Khi các nhóm mục tiêu được xác định càng chi tiết thì các tài liệu thông tin lưu ý đặc thù của chúng sẽ càng chính xác và kết quả là công tác đưa thông tin tới người dùng càng hiệu quả. Bên cạnh đó việc chuẩn bị các tài liệu riêng biệt đối với từng nhóm có thể phải tốn nhiều sức lực và thời gian. Vì vậy đối với bài toán tài liệu cung cấp cho các nhóm mục tiêu khác nhau cần có sự tiếp cận hợp lý. Trong một số trường hợp chỉ cần một hoặc hai tài liệu là đủ.
48
Trong trường hợp phổ biến sau rộng thông tin chỉ cần chuẩn bị ba hoặc bốn tài liệu là đủ. Điều này phụ thuộc vào độ phức tạp và tính chi tiết.
Mức độ đầu tiên thường là mức độ được chuẩn bị kỹ lưỡng. Tiêu chuẩn chất lượng ở đây gần với tiêu chuẩn của một bài báo khoa học. Nó chứa các trích dẫn cần thiết, mô tả phương pháp hay tài liệu tham khảo có mô tả các phương pháp như vậy. Báo cáo thông tin loại này phải đáp ứng được những yêu cầu khó tính nhất của các chuyên gia. Sự có mặt của các công trình như vậy đặc biệt quan trọng nếu kết quả của bạn được nhiều người trích dẫn và tham khảo. Tuy nhiên nếu vấn đề không chỉ có ý nghĩa về mặt khoa học mà còn ý nghĩa về mặt xã hội thì tài liệu như vậy là chưa đủ. Khả năng tiếp nhận đối với đại đa số người dùng là giới hạn và rất khó phổ biến nếu khối lượng của nó quá lớn. Thậm chí nếu một số mục của nó có phần tóm tắt nội dung nhưng với khối lượng lớn quá cũng rất khó tiếp nhận.
Chính vì vậy cần thiết phải chuẩn bị báo cáo thông tin ở mức độ khác. Đây có thể là
báo cáo nội dung ngắn gọn, không chứa đựng các công thức phức tạp nhưng phản ánh được các kết quả chính của nghiên cứu. Trong văn bản này không nên đi vào chi tiết quá. Ngôn ngữ của báo cáo tóm tắt, một mặt không được mất đi tính khoa học, nhưng mặt khác phải từ bỏ cách trình bày chi tiết, những biến đổi kỹ thuật phức tạp, thay vào đó phải ngắn ngọn và dễ hiểu đối với những người không phải là chuyên gia. Tài liệu như vậy nên được trình bày trong các tời bướm hay cuốn sách nhỏ. Tài liệu như vậy sẽ là sự bổ sung rất tốt đi kèm các bức thư gửi tới các cơ quan nhà nước hay các tổ chức xã hội nghiên cứu những vấn đề tương tự, những người cùng chí hướng đang rất cần những thông tin như vậy.
Cuối cùng là mức độ thứ ba trong việc chuẩn bị tư liệu – “tư liệu báo chí”. Ở đây hình thức của tư liệu phụ thuộc vào các mục tiêu và nhiệm vụ của dự án, cũng như phụ thuộc vào đối tượng tiếp nhận tư liệu. Bạn có thể chuẩn bị bài đăng báo, video, truyền đơn hay một tờ thông tin. Trong tài liệu như vậy các khuyến cáo thực tế, những lời kêu gọi biến thành hành động thực tế rất quan trọng. Tài liệu này phải sáng sủa, ngắn ngọn, dễ dàng tiếp nhận khi thông báo tầm quan trọng của vấn đề. Tất nhiên trong các bài báo loại này không thể đòi hỏi tính chặt chẽ về mặt khoa học. Bạn cần phải có sự chuẩn bị luận chứng nội dung của tài liệu như vậy thông qua các tài liệu khác.