7. Kết cấu luận văn
3.2.2. Giải pháp hoàn thiện quy trình lựa chọn nhà thầu
Thứ nhất, bổ sung hoàn thiện quy trình lựa chọn nhà thầu: Hiện tại Tổng cục đã ban hành quy trình lựa chọn nhà thầu áp dụng chung cho các gói thầu chào hàng cạnh tranh, đấu thầu rộng rãi sử dụng nguồn vốn ngân sách nhà nước mà chưa có quy trình lựa chọn nhà thầu đối với các gói thầu sử dụng nguồn vốn ODA và các gói thầu khi áp dụng hình thức lựa chọn nhà thầu là chỉ định thầu hay lựa chọn nhà thầu trong trường hợp đặc biệt. Do mỗi loại hình lựa chọn nhà thầu, mỗi nguồn vốn sử dụng có những quy định và nét đặc trưng riêng nên việc xây dựng các quy trình lựa chọn nhà thầu chi tiết, cụ thể cho từng loại hình lựa chọn nhà thầu, cho từng nguồn vốn triển khai trong đó có nguồn vốn ODA là hết sức cần thiết. Quy trình lựa chọn nhà thầu được chuẩn hóa sẽ giúp các đơn vị thực hiện một cách đồng bộ, thống nhất và đem lại hiệu quả cao nhất. Cùng với việc xây dựng quy trình lựa chọn nhà thầu, Tổng cục cũng cần thường xuyên tổ chức thảo luận lắng nghe các ý kiến góp ý để kịp thời có những điều chỉnh, sửa đổi cho phù hợp với thực tiễn. Trong phạm vi nghiên cứu này, tác giả đề xuất giải pháp để hoàn thiện quy trình lựa chọn nhà thầu tại Tổng cục phòng chống thiên tai như sau:
Một là, ban hành quy trình lựa chọn nhà thầu đối với các gói thầu chào hàng cạnh tranh, đấu thầu rộng rãi sử dụng nguồn vốn ODA từ các dự án tài trợ nước ngoài của Tổng cục. Quy trình này được đề xuất như sau:
TT NỘI DUNG ĐƠN VỊ
THỰC HIỆN I CHUẨN BỊ LỰA CHỌN NHÀ THẦU
Bƣớc 1: Lập, thẩm định và phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu
1 Tờ trình phê duyệt kế hoạch LCNT Tổng cục PCTT
2 Thẩm định KHLCNT Vụ Tài chính – Bộ NN
3 Quyết định phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu Bộ Nông nghiệp
Bƣớc 2: Lập hồ sơ yêu cầu và trình E-HSDT
5 E-HSMT BQLDA
6 Báo cáo thẩm định E-HSMT Vụ KHTC
7 Quyết định phê duyệt E-HSMT Tổng cục PCTT
II TỔ CHỨC LỰA CHỌN NHÀ THẦU Bƣớc 3: Đăng tải thông báo lên mạng đấu thầu
8 Thông báo mời thầu
Bƣớc 4: Thành lập tổ chuyên gia
9 Quyết định Thành lập Tổ chuyên gia đánh giá E-
HSDT BQLDA
10 Cam kết của các chuyên gia Tổ chuyên gia
Bƣớc 5: Mở thầu trên hệ thống mạng ĐTQG
11 Biên bản mở thầu
III ĐÁNH GIÁ HỒ SƠ ĐỀ XUẤT VÀ THƢƠNG THẢO HỢP ĐỒNG Bƣớc 6: Đánh giá E-HSDT
12 Yêu cầu làm rõ E-HSDT (nếu có) BQLDA
13 Báo cáo đánh giá của tổ chuyên gia Tổ chuyên gia
Bƣớc 7: Trình, thẩm định, phê duyệt và công khai kết quả lựa chọn nhà thầu
14 Biên bản thương thảo hợp đồng BQLDA + Nhà thầu 15 Tờ trình phê duyệt KQ lựa chọn nhà thầu BQLDA
16 Báo cáo thẩm định Vụ KHTC Vụ KHTC
17 Quyết định phê duyệt KQ lựa chọn nhà thầu Tổng cục PCTT
18 Thông báo trúng thầu BQLDA
19 Công khai kết quả lên mạng đấu thầu BQLDA
Bƣớc 8: Hoàn thiện và ký kết hợp đồng
20 Soạn thảo hợp đồng và ký kết hợp đồng BQLDA + Nhà thầu 21 Biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng BQLDA + Nhà thầu
Sơ đồ 3.1 Quy trình chào hàng cạnh tranh và đấu thầu rộng rãi qua mạng các gói thầu thuộc nguồn vốn ODA
Hai là, ban hành quy trình lựa chọn nhà thầu đối với trường hợp lựa chọn nhà thầu theo hình thức chỉ định thầu và đặc biệt áp dụng chung cho các gói thầu sử dụng nguồn vốn ngân sách nhà nước và các gói thầu sử dụng nguồn vốn ODA. Đây là quy trình lựa chọn nhà thầu không quá phức tạp nhưng trong bối cảnh thiên tai luôn diễn ra dị thường, không có quy luật và có xu hướng ngày càng tăng Tổng cục sẽ có rất nhiều gói thầu được lựa chọn theo hình thức chỉ định thầu và đặc biệt do đó cần phải có quy trình lựa chọn
nhà thầu thống nhất để vừa đảm bảo được yêu cầu cấp bách nhưng cũng lựa chọn được các nhà thầu có kinh nghiệm và năng lực tốt nhất. Quy trình lựa chọn nhà thầu trong trường hợp chỉ định thầu và đặc biệt được đề xuất như sau:
TT NỘI DUNG
ĐƠN VỊ THỰC HIỆN Nguồn ODA Ngân sách nhà
nƣớc I CHUẨN BỊ LỰA CHỌN NHÀ THẦU
Bƣớc 1: Lập, thẩm định và phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu
1 Tờ trình phê duyệt kế hoạch LCNT Tổng cục PCTT/ Văn phòng thường trực
2 Thẩm định KHLCNT Vụ Tài chính –
Bộ NN
Vụ Kế hoạch Tài chính
3 Quyết định phê duyệt kế hoạch lựa chọn
nhà thầu Bộ Nông nghiệp
Tổng cục PCTT
Bƣớc 2: Xây dựng tiêu chí đánh giá
4 Xây dựng tiêu chí đánh giá phù hợp với yêu
cầu của gói thầu BQLDA
Đơn vị trực thuộc Tổng cục
II TỔ CHỨC LỰA CHỌN NHÀ THẦU Bƣớc 3: Thành lập tổ chuyên gia
5 Quyết định Thành lập Tổ chuyên gia đánh
giá BQLDA
Đơn vị trực thuộc Tổng cục
6 Cam kết của các chuyên gia Tổ chuyên gia Tổ chuyên gia
Bƣớc 4: Mời nhà thầu nộp hồ sơ năng lực
7 Thư mời nhà thầu nộp hồ sơ năng lực BQLDA Đơn vị trực thuộc Tổng cục
Bƣớc 5: Đánh giá Hồ sơ năng lực
8 Yêu cầu bổ sung Hồ sơ (nếu có) BQLDA Đơn vị trực thuộc Tổng cục 9 Báo cáo đánh giá của tổ chuyên gia Tổ chuyên gia Tổ chuyên gia
Bƣớc 6: Trình, phê duyệt và công khai kết quả lựa chọn nhà thầu
10 Biên bản thương thảo hợp đồng BQLDA + Nhà thầu
Đơn vị trực thuộc TC + nhà
thầu 11 Tờ trình phê duyệt KQ lựa chọn nhà thầu BQLDA Đơn vị trực
thuộc TC 12 Quyết định phê duyệt KQ lựa chọn nhà
thầu Tổng cục PCTT
Văn Phòng thường trực
13 Thông báo trúng thầu BQLDA Đơn vị trực
thuộc TC 14 Công khai kết quả lên mạng đấu thầu BQLDA Đơn vị trực
thuộc TC
Bƣớc 7: Hoàn thiện và ký kết hợp đồng
15 Soạn thảo hợp đồng và ký kết hợp đồng BQLDA + Nhà thầu
VPTT + Nhà thầu 16 Biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng BQLDA + Nhà
thầu
VPTT + Nhà thầu
Sơ đồ 3.2 Quy trình lựa chọn nhà thầu trong trƣờng hợp áp dụng hình thức lựa chọn nhà thầu chỉ định thầu và đặc biệt
Thứ hai, chú trọng đến việc xây dựng hoàn thiện các quy trình về lập báo cáo công tác đấu thầu: Xây dựng các biểu mẫu thống nhất trong việc lập báo cáo công tác đấu thầu, trong báo cáo bao gồm các tiêu chí Tiêu chí về hiệu quả kinh tế, tiêu chí hiệu quả về mặt thời gian, tiêu chí hiệu quả về chất lượng.
Thứ ba, xây dựng quy trình thanh tra, kiểm tra trong đấu thầu trong đó phải chú trọng đến các cơ chế khuyến khích các đơn vị, cá nhân thực hiện tốt và có cả chế tài để xử lí các trường hợp thực hiện chưa tốt, chưa đúng quy định vi phạm trong quản lý hoạt động đấu thầu. Tăng cường việc thanh tra và kiểm tra trong lĩnh vực đấu thầu thuộc phạm vi Tổng cục. Trong trường hợp có những kiến nghị, phản ánh của nhà thầu về tính không minh bạch, lành mạnh cần xác minh, kiểm tra các thông tin cung cấp. Trên cơ sở đó, trường hợp những kiến nghị, phản ánh là đúng cần đưa ra các biện pháp xử lý thích đáng.