Trong khâu khai báo Hải quan, việc cần làm trước tiên là nhân viên xuất khẩu tiến hành việc khai báo qua phần mền hải quan điện tử, và tờ khai hàng hoá xuất được đăng ký.
(Nguồn: Thực tập thực tế tại Cảng Cát Lái)
Hình 4.3 - Container của Công ty được chuyển tới Cảng
4.1.8.1. Khai Hải quan điện tử
Khai Hải quan điện tử là một khâu rất quan trong trong quy trình thủ tục khai báo Hải quan, vì nếu doanh nghiệp thực hiện tốt bước này thì bộ hồsơ Hải quan sẽ đầy đủ, hoàn chỉnh, không sai sót sẽ giúp cho các bước tiếp theo trong quy trình được thuận lợi và nhanh chóng hơn.
Phần mềm khai Hải quan ECUS4 là công cụ dùng để giúp doanh nghiệp thực hiện quy trình thủ tục Hải quan điện tử theo loại hình sản xuất hàng xuất khẩu. ECUS4 được xây dựngphù hợp với quy định về quản lý hang sản xuất xuất khẩu của Hải quan theo thông tư mới nhất của Hải quan và Bộ tài chính. Hỗ trợđầy đủ các nghiệp vụ khai báo Hải quan điện tử theo loại hình sản xuất hàng xuất khẩu như: Danh mục nguyên phụ liệu, danh mục mã sản phẩm, Định mức, tờ
khai nhập, tờ khai xuất, tạo hồsơ thanh lý…
Cung cấp cho doanh nghiệp một quy trình làm việc đồng bộ và khép kín từ: Tạo mới hồ
sơ khai báo, in các chứng từ khai báo, kết xuất dữ liệu khai Hải quan, nhận các kết quả trả về từ
4.1.8.2. Các bước thực hiện khai báo Hải quan điện tử:
Ban đầu, nhân viên xuất khẩu vào phần mềm ECUS4 để khai báo Hải quan điện tử và
điền đầy đủ vào thông tin tờ khai.
Sau khi hoàn thành các mục trong “Thông tin của tờkhai”,nhân viên chứng từ tiếp tục chọn “Danh sách hàng tờ khai” để nhập danh sách mặt hàng xuất khẩu. Tiếp đó, các chứng từ
kèm theo nhân viên chứng từ cần phải khai thông tin của các chứng từ: Hợp đồng thương mại và
hóa đơn thương mại. Nhân viên chứng từ click vào từng nội dung để tiến hành khai báo.
(Nguồn: Thực tập tại phòng xuất nhập khẩu)
Hình 4.4 - Giao diện của phần mểm khai báo Hải quan điện tử ECUS4
Sau khi khai báo hoàn tất các nội dung được yêu cầu, click chọn nút “Khai báo” (phía
dưới, góc bên trái màn hình của tờ khai xuất khẩu). Chương trình sẽ gửi tờkhai đếnHải quan. Nếu không có lỗi xảy ra chương trình sẽ trả về số tiếp nhận cho tờ khai.
Nếu nhận số tiếp nhận, nhân viên chứng từ tiếp tục click nút “Lấy phản hồi từ Hải quan” (Phía dưới, góc bên trái), nếu những thông tin đã khai báo là chính xác, cơ quan Hải quansẽ chấp nhận tờ khai và gửi trả số tờ khai. Còn trong trường hợp cơ quan Hải quan không chấp nhận, hệ
thống xử lý dữ liệu điện tử Hải quan sẽ gửi “Thông báo từ chối tờ khaiHải quan điện tử” trong đó có nêu rõ lý do. Doanh nghiệp tiếp nhận “Thông báo từ chối tờ khai Hải quan điện tử” này và
sửa đổi, bổ sung tờ khai Hải quan điện tử theo yêu cầu của cơ quan Hải quan.
Sau khi có số tờ khai, nhân viên chứng từ tiếp tục “Lấy phản hồi từ Hải quan” và chờ
thông tin phân luồng từ Hải quan gửi về. Và lô hàng này được phân luồng vàng nên Công ty phải mang hồ sơ giấy lên kiểm tra chi tiết tại đơn vị Hải quan. Khi đã có được phản hồi từ phần mền Hải quan thì nhân viên xuất khẩu tiến hành in tờ khai và tập hợp đủ bộ hồsơ sau đó trình trưởng
phòng và đại diện Công ty ký tên.
❖ Bộ hồsơ gồm:
• Phiếu ghi kết quả phúc tập hồsơ: 1 bản
• Phiếu tiếp nhận và bàn giao hồsơ Hải quan: 1 bản • Tờ khai hàng hoá xuất khẩu: 2 bản gốc
• Phụ lục tờ khai Hải quan (Nếu có): 2 bản • Packing List: 2 bản
• Các công văn (Nếu có): 2 bản gốc
Bộ hồsơ này sẽ được nhân viên xuất khẩu chuyển đến Chi cục Hải quan tỉnh đểđăng ký
4.1.8.3. Các thủ tục đăng kí tại Chi cục Hải quan
❖ Bước 1: Tiếp nhận hồsơ
Nhân viên xuất khẩu nộp hồ sơ tại bàn “Đăng ký hàng xuất”.Hải quan sẽ kiểm tra điều kiện cho phép mở tờ khai của doanh nghiệp.
(Nguồn: Thực tập thực tế tại Công ty TNHH ISAURA Kim Yến)
Hình 4.5 - Đăng kí tờ khai xuất khẩu tại bàn
• Bước 2: Kiểm tra chi tiết hồsơ
Công chức Hải quan nơi đăng kí tờ khai sẽ kiểm tra tính chính xác, sự phù hợp của các chứng từtrong bộ hồsơ Hải quan với các nội dung khai trên tờ khai Hải quan. Kiểm tra về việc thực hiện các quy định về thủ tục Hải quan, về chính sách quản lý xuất khẩu, nhập khẩu hàng hóa, việc thực thi quyền sở hữu trí tuệvà các quy định khác có liên quan.
Ngoài ra, bên Hải quan còn kiểm tra việc khai của người khai Hải quan về tên hàng, mã số, số lượng, chất lượng, trọng lượng, xuất xứ hàng hóa và kiểm tra việc kê thuếvà căn cứ kê khai thuế của doanh nghiệp (Nếu có).
❖ Bước 3: Nhận lại bộ hồsơ Hải quan
Sau một khoảng thời gian 30 phút đến 45 phút để công chức Hải quan tiếp nhận và kiểm tra bộ hồsơ, nhân viên xuất nhập khẩu sẽ nhận lại bộ hồsơ và đóng tiền lệ phí (mua tem), ký xác nhận đã nhận lại tờ khai bản chính.Tại đây, nhân viên xuất khẩu sẽ tách bộ hồ sơ thành 2 phần, một bàn giao Hải quan lưu và một bản người khai Hải quan lưu.
• Bản lưu Hải quan gồm các chứng từđược sắp xếp theo thứ tự sau: Phiếu ghi kết quả phúc tập hồsơ Hải quan
Phiếu tiếp nhận bàn giao hồsơ Hải quan Phiếu kiểm tra chứng từ giấy
Tờ khai hàng hoá xuất khẩu Packing List (Bản gốc) Hợp đồng xuất khẩu: bản sao • Bản lưu người khai Hải quan gồm :
Tờ khai hàng hoá xuất khẩu: bản gốc Packing List (Bản sao)
(Nguồn: Thực tập thực tế tại Công ty TNHH ISAURA Kim Yến)