Trong quá trình tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh, TSCĐ bị hao mòn và h- hỏng từng chi tiết, từng bộ phận.
Để duy trì và tiếp tục cho tài sản hoạt động bình th-ờng, khôi phục, duy trì năng lực hoạt động thì TSCĐ phải đ-ợc tiến hành sửa chữa.
Tuỳ theo khả năng, điều kiện của doanh nghiệp mà tiến hành công việc sửa chữa theo ph-ơng thức tự làm hay giao thầu.
6.1 Kế toán sửa chữa TSCĐ theo ph-ơng thức tự làm:
Theo ph-ơng thức này các doanh nghiệp phải chi ra các chi phí sửa chữa TSCĐ nh- vật liệu, phụ tùng, tiền l-ơng, BHXH, chi phí khác bằng tiền tuỳ theo mức độ chi phí nhiều hay ít cách hạch toán có khác nhau.
6.1.1 Đối với sửa chữa th-ờng xuyên:
Các chi phí sửa chữa th-ờng ít nên chi phí sửa chữa đ-ợc phản ánh trực tiếp vào chi phí sản xuất kinh doanh của bộ phận có TSCĐ sửa chữa, kế toán ghi:
Nợ TK 627: Chi phí sản xuất chung Nợ TK 641: Chi phí bán hàng
Nợ TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 152,153,111,112,334,338.
6.1.2 Đối với sửa chữa lớn:
Công việc này th-ờng có chi phí sửa chữa nhiều và đ-ợc tiến hành theo kế hoạch, dự toán chi theo từng công trình sửa chữa. Vì vậy để giám chặt chẽ chi phí và giá thành công trình sửa chữa lớn, các chi phí này tr-ớc hết phải đ-ợc tập hợp ở TK 241- Xây dựng cơ bản dở dang (2413- Sửa chữa lớn TSCĐ) chi tiết cho từng công trình, từng công tác sửa chữa lớn.
Căn cứ các chứng từ tập hợp kế toán ghi:
Nợ TK 241: Xây dựng cơ bản dở dang ( 2413) Có TK 152,153,214,334,338.
Khi các công trình sửa chữa lớn hoàn thành,giá trị thực tế công trình sửa chữa lớn hoàn thành đ-ợc kết chuyển vào tài khoản chi phí trả tr-ớc dài hạn và chi phí phải trả về sửa chữa lớn TSCĐ.
- Nếu doanh nghiệp không áp dụng trích tr-ớc chi phí sửa chữa lớn: + Kết chuyển giá trị thực tế công trình sửa chữa lớn hoàn thành:
Nợ TK 242: Chi phí trả tr-ớc dài hạn
Có TK 241: Xây dựng cơ bản dở dang ( 2413). + Số chi phí sửa chữa lớn phân bổ dần hàng kỳ vào chi phí SXKD:
Nợ TK 627: Chi phí sản xuất chung Nợ TK 641: Chi phí bán hàng
Nợ TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 242: Chi phí trả tr-ớc dài hạn.
- Nếu doanh nghiệp thực hiện việc trích tr-ớc chi phí sửa chữa lớn TSCĐ: + Căn cứ kế hoạch trích tr-ớc Chi phí sửa chữa lớn vào chi phí SXKD:
Nợ TK 627: Chi phí sản xuất chung Nợ TK 641: Chi phí bán hàng
Nợ TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp
+ Khi công trình sửa chữa lớn hoàn thành căn cứ giá trị quyết toán công trình sửa chữa xong kế toán ghi:
Nợ TK 335: Chi phí phải trả (Chi tiết trích tr-ớc SCL- TSCĐ) Có TK 241: Xây dựng cơ bản dở dang ( 2413)
+ Cuối niên độ xử lý chênh lệch giữa khoản trích tr-ớc và chi phí sửa chữa lớn thực tế phát sinh theo quy định hiện hành của cơ chế tài chính
• Nếu số trích tr-ớc lớn hơn thực tế phát sinh thì số chênh lệch đ-ợc ghi giảm chi phí:
Nợ TK 335: Chi phí phải trả Có TK 627,641,642.
• Nếu số chi thực tế phát sinh lớn hơn số trích tr-ớc thì số chênh lệch đ-ợc tính vào chi phí:
Nợ TK 627,641,642
Có TK 335: Chi phí phải trả.
6.2 Kế toán sửa chữa TSCĐ theo ph-ơng thức cho thầu:
Khi công việc sửa chữa bên ngoài làm thì doanh nghiệp phải tiến hành ký kết hợp đồng sửa chữa với ng-ời nhận thầu. Hợp đồng phải quy định rõ về thời gian giao nhận TSCĐ để sửa chữa, nội dung, thời hạn bàn giao, số tiền phải thanh toán.
- Căn cứ hợp đồng sửa chữa và biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành ghi số tiền phải trả cho ng-ời nhận thầu:
Nợ TK 241: Xây dựng cơ bản dở dang ( 2413) Có TK 331: Phải trả cho ng-ời bán .
Tuỳ thuộc vào doanh nghiệp có hay không trích tr-ớc chi phí sửa chữa lớn để kết chuyển chi phí thực tế về sửa chữa lớn vào TK 242- Chi phí trích tr-ớc dài hạn hoặc TK 335- Chi phí phải trả t-ơng tự với ph-ơng thức tự làm.
Cần đ-ợc chú ý các công trình sửa chữa phục hồi, nâng cấp, cải tạo làm tăng năng lực và kéo dài thời gian hoạt động của TSCĐ thì phải đ-ợc quản lý và hạch toán nh- công tác đầu t- xây dựng cơ bản không đ-ợc coi là sửa chữa lớn TSCĐ và hạch toán nh- chi phí sửa chữa vào SXKD.