TTBYT là hàng hóa đặc biệt, chúng ta không thể coi công tác TTB chỉ là thuộc khâu hậu cần, cung ứng đơn thuần mà phải coi là công tác đảm bảo và đƣa tiến bộ kỹ thuật vào bệnh viện để nâng cao chất lƣợng khám chữa bệnh. Do vậy, bệnh viện cần phải tăng cƣờng công tác quản lý TTB với các nội dung sau:
1.3.1.1. Quản lý đầu tư mua sắm trang thiết bị y tế
Đầu tƣ mua sắm TTBYT là hoạt động đặc biệt quan trọng nhằm bảo đảm nhu cầu sử dụng TTBYT ở các bệnh viện. Quản lý đầu tƣ mua sắm TTBYT bao gồm quản lý những nội dung cụ thể.
- Quản lý khâu lập kế hoach mua sắm là nội dung đầu tiên của quản lý đầu tƣ TTBYT, theo đó phải xác định đƣợc các căn cứ lập kế hoạch mua sắm TTBYT, các thủ tục và phƣơng pháp lập kế hoạch mua sắm và lên kế hoạch mua sắm TTBYT hàng năm cho bệnh viện. Đây là cơ sở quan trọng để các bệnh viện thực hiện mua sắm TTBYT theo kế hoạch. Kế hoạch mua sắm TTBYT đƣợc lập dựa trên phê duyệt định hƣớng quy hoạch phát triển chung của ngành, phê duyệt kế hoạch trung hạn của từng đơn vị và phê duyệt kế hoạch chi tiết hàng năm theo kế hoạch vốn nhà nƣớc hay huy động nguồn vốn hợp pháp khác.
Lập kế hoạch mua sắm TBYT là nhiệm vụ rất phức tạp, liên quan đến nhiều bộ phận thuộc đơn vị sự nghiệp y tế công lập. TTBYT bên cạnh việc là công cụ khám chữa bệnh còn gắn với công tác nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học vào sử dụng TTBYT. Do đó lập kế hoạch mua sắm TTBYT bao gồm các hoạt động sau:
+ Xác định nhu cầu TTBYT của các khoa, phòng ban chức năng tổng hợp thành biểu danh mục thiết bị y tế cần thiết mua sắm.
+ Phân loại thành từng lô/nhóm TBYT.
+ Căn cứ vào các nguồn lực của bệnh viện để phân chia thành từng đợt mua sắm TBYT.
- Quản lý mua sắm theo nguồn vốn hình thành: Tại các đơn vị sự nghiệp y tế công lập, việc lập kế hoạch mua sắm TTBYT phải xác định đƣợc rõ nguồn vốn đầu tƣ, số lƣợng TTBYT cần mua sắm tƣơng ứng với từng loại nguồn vốn khác nhau. Thông thƣờng tại các bệnh viện, Phòng Tài chính kế toán là bộ phận đƣợc giao trách nhiệm thực hiện các công việc huy động nguồn lực tài chính. Phòng Vật tƣ - TBYT, Kế hoạch tổng hợp, Tổ chức hành chính có trách nhiệm phối hợp, hỗ trợ trong quá trình huy động nguồn lực tài chính để mua sắm TBYT. Nguồn lực tài chính để thực hiện mua sắm TBYT trong bệnh viện công lập bao gồm:
+ Nguồn ngân sách nhà nƣớc; + Nguồn thu dịch vụ kỹ thuật y tế; + Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp; + Nguồn tài trợ, viện trợ…
- Quản lý nguồn nhập TBYT: Xác định chính xác nguồn nhập TBYT sẽ giúp quá trình quản lý TTBYT nắm rõ hơn nguồn gốc và chất lƣợng, mẫu mã, nguồn gốc xuất xứ các TTBYT đƣợc đƣa vào sử dụng tại bệnh viện. Đây là khâu quan trọng và không thể thiếu trong công tác quản lý TTBYT. Nhằm khai thác tối đa tiềm năng của hệ thống TTBYT trong các bệnh viện công, Bộ Y tế đã có thông tƣ ban hành danh mục TTBYT tối thiểu đối với các bệnh viện công trong cả nƣớc, trong đó có quy định về chuẩn chất lƣợng ở mỗi thiết bị.
1.3.1.2. Quản lý quá trình sử dụng và sửa chữa trang thiết bị y tế
TTBYT bao gồm các loại máy móc, thiết bị đặc thù. Tuy nhiên, cũng nhƣ các loại máy móc thiết bị khác, quá trình sử dụng và vận hành các TTBYT sẽ dần xuất hiện những vấn đề kỹ thuật, những điểm yếu kém. Do đó, công tác quản lý TTBYT cũng cần quan tâm đặc biệt đến việc quản lý sử dụng TTBYT. Đây là cơ sở sở quan trọng nhằm điều chỉnh và sửa chữa kịp thời mỗi khi bị hƣ hỏng. Do đó, công tác quản lý quá trình sử dụng TTBYT có ý nghĩa hết sức lớn trong công tác quản lý TTBYT nói chung.
- Quản lý quá trình sử dụng TTBYT: TTBYT sử dụng tại bệnh viện phải đƣợc sử dụng theo nguyên tắc: Tuân thủ việc sử dụng, bảo dƣỡng, hiệu
chuẩn theo hƣớng dẫn của nhà sản xuất; Kiểm định theo quy định của pháp luật; Quy trình quản lý sử dụng, bảo dƣỡng, sửa chữa thiết bị; Lập sổ theo dõi sử dụng, sửa chữa, bảo dƣỡng, kiểm định; Đảm bảo sử dụng tiết kiệm, hiệu quả.
- Quản lý vận hành TTBYT: TTBYT phải đƣợc khai thác sử dụng đúng chức năng, vận hành đúng quy trình, đƣợc kiểm tra trƣớc mỗi lần sử dụng; bảo quản và bảo dƣỡng theo đúng quy định của nhà sản xuất, đảm bảo an toàn cho ngƣời bệnh và ngƣời vận hành. Việc quản lý vận hành phải đƣợc giao trách nhiệm cho ngƣời sử dụng cụ thể. Quy trình vận hành thiết bị phải đƣợc xây dựng thành văn bản trên cơ sở hƣớng dẫn của nhà sản xuất thiết bị và yêu cầu sử dụng của đơn vị. Phải lập sổ theo dõi sử dụng thiết bị và ghi chép thƣờng xuyên sau mỗi ca sử dụng máy
- Quản lý bảo dƣỡng, sửa chữa TTBYT: Bảo dƣỡng, sửa chữa TTBYT cần quan tâm nhằm bảo đảm sử dụng tối ƣu hiệu năng của các máy móc, thiết bị đã mua sắm. Quy trình bảo dƣỡng, sửa chữa TTB gồm các bƣớc sau:
+ Bƣớc 1: Lập yêu cầu bảo dƣỡng, sửa chữa;
+ Bƣớc 2: Tiếp nhận yêu cầu bảo dƣỡng, sửa chữa và kiểm tra; + Bƣớc 3: Tổ chức bảo dƣỡng, sửa chữa;
+ Bƣớc 4: Nghiệm thu, ghi sổ theo dõi bảo dƣỡng, sửa chữa và thu hồi trang thiết bị hƣ hỏng;
+ Bƣớc 5: Thanh toán.
Trong quản lý bảo dƣỡng, sửa chữa TTBYT còn gắn với việc kiểm tra, đánh giá chức năng quản lý TTBYT là những hoạt động quan trọng, giúp nâng cao hiệu quả công tác quản lý TTBYT. Công tác kiểm tra, đánh giá chức năng quản lý TTBYT có các tiêu chí cần bám theo nhƣ:
+ Tiêu chí 1: Xây dựng quy định và theo dõi việc thực hiện những quy định về việc sử dụng TTBYT;
+ Tiêu chí 2: Theo dõi, kiểm tra kế hoạch bảo quản và bảo dƣỡng các TTBYT;
+ Tiêu chí 3: Kiểm tra định kỳ, thƣờng xuyên hồ sơ về việc bảo quản, bảo trì, sửa chữa TTBYT;
1.3.1.3. Quản lý khấu hao và thanh lý trang thiết bị y tế
Các TTBYT tại các bệnh viện công lập đƣợc tính khấu hao theo Thông tƣ số 45/2018/TT-BTC ngày 07/5/2018 của Bộ Tài chính về việc hƣớng dẫn chế độ quản lý, tính hao mòn, khấu hao tài sản cố định tại cơ quan, tổ chức, đơn vị và tài sản cố định do nhà nƣớc giao cho doanh nghiệp quản lý không tính thành phần vốn nhà nƣớc tại doanh nghiệp.
Nhƣ vậy, đối với các TTBYT có thời gian sử dụng từ 1 năm trở lên và có nguyên giá từ 10.000.000đ (mƣời triệu đồng) trở lên. Sẽ đƣợc tính khấu hao theo phƣơng pháp tính sau:
- Phƣơng pháp tính hao mòn tài sản cố định hữu hình
Mức hao mòn hàng năm của từng TSCĐ đƣợc tính theo công thức sau: Mức hao mòn hàng năm của từng TSCĐ = Nguyên giá của TSCĐ x Tỷ lệ tính hao mòn (% năm)
Hàng năm, trên cơ sở xác định số hao mòn tăng và số hao mòn giảm phát sinh trong năm, đơn vị tính tổng số hao mòn của tất cả tài sản cố định tại cơ quan, đơn vị cho năm đó theo công thức:
Số hao mòn TSCĐ tính đến năm (n) = Số hao mòn TSCĐ đã tính đến năm (n-1) + Số hao mòn TSCĐ tăng trong năm (n) - Số hao mòn TSCĐ giảm trong năm (n)
1.3.1.4. Công tác kiểm tra và đánh giá quản lý trang thiết bị y tế
Kiểm tra, đánh giá là chức năng quan trọng trong công tác quản lý TTBYT và là một hoạt động quan trọng của ngƣời làm công tác quản lý, đặc biệt là giám đốc bệnh viện. Thông qua việc kiểm tra, đánh giá các cán bộ quản lý TTBYT có thể phát hiện những lỗi cần sửa chữa của thiết bị và xác định mức độ trầm trọng từ đó đƣa ra các giải pháp để sửa chữa, bảo trì và tiếp tục vận hành nhằm bảo đảm tính kịp thời cũng nhƣ giảm tải những chi phí mua sắm mới không cần thiết.
Công tác kiểm tra, giám sát còn đƣợc xem là quá trình cung cấp thông tin phản hồi giúp cho phát hiện các vấn đề còn tồn tại trong hoạt động quản lý TTBYT. Công tác kiểm tra, giám sát đƣợc thực hiện định kỳ hoặc đột xuất trong các cơ sở y tế công lập thông qua toàn diện các hoạt động sau:
đƣợc tổng hợp báo cáo định kỳ hoặc đột xuất theo tình hình thực tế đơn vị; - Công tác quản lý sử dụng và bảo dƣỡng, sửa chữa TTBYT;
- Công tác quản lý khấu hao và thanh lý TTBYT.
Các tổ chức đoàn thể trong cơ quan, đơn vị và tổ chức thanh tra nhân dân giám sát việc thực hiện công khai kết quả mua sắm TTBYT, sửa chữa, bảo dƣỡng cũng nhƣ khấu hao, thanh lý TTBYT theo các quy định hiện hành.
1.3.2. Những nhân tố ảnh hưởng đến quản lý trang thiết bị y tế tại bệnh viện 1.3.2.1. Những nhân tố khách quan ảnh hưởng đến quản lý TTBYT tại bệnh viện
Thứ nhất: Các quy định của nhà nước về quản lý TTBYT trong các cơ sở y tế công lập
Các quy định của nhà nƣớc về quản lý TTBYT trong các cơ sở y tế công lập đều ảnh hƣởng rất lớn đến quản lý TTBYT tại bệnh viện. Từ công tác đầu tƣ mua sắm; công tác đấu thầu TTBYT; công tác sửa chữa, bảo dƣỡng; công tác kiểm tra, đánh giá… Các bệnh viện dù muốn hay không đều phải thực hiện theo đúng đƣờng lối, chủ trƣơng của Đảng và nhà nƣớc về công tác quản lý TTBYT. Mỗi một chủ trƣơng, chính sách của nhà nƣớc về TTBYT trong các cơ sở y tế thay đổi thì công tác quản lý TTBYT phải thay đổi theo.
Thứ hai: Tác động và ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật, công nghệ trong khám chữa bệnh
Tác động của tiến bộ khoa học kỹ thuật, công nghệ và ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật, công nghệ trong khám chữa bệnh cũng ảnh hƣởng đến quản lý TTBYT. Khi khoa học kỹ thuật, công nghệ càng hiện đại sẽ tạo ra nhiều TTBYT hiện đại, các cơ sở y tế phải thay đổi những TTB hiện đại. Nếu cơ sở y tế xác định ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật, công nghệ hiện đại vào hoạt động khám chữa bệnh, chăm sóc bảo vệ sức khỏe nhân dân là một những nhiệm vụ trọng tâm thì quản lý TTBYT cũng thay đổi từ hoạt động mua sắm đến thanh lý, thanh kiểm tra. Việc đẩy mạnh ứng dụng tiến bộ kỹ thuật, công nghệ trong lĩnh vực y tế đã góp phần nâng cao chất lƣợng khám, chữa bệnh, chăm sóc và bảo vệ sức khỏe nhân dân trên địa bàn. Đây là một trong những giải pháp hoàn thiện QLNN về TTBYT.
Thứ ba, Đặc điểm của TTBYT khấu hao nhanh
Giá trị và giá trị sử dụng của dƣợc phẩm y tế tăng lên gấp bội khi TTBYT tham gia liên tục vào hoạt động KCB tại bệnh viện. TTBYT có đặc điểm khấu hao nhanh do sự tác động của tiến bộ khoa học kỹ thuật, công nghệ. Để khắc phục tính khấu hao nhanh của TTBYT thì công tác quản lý của bệnh viện phải chú ý và xác định cho đƣợc mức độ ảnh hƣởng của TTBYT đối với đơn vị mình để từ đó có phƣơng án kịp thời khắc phục khấu hao vô hình.
1.3.3.2. Những nhân tố chủ quan ảnh hưởng đến quản lý trang thiết bị y tế tại bệnh viện
Thứ nhất, Trình độ năng lực, ý thức trách nhiệm của người quản lý TTBYT
Đội ngũ cán bộ quản lý TTBYT đều ảnh hƣởng nhất định đến quản lý TTBYT tại bệnh viện từ năng lực, ý thức trách nhiệm của đội ngũ cán bộ lãnh đạo đến đội ngũ cán bộ thực hiện công tác đầu tƣ mua sắm, công tác sử dụng, công tác bảo dƣỡng, sữa chữa đến công tác thanh tra, kiểm tra. Nếu đội ngũ cán bộ thực hiện công tác mua TTBYT đƣợc đào tạo bài bản, có kiến thức cũng nhƣ kinh nghiệm chuyên sâu thì việc mua sắm có hiệu quả và ngƣợc lại. Mặt khác,việc mua sắm TTBYT phần lớn thực hiện thông qua hình thức đấu thầu. Nếu đội ngũ thực hiện công tác quản lý mua sắm TTBYT có trình độ năng lực tốt và linh hoạt thì việc giải quyết các tình huống và tham mƣu cho lãnh đạo đơn vị tốt hơn.
Ngoài ra đội ngũ cán bộ thực hiện công tác sử dụng TTBYT cũng là nhân tố quan trọng ảnh hƣởng đến công tác quản lý. TTBYT là một trong 3 yếu tố quan trọng nhất trong ngành y tế, đồng thời đây cũng là đối tƣợng đặc thù, là công cụ, dụng cụ có liên quan trực tiếp đến chăm sóc sức khỏe con ngƣời với hàm lƣợng khoa học cao. TTBYT đƣợc đầu tƣ hiện đại với điều kiện cán bộ sử dụng TTBYT phải có trình độ thì mới đáp ứng đƣợc. Nếu mua về mà cán bộ không biết vận hành thì dẫn đến lãng phí. Đây là thực tế ở nhiều cơ sở y tế nói chung khi mua sắm TTB. Bởi vậy đội ngũ nhân lực phải có trình độ tƣơng ứng thì mới khai thác đƣợc tối đa công năng, giảm thiểu sai sót … nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản TTBYT cũng nhƣ đánh giá tính hiệu quả trong công tác mua sắm TTBYT.
Thứ hai, Kế hoạch chiến lược phát triển và cải tiến chất lượng của bệnh viện
Kế hoạch chiến lƣợc phát triển của bệnh viện cũng nhƣ kế hoạch cải tiến chất lƣợng của bệnh viện tác động rất lớn đối với công tác quản lý TTBYT. Xuất phát từ quan điểm của Đảng và Nhà nƣớc cũng nhƣ Bộ, ngành và nhu cầu khám chữa bệnh tại địa phƣơng, bệnh viện xây dựng kế hoạch chiến lƣợc phát triển với quy mô gƣờng bệnh, số lƣợng bệnh nhân tăng thì công tác quản lý TTBYT thay đổi cho phù hợp và ngƣợc lại. Hiện nay, chủ trƣơng của Đảng và nhà nƣớc đẩy mạnh việc thực hiện cơ chế tự chủ trong lĩnh vực y tế thì kế hoạch chiến lƣợc và cải tiến chất lƣợng của bệnh viện cũng ảnh hƣởng đến công tác quản lý TTBYT trên các nội dung quản lý.
1.4. Kinh nghiệm quản lý trang thiết bị y tế tại một số bệnh viện và bài học kinh nghiệm rút ra cho Bệnh viện Phong - Da liễu Trung ƣơng Quy Hòa
1.4.1. Kinh nghiệm quản lý trang thiết bị y tế tại một số bệnh viện
1.4.1.1. Kinh nghiệm quản lý trang thiết bị y tế tại Bệnh viện Đa khoa tỉnh Bình Định
Là đơn vị đầu ngành về công tác khám chữa bệnh, với bề dày truyền thống và đội ngũ cán bộ chuyên môn có trình độ cao về nhiều lĩnh vực chuyên khoa sâu; nhiều năm qua BVĐK tỉnh Bình Định đã khẳng định vai trò của mình trong thực hiện chức năng, nhiệm vụ của một BVĐK tuyến tỉnh; đƣợc Thủ tƣớng Chính phủ đƣa vào quy hoạch là Bệnh viện Vùng theo Quyết định số 153/2006/QĐ- TTg ngày 30/6/2006 “về việc phê duyệt quy hoạch tổng thể
phát triển y tế Việt Nam giai đoạn đến năm 2010 và tầm nhìn đến năm 2020”.
Ngày 19/9/2007 Bệnh viện đƣợc UBND tỉnh công nhận Bệnh viện Hạng I về xếp hạng Bệnh viện theo Thông tƣ 23/2005/TT-BYT ngày 25/8/2005 của Bộ trƣởng Bộ Y tế.
Bệnh viện có tổng diện tích hơn 5 héc ta, 1.157 gƣờng bệnh nội trú, tổng số viên chức quản lý, viên chức, nhân viên 1660 ngƣời. Hiện nay bệnh viện có 09 phòng chức năng, 35 khoa lâm sàng và cận lâm sàng là một trong những bệnh viện tuyến tỉnh có quy mô lớn trong khu vực miền Trung-Tây nguyên. Hiện tại Bệnh viện có 03 tiến sĩ y khoa, 04 nghiên cứu sinh; 39 bác sĩ
CK cấp II; 35 thạc sĩ; 68 bác sĩ CK cấp I; 135 cử nhân, cao đẳng điều dƣỡng, kỹ thuật viên, nữ hộ sinh. Cán bộ, viên chức có trình độ từ đại học trở lên