6. Kết cấu của luận văn
2.3.4 Về việc đánh giá công tác mua hàng
Công việc kiểm tra, rà soát cần phải đƣợc diễn ra liên tục từ khâu đầu tiên trong quá trình mua hàng. Nếu chứng từ nháp nhà cung cấp gửi về có vấn đề, nhân viên mua hàng phụ trách lô hàng đó cần phản ánh lại và yêu cầu nhà cung cấp sửa lại ngay trƣớc khi vận chuyển hàng. Trong quá trình hàng vận chuyển từ nơi này sang nơi khác, phải liên tục theo dõi và kiểm tra, khắc phục ngay các lỗi phát sinh. Nếu không có sự xác nhận của bộ phận kho về chất lƣợng, quy cách thì hàng hóa cũng không đƣợc tự tiện nhập kho và phòng tài chính sẽ làm việc lại về thanh toán với bên liên quan.
Khi tiến hành nhận hàng hóa, trƣởng kho phải tổ chức nhân lực và vật lực để tiếp nhận hàng ( cân, đo, đếm). Phải đối chiếu hàng hóa thực nhận với hóa đơn, phiếu giao nhận hàng.
Trƣớc khi nhận hàng, nhân viên kho kết hợp cùng nhân viên mua hàng tiến hành kiểm tra chất lƣợng, quy cách đóng gói của hàng hóa. Với các mặt hàng không để kiểm tra bằng mắt thƣờng hay cảm quan, cần lấy mấu đem đi kiểm định tại Viện kiểm nghiệm vệ sinh an toàn thực phẩm. Trong quá trình đợi kết quả kiểm nghiệm, hàng hóa sẽ đƣợc lƣu tạm trong kho tại vị trí riêng biệt.
Công ty thực hiện theo đúng quy định đã đề ra về phân công công việc, trách nhiệm thi hành từng đầu việc đối với từng nhân viên. Sau khi thực hiện đầy đủ các thủ tục, thủ kho kiểm đếm số lƣợng hàng một lần nữa, đảm bảo đúng nguyên tắc nhƣ: Mọi hàng hóa tiếp nhận phải thông qua kiểm tra và có kết quả kiểm nghiệp trƣớc hoặc sau, xác định số lƣợng chính xác. Thời gian trƣớc đây, công ty quy định phải kiểm nghiệm đầy đủ tất cả các lô hàng về kho, bất kể nhiều hay ít đều phải có kết quả kiểm nghiệm từ Cục vệ sinh an
60
toàn thực phẩm. Nhƣng từ năm 2015 trở đi, việc kiểm nghiệm chỉ áp dụng cho 1 lô hàng. Các chuyến hàng về kho có thể khác nhau về thời gian song nếu nhƣ hàng hóa cùng trong 1 lô hàng thì chỉ cần kiểm nghiệm lô đầu tiên. Việc này vừa đảm bảo tuân thủ quy định của Cục Dƣợc, vừa tiết kiệm chi phí cho công ty. Hiện tại công ty cũng đƣợc đầu tƣ mua mới dàn máy cân cho độ chính xác rất cao, tỷ lệ hao hụt chỉ khoảng 0.4%. Sau khi cân xong kết quả đƣợc ghi lại trên biên bản giao nhận hàng hóa và kí với bên giao hàng. Đồng thời thủ kho cũng ghi thẻ kho (phụ lục 01), chuyển phiếu nhập kho (phụ luchj 02) cho kế toán kí và hạch toán. Sau đó nhân viên kho tiến hành vận chuyển hàng lên kệ, pallet rồi cất vào kho đảm bảo an toàn, tránh mất mát, hƣ hao.
Công ty thƣờng họp theo quý và năm để đánh giá lại cũng nhƣ thảo luận về công tác mua hàng.Trƣớc mỗi buổi họp, các phòng ban liên quan có trách nhiệm thu thập các kết quả của từng lô hàng nhập mua trong kì, xử lí số liệu, đƣa ra các nhận xét, suy nghĩ cá nhân về tình hình nhập mua hàng, thanh toán hay các vấn đề nghiệp vụ chuyên môn. Qua đó ban lãnh đạo công ty có cái nhìn khách quan hơn, đa chiều hơn về chu trình mua hàng. Tiêu chuẩn đánh giá đƣợc thống nhất chung ngay từ đầu ở các nguyên tắc cơ bản nhƣ nhà cung cấp có thực hiện đúng các điều khoản quy định trong hợp đồng nguyên tắc đã kí giữa hai bên về mua bán hàng hóa không; hàng mua về có đẩy đủ số lƣợng, đảm bảo chất lƣợng, quy cách, số lô, hạn dùng, có đƣợc đóng gói cẩn thận không; chứng từ gốc về đến nơi có bị thiếu sót ở đâu, trong quá trình làm hàng tại cảng có phát sinh vấn đề gì không... Nếu nhƣ mọi việc suôn sẻ, nhà cung cấp đáp ứng đầy đủ các điều kiện đặt ra đã thỏa thuận giữa hai bên thì giao dịch mua hàng ấy coi nhƣ là thành công, và doanh nghiệp sẽ tiếp tục đặt hàng với họ trong tƣơng lai. Trong trƣờng hợp các lỗi khách quan phát sinh trong quá trình mua hàng, cả doanh nghiệp và nhà cung cấp sẽ cùng thảo luận phƣơng án tháo gỡ, phân chia trách nhiệm giải quyết, mục đích chung là cùng
81
hƣởng đến cung ứng hàng hóa, một vài lƣu ý khi lựa chọn nhà cung cấp cần đặt ra là:
- Đối với các mặt hàng công ty đã sẵn có nhà cung cấp đối tác thì cần tiếp tục duy trì mối quan hệ kinh doanh lâu dài với họ, miễn sao cả hai bên vẫn còn tìm đƣợc tiếng nói chung, các bên cùng có lợi.
- Đối với những hàng hóa mới đƣợc đƣa vào danh mục mua hàng của doanh nghiệp, cần rà soát trƣớc xem ở các đối tác cũ có ai đang phân phối mặt hàng này để mua đƣợc giá ƣu đãi không. Nếu không thì lúc ấy doanh nghiệp cần tìm kiếm nhà cung cấp mới dựa trên các nghiên cứu kĩ lƣỡng.
Doanh nghiệp cần xây dựng hàng loạt các tiêu chí đánh giá và cho điểm các nhà cung cấp để tối ƣu hóa lựa chọn của mình. Trên cơ sở danh sách đã thiết lập, việc lựa chọn nhà cung cấp phải gắn liền với các tiêu thức mua hàng. Các tiêu chuẩn để đánh giá có thể kể đến nhƣ: Vị thế và uy tín của doanh nghiệp trên thị trƣờng, khả năng cung ứng nguồn hàng đầy đủ, thời gian vận chuyển hàng hóa, giá cả hàng hóa, khả năng thực hiện theo đúng cam kết đề ra về chất lƣợng hàng, khả năng xử lí sai sót trong quá trình mua hàng,...
82
Bảng 3.2 Tiêu thức đánh giá nhà cung cấp
STT Tiêu thức Điểm Nhận xét chung 0.25-1 1.25-2 2.25-3 1 Chất lƣơng hàng hóa Sai sót vì lí do chủ quan Sai sót vì lí do khách quan Đúng thỏa thuận
2 Giá cả Giá bán lẻ Giá đại lý Chiết khấu
3 Hình thức thanh toán Thanh toán ngay Thanh toán chậm từ 10-15 ngày Thanh toán chậm từ 20-30 ngày 4 Thời gian giao nhận Chậm 5-7 ngày Chậm 1-3 ngày Đúng thời hạn 5 Hình thức giao nhận Giao tại kho bên bán Giao tại kho bên bán Giao tại công ty 6 Lịch sử giao dịch Dƣới 3 năm Từ 03-05 năm Từ 5 năm trở lên 7 Tốc độ phản hồi phát sinh Trên 6 tiếng Từ 3-5 tiếng Dƣới 2 tiếng 8 Số lƣợng hàng hóa cung ứng tối đa Nhỏ hơn 60% số lƣơng Từ 61-90% số lƣợng Trên 90% số lƣợng 9 Quy mô
sản xuất Nhập lại Cơ sở
sản xuất
Doanh nghiệp sản xuất
(Nguồn: Phòng kinh doanh)
3.2.3 Hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng
Muốn nâng cao hiệu quả công tác nhận hàng và nhập kho, trƣớc tiên phải nâng cao năng lực cho nhân viên kho hàng. Công ty có thể đầu tƣ cho nhân viên đi học thêm các lớp về nghiệp vụ lƣu kho, nhập hàng với các điều khoản ràng buộc cụ thể, tránh trƣờng hợp chảy máu chất xám. Mỗi nhân viên
83
có năng lực, chuyên môn nghiệp vụ thì từng đầu việc sẽ đƣợc xử lí hiệu quả hơn.
Thêm vào đó, nhân viên mua hàng khi kí kết hợp đồng với nhà cung cấp, phải thảo luận và đƣa ra các điều khoản nhận trả hàng, đền bù cụ thể trong trƣờng hợp phía công ty nhận đƣợc hàng bị hỏng, bao hàng bị rách, chất lƣợng hàng bên trong bị ảnh hƣởng, nhãn hàng bị sai thông tin,... Việc nhận hàng về kho cũng cần sự phối hợp của bộ phận mua hàng và bộ phận kho. Mỗi khi tiếp nhận lô hàng, đặc biệt là hàng cont nhập khẩu, ngƣời nhận hàng phải chụp ảnh, gửi thông tin nhãn mác hàng về và nếu có phát sinh bất thƣờng tuyệt đối không đƣợc kí nhận hàng mà phải báo cho cấp quản lí để kịp thời đƣa ra phƣơng án trả hàng hay làm việc lại với nhà cung cấp. Việc thƣơng lƣợng với nhà cung cấp trong quá trình mua hàng cần đảm bảo các vấn đề sau:
- Các tiêu chuẩn kĩ thuật của hàng mua phải đảm bảo đủ mẫu mã, chất lƣợng, nguồn gốc xuất xứ, thành phần, hạn dùng, phƣơng pháp kiểm tra. - Giá cả và sự biến động về giá nếu thị trƣờng có sự thay đổi trong quá trình mua hàng
- Xác định cụ thể phƣơng thức thanh toán và thời hạn thanh toán ngay từ đầu: Thanh toán trƣớc hay Chuyển khoản sau, thanh toán theo hình thức mở L/C hay TT FAX, ...
Công ty CP Thƣơng mại và Dƣợc phẩm Hƣng Việt có thể tiến hành đặt hàng bằng nhiều hình thức nhƣ
- Kí kết hợp đồng mua bán hàng hóa. Nội dung hợp đồng bao gồm những nội dung chính là Tên, địa chỉ các bên tham gia hoặc ngƣời đại diện. Tên ngân hàng thụ hƣởng, số tài khoản tiền giao dịch. Tên, số lƣợng, quy cách, phẩm chất hàng hóa. Đơn giá và phƣơng định giá. Hình thức vận chuyển và điều kiện giao nhận hàng. Phƣơng thức cùng điều kiện thanh toán
84
(thời hạn thanh toán, hình thức thanh toán, đơn vị tiền thanh toán, các ƣu đãi về chiết khấu thanh toán nếu có).
- Gửi đơn đặt hàng (đứng tên ngƣời mua): tính pháp lý thấp hơn hợp đồng mua- bán giữa 2 bên nhƣng lại là chứng từ để dễ quản lí tình hình mua bán hàng hóa.
- Hóa đơn bán hàng (đứng tên ngƣời bán): bên nhà cung cấp có nghĩa vụ gửi trả bên mua để hạch toán và theo dõi đơn hàng.
Doanh nghiệp cũng nên lựa chọn hình thức đặt hàng cho phù hợp với từng mặt hàng riêng biệt vì chúng rất đa dạng về chủng loại và giá trị.
- Đối với hình thức mua hàng qua điện thoại: nên áp dụng khi mua các mặt hàng có giá trị thấp, khối lƣợng vừa và nhỏ. Tuy nhiên chỉ nên sử dụng với các đối tác thân quen, đã làm ăn lâu dài có uy tín với doanh nghiệp. Hình thức này giúp tiết kiệm chi phí và thời gian cho nghiệp vụ mua hàng.
- Đối với hình thức kí kết hợp đồng mua bán giữa các bên: doanh nghiệp cần sử dụng cho các hợp đồng nhập khẩu, mua hàng trong nƣớc với giá trị lớn, mang tính quan trọng với hoạt động kinh doanh. Bởi hợp đồng sẽ có giá trị pháp lý rất cao nên giảm thiểu rủi ro trong quá trình mua hàng cũng nhƣ sẽ có phƣơng án bồi thƣờng thỏa đáng khi xảy ra tranh chấp.
Ngoài ra, trƣớc khi hàng về đến kho để lƣu trữ, nhân viên kho thƣờng xuyên cập nhật tình hình trong kho cho nhân viên mua hàng về diện tích còn trống để kê hàng, mặt hàng nào còn tồn đọng nhiều, sắp hết hạn cần bán gấp hoặc có biện pháp xử lí sớm. Nhân viên mua hàng cũng chủ động thông báo ngày giờ cụ thể hàng về đến kho để họ có kế hoạch luân chuyển vị trí sắp xếp hàng hóa sao cho khoa học, tiết kiệm không gian. Đăc biệt với những hàng bảo quản lạnh, hàng mùi trong dƣợc phẩm cần bảo quản riêng, bộ phận kho cần bảo dƣỡng trang thiết bị thƣờng xuyên để đảm bảo chất lƣợng hàng không ảnh hƣởng.
85
Thuốc thành phẩm là một sản phẩm có vòng đời. Vì vậy việc xây dựng chiến lƣợc marketing để bán hàng, đầu tƣ vào nghiên cứu nhằm tìm ra sản phẩm thay thế cũng là điều kiện cần để hoàn thiện công tác mua hàng. Doanh nghiệp cần đầu tƣ xây dựng thƣơng hiệu sản phẩm mạnh hơn, phát triển bao bì nhận diện thƣơng hiệu tốt hơn nhƣ các công ty nổi tiếng trên thị trƣờng là Sao Thái Dƣơng, Dƣợc phẩm Nhất Nhất. Từ đó slogan “Rạng danh thuốc Việt” của Hƣng Việt mới chiếm đƣợc thị hiếu của khách hàng. Bộ phận mua hàng cần phải phối hợp với bộ phận nghiên cứu nhằm chọn lựa các sản phẩm đầu vào vừa tốt về chất lƣợng, vừa mới trên thị trƣờng để thu hút thêm ngƣời mua.
3.2.4 Hoàn thiện đánh giá sau mua hàng
Mặc dù quá trình mua hàng đã đƣợc thống nhất theo hợp đồng mua bán của các bên, song công ty vẫn cần liên tục thúc giục nhà cung cấp, kịp thời xử lí các phát sinh làm chậm quá trình lƣu thông hàng hóa, ảnh hƣởng đến hoạt động kinh doanh. Nhân viên mua hàng cần giám sát toàn bộ quá trình giao hàng để kiểm tra xem bên giao có tuân thủ các thỏa thuận trong hợp đồng hay không. Cụ thể nhƣ:
- Hai bên cùng thống nhất tiêu chuẩn về mẫu mã sản phẩm, màu sắc, quy cách đóng gói, bao bì, nhãn chính nhãn phụ,... Từ đó nhân viên giao nhân sẽ căn cứ trên các điều kiện sẵn có cùng với cảm quan về hàng hóa để xác định trƣớc xem hàng hóa có đáp ứng chất lƣợng hay không.
- Kiểm tra số lƣợng hàng đẩy đủ theo chứng từ hay không, kiện hàng có đóng gói cẩn thận, hàng hóa bên trong có đƣợc bảo quản đúng cách hay chƣa. Nếu không vấn đề gì thì nhân viên kho mới kí vào biên bản giao nhận hàng hóa.
- Kiểm tra chất lƣợng hàng hóa cũng theo các điều kiện trên hợp đồng mua bán hàng, nhân viên kho trong quá trình thẩm định lại hàng nếu phát hiện
86
sai lệch về mẫu mã bên ngoài cho đến hàm lƣợng, độ pH, thành phần hóa học,... bên trong dựa theo COA, CO thì từ chối nhận hàng và tiến hành trả lại ngay, đồng thời báo cáo lên cấp trên. Nếu hàng hóa cần phải mang đi kiểm nghiệm lại, bộ phận kho sẽ tiến hành tạm nhập và niêm phong hàng lại, đợi sau khi kết quả kiểm nghiệm trả về lúc ấy mới quyết định nhận hàng hay không.
Ví dụ: Phiếu kiểm tra hàng hóa đầu vào
Đơn hàng: HV2019270216 Địa điểm: Kho Thanh Trì Ngày: 27/02/2019 Đối tƣợng ĐVT Số lƣợng Kết quả Ngƣời kiểm soát Màu sắc Mùi Bề ngoài
Silymax Gold Kg 550 Vàng sẫm Đặc trƣng Viên nang Tinh chất hàu Kg 300 Nâu vàng Đặc trƣng Bột
Dƣỡng não
Minh Trí Kg 275
Không
màu Đặc trƣng Viên nang Sau khi một chu trình mua hàng khép lại, nhân viên mua hàng cùng các quản lí sẽ tổ chức đánh giá kết quả mua hàng. Trên cơ sở đánh giá là các tiêu chí nội bộ đề ra từ đầu cũng nhƣ đàm phán trên hợp đồng, việc đánh giá nhằm xác định xem quá trình mua hàng với loại sản phẩm này có hiệu quả hay chƣa, còn thiếu sót ở đâu, cần giảm thiểu chi phí gì để đạt hiệu suất cao nhất, đáp ứng mục tiêu tài chính của công ty.
3.2.5 Một số giải pháp khác
3.2.5.1 Hoàn thiện công tác quản trị nhân sự trong khâu mua hàng
Nhân sự phụ trách công tác mua hàng quá ít so với khối lƣợng công việc đặt ra khiến cho hiệu quả thực tế chƣa cao, chính bản thân ngƣời quản lí cấp trung vẫn phải trực tiếp hỗ trợ công việc, ảnh hƣởng không tốt đến tình hình
87
chung của doanh nghiệp. Muốn mở rộng và phát triển quy mô theo định hƣớng của ban lãnh đạo, doanh nghiệp cần tuyển dụng thêm nhân sự trong khâu mua hàng. Mục đích để giảm tải khối lƣợng công việc cũng nhƣ tiến hành chuyên môn hóa sâu hơn.
Ở mảng nhập khẩu hàng, nếu có thêm 1 nhân viên mua hàng nữa phụ trách, có thể phân chia công việc nhƣ một ngƣời phụ trách đàm phán, kí hợp đồng, tìm kiếm nhà cung cấp mới và theo dõi công nợ nhập khẩu. Trong khi đó ngƣời còn lại sẽ chỉ tập trung vào mảng giám sát hàng về kho, chi phí logistics, làm việc với forwarder giải quyết các phát sinh.
Đối với nghiệp vụ mua hàng trong nƣớc, để giảm thiểu chi phí lƣơng, nhà quản trị có thể tuyển dụng một nhân viên không yêu cầu kinh nghiệm hoặc thực tập sinh để phụ giúp các công việc nhỏ mà chỉ cần đào tạo qua cũng có thể làm đƣợc nhƣ soạn thảo hợp đồng dựa trên thông tin có sẵn, lên đơn hàng mua trình kí cấp trên, tra cứu thônh tin lịch sử mua hàng rồi tổng hợp lại cho nhân viên mua hàng tham khảo.
Cá nhân trƣởng phòng kinh doanh – là một nhà quản trị cấp trung và trực tiếp quản lí công việc mua hàng tại công ty, cần phải nâng cao năng lực quản