Nhập khẩu là một nghiệp vụ rất phức tạp. Trong cơ cấu bộ máy quản lý Công ty đã giao hoàn toàn trách nhiệm thực hiện nghiệp vụ xuất nhập khẩu cho phòng xuất nhập khẩu. Hiện tại phòng xuất nhập khẩu có m-ời thành viên trong đó chỉ có bốn thành viên là đ-ợc đào tào chính quy về xuất nhập khẩu vì vậy việc thực hiện nghiệp vụ nhập khẩu nhiều khi ch-a thực sự hiệu quả. Đặc biệt trong giai đoạn hiện nay có sự thay đổi liên tục về mặt pháp lý, các quy định của chính phủ về quy trình thủ tục nhập khẩu... Vì vậy Công ty cần nâng cao chuyên môn nghiệp vụ của bộ phận phòng xuất nhập khẩu . Các cán bộ xuất nhập khẩu phải nắm rõ về mọi quy trình nhập khẩu nh- các quy định thủ tục hải quan, tính thuế, thuê tàu, giao dịch ký kết hợp đồng, giao nhận hàng hóa,...
Trong nghiệp vụ nhập khẩu thì việc giao dịch đàm phán ký kết hợp đồng cần đ-ợc chú trọng. Bất kỳ sai sót nào khi ký kết hợp đồng đều có thể dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng về mặt kinh tế. Vì vậy việc trau dồi kiến thức th-ơng mại đặc biệt là kiến thức liên quan đến nhập khẩu, ngoại ngữ là một việc làm cần thiết và quan trọng đối với các cán bộ xuất nhập khẩu. Ngoài ra, những kỹ năng đàm phán đối với cán bộ trực tiếp đàm phán cũng vô cùng quan trọng. Trong đàm phán sách l-ợc chung là giấu kín bối cảnh của mình thăm dò bối cảnh của đối ph-ơng. Thời gian đàm phán cũng phải cân nhắc tuỳ theo từng hợp đồng, qua quan sát thái độ của đối ph-ơng và sử dụng “điểm chết” để ra quyết định. Trong đàm phán, sách l-ợc đàm phán nên biến hoá theo thời gian, địa điểm, môi tr-ờng đàm phán. Tuy nhiên, sách l-ợc cơ bản nhất vẫn có ý nghĩa chỉ đạo phổ biến:
+ Tạo ra sự cạnh tranh, cần cho đối ph-ơng biết họ không phải là bạn hàng duy nhất.
+ Từng b-ớc tiến tới, cần chia nhỏ mục tiêu của mình, nắm đ-ợc tâm lý đối ph-ơng, từng b-ớc thực hiện mục tiêu chia nhỏ để đi đến mục tiêu tổng quát.
+ Gây áp lực.
+ Nêu ra mục tiêu cao hơn, nêu ra yêu cầu cao hơn mục tiêu dự tính thoả hiệp.
+ Không bộc lộ suy nghĩ của mình mà cần quan sát diễn biến tâm lý của đối ph-ơng để tranh thủ quyền chủ động.
+ Tùy cơ ứng biến.
+ Tránh thỏa thuận nhanh chóng vì việc thoả thuận nhanh chóng sẽ không đủ thời gian để nắm bắt vấn đề.
+ Phải làm cho đối ph-ơng nh-ờng b-ớc mà vẫn đảm bảo thể diện cho họ.
Sự chuẩn bị th-ơng l-ợng này nhằm vào việc lựa chọn thành phần tham gia th-ơng l-ợng cần đ-ợc lựa chọn xuất phát từ một số tính cách cá nhân, có khả năng giao tiếp...và rất cần định ra vai trò mà ng-ời th-ơng l-ợng phải làm. Mục tiêu của th-ơng l-ợng đ-ợc đánh giá tr-ớc:
+ Đánh giá, xác định đ-ợc giới hạn trong đó có thể thảo luận đ-ợc những vấn đề buôn bán, kinh doanh và t- cách ng-ời th-ơng l-ợng.
+ Những thông tin đ-ợc bổ sung để đòi hỏi trong khi th-ơng l-ợng. + Những chiến l-ợc nh-ợng bộ tạo thuận lợi cho sự liên kết trong một chiến l-ợc nhất quán, nó cần đ-ợc chuẩn bị tr-ớc khi đàm phán, th-ơng l-ợng, ký hợp đồng. Hoàn cảnh của th-ơng l-ợng cũng có thể tạo ra thuận lợi cho cuộc đàm pháp
* Trong quá trình th-ơng l-ợng
+ Tiếp cận với khách hàng t-ơng lai, có thể giới thiệu qua thành phần tham gia đàm phán.
+ Trình bày các điều khoản trong hợp đồng đ-a ra những thông tin có tính thuyết phục để gây đ-ợc lòng tin cho đối tác.
+ Nh-ợng bộ, thoả thuận, nhất trí với các điều khoản trong hợp đồng. * Ký kết hợp đồng
Trên cơ sở những thoả thuận trong quá trình th-ơng l-ợng, các bên tham gia đàm phán có thể ký hợp đồng thành văn bản có hiệu lực. Trong ký kết hợp đồng Công ty phải chú trọng đến điều khoản về giá cả và chất l-ợng . Hợp đồng ký cần xem xét chặt chẽ các điều khoản để tránh rắc rối sau này và làm sao phải có lợi nhất cho Công ty và chủ đầu t- trong n-ớc.
* Nhận và kiểm tra hàng hoá:
Việc tiếp nhận và kiểm tra hàng hoá là một b-ớc quan trọng trong công tác nhập khẩu hàng hoá, Công ty cần l-u ý một số vấn đề sau:
- Cán bộ làm thủ tục hải quan phải chuẩn bị đầy đủ thủ tục giấy tờ trình với hải quan tránh mất thời gian đi lại nhiều lần làm chậm tiến độ giao hàng.
- Khi nhận đ-ợc chứng từ nhận hàng của bên n-ớc ngoài cần phải có sự kiểm tra chi tiết đối chiếu với chứng từ mua hàng và phải phù hợp với hợp đồng hai bên đã ký.
- Khi dỡ hàng cán bộ tiếp nhận cần giám sát chặt chẽ tránh mất mát h- hỏng hàng hoá.
- Tr-ờng hợp ch-a biết chính xác mọi h- hỏng, thiệt hại cần có chứng nhận về trọng l-ợng.
- Khi giao hàng cho chủ đầu t- Công ty phải cùng với chủ đầu t- và chuyên gia n-ớc ngoài cho vận hành thử thiết bị và đ-a vào sử dụng. Công ty phải chịu trách nhiệm về việc khiếu nại bên n-ớc ngoài nếu thiết bị không hoạt động đ-ợc.