II. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN TẠI BAN QLDA CÁC
2. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản lí dự án đầu tư của Ban QLDA
2.2.5. Giải pháp trong công tác Quản lý dự án
- Các biện pháp cho công tác quản lý tiến độ dự án:
Một đặc trưng cơ bản của các dự án đầu tư xây dựng là vốn đầu tư thường lớn, thời gian thi công dài nên vốn đầu tư bị nằm khê đọng trong suốt quá trình thực hiện dự án. Bởi vậy, mục tiêu của việc nâng cao hiệu quả quản lý tiến độ dự án là hoàn thành đúng tiến độ của dự án theo kế hoạch đã đề ra hoặc giảm thiểu thời gian thực hiện dự án trong phạm vi cho phép. Để đạt được điều này, trong công tác quản lý tiến độ dự án cần thực hiện những điều sau:
Thứ nhất, phải lập kế hoạch quản lý thời gian một cách chi tiết và tỉ mỉ để chọn ra một kế hoạch có thời gian thực hiện ngắn nhất phù hợp với khả năng của Ban QLDA nhưng vẫn đảm bảo chất lượng dự án và ngân sách được duyệt.
Thứ hai, thực hiện tốt việc ghi chép nhật kí thi công công trình, báo cáo tiến độ thực hiện dự án theo tuần, quý…một cách thường xuyên, giám sát và đôn đốc công nhân hoàn thành dự án cho kịp tiến độ.
Thứ ba, Ban quản lý dự án có kế hoạch lịch trình cụ thể trong việc bàn giao từng hạng mục công trình, tạo thuận lợi cho việc thực hiện những công việc tiếp theo.
Đặc biệt, chúng ta có thể rút ngắn tổng thời gian thực hiện dự án bằng cách đẩy nhanh tiến trình thực hiện một số công việc nằm trên đường găng của dự án, tuy nhiên như thế sẽ phải chịu một khoản chi phí nhằm đẩy nhanh tiến độ thực hiện công việc đó.
- Các biện pháp cho công tác quản lý chi phí:
Một dự án hoàn thành đúng tiến độ kế hoạch sẽ hiệu quả hơn nếu tổng chi phí thực hiện dự án cũng đúng bằng chi phí dự toán.
Vì vậy, nhiệm vụ của quản lý chi phí dự án là làm sao cho dự án hoàn thành đúng tiến độ, chất lượng đảm bảo với chi phí càng thấp càng tốt. Như đã nêu ở trên, thời gian hoàn thành dự án có thể được rút ngắn song song với việc đẩy chi phí lên cao. Chi phí bao gồm chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp. Nếu thời gian thực hiện dự án được rút ngắn thì chi phí gián tiếp càng ít. Để quản lý chi phí có hiệu quả, cần cân nhắc mối quan hệ giữa chi phí trực tiếp, chi phí gián tiếp và thời gian thực hiện công việc. Với việc lợi dụng mối quan hệ mật thiết giữa 3 nhân tố trên, ta có thể đưa ra một kế hoạch điều chỉnh chi phí sao cho tổng chi phí thực hiện dự án là thấp nhất.
Bởi thế, để có thể quản lý chi phí một cách hiệu quả, giảm thiểu chi phí thi công, Ban quản lý dự án cần lập kế hoạch điều chỉnh chi phí một cách hợp lí, từng bước từng bước để đảm bảo cả về mặt thời gian, chi phí cũng như chất lượng dự án.
Ngoài ra, trong quá trình đầu tư xây dựng công trình, việc thất thoát lãng phí vốn đầu tư cũng thường xảy ra. Vì vậy, cần phải có những biện pháp nhằm ngăn chặn vấn đề lãng phí như sau:
- Phối hợp chặt chẽ giữa Ban quản lý dự án với đơn vị tư vấn để đưa ra phương án đầu tư hợp lý và tổng dự toán chính xác.
- Thực hiện thi công theo đúng bản vẽ kỹ thuật và tiêu chuẩn chất lượng công trình, tránh việc thi công ẩu nhằm đạt tiến độ mà chất lượng công trình không đảm bảo, đến lúc đó lại mất công phá đi làm lại gây lãng phí.
- Phân bổ nguồn vốn hợp lí cho từng giai đoạn thực hiện dự án, đồng thời phải thường xuyên tổng hợp số liệu về chi phí nhằm quản lý sát sao, đưa ra biện pháp đối phó kịp thời khi xảy ra sự cố (ví dụ như thiếu vốn tạm thời…)
- Các biện pháp cho quản lý chất lượng dự án:
Giữa quản lý thời gian, quản lý chi phí và quản lý chất lượng có mối liên hệ chặt chẽ với nhau. Thời gian có thể rút ngắn, chi phí có thể giảm nhưng phải luôn luôn đảm bảo được chất lượng của dự án. Quản lý chất lượng là một công việc phức tạp, xuyên suốt quá trình quản lý dự án.
Quản lý chất lượng dự án phải được chú ý ngay từ giai đoạn khảo sát, lập dự án đầu tư, thiết kế kỹ thuật cơ sở vì chất lượng của giai đoạn này là yếu tố quan trọng nhất quyết định đến chất lượng của toàn dự án. Phòng Kế hoạch - kỹ thuật cần kết hợp với Công ty tư vấn thiết kế và giám sát chặt chẽ công tác lập dự án đầu tư, hồ sơ thiết kế.
Quản lí chặt chẽ giai đoạn thi công , Ban quản lý dự án cùng cơ quan tư vấn giám sát kiểm soát gắt gao việc thực hiện công trình để đảm bảo các đơn vị thi công làm đúng theo thiết kế kỹ thuật, đảm bảo chất lượng dự án.
Tuân thủ chặt chẽ những quy định về quản lý chất lượng công trình theo các quy chế, thông tư, nghị định của chính phủ trong công tác quản lý dự án.
- Bên cạnh những giải pháp trong quản lý thời gian, chi phí, chất lượng, ban cũng cần phải chú ý đến vấn đề phát triển nguồn nhân lực, vận dụng phương án ký thuật khoa học công nghệ và nâng cao cơ chế tổ chức quản lý dự án.
• Đối với vấn đề phát triển nguồn nhân lực.
Các cán bộ quản lý dự án tại Ban quản lý hầu hết là những người được đào tạo về các mặt kinh tế kỹ thuật (Xây dựng, hệ thống điện, kinh tế…) mà chưa thực sự được đào tạo chính thức về nghiệp vụ quản lý dự án một cách hệ thống và khoa học, chủ yếu
các cán bộ quản lý dự án dựa trên kinh nghiệm làm việc lâu năm và theo các hướng dẫn trong văn bản và thông tư của nhà nước. Bởi vậy, một chính sách về đào tạo chuyên môn cho các cán bộ quản lý dự án là hết sức cần thiết. Chính sách này bao gồm các nội dung cụ thể như sau:
+ Tổ chức các khóa đi học bồi dưỡng nghiệp vụ theo kế hoạch do Ban đề ra và thông báo cho các cán bộ có nhu cầu được đào tạo.
+ Có chế độ ưu tiên đối với những cán bộ đã hoàn thành tốt khóa bồi dưỡng và tạo điều kiện để họ có thể phát huy những kiến thức mà mình đã học được.
Ngoài việc tổ chức đào tạo cho những cán bộ chưa có nghiệp vụ chính thức; đối với các cán bộ đã được đào tạo và có kiến thức chuyên môn, Ban quản lý cần phải tạo môi truờng làm việc khẩn trương và có hiệu quả để các cán bộ có thể phát huy sự sáng tạo và khả năng của bản thân, tránh việc những kiến thức đã học được lại bị mai một dần do không được sử dụng gây ra sự lãng phí nhân tài trong công tác quản lý dự án. Đồng thời cũng phải nâng cao ý thức tự giác và trách nhiệm của họ đối với công việc, nếu không thì dù có tạo môi trường làm việc sôi nổi mà các thành viên lại không nhiệt tình tham gia hưởng ửng công việc thì cũng không đem lại tác dụng gì.
Bên cạnh đó, một mức lương phù hợp với trình độ của mỗi người sẽ kích thích được tinh thần lao động sáng tạo của cán bộ quản lý dự án, tạo cho họ ảm hứng làm việc tốt hơn vì thành quả được hưởng tương ứng với sức lao động mà mình bỏ ra. Chế độ về tiền lương là một chính sách rất quan trọng góp phần nâng cao hiệu quả công tác quản lý dự án tại Ban quản lý.
Tạo môi trường giao lưu văn hóa giữa các thành viên trong Ban quản lý để xây dựng tình đồng nghiệp và tôn trọng lẫn nhau, khi đó người lao động có cơ hội thi đua làm việc, học tập và tự rèn luyện bản thân, cùng nhau xây dựng Ban quản lý ngày một phát triển.
• Vận dụng các phương án kĩ thuật, khoa học công nghệ hiện đại.
Trong sự phát triển chung của xã hội, quá trình đầu tư và quyết định đầu tư đòi hỏi sự chính xác và nhạy bén. Quá trình theo dõi đầu tư cần thực hiện một cách sâu sát nhằm đem lại hiệu quả cao nhất.
Bên cạnh đó thông tin về các dự án đầu tư ngày càng lớn, để có được thông tin chính xác về các công trình, mỗi chuyên viên mất rất nhiều thời gian để rà soát công việc đồng thời khó tránh khỏi sự sai sót. Do đó hệ thống chương trình quản lý đầu tư – xây dựng cơ bản cần phải có nhằm đáp ứng các yêu cầu cấp bách trên.
Quản lý đầu tư là một khái niệm mang tính trừu tượng cao, nó bao quát mọi lĩnh vực trong quá trình đầu tư. Vì vậy, để đáp ứng được mục đích đó hệ thống phần mềm cần phải có khả năng thích ứng những yêu cầu trên nhằm đảm bảo tính hệ thống và đem lại kết quả khai thác thông tin hiệu quả.
Ban QLDA công trình điện miền Bắc mỗi năm phải thực hiện hàng chục dự án đầu tư và con số đó sẽ còn lớn hơn nhiều, qua đó chúng ta có thể thấy được khối lượng thông tin cần quản lý là rất rất lớn. Mục đích phần mềm nhằm cung cấp cho người dùng các tính năng phục vụ sau:
- Cho phép các phòng ban chức năng tham gia khai thác và trao đổi thông tin về dự án.
- Mỗi phòng ban chức năng có nhiệm vụ cụ thể trong từng giai đoạn của mỗi dự án tuỳ theo quy mô của dự án.
- Cập nhật nguồn danh mục vật tư, thiết bị, chuyên viên theo dõi … - Lập kế hoạch và thực hiện đăng ký kế hoạch xây dựng trong năm.
- Quản lý chi tiết từng dự án, thiết kế dự toán, hồ sơ thầu, các hợp đồng kinh tế và các quyết định cấp VTTB.
- Theo dõi tiến độ thi công, thông báo vốn của chủ đầu tư, các quyết định đầu tư. Quản lý nhật ký thi công, quá trình thực hiện, giám sát dự án.
- Tra cứu thông tin dự án, thực hiện các biểu mẫu báo cáo của Tập đoàn điện lực Việt Nam.
- Cấp phát, phân quyền sử dụng trên từng chức năng. Phân định quyền hạn trách nhiệm của người sử dụng. Ràng buộc thông tin cập nhật, chỉnh sửa và huỷ bỏ cho từng người sử dụng.
Ngoài ra, phần mềm quản lý dự án đầu tư được xây dựng thông qua giao diện đơn giản, gần gũi với người sử dụng. Mô tả đầy đủ thông tin cần quản lý, tra cứu thông
tin theo nhiều tiêu chí phong phú và đặc biệt có thể mở rộng tiêu chí tìm kiếm mà không cần nâng cấp phần mềm. Thông tin của mỗi dự án được lưu trữ đầy đủ và hệ thống giúp cho các chuyên viên dễ dàng theo dõi và báo cáo. Thông qua các văn bản đã được Scan và đưa vào hệ thống, phầm mềm còn cho phép người dùng tìm kiếm, chiết xuất các văn bản của từng dự án.
Sử dụng công cụ quản lý dự án tiên tiến sẽ góp phần nâng cao chất lượng quản lý của dự án, đồng thời giảm được chi phí quản lý do đỡ phải đi lại nhiều, đáp ứng được yêu cầu về mặt thời gian.
• Về cơ chế và tổ chức quản lý dự án đầu tư
1. Xây dựng các thủ tục dự án, hoàn thiện hệ thống quản lý dự án
Công tác quản lý dự án cần được thực hiện theo một thủ tục nhất định do Ban quản lý đặt ra nhằm hệ thống hóa một cách khoa học các công việc của công tác quản lý dự án và yêu cầu mọi cán bộ, nhân viên cần phải tuân theo.
Với việc xây dựng thủ tục quản lý dự án, mọi thành viên trong quá trình quản lý dự án có thể tham khảo để thực hiện công tác quản lý dự án một cách nhanh chóng, tránh khỏi các công việc bị chồng chéo, gây khó khăn cho công tác quản lý dự án. Rõ ràng khi đã có một thủ tục xác định, công tác quản lý dự án sẽ được thực hiện theo một trình tự nhất định, giúp cho người quản lý dự án có thể tìm thông tin một cách nhanh nhất để quản lý dự án.
2. Xây dựng hệ thống lưu trữ hồ sơ dự án: * Xây dựng hồ sơ thực hiện dự án:
Hồ sơ thực hiện dự án là một hệ thống các dữ liệu về quá trình thực hiện dự án từ giai đoạn chuẩn bị, thực hiện dến nghiệm thu, bàn giao, vận hành, khai thác, sử dụng …
Thư viện này sẽ lưu trữ dữ liệu của cả những dự án Ban quản lý đã hoàn thành hoặc chưa hoàn thành, đảm bảo công tác cập nhật thông tin và thư viện hồ sơ thực hiện dự án với những dự án đang trong thời gian thực hiện.
+ Quy trình thực hiện dự án, gồm các thủ tục, các yêu cầu mà Ban quản lý phải thực hiện trong quá trình thực hiện dự án.
+ Hệ thống các văn bản pháp lý quy định về hoạt động quản lý và thực hiện từng loại dự án đầu tư đã được phân chia ở trên.
+ Các biểu mẫu trong quá trình giám sát thực hiện công trình + Các bản ghi nhớ
+ Biên bản các cuộc họp bàn giao, rút kinh nghiệm trong quá trình quản lý thực hiện công trình.
+ Các báo biểu
+ Cập nhật các lịch biểu + Các cấu trúc phân việc..
Với việc xây dựng thư viện hồ sơ thực hiện dự án Ban QLDA có thể theo dõi quá trình thực hiện dự án một cách chặt chẽ hơn, tìm ra các vấn đề sai sót nhanh hơn và đầy đủ hơn để sửa chữa vấn đề; tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kiểm tra, kiểm toán của các cơ quan quản lý cấp cao; giúp cho việc xây dựng các báo cáo một cách nhanh chóng hơn; mọi thành viên trong Ban QLDA hoàn toàn có thể tìm hiểu mọi thông tin về dự án khi họ cần thiết nếu các thông tin này được lưu trữ và cất giũ tại vị trí mà mọi người đều có thể truy cập được. Nói tóm lại, Hồ sơ thực hiện dự án sẽ góp phần nâng cao hiệu quả quản lý dự án tại Ban QLDA.
* Xây dựng sổ tay dự án :
Khác với thư viện dự án là công cụ dùng để tham khảo về công tác quản lý dự án đối với tất cả các chủ thể trong quá trình quản lý dự án, sổ tay quản lý dự án được lập ra với mục đích là bộ nhớ ngoài bổ sung cho các cán bộ quản lý dự án .
Nội dung sổ tay quản lý dự án có thể bao gồm:
- Công việc dự án: tất cả các công việc cụ thể thuộc phạm vi dự án - Kế hoạch thực hiện
- Thực tế công việc đã làm - Biện pháp khắc phục
- Các trách nhiệm của các thành viên của Ban quản lý dự án…
Với tác dụng như một bộ nhớ ngoài, sổ tay dự án cần phải được trình bày một cách có thứ tự và lôgíc để người xem có thể tìm kiếm thông tin nhanh chóng. Sổ tay dự án nên có bảng mục lục tổ chức theo chủ đề, có phụ lục và các thông tin trong sổ tay dự án phải luôn được cập nhật một cách đều đặn hàng tháng hoặc hàng quý .
Với sổ tay dự án, các cán bộ quản lý dự án có thể hệ thống được các công việc cần thực hiện vói thời gian và khối lượng chi tiết, tránh bỏ sót xông việc trong quá trình quản lý dự án, vì thế góp phần nâng cao hiệu quả quản lý dự án của các cán bộ quản lý dự đầu tư.
KẾT LUẬN
Quản lý dự án là một yêu cầu rất quan trọng trong lĩnh vực quản lý hoạt động đầu tư. Quản lý dự án giúp nâng cao hiệu quả đầu tư, cả trên phương diện tài chính cũng như hiệu quả kinh tế - xã hội, đòi hỏi phải quản lý tốt quá trình đầu tư bao gồm tất