I. Khái quát chung về Công ty xây dựng số 2
4. Hình thức tổ chức sản xuất và kết cấu sản xuất
Do đặc tính của ngành xây dựng nên hình thức tổ chức sản xuất của Công ty theo kiểu dự án vì sản phẩm ở đây là độc nhất (ví dụ: xây một ngôi nhà, cải tạo nâng cấp một tuyến đ-ờng…), và vì lẽ đó quá trình sản xuất cũng là duy nhất và không lặp lại. Nguyên tắc tổ chức sản xuất là thực hiện các công việc và phối hợp chúng sao cho giảm thời gian gián đoạn, đảm bảo kết thúc và giao nộp sản phẩm đúng thời hạn. Trong hình thức sản xuất này, quá trình sản xuất không ổn định, cơ cấu tổ chức bị xáo trộn lớn khi chuyển
Đỗ Thị Thu Hiền – Quản trị doanh nghiệp K3 33
từ công trình này sang công trình khác, tổ chức sản xuất đảm bảo tính chất linh hoạt cao để đồng thời có thể thực hiện nhiều công trình cùng một lúc.
Kết cấu sản xuất của Công ty xây dựng số 2 (đ-ợc miêu tả nh- hình 1) là một hệ thống các bộ phận sản xuất chính, sản xuất phụ, sản xuất phụ trợ, các bộ phận phục vụ có tính chất sản xuất và chúng có mối quan hệ chặt chẽ với nhau trong quá trình sản xuất. Kết cấu sản xuất của Công ty xác định sự phân công chuyên môn hoá giữa các bộ phận sản xuất và phục vụ sản xuất.
Hình 3: Sơ đồ kết cấu sản xuất của Công ty xây dựng số 2
Trong đó, công tác xây dựng gồm các công việc nh- xây, trát, ốp, lát; lắp đặt các thiết bị ngầm trong t-ờng, bả lăn sơn. Hoàn thiện sân đ-ờng gồm các công việcnh- thi công hệ thống ga, cống thoát n-ớc, thi công mặt sân đ-ờng, dọn dẹp vệ sinh. Nhận mặt bằng thi công Công tác đào đất Bê tông móng Bê tông nền sàn Công tác xây dựng
Hoàn thiện sân đ-ờng
Bộ phận kỹ thuật xây dựng Bộ phận cơ giới Bộ phận vận tải bộ Bộ phận cơ khí Bộ phận lắp Bộ phận trắc địa Bộ phận sản xuất phụ Bộ phận sửa chữa
Nghiệm thu Bàn giao Xử lý
Đỗ Thị Thu Hiền – Quản trị doanh nghiệp K3 34
- Bộ phận sản xuất phụ là bộ phận tận dụng những phế liệu trong quá trình xây dựng để tạo ra những sản phẩm phụ nh- tận dụng sắt thừa để làm các tấm bê tông.
- Bộ phận kỹ thuật xây dựng là các bộ phận thực hiện các công việc nh- làm mộc, nề, sắt, sơn vôi và bê tông.
- Bộ phận vận tải bộ là bộ phận là các công việc nh- vận chuyển gạch, vữa ... cho các công nhân xây dựng
- Bộ phận trắc địa: đây là bộ phận quan trọng nhất đ-ợc làm tr-ớc tiên, nó ảnh h-ởng trực tiếp đến các phần công việc còn lại vì nếu móng có chắc thì việc xây dựng mới diễn ra thuận lợi.
- Bộ phận cơ giới là bộ phận thực hiện các công việc nh- lái xe, vận hành máy xây dựng, vận hành máy nén khí, vận hành các máy khác.
- Bộ phận lắp là bộ phận chuyên lắp đặt các đ-ờng ống, lắp đặt dây điện, lắp đặt cơ khí.
- Bộ phận cơ khí làm các công việc nh- gò, hàn, rèn, sửa chữa cơ khí.
5. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty xây dựng số 2
Bộ máy tổ chức của Công ty xây dựng số 2 gồm ba cấp quản lý đ-ợc tổ chức theo kiểu trực tuyến – chức năng (đ-ợc mô tả nh- hình 2). Trong đó, Giám đốc là ng-ời có thẩm quyền cao nhất, có trách nhiệm quản lý điều hành mọi hoạt động của Công ty. Bên cạnh đó giúp việc cho Giám đốc là hai Phó giám đốc, tr-ờng hợp Giám đốc đi vắng Phó giám đốc thay mặt điều hành mọi hoạt động của Công ty. Kế toán tr-ởng là ng-ời tham m-u giúp việc cho Giám đốc chỉ đạo tổ chức thực hiện công tác kế toán thống kê của Công ty theo đúng pháp luật. Các bộ phận chức năng không trực tiếp ra quyết định xuống các đơn vị trực thuộc mà chủ yếu làm tham m-u cho Giám đốc trong việc chuẩn bị ban hành và tổ chức thực hiện các quy định, quy
Đỗ Thị Thu Hiền – Quản trị doanh nghiệp K3 35
trình, thủ tục thuộc chức năng của mình đồng thời giám sát kiểm tra và đề suất các biện pháp sử lý.
Hình 4: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty xây dựng số 2
Để đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh, Công ty tổ chức thành các phòng, ban nghiệp vụ và đơn vị trực thuộc công ty với chức năng và nhiệm vụ nh- sau:
• Phòng kế hoạch kỹ thuật
Phòng kế hoạch kỹ thuật là cơ quan chức năng của công ty giúp việc cho Giám đốc tổ chức và triển khai các công việc trong lĩnh vực kỹ thuật, đầu t- và liên doanh, liên kết trong và ngoài n-ớc, đôn đốc, kiểm tra các đơn vị thành viên thi công xây dựng các công trình đảm bảo chất l-ợng và an
Giám đốc Kế toán Tr-ởng Phó giám đốc Phó Giám đốc Phòng Kế toán tàI vụ Phòng tổng hợp Phòng kế hoạch kỹ thuật Phòng kinh tế thị tr-ờng Xnxd Số 1 Xnxd Số 107 Xnxd Số 109 Chi nhánh hảI d-ơng đội tc cơ giới, lm, đn Xnxd Số105 Xnxd Số 108 Chi nhánh sơn la Các đội xây dựng (đội xd1 đến đội xd 17)
Đỗ Thị Thu Hiền – Quản trị doanh nghiệp K3 36
toàn lao động theo đúng quy trình quy phạm kỹ thuật của ngành và Nhà n-ớc. Phòng có các nhiệm vụ sau:
- Về công tác khoa học kỹ thuật: Giám sát chất l-ợng, an toàn tiến độ các công trình của toàn Công ty. Tham gia lập kế hoạch đầu t- thiết bị mới theo ch-ơng trình KH - CN đã đ-ợc duyệt.
- Về công tác kế hoạch đầu t-: Xây dựng kế hoạch, tổ chức thực hiện, thảo văn bản hợp đồng kinh tế, thanh quyết toán, công tác đầu t-, báo cáo theo quy định của Nhà n-ớc và Tổng công ty theo niên độ.
• Phòng kinh tế thị tr-ờng
Phòng kinh tế thị tr-ờng là cơ quan chức năng của công ty chịu trách nhiệm giúp Giám đốc tổ chức, triển khai chỉ đạo về mặt tiếp thị và kinh tế. Phòng có các nhiệm vụ sau:
- Th-ờng xuyên quan hệ với các cơ quan hữu quan, khách hàng trong và ngoài n-ớc để nắm bắt kịp thời các dự án đầu t- báo cáo lãnh đạo Công ty để có kế hoạch tiếp thị. Tham gia xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh ngắn hạn và dài hạn của Công ty.
- Chuẩn bị các số liệu, tài liệu cần thiết cho Công ty để giới thiệu, quảng cáo với khách hàng. Tìm các đối tác để liên doanh, liên kết phục vụ cho công tác sản xuất kinh doanh của Công ty. Thu nhập những giá cả trong n-ớc và n-ớc ngoài, những giá mới của Nhà n-ớc ban hành cùng với những thông tin về nhu cầu của thị tr-ờng báo cáo lãnh đạo Công ty và thông báo chỉ đạo các đơn vị thành viên biết và thực hiện.
• Phòng tổng hợp
Phòng tổng hợp là cơ quan chức năng của công ty chịu trách nhiệm giúp Giám đốc tổ chức, triển khai, chỉ đạo các mặt công tác: TCLĐ- Thanh tra bảo vệ- quân sự, thi đua khen th-ởng, hành chính quản trị, y tế. Phòng có các nhiệm vụ sau:
Đỗ Thị Thu Hiền – Quản trị doanh nghiệp K3 37
- Xây dựng ph-ơng án thành lập, tách, nhập, giải thể các đơn vị thành viên, các phòng ban cơ quan Công ty. Chuẩn bị ph-ơng án quy hoạch cán bộ, bổ nhiệm, khen th-ởng kỷ luật, nâng bậc l-ơng, điều động cán bộ.
- Thực hiện các công tác lao động tiền l-ơng, công tác thanh tra và giải quyết khiếu nại; tố cáo, công tác bảo vệ cơ quan xí nghiệp và quân sự, công tác thi đua; khen th-ởng, công tác hành chính-quản trị, công tác y tế.
• Phòng tài chính- kế toán
Phòng tài chính-kế toán là cơ quan chức năng của công ty, chịu trách nhiệm giúp Giám đốc tổ chức, triển khai thực hiện toàn bộ công tác tài chính kế toán thống kê, thông tin kinh tế và hạch toán kinh tế ở toàn bộ Công ty theo điều lệ Công ty, đồng thời phải kiểm tra, kiểm soát mọi hoạt động kinh tế tài chính của Công ty theo pháp luật. Phòng có các nhiệm vụ sau:
- Ghi chép tính toán phản ánh số hiện có, tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản vật t-, tiền vốn, quá trình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Kiểm tra tình thực hiện kế hoạch thu, chi tài chính, kế toán thu, nộp, thanh toán.
- Kiểm tra độ tin cậy, tính trung thực khách quan của các báo cáo tài chính kế toán và quyết toán của Công ty và các đơn vị trực thuộc.
- Kiểm tra hoạt động đánh giá tình hình kết quả kinh doanh, sử dụng tiết kiệm và có hiệu quả nguồn lực trong đầu t-, kinh doanh bảo toàn và phát triển vốn, thực hiện nghĩa vụ và phân phối các quỹ theo đúng chế độ tài chính kế toán của Nhà n-ớc, của Tổng công ty và Công ty quy định.
• Các đơn vị thành viên
Các đơn vị trực thuộc Công ty là đơn vị sản xuất kinh doanh đ-ợc tổ chức thành các xí nghiệp, chủ nhiệm công trình, đội nhiệm vụ do công ty giao. Các đơn vị này có các nhiệm vụ sau:
Đỗ Thị Thu Hiền – Quản trị doanh nghiệp K3 38
- Lập dự kiến kế hoạch năm, quý (mỗi quý lập một lần) của đơn vị mình. Lập hồ sơ thanh quyết toán các hạng mục công việc gửi về phòng KH - KT Công ty xem xét trình lãnh đạo Công ty duyệt.
- Tổ chức phân cấp trách nhiệm công tác quản lý kinh tế - kế hoạch trong nội bộ đơn vị do mình quản lý gửi báo cáo về Công ty để tiện liên hệ theo dõi.
- Đơn vị trực thuộc Công ty chịu mọi trách nhiệm tr-ớc Giám đốc Công ty và pháp luật của Nhà n-ớc về mọi hoạt động của mình. Thực hiện đầy đủ quyền và nghĩa vụ theo sự phân cấp của Công ty.
II. phân tích tình hình tài chính của Công ty xây dựng số 2
1. Đánh giá khái quát tình hình tài chính của Công ty xây dựng số 2
Để đánh giá đ-ợc khái quát tình hình tài chính của Công ty xây dựng số 2 ta cần căn cứ vào bảng cân đối kế toán đến ngày 31/12 của năm 2000, 2001, 2002 và bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (phần I – lãi, lỗ) năm 2000, 2001 và năm 2002. Lập bảng phân tích cơ cấu tài sản và nguồn vốn và bảng phân tích kết quả kinh doanh, ta cần phải so sánh đ-ợc giữa các năm với nhau về số tuyệt đối và tỷ trọng. Mặt khác ta còn phải so sánh, đánh giá tỷ trọng từng loại tài sản và nguồn vốn chiếm trong tổng số xu h-ớng biến động của chúng.
Căn cứ vào số liệu của bảng cân đối kế toán và báo cáo kết quả k inh doanh ta lập bảng phân tích cơ cấu tài sản và bảng phân tích kết quả kinh doanh theo bảng sau:
Đỗ Thị Thu Hiền – Quản trị doanh nghiệp K3 39
Đỗ Thị Thu Hiền – Quản trị doanh nghiệp K3 40
1.1. Về phần tài sản
Qua các năm hoạt động tài sản của Công ty xây dựng số 2 đều tăng trên 56% đặc biệt tăng nhanh trong năm 2002 là 38.342.979 nghìn đồng (t-ơng ứng 69,95%). Cụ thể: (dựa vào bảng 1)
- Tài sản l-u động và đầu t- ngắn hạn chiếm tỷ trọng rất cao khoảng trên 90% trong tổng tài sản của doanh nghiệp, đều tăng chủ yếu là do các khoản phải thu (năm 2001 tăng 91,38% so với năm 2000; năm 2002 tăng 124,93% so với năm 2001) và hàng tồn kho (năm 2001 tăng 370,53% so với năm 2000; năm 2002 tăng 33,46% so với năm 2001).
+ Các khoản phải thu ở năm 2000 chiếm 72,93% so với tổng tài sản, năm 2001 chiếm 42,59% so với tổng tài sản và năm 2002 chiếm 56,37% so với tổng tài sản. Điều này cho thấy Công ty cũng đã có cố gắng trong công tác thu hồi công nợ và thực hiện khá tốt ở năm 2001, nh-ng đến năm 2002 việc thu hồi công nợ gặp nhiều khó khăn, Công ty đã bàn giao công trình mà ch-a đ-ợc khách hàng thanh toán hết. Hiện t-ợng này chứng tỏ rằng vốn của Công ty bị chiếm dụng. Công ty cần phải chú ý tích cực trong việc thu hồi công nợ với khách hàng và không để cho khách hàng chiếm dụng vốn vì nợ đọng lâu dài trong khi Công ty phải đi vay vốn kinh doanh sẽ gây ảnh h-ởng đến hiệu quả sử dụng đồng vốn của doanh nghiệp.
+ Hàng tồn kho đầu ở năm 2000 chiếm 14,98% so với tổng tài sản, năm 2001 chiếm 45,04% so với tổng tài sản và năm 2002 chiếm 35,3 7% so với tổng tài sản. Đi sâu vào tìm hiểu thì thấy việc hàng tốn kho tăng chủ yếu là do chi phí sản xuất dở dang, điều này cũng có thể coi là phù hợp đối với một doanh nghiệp xây dựng bởi vì sản phẩm xây dựng là các công trình xây dựng th-ờng có quy mô lớn, kết cấu phức tạp, mang tính chất đơn chiếc và có thời gian sản xuất dài. Việc chi phí sản xuất dở dang tăng còn chứng tỏ Công ty ngày càng trúng thầu đ-ợc nhiều công trình. Số còn lại là của nguyên vật liệu
Đỗ Thị Thu Hiền – Quản trị doanh nghiệp K3 41
tồn kho ở năm 2001 là 3.210 nghìn đồng nh-ng đến năm 2002 đã đ-ợc sử dụng hết điều này cho thấy Công ty đã có kế hoạch sử dụng nguyên vật liệu và bám sát vào tình hình biến động của thị tr-ờng nguyên vật liệu vì nếu trong năm trên thị tr-ờng nguyên vật liệu có biến động nh- tăng giá hay nguồn cung cấp nguyên vật liệu giảm thì chắc chắn Công ty sẽ có kế hoạch dự trữ. Mặt khác, do các công trình xây dựng th-ờng đặt cố định tại nơi sản xuất còn các điều kiện sản xuất thì di chuyển theo địa điểm đặt công trình nên nguyên vật liệu th-ờng đ-ợc mua ngay tại địa điểm xây dựng công trình, việc này sẽ giảm đ-ợc chi phí vận chuyển, phí l-u kho l-u bãi … Công cụ, dụng cụ trong kho năm 2002 đ-ợc đầu t- thêm 3.192 nghìn đồng cũng có thể là tốt nếu Công ty có ý định mở rộng sản xuất, ng-ợc lại nếu mua về mà ch-a cần dùng thì không nên, vì hiện tại Công ty vẫn còn phải đi vay vốn ngắn hạn đầu t- sản xuất Công ty sẽ giảm đ-ợc một l-ợng vay ngắn hạn. Việc mua công cụ, dụng cụ không phải là khó khăn nếu khi cần ta có thể xuất tiền mua ngay.
- Tài sản cố định và đầu t- dài hạn thì có phần giảm sút, ở năm 2000 chiếm 7,03% so với tổng tài sản nh-ng đến năm 2001 chỉ còn chiếm 4,57% so với tổng tài sản và sang năm 2002 có tăng lên nh-ng không nhiều chiếm 4,93% so với tổng tài sản. Qua đây ta cũng ch-a thể kết luận đ-ợc là Công ty đã ch-a chú trọng vào việc đầu t- TSCĐ vì đối với một doanh nghiệp xây dựng máy móc thiết bị th-ờng đắt tiền và không phải công trình nào cũng sử dụng cùng một loại máy móc nếu đầu t- mua thì sẽ rất lãng phí, nhận thức rõ điều này khi cần đến loại máy gì Công ty th-ờng đi thuê ngoài. Nh-ng Công ty cũng đã chú trọng vào việc đầu t- thêm TSCĐ bằng chứng là sang năm 2002 Công ty đã dành ra một l-ợng vốn lớn là 1.429.268 nghìn đồng để đầu t- vào tài sản cố định, đây là một thuận lợi nếu Công ty sử dụng hợp l ý và có hiệu