liệu sự thay đổi này sẽ mang tính cách mạng hay tiến hóa. Sự thay đổi mang tính cách mạng chỉ xảy ra trong một khoảng thời gian rất ngắn khi có bộ máy chính phủ mới hoặc đội ngũ quản lý mới nắm quyền. Những thay đổi này có xu hướng được bù đắp bởi đội ngũ cầm quyền mới một cách nhanh chóng. Sự thay đổi tiến hóa là một quá trình chậm hơn nhiều với sự tham gia của các nhân viên, hội đồng khoa học, sinh viên, cựu sinh viên và các bên liên quan bên ngoài để xây dựng một tầm nhìn chung và xây dựng một kế hoạch quản lý sự thay đổi. Có thể mất nhiều năm để thực hiện thành công kế hoạch được đề xuất đó nhưng quá trình thay đổi là cố định và khó có thể bị chuyển hướng bởi một ban lãnh đạo tổ chức khác hoặc bộ máy mới của chính phủ.
Chỉ có một trường (Đại học Mỏ và Địa chất Hà Nội) trong khảo sát của chúng tôi không có bất kỳ chiến lược quản lý sự thay đổi nào do cấu trúc quản trị của họ. Trong 80% các trường hợp, việc bắt đầu, đề xuất và thực hiện các thay đổi được thực hiện bởi ban lãnh đạo và quản lý cấp cao của các trường. Đưa các ý tưởng và ý kiến của sinh viên và các bên liên quan bên ngoài vào để xem xét rất
92% 92% 83% 75% 75% 67% 100% 58% 67% 50% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Management of salary
Calculation of average and likely salary Rights and duties of employees Work time organization Travel reimbursement Assigning employees to different wage categories Evaluation of employees Intellectual property Code of conduct Career development Phần trăm phản hồi Các lĩn h v ực củ a ch ín h s ách n h ân s ự Phát triển nghề nghiệp Quy tắc ứng xử Sở hữu trí tuệ Đánh giá nhân viên Phân bổ nhân viên sang các loại hình tiền lương khác Bồi thường phí đi lại Tổ chức thời gian làm việc Quyền và nghĩa vụ của nhân viên Tính toán tiền lương bình quân và tiền lương có thể Quản lý tiền lương
hiếm xảy ra. Một nửa số trường khuyến khích sinh viên và cán bộ hành chính của mình nộp đề xuất thay đổi.
Việc trao đổi về những thay đổi mới cũng đến trực tiếp từ ban quản trị và quản lý cấp cao hơn là những người đứng đầu các phòng ban. Các cuộc họp tổ chức và đối thoại trực tiếp là phương tiện thường xuyên nhất để thông báo các thông tin về những thay đổi mới giúp thông tin có thể đến được với các phòng ban liên quan. Việc nội dung thay đổi được gửi đến các nhân viên tương ứng bằng email được áp dụng ở bảy trong số mười hai tổ chức. Phương pháp này phổ biến hơn là thông báo thay đổi trên trang web của trường đại học. Ví dụ, Đại học Giao thông vận tải thông báo cho nhân viên của họ email văn phòng của họ.
Việc thực hiện và thích nghi với những đổi mới có thể trở nên cồng kềnh và kém nhiệt tình hơn so với kế hoạch đầy tham vọng ban đầu. 80 phần trăm trong số các trường tham gia khảo sát của chúng tôi thích nghi với những thay đổi một cách nhanh chóng và nhân viên được thông báo về những thay đổi đó một cách kịp thời. Bất kỳ thay đổi nào trong môi trường hành chính của các trường đều có thể cần một bản dự thảo hướng dẫn mới để làm theo các quy trình mới. Do đó, điều quan trọng là nhân viên phải biết nơi để tìm kiếm sự giúp đỡ và biết thêm chi tiết về sự thay đổi trong các quy trình. Trong trường hợp của chúng tôi, không có trường nào báo cáo là đã gặp khó khăn trong việc thích ứng với các quy trình mới hoặc hiểu vai trò của các nhân viên cụ thể bị ảnh hưởng như thế nào.
Kỹ thuật sốhóa để quản lý sựthay đổi
Tốc độ đổi mới hệ thống số hóa đang càn quét qua tất cả các lĩnh vực hành chính công và quản trị. Do đó, những thay đổi hàng đầu đã xảy ra chủ yếu trong các hệ thống thông tin của trường đại học. Quản trị, nhân sự, kế toán, cũng như các văn phòng tuyển sinh đã phải đối mặt với những tiến bộ lớn trong việc số hóa trong hai mươi năm qua.
Chỉ có một trường trong khảo sát của chúng tôi không có bất kỳ hệ thống quản lý thông tin nào. Các trường còn lại đều có hệ thống thông tin tích hợp trung tâm (75%) hoặc hệ thống thông tin không tích hợp (17%). Hình 3.11 tổng hợp các lĩnh vực được số hóa tại các trường. Hệ thống tập trung hầu hết chỉ bao gồm dịch vụ quản trị, CNTT và thư viện (92%). Đáng ngạc nhiên là, các bộ phận nhân sự lại thường được tích hợp (83%) vào quản lý hệ thống thông tin (ISM) hơn so với tài chính và kế toán (67%). Trên thực tế, chúng tôi đã lập luận trong chương trước về tài chính rằng tài chính điện tử làm cho tình hình tài chính và giao dịch trở nên minh bạch hơn. Trái với các dịch vụ thư viện, ISM ít có khả năng cung cấp các nền tảng cho thông tin khóa học trực tuyến hoặc các trình duyệt email được tích hợp (58%).
Nguồn: Khảo sát TACTIC
Gợi ý
Trong những năm qua, các trường đại học tại Việt Nam đã phát triển một cách tích cực các tiềm năng của mình trong việc số hóa quản lý và giảng dạy. Tuy nhiên, việc theo kịp tốc độ số hóa có thể dẫn đến sự tốn kém cho các trường. Vì vậy, các trường nên thận trọng xem xét các lỗ hổng tài chính của mình và tìm ra các nguồn lực sẵn có để đảm bảo sự đầu tư ổn định vào phần mềm và phần cứng. Mặt khác, chúng tôi nhận thấy một số thiếu sót trong việc các thay đổi được truyền đạt và lên kế hoạch như thế nào. Quản lý thay đổi là một quá trình tương tác giữa lãnh đạo, cán bộ hành chính / giảng dạy cũng như sinh viên. Do đó, tất cả các tác nhân nên được bố trí đủ không gian để đề xuất sự đổi mới. Tuy nhiên, chúng tôi đã tìm thấy một bằng chứng nhỏ về sự tham gia của sinh viên và nhân viên tích cực trong việc đề xuất những thay đổi mới cho ban lãnh đạo