a/ Thu thập thông tin về bất động sản:
Khi khách hàng tìm đến văn phòng, họ luôn hy vọng rằng nhà môi giới giúp họ không chỉ nhanh chóng và hiệu quả đạt được mục đích, mà còn thay thế họ hoàn toàn để họ không bị mất công sức, thời gian cho việc bán BĐS. Trong thực tế không phải lúc nào cũng làm được như vậy. Tập hợp những giấy tờ và thông tin mà khách hàng cung cấp cho nhà môi giới nhiều khi còn thiếu hoặc chưa hợp lệ, chính xác. Có rất nhiều dạng thiếu sót về mặt giấy tờ do nhiều nguyên nhân khác nhau liên quan đến tình trạng pháp lí của BĐS. Vấn đề này xuất phát từ sự thiếu hiểu biết, nhận thức không phù hợp thực tế, hay đơn giản là chủ sở hữu chưa hoặc không muốn làm. Vì vậy nhà môi giới cần tư vấn, nhiều khi là giúp đỡ chủ sở hữu hoàn thiện hồ sơ của BĐS.
Để thu thập những thông tin về tình trạng pháp lí của BĐS, chúng ta đôi khi phải nhờ sự trợ giúp của luật sư, nhà địa chất hay kiến trúc sư. Bằng con đường này chúng ta mới có thể hiểu rõ hơn về BĐS. Để có được những thông tin chính xác mỗi nhà môi giới đều phải xây dựng cho mình một phong cách, cách tiếp cận và xử lí riêng. Vấn đề này dựa trên nền tảng kiến thức về tâm lí, năng lực ứng xử, giao tiếp. "Nhất thân, nhì quen" vấn đề này đặc biệt đúng với thị trường Việt Nam. Đây cũng là câu nói nằm lòng của các nhà môi giới. Vấn đề này cho thấy tầm quan trọng của việc xây dựng các mối quan hệ với các cấp chính quyền, các ngành như: xây dựng, quy hoạch, kiến trúc, giao thông, địa chính, ngân hàng, tòa án; các văn phòng luật sư, công chứng, và các văn phòng môi giới khác. Thực tế cho thấy có những nhà
môi giới năng lực chưa phải là giỏi nhưng với sự quen biết rộng và sâu của mình, họ đạt được những thành công lớn mà các nhà môi giới giỏi nghiệp vụ khác phải mơ ước.
Ngoài các dạng thông tin đã nói đến ở những phần trên, có một dạng thông tin thường là không có cơ sở rõ ràng nhưng nhiều khi lại mang tính quyết định đối với thương vụ, nhất là khi nhà môi giới phục vụ cho khách hàng là người Việt Nam. Đó là những thông tin mang tính tâm linh, hay mê tín. Một ngôi nhà mà chủ sở hữu sống trong đó làm ăn thất bát liên tục, hoặc hay bị ốm đau, cho dù chưa rõ nguyên nhân thì căn nhà cũng sẽ khó bán. Ngày nay khoa học cũng chứng minh được có trường hợp từ trường, tia đất hay thậm chí là chất phóng xạ gây ảnh hưởng đến BĐS. Để có được những thông tin dạng này có thể tìm hiểu từ hàng xóm xung quanh hay người quen của chủ sở hữu. Sẽ rất khó khăn khi khai thác từ chủ sở hữu nếu nhà môi giới không có kỹ năng.
b/ Thu thập thông tin từ khách hàng:
Ngay từ buổi nói chuyện đầu tiên nhà môi giới đã phải nắm bắt được từ khách hàng những thông tin cơ bản sau đây: Những thông tin ban đầu về BĐS, khả năng tài chính, thương vụ liên quan, giới hạn thời gian, liên lạc với khách hàng, xem xét BĐS, những vấn đề về thủ tục, ghi chép những thông tin thu lượm được, môt số chú ý chính mà nhà môi giới nắm được, kiểm tra, cập nhật thông tin về BĐS
Các thông tin phản hồi từ khách hàng rất quan trọng. Nhà môi giới cần dành nhiều thời gian, sự chú ý vào những thông tin phản hồi nhận được từ khách hàng liên quan đến BĐS mà họ cung cấp. Bằng cách này nhà môi giới thu thập thêm được những thông tin cụ thể về nhu cầu của khách hàng,
đồng thời cũng có thêm được những thông tin về BĐS. Việc này cũng được thực hiện cả trong khi nhà môi giới cùng khách hàng xem xét BĐS.
Trong quá trình xem xét BĐS cùng khách hàng, nếu khách hàng thay đổi ý (yêu cầu, điều kiện …), nhà môi giới cần ghi chép sửa đổi những điểm đó vào trong sổ. Điều này cũng cần được thực hiện khi cùng khách hàng xem BĐS, nếu nhà môi giới phát hiện, chú ý thấy những sự thiếu sót, bất hợp lí của BĐS. Những chú ý riêng đó của nhà môi giới cũng cần ghi cẩn thận vào sổ tay.
Nếu nhà môi giới nhận được thông tin rằng khách hàng thích BĐS đó, họ cần bắt tay ngay vào việc thực hiện tất cả những động tác có thể, không để khách hàng phải tự mình suy tính, giúp khách hàng đưa ra những quyết định đúng đắn. Trong trường hợp cần thiết thì tham gia cùng khách hàng đàm phán và khéo léo dẫn dắt đến việc kí kết hợp đồng khởi điểm. Rất nhiều khi bản thân khách hàng không tự nhận thức được nhu cầu thực sự của họ về nhà ở. Chính vì vậy mà một trong những kỹ năng quan trọng của nhà môi giới là khả năng gợi mở nhu cầu dịch vụ cho khách hàng. Một nhà môi giới ít kinh nghiệm sẽ căn theo yêu cầu của khách hàng và bắt đầu tìm trong các mối khách hàng của mình, trên báo chí… để tìm ra đối tượng phù hợp cho khách hàng. Ở đây nhà môi giới này đã đi không đúng hướng. Nhà môi giới trước tiên cần tìm hiểu về đầy đủ về khách hàng của mình và xem xét tại sao họ lại cần đúng loại nhà này mà không phải là loại nhà khác.
Để tiến hành thương vụ thì khách hàng phải chuẩn bị lần lượt nhiều bước, trong khi nhiều người không chịu thực hiện nhiệm vụ này. Vì vậy nhà môi giới phải giúp họ trong những việc như:
Chuẩn bị về mặt tinh thần cho khách hàng thực hiện thương vụ
Thuyết phục, chứng minh cho khách hàng rằng tại sao họ lại cần sự giúp đỡ của một nhà môi giới BĐS có trình độ
Giúp đỡ khách hàng chuẩn bị về mặt tài chính
Giúp khách hàng xác định cho mình những mốc thời gian thực hiện
Giúp khách hàng quyết định, nói chung nên sống ở vùng nào, điều kiện ra sao
Phát triển những ý tưởng của khách hàng về nơi mà họ muốn sinh sống.
Bằng cách này nhà môi giới sẽ tiết kiệm được nhiều thời gian mất đi một cách vô ích khi phải giới thiệu cho khách hàng những ngôi nhà mà rồi cuối cùng khách hàng cũng sẽ không mua. Thực tế thì buổi nói chuyên đầu tiên thường khá dài, nhưng những buổi nói chuyện sau đó sẽ ngắn và dễ dàng hơn nhiều.
c/ Kỹ năng xử lí và quản lí thông tin:
Những dữ liệu mà ta thu thập được thường dưới dạng thông tin “thô” chưa qua xử lý. Các dữ liệu này cũng có thể đúng và cũng có thể sai do nhiều yếu tố khác nhau. Chính vì vậy, để có được một thông tin với chất lượng cao, các dữ liệu phải được trải qua một quá trình phân tích, kiểm tra, đánh giá. Quá trình đó được gọi là “chu kỳ xử lý dữ liệu”. Chu kỳ này được thể hiện qua sơ đồ dưới đây.
Chu kỳ xử lý dữ liệu
Thông tin có chất lượng cao là thông tin luôn được cập nhật và làm mới. Đặc biệt trong thị trường BĐS thì có những thông tin ngày hôm nay còn “mới” nhưng đến ngày hôm sau đã trở nên “lỗi thời”. Việc sàng lọc những dữ kiện mà ta thu được về một BĐS để đưa vào xử lý nhiều khi đòi hỏi rất nhiều thời gian công sức và thậm chí là cả tiền bạc.
Có rất nhiều dạng thông tin khác nhau về BĐS, về khách hàng hay về thị trường BĐS. Đối với BĐS có thể phân loại chúng theo các dự án, theo vùng, theo dạng BĐS, theo công năng sử dụng, theo mức giá hay giá trị, theo đơn vị thời gian như: các giao dịch đã thực hiện trong quá khứ, giao dịch hiện tại và những dự án trong tương lai. Có thể sắp xếp theo thời gian gồm khách hàng trong quá khứ, hiện tại và khách hàng tiềm năng. Trong đó
Dữ liệu “thô” (Raw data) Phân tích (Analyis) Dữ liệu đã đc xử lý (Processed data)
Sự lý giải, suy luận (Interpretation)
Thông tin (Information)
cần chia nhỏ ra theo năng lực tài chính của khách hàng. Đối với những nhà môi giới chuyên phục vụ cho thị trường người nước ngoài thì cần phân loại khách hàng theo quốc tịch. Trong đó cần ghi rõ những đặc điểm, sở thích mang tính dân tộc.
Thông tin có vai trò vô cùng quan trọng và đặc biệt với nghề môi giới thì thông tin là yếu tố mang tính quyết định, là lợi thế của nhà môi giới vì vậy quản lý và bảo vệ thông tin là vấn đề sống còn. Thông thường, trong các văn phòng môi giới, chỉ có nhà môi giới mới có quyền tiếp cận và xử dụng thông tin của mình. Không ai có quyền phô tô, mang thông tin, tài liệu ra khỏi văn phòng. Mọi file thông tin đều phải được đặt password, giấy tờ cần thiết phải được cất giữ cẩn thận, văn phòng môi giới cũng cần trang bị máy hủy tài liệu để bảo đảm tính bảo mật.
Các nhân viên trong văn phòng môi giới thường được giao những mảng công việc riêng, ít liên quan đến nhau. Nhân viên cần được khuyến cáo và thường xuyên nhận được sự nhắc nhở của nhà môi giới về tính bảo mật của công việc.
Ngay từ khi bắt đầu có ý định hành nghề môi giới, chúng ta đã bắt đầu phải xây dựng cho mình một cơ sở dữ liệu đa dạng về BĐS và thị trường BĐS. Những thông tin dữ liệu này sẽ rất có ích cho nhà môi giới trong suốt quá trình hoạt động sau này. Trước tiên, để xây dựng cơ sở dữ liệu cho mình, nhà môi giới từ rất sớm đã phải có ý thức thu thập thông tin qua báo chí, internet. Có thể cắt những bài báo, mẩu tin hữu ích trên báo, tạp chí… rồi sắp xếp theo từng danh mục cụ thể như: đất - dự án - biệt thự - chung cư - thị trường trong nước - thị trường nước ngoài … Nếu có thể thì nên đánh máy lại những bài báo này để lưu vào máy tính cá nhân, trong thực tế điều này khó thực hiện do hạn chế về thời gian. Đối với những thông tin trên
internet thì cũng sắp xếp theo những danh mục tương tự như với bài báo. Cuối ngày, nhà môi giới cũng cần ghi chép bất kì thông tin nào mà họ cho là có ích trong các cuộc tiếp xúc hay tình cờ nghe thấy trên đài, ti vi…
Nhà môi giới cũng có thể mua số liệu của các tổ chức khác nhau. Tuy nhiên tại các nước phát triển, số liệu này là khá đắt. Nhà môi giới cần tự cân nhắc trong việc được - mất khi quyết định mua số liệu. Giá cả số liệu phụ thuộc vào chất lượng cũng như số lượng thông tin. Chỉ nên mua những số liệu nào thực sự có ích, phục vụ cụ thể cho thương vụ.
Việc tham gia các Hội thảo về BĐS, về thị trường BĐS cũng giúp cho nhà môi giới xây dựng hoàn chỉnh hơn cơ sở dữ liệu của mình. Các Hội thảo thường đề cập về những vấn đề chuyên sâu, và qua đó nhà môi giới có cơ Hội tự đào tạo, học hỏi thêm rất nhiều kiến thức, thông tin. Đây cũng là cơ hội gặp gỡ các nhà chuyên môn.