2. CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG CHẤT LƯỢNG NGUỒN NHÂN
2.3.4. Tiêu chuẩn và cách thức đánh giá về chất lượng nguồn nhân lực tại Tổng công
công ty xuất nhập khẩu tổng hợp Vạn Xuân.
2.3.4.1. Các tiêu chuẩn thực hiện công việc
Trong quy trình đánh giá thực hiện công việc, đầu tiên là phải xây dựng các tiêu chuẩn thực hiện công việc, cụ thể là phải xác định các yêu cầu cơ bản khi thực hiện công việc cho đối tượng được đánh giá. Các tiêu chuẩn trong đánh giá mức độ hoàn thành công việc của cán bộ tại Tổng công ty VAXUCO nay được xây dựng dựa trên quy định về chức năng, nghiệm vụ của từng bộ phận đã được nêu rõ trong QĐ 12/2011 của Tổng cổng ty ban hành quy chế làm việc của từng bộ phận thuộc Tổng công ty.
Các tiêu chuẩn như sau:
- Hiểu rõ xác thông tư nghị định có liên quan tới công việc của mình.
- Thường xuyên cập nhật thông tin, văn bản có liên quan của đối tác hay cơ quan chức năng có liên quan.
- Thường xuyên cập nhật kiến thức và liên hệ với thực tiễn.
- Sử dụng phương tiện, công nghệ, trang thiết bị máy móc thành thạo. - Đảm bảo đúng giờ giấc và thời gian quy định.
- Đảm bảo chất lượng kiểm tra, nghiệm thu hàng hóa theo tiêu chuẩn Việt Nam. - Đảm bảo đúng tiến độ được giao.
- Đảm bảo an toàn lao động.
- Thường xuyên báo cáo tình hình thực hiện công việc. - Tiết kiệm vật tư, điện nước.
Mức cho điểm cụ thể như sau: 1 điểm: Kém, còn thiếu sót nhiều
2 điểm: Trung bình, mới đạt được ở mức cơ bản 3 điểm: Khá, cần hoàn thiện
4 điểm: Tốt, có đầy đủ khả năng
5 điểm: Rất tốt, đã hoàn thiện ở mức độ cao nhất.
Tuy nhiên hiện nay chưa có văn bản cụ thể quy định rõ các yêu cầu thực hiện công việc trên.
2.3.4.2. Cách thức đánh giá mức độ thực hiện công việc
Hàng năm, Tổng công ty sẽ tiến hành đánh giá thành tích công tác của toàn thể nhân viên với mục đích cung cấp thông tin phản hồi cho nhân viên biết mức độ hoàn thành công tác của mình so với các tiêu chuẩn được giao, giúp nhân viên nhận ra và sửa chữa những sai lầm trong năm, cung cấp các thông tin làm cơ sở cho công tác đào tạo trong năm sau, đồng thời trả lương, tăng lương, khen thưởng cho nhân viên hợp lý hơn.
các phòng ban khác sau đó sẽ làm báo cáo tổng hợp gửi Ban Giám đốc để có phương án nhắc nhở, chỉnh sửa.
Căn cứ vào phần cơ sở lý thuyết ở chương một và vào công tác đánh giá thực hiện công việc của Tổng công ty VAXUCO, có thể nhận thấy Tổng công ty đang sử dụng cách thức ghi chép các sự kiện quan trọng để đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên.
Dưới đây là mẫu Báo cáo tổng hợp hàng tuần và hàng tháng về tình hình thực hiện nội quy, quy định của cán bộ thuộc Tổng công ty VAXUCO.
Bảng 2.12. Báo cáo tổng hợp tình hình thực hiện quy định
TỔNG HỢP TÌNH HÌNH THỰC HIỆN QUY ĐỊNH (Từ ngày… đến ngày…) TT Thực hiện quy định (Khuyết điểm) Phòng ban Vị trí Họ tên/ Mã NV Ghi chú
1 Đảm bảo thời gian quy định 2 Hiểu rõ thông tư, nghị định 3 Nắm vững tiêu chuẩn
4 Cập nhật văn bản có liên quan 5 Cập nhật kiến thức mới
6 Sử dụng thành thạo trang thiết bị 7 Đảm bảo tiến độ
8 Đảm bảo an toàn lao động 9 Báo cáo theo quy định 10 Thực hành tiết kiệm
Người lập Trưởng phòng
Nhìn chung, đa số cán bộ nhân viên của Tổng công ty chưa thật sự hài lòng với quy định về công tác thanh tra, theo dõi việc chấp hành nội quy, quy định và đánh giá mức độ hoàn thành công việc của Tổng công ty. Theo khảo sát( tham khảo phụ lục 2) vẫn có 1% người được hỏi cảm thấy bảng kết quả đánh giá này thiếu công bằng, Tỷ lệ 75% người đánh giá cảm thấy bình thường. Chỉ có 37% người được hỏi cảm thấy kết quả này công bằng và chính xác. Điều này cho thấy việc đánh giá này vẫn còn dựa nhiều vào cảm tính của người đánh giá- cụ thể là quản lý, phó trưởng phòng, ban lãnh đạo.
Bảng 2.13. Nhận xét mức độ công bằng của “kết quả đánh giá hiệu quả công việc hàng năm của Tổng công ty” của CNV trong công ty
Nội dung Số người trả lời Tỷ lệ %
Thiếu công bằng và chính xác 1 1
Bình thường 75 63
Rất công bằng và chính xác 44 37
Tổng 120 100
2.3.4.3. Chu kỳ đánh giá kết quả thực hiện công việc
Hàng ngày, lãnh đạo chỉ huy các phòng ban luôn bám sát hoạt động của người lao động, luôn theo sát tình hình công việc để kịp thời có biện pháp tháo gỡ giải quyết khắc phục. Cán bộ của phòng ban hoặc người có trách nghiệm sẽ ghi lại toàn bộ tình hình chấp hành nội quy quy định và quá trình thực hiện công việc của đội ngũ nhân viên tại văn phòng cũng như hiện trường. Cuối mỗi tuần và cuối mỗi tháng, sẽ tổng hợp lại, lập báo cáo trình lên phòng kế hoạch tổng hợp. Trong buổi họp giao ban hàng tuần, những lỗi sai phạm lớn, lặp lại nhiều lần sẽ được Ban Giám đốc nhắc nhở, từ đó các phòng ban sẽ tìm ra nguyên nhân và có phương án điều chỉnh, rút kinh nghiệm.
Trên cơ sở kết quả đó, trong hội nghị tổng kết 6 tháng đầu năm và cuối năm sẽ có bình xét thi đua khen thưởng đối với nhân viên có kết quả tốt và chấn chỉnh hoặc có hình thức kỷ luật đối với cá nhân chưa tốt.
2.3.4.4. Bộ phận phụ trách làm công tác đánh giá thực hiện công việc
Lựa chọn và đào tạo người đánh giá là rất quan trọng, đó là nhân tố ảnh hưởng trực tiếp tới kết quả và hiệu quả của công tác đánh giá thực hiện công việc. Tổng công ty VAXUCO hiện chưa có đơn vị thống nhất đảm nhiệm công tác đánh giá thực hiện công việc của nhân viên. Căn cứ trên nhiệm vụ, chức năng của các phòng ban, có thể nhận thấy có 2 đơn vị hiện đang tiến hành rời rạc các hoạt động liên quan đến công tác này đó là: Phòng kế hoạch tổng hợp và các lãnh đạo phòng ban, chỉ huy phòng ban.
Phòng kế hoạch tổng hợp là nơi tổng hợp ý kiến đánh giá từ các phòng khác gửi về. Sau khi tập hợp sẽ lập báo cáo trình Ban giám đốc.
Các trưởng phòng ban và ban chỉ huy sẽ là người trực tiếp đánh giá nhân viên của mình, sau đó tập hợp lại gửi phòng kế hoạch tổng hợp.