Là một doanh nghiệp hoạt động kinh doanh th-ơng mại, công tác hạch toán kế toán tại Công ty hiện nay đ-ợc áp dụng theo đúng chế độ kế toán do Bộ Tài chính ban hành, đó là “ Hệ thống chế độ kế toán doanh nghiệp" áp dụng thống nhất trong cả n-ớc từ ngày 1/1/1996 (Quyết định số 1141 TC/QĐ/CĐKT) và một số sửa đổi bổ sung về hệ thống Báo cáo tài chính theo quyết định số 167/QĐ- BTC) ngày 25/10/2000.
2.1 Chứng từ.
Công ty vận dụng đầy đủ các chứng từ mà một doanh nghiệp th-ơng mại sử dụng.
- Chứng từ về quỹ: Phiếu thu, phiếu chi, biên bản kiểm kê quỹ, giấy nộp tiền, giấy đề nghị thanh toán tạm ứng,....
Báo cáo thực tập tổng hợp Đỗ Thị Thu
- Chứng từ bán hàng và quản lý: Hoá đơn bán hàng, hoá đơn phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, hoá đơn tiền điện, hoá đơn tiền n-ớc, hoá đơn GTGT dịch vụ viễn thông, giấy biện nhận,...
- Tài sản cố định: Biên bản giao nhận tài sản cố định, biên bản thanh lý tài sản cố định, bảng trích khấu hao....
- ...
Ngoài các chứng từ theo quy định, Công ty còn có:
- Báo cáo doanh số bán hàng, báo cáo tổng hợp xuất, nhập, tồn,...
- Bảng kê thanh toán tiền hoa hồng, bảng kê chi tiết c-ớc vận chuyển.
- ...
2.2 Chế độ tài khoản.
Theo quy định của Bộ Tài chính, Công ty mở đầy đủ các tài khoản cấp 1, cấp 2 và mặc định trong phần mềm kế toán trên máy. Bên cạnh đó, do địa bàn hoạt động rộng, đối t-ợng theo dõi khá lớn và đa dạng nên Công ty đã chi tiết TK chủ yếu đến cấp 4 và 5, thậm chí có tài khoản đ-ợc chi tiết đến cấp 6 (nh- TK 131, 331). Hầu hết các tài khoản đ-ợc chi tiết theo đối t-ợng thanh toán, ngoài ra chi tiết theo nội dung, đặc điểm của tài khoản.
2.3. Hệ thống báo cáo tài chính: Hiện nay doanh nghiệp lập các báo cáo tài chính sau: chính sau:
- Bảng cân đối kế toán
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh - Thuyết minh báo cáo tài chính
2.4. Tổ chức bộ sổ kế toán.
Căn cứ vào quy mô tổ chức và trình độ chuyên môn của cán bộ kế toán, Công ty sử dụng hình thức Nhật ký chung và hạch toán theo ph-ơng pháp kê khai th-ờng xuyên.
Các sổ kế toán bao gồm: sổ cái tài khoản, sổ nhật ký chung, bảng cân đối số phát sinh, bảng thuyết minh báo cáo tài chính...
Báo cáo thực tập tổng hợp Đỗ Thị Thu + áp dụng hình thức ghi sổ này sẽ giảm nhẹ khối l-ợng ghi chép, thuận tiện cho việc kiểm tra đối chiếu số liệu.
Sơ đồ3: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung.
Ghi chú:
Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng: Quan hệ đối chiếu:
3. qui trình hạch toán một số phần hành kế toán chủ yếu.
Một số phần hành chủ yếu trong doanh nghiệp :
Phần hành TSCĐ
Phần hành mua bán hàng hoá
Chứng từ gốc
Sổ cái
Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ nhật ký chung Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo tài chính
Báo cáo thực tập tổng hợp Đỗ Thị Thu
3.1 Phần hành TSCĐ:
Cũng nh- các doanh nghiệp th-ơng mại khác, tỷ trọng tài sản cố định trong tổng tài sản của doanh nghiệp th-ờng hơn so với tài sản l-u động. Trong năm 2002 tổng giá trị TSCĐ của Công ty là 20,315 tỷ đồng, chiếm 13% tổng tài sản. Do đặc điểm kinh doanh của mình, phần lớn giá trị TSCĐ của công ty là quyền sử dụng đất, kho tàng, bến bãi, đ-ờng sắt và đội xe của xí nghiệp vận tải.
Trong mỗi niên độ kế toán, các nghiệp vụ về tăng, giảm TSCĐ không lớn, giá trị phát sinh không nhiều.
• Các nghiệp vụ về TSCĐ phát sinh trong Công ty bao gồm: Mua TSCĐ, thanh lý, nh-ợng bán TSCĐ, sửa chữa và xây dựng cơ bản.
• Các chứng từ sử dụng trong việc quản lý TSCĐ gồm:
- Biên bản giao nhận TSCĐ:chứng từ này đ-ợc sử dụng trong tr-ờng hợp giao nhận TSCĐ tăng do mua ngoài, do xây dựng cơ bản hoàn thành bàn giao.
- Biên bản thanh lý TSCĐ: Biên bản dùng để ghi chép các nghiệp vụ thanh lý kể cả tr-ờng hợp nh-ợng bán.
- Biên bản giao nhận sửa chữa hoàn thành: Là biên bản theo dõi khối l-ợng sửa chữa lớn hoàn thành kể cả sửa chữa nâng cấp TSCĐ.
Đối với các chi phí sửa chữa phát sinh trong kỳ, tại nơi phát sinh sẽ tập hợp chi phí và gửi lên cho kế toán TSCĐ làm căn cứ vào sổ. Riêng chi phí sửa chữa lớn đều đã đ-ợc trích tr-ớc theo kế hoạch của Công ty
- Biên bản đánh giá lại TSCĐ: Biên bản này có thể đi kèm biên bản kiểm kê TSCĐ.
- Chứng từ tính và phân bổ khấu hao. Để tính và phân bổ chi phí khấu hao, hàng tháng kế toán TSCĐ phải có trách nhiệm lập “ Báo cáo tình hình tăng, giảm TSCĐ” và “ Bảng tính khấu hao TSCĐ”.
Theo Bộ Tài chính TSCĐ phải đ-ợc theo dõi trên thẻ TSCĐ nh-ng Công ty không dùng đến loại sổ này do TSCĐ của Công ty không biến động th-ờng xuyên vì thế TSCĐ chi theo dõi trên sổ chi tiết TSCĐ là một việc làm hợp lý.
Báo cáo thực tập tổng hợp Đỗ Thị Thu • Nhiệm vụ của kế toán TSCĐ là:
- Phân loại và đánh giá TSCĐ theo đúng chế độ.
-Tổ chức hạch toán ban đầu các nghiệp vụ tăng giảm và khấu hao TSCĐ.
-Tổ chức hệ thống sổ kế toán chi tiết và tổng hợp để hạch toán các nghiệp vụ tăng giảm để hạch toán tài sản cố định.
-Thực hiện tốt các chế độ báo cáo.
Sơ đồ 4: Qui trình hạch toán phần hành TSCĐ
• Quá trình vào sổ các nghiệp vụ về TSCĐ đựơc thực hiện nh- sau: Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ tăng giảm và khấu hao TSCĐ, kế toán vào sổ Nhật ký chung và sổ chi tiết TSCĐ. Sau đó, lấy số liệu từ Nhật ký chung để vào Sổ cái các TK211,TK212, TK213, TK214. Cuối tháng, kế toán lấy số liệu từ Sổ cái lập Bảng cân đối số phát sinh, lấy số liệu từ sổ chi tiết TSCĐ để lập bảng bảng tổng
Chứng từ tăng, giảm và KHTSCĐ Nhật ký chung Sổ chi tiết TSCĐ Sổ cái 211,212 213,214 Bảng tổng hợp chi tiết TSCĐ Bảng CĐ số phát sinh
Báo cáo tài chính
Báo cáo thực tập tổng hợp Đỗ Thị Thu Đối chiếu giữa Sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết để đảm bảo tính khớp đúng của số liệu, sau đó dùng số liệu trên Bảng cân đối số phát sinh và bảng tổng hợp chi tiết để lập Báo cáo tài chính.
Báo cáo thực tập tổng hợp Đỗ Thị Thu Mẫu sổ 1:
Tổng cty xmvn
Cty vtktxm Sổ chi tiết danh mục TSCĐ
Số TT Tên đơn vi sử dụng
Ghi tăng TSCĐ Khấu hao TSCĐ Ghi giảm TSCĐ
Chứng từ Tên TS N-ớ c SX Thán g năm đ-a vào SD Số hiệ u TS C Đ Ng giá TSC Đ KH KH đã tính đếnkhi ghi giảm TSCĐ Chứng từ Lý do giảm TSCĐ SH NT Tỷ (% )KH lệ Mức KH SH NT 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 Cộng
Ng-ời ghi sổ Kế toán tr-ởng
( ký, họ tên) ( ký, họ tên)
Báo cáo thực tập tổng hợp Đỗ Thị Thu
3.2 Phần hành mua- bán hàng hoá:
• Các chứng từ sử dụng trong phần hành mua - bán hàng hóa:
- Hóa đơn mua hàng( Hóa đơn GTGT )
- Hóa đơn bán hàng
- Hợp đồng cung cấp
- Hợp đồng mua hàng
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển xi măng nội bộ: Chứng từ này đ-ợc sử dụng khi xuất xi măng về Hà Nội hoặc các chi nhánh.
- Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý: đ-ợc sử dụng khi xuất xi măng cho các đại lý
- Phiếu nhập kho
- Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá bán ra
- Bảng kê giao nhập xi măng tại kho ( hoặc tại cửa hàng)
Kế toán mua- bán hàng hoá có nhiệm vụ:
-Tổ chức phân loại,đánh giá hợp lý hàng hoá, luân chuyển và dự trữ. Từ đó, xác định thống nhất đối t-ợng hạch toán, quản lý và xác định giá trị ghi sổ.
-Lựa chọn ph-ơng pháp hạch toán.
-Tổng hợp xử lý số liệu kế toán từ chứng từ gốc để lập báo cáo, đánh giá thực hiện kế hoạch luân chuyển.
Báo cáo thực tập tổng hợp Đỗ Thị Thu
Sơ đồ 5: Qui trình hạch toán phần hành kế toán mua bán hàng
Quá trình vào sổ các nghiệp vụ về TSCĐ đựơc thực hiện nh- sau: Hàng ngày, căn cứ vào chứng mua - bán hàng kế toán vào sổ Nhật ký chung và Sổ hạch toán chi tiết hàng hoá. Sau đó, lấy số liệu từ Nhật ký chung để vào Sổ cái cácTK156, TK632. Cuối tháng, kế toán lấy số liệu từ Sổ cái lập Bảng cân đối số phát sinh Đối chiếu giữa Sổ cái và Sổ hạch toán chi tiết hàng hoá để đảm bảo tính khớp đúng của số liệu, sau đó dùng số liệu trên Bảng cân đối số phát sinh và Sổ hạch toán chi tiết hàng hoá để lập Báo cáo tài chính.
Chứng từ gốc nhập-xuất hàng hoá
Nhật ký chung
Hạch toán chi tiết hàng hoá Sổ cái tài khoản
156,632
Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo thực tập tổng hợp Đỗ Thị Thu Mẫu sổ 2:
Tổng cty XMVN Sổ cái
Cty VTKTXM TK .632
Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Nợ Có
Kết chuyển giá vốn hàng mua, bán ra Phân bố chi phí thu mua cho hàng bán ra
1561
Cộng phát sinh K/C sang TK 911
3.3 Phần hành về thanh toán:
Phần hành kế toán thanh toán là một trong những phần hành có qui mô lớn với số l-ợng chứng từ nhiều, hệ thống tài khoản đ-ợc chi tiết đến cấp 6. Các mối quan hệ trong Công ty bao gồm: Thanh toán với nhà cung cấp; thanh toán với ng-ời mua; thanh toán với CNV; thanh toán với Nhà n-ớc.
• Trong mối quan hệ thanh toán, các chứng từ nguồn đ-ợc sử dụng khác nhau, cụ thể nh- sau:
-Để thanh toán với nhà cung cấp, Công ty căn cứ vào: Các hợp đồng kinh tế, biên bản thực hiện hợp đồng, biên bản giao nhận áp tải hàng, hoá đơn mua hàng hoá dịch vụ.
-Trong quan hệ thanh toán với khách hàng, chứng từ sử dụng bao gồm: Hợp đồng kinh tế, hoá đơn bán hàng.
-Trong quan hệ thanh toán với CNV, ngoài các bảng tính l-ơng còn có đơn xin tạm ứng, giấy thanh toán tiền tạm ứng…
-Đối với Nhà n-ớc, chứng từ gồm các hoá đơn bán hàng, hoá đơn mua hàng và một số chứng từ khác.
Trong bất kỳ mối quan hệ thanh toán nào, thủ tục thanh toán đ-ợc thực hiện nh- sau: Kế toán thanh toán xác minh các chứng từ xin thanh toán, từ đó lập
Báo cáo thực tập tổng hợp Đỗ Thị Thu phiếu Chi ( phiếu Thu). Phiếu Thu ( phiếu Chi) phải đ-ợc sự ký duyệt của Kế toán tr-ởng tr-ớc khi thủ quĩ thu (chi) tiền.
Bên cạnh việc xử lý thông tin kế toán thanh toán trên kế toán máy, Công ty còn tổ chức theo dõi thanh toán chi tiết bằng thủ công. Nhờ đó tạo sự đối chiếu th-ờng xuyên số liệu trong máy với số liệu kế toán thủ công và các quan hệ đối chiếu khác.
Kế toán thanh toán còn có nhiệm vụ: Đôn đốc thanh toán dứt điểm các khoản nợ tạm ứng, nợ phải thu. Các khoản nợ tạm ứng quá hạn dây d-a kéo dài, cuối tháng tính lãi, báo nợ cho từng cá nhân, tổ chức.
• Quy trình ghi sổ đ-ợc khái quát qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 6: Qui trình hạch toán phần hành thanh toán
Hằng ngày, căn cứ vào các chứng từ thanh toán nh- các phiếu Thu, phiếu Chi, hoá đơn mua, bán hàng…kế toán ghi vào sổ Nhật ký chung, sau đó từ Nhật ký chung lấy số liệu ghi vào Sổ cái các tài khoản 131,331,333,141 và Sổ chi tiết thanh toán.Cuối tháng lấy số liệu từ Sổ cái các TK lập bảng cân đối số phát sinh,
Chứng từ gốc
Nhật ký chung sổ chi tiết thanh toán
Sổ cái các tài khoản thanh toán
Bảng tổng hợp chi tiết
Báo cáo thực tập tổng hợp Đỗ Thị Thu Sổ chi tiết đ-ợc mở để theo dõi chi tiết đối với các nhà cung cấp và vơi các khách hàng quan trọng, th-ờng xuyên
Đối chiếu giữa Sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết để đảm bảo tính khớp đúng của số liệu, sau đó là dùng để lập các báo cáo tài chính.
Mẫu sổ: Tổng Công ty Xi măng VN Công ty VTKT Xi măng Sổ chi tiết TK 33141014- c-ớc vận chuyển xi măng Số CT Ngày CT Ngày
ghi sổ Diễn giải Đối ứng
Phát sinh Nợ
Phát
sinh Có Số d-
Cộng
Ng-ời ghi sổ Kế toán tr-ởng
( ký, họ tên) ( ký, họ tên)
Những phần hành kế toán đã đ-ợc trình bày trên đây là những phần hành chủ yếu, quan trọng của Công ty nên đ-ợc theo dõi riêng bởi các nhân viên kế toán phần hành trên sổ sách và trên phần mềm Excel. Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong Công ty đ-ợc theo dõi tổng hợp trên phần mềm SAS. Hệ thống chứng từ sau khi đ-ợc xử lý đ-a vào máy sẽ lên sổ Nhật ký chung, từ đó máy tự động đ-a số liệu vào các sổ chi tiết có liên quan và cuối cùng là đ-a ra các báo cáo tổng hợp. Qui trình hạch toán tổng hợp đ-ợc thể hiện qua sơ đồ sau:
Báo cáo thực tập tổng hợp Đỗ Thị Thu
Sơ đồ 7: Qui trình hạch toán tổng
Chứng từ gốc Sổ cái Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ nhật ký chung Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo tài chính Phần mềm SAS
Báo cáo thực tập tổng hợp Đỗ Thị Thu
Phần III: một số đánh giá và kiến nghị
1. Một số đánh giá về bộ máy quản lý và công tác kế toán tại Công ty 1.1 Những -u điểm : 1.1 Những -u điểm :
1.1.1 Về tổ chức bộ máy quản lý của Công ty
Thành lập năm 1993, Công ty Vật t- kỹ thuật xi măng có thể nói là một doanh nghiệp trẻ, trải qua 10 năm hoạt động với những biến cố thăng trầm của nền kinh tế thị tr-ờng , nh-ng đã có bề dày thành tích đáng kể trong lĩnh vực kinh doanh vật liệu xây dựng. Công ty vật t- kỹ thuật xi măng với bộ máy quản lý hợp lý, các phòng ban có mối quan hệ mật thiết , hỗ trợ nhau cùng hoạt động, vững vàng đi lên và gặt hái đ-ợc những thành tích đáng khích lệ.Tất cả các phòng ban đều chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Ban Giám đốc. Để giúp việc cho Ban Giám đốc, Công ty có các văn phòng, các ban chức năng đ-ợc tổ chức theo yêu cầu quản lý kinh doanh, quản lý kỹ thuật. Bộ máy tổ chức bao gồm cả hệ thông các cửa hàng, các trung tâm, các trạm, các x-ởng của Công ty.Cơ cấu tổ chức này giúp cho Ban Giám đốc có thể theo dõi sát sao và chính xác những hoạt động nhỏ nhất, cụ thể và sát thực nhất của Công ty.
Để phù hợp với nền kinh tế thị tr-ờng và tạo khả năng cạnh tranh, Công ty luôn tinh giảm bộ máy tổ chức cho phù hợp hơn. Đặc biệt,Công ty phải chú trọng đến đội ngũ nhân viên bán hàng bởi vì họ chính là những ng-ời trực tiếp xúc với khách hàng. Họ phải chính là những ng-ời trực tiếp năm bắt nhu cầu của thị tr-ờng. Vì vậy, mở một lớp học về tìm hiểu thị tr-ờng và kinh doanh là một việc làm thiết yếu đối với Công ty hiện nay.