I. Đặc điểm chung của công ty Vật t & thiết bị toàn bộ
2. Mô hình tổ chức hoạtđộng kinh doanh ở công ty VT & TBTB
Công ty VT & TBTB khi mới thành lập có khoảng trên 300 cán bộ công nhân viên. Năm 1973, số l-ợng công nhân viên lên đến mức cao nhất là 1400 ng-ời. Trong quá trình sắp đặt lại cơ cấu tổ chức, tinh giảm biên chế, số l-ợng công nhân viên của công ty giảm dần và cho đến nay chỉ còn 380 ng-ời: 80 ng-ời ở 8 phòng ban khối cơ quan và 300 ng-ời ở cơ sở.
Sơ đồ bộ máy tổ chức hoạt động kinh doanh của MATEXIM (trang sau) - Ban lãnh đạo :Gồm có 1giám đốc, 1phó giám đốc, Đảng uỷ và công đoàn. Ban lãnh đạo phụ trách tổng quát, đồng thời chỉ đạo trực tiếp các phòng ban chức năng, các chi nhánh xí nghiệp, cửa hàng trực thuộc.
+ Giám đốc : Là ng-ời đứng đầu công ty, điều hành chung toàn công ty, chịu trách nhiệm tr-ớc Nhà n-ớc, và cơ quan chủ quản cấp trên về kết quả hoạt động kinh doanh của công ty.
+ Phó giám đốc: Có trách nhiệm giúp việc cho giám đốc và chỉ đạo điều hành phần việc đ-ợc giám đốc uỷ quyền.
Các phòng ban chức năng đ-ợc tổ chức theo yêu cầu quản lý sản xuất kinh doanh của công ty, chịu sự lãnh đạo trực tiếp của ban giám đốc. Công ty VT &TBTB có 8 phòng ban, mỗi phòng ban có chức năng và nhiệm vụ khác nhau:
- Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu và phòng thiết bị: Có chức năng tham m-u cho GĐ về kinh doanh mua bán các loại hàng hoá, quan hệ với bạn
hàng, để cung cấp hàng hoá đáp -ng nhu cầu của thị tr-ờng, kinh doanh XNK, uỷ thác XNK, mua bán các loại hàng hoá, vật t- và thiết bị toàn bộ.
- Phòng tài chính - kế toán (TC - KT): có chức năng mở sổ sách kế toán, ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng, tổng hợp thanh quyết toán theo kỳ, đảm bảo nguồn vốn phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, giám sát vốn hiện có, tạm ứng vốn cho các cơ sở, theo dõi, quản lý tài sản cố định (TSCĐ), thực hiện đầy đủ các chế độ kế toán tài chính, lập báo cáo tài chính theo quy định.
- Phòng kỹ thuật - kho - vận tải: Quản lý về công tác kỹ thuật, máy móc thiết bị, ph-ơng tiện vận tải, nhà x-ởng,…
- Phòng tổ chức lao động: Quản lý toàn bộ lực l-ợng lao động về chế độ chính sách, quản lý tình hình đi, đến của ng-ời lao động trong công ty.
- Ban kiểm toán nội bộ: Đ-ợc thành lập năm 1999 theo quy định của Nhà n-ớc, hoạt động riêng trực thuộc GĐ, có nhiệm vụ kiểm soát, kiểm toán công tác kế toán - tài chính, giúp GĐ kiểm tra số liệu, sổ sách kế toán để kịp thời sửa chữa, chấn chỉnh những sai sót.
- Văn phòng công ty: Phụ trách vấn đề hành chính và quản trị trong công ty, phục vụ hội nghị lễ tân,. . . Gồm các bộ phận :y tế, th-ờng trực, văn th- l-u trữ.
-Tổng kho Hà nội (mới thành lập): là đơn vị trực thuộc cơ quan công ty, tổ chức tiếp nhận, bảo quản, bốc xếp và giao nhận vật t- hàng hóa của công ty giao.
Tóm lại, các bộ phận phòng ban trong công ty tuy đảm nhận những chức năng nhiệm vụ khác nhau nh-ng đều có nục đích chung là phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
3.Tình hình tổ chức công tác kế toán tại công ty
MATEXIM là công ty th-ơng mại có quy mô lớn, với mạng l-ới chi nhánh, xí nghiệp trực thuộc trải dài từ Bắc vào Nam, phòng kế toán của công
ty đ-ợc áp dụng hình thức tổ chức công tác kế toán vừa tập trung vừa phân tán, cơ cấu theo sơ đồ sau: (Trang sau)
- Nhiệm vụ cụ thể của các bộ phận trong phòng kế toán công ty:
Kế toán tr-ởng: Phụ trách chỉ đạo chung hoạt động của phòng kế toán, chịu trách nhiệm trực tiếp tr-ớc ban giám đốc về công tác tài chíng kế toán.
- Phó tr-ởng phòng kế toán ( kiêm kế toán tổng hợp): Làm tham m-u cho kế toán tr-ởng về hoạt động của phòng kế toán, phụ trách chuyên môn, điều hành phòng kế toán khi kế toán tr-ởng vắng mặt, kiểm tra đối chiếu số liệu, lập báo cáo kế toán gửi lên cấp trên và thực hiện các phần kế toán còn lại. - Kế toán thuế: Theo dõi các khoản phải nộp ngân sách, thuế xuất nhập khẩu, thuế GTGT.
- Kế toán thanh toán tiền mặt: Thanh toán các khoản chi của công ty cho các bạn hàng, kiểm tra tính hợp lệ của các chứng từ, lập các phiếu thu chi tiền mặt chuyển cho thủ quỹ.
- Thủ quỹ: Quản lý tiền mặt trong két, xuất nhập tiền mặt theo phiếu thu, phiếu chi tiền mặt .
- Kế toán ngân hàng : Chịu trách nhiệm riêng rẽ hoạt động giao dịch với ngân hàng.
- Kế toán theo dõi hàng tồn kho: Theo dõi tình xuất, nhập, tồn kho hàng hoá, vật t-.
- Kế toán mua hàng và thanh toán với ng-ời bán: Hạch toán mua hàng, nhập khẩu vật t- hàng hoá và tình hình thanh toán với ng-ời bán.
- Kế toán thanh toán với khách hàng: Theo dõi tình hình bán hàng và các khoản phải thu của khách hành.
- Kế toán tài sản cố định: Theo dõi tài sản cố định của công ty và tình hình khấu hao TSCĐ.
- Kế toán chi phí : Theo dõi toàn bộ chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí dịch vụ toàn công ty.
- Kế toán xác định kết quả.
Việc tổ chức bộ máy vừa tập trung vừa phân tán nh- vậy có nhiều thuận tiện trong hạch toán, kiểm tra kế toán và trong công tác quản trị vì thông tin lấy đ-ợc từ bộ phận kế toán có độ chính xác cao.
Chế độ kế toán mà công ty áp dụng nh- sau:
+ Niên độ kế toán bắt đầu từ 01/01/N và kết thúc vào ngày 31/12/N + Đơn vị tiền tệ sử dụng ghi chép kế toán: Việt Nam đồng.
+ Hình thức sổ kế toán áp dụng: Chứng từ ghi sổ
+ Ph-ơng pháp hạch toán hàng tồn kho: Ph-ơng pháp kê khai th-ờng xuyên
+ Ph-ơng pháp khấu hao TSCĐ: áp dụng theo quyết định số 166/1999/QĐ-BTC của Bộ Tài chính ban hành ngày 31/12/1999
+ Nộp thuế GTGT theo ph-ơng pháp khấu trừ
Sau kỳ kinh doanh (th-ờng cuối mỗi quý), công ty lập báo cáo quyết toán gồm: Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo l-u chuyển tiền tệ, thuyết minh báo cáo tài chính. Cuối kỳ, công ty còn lập bảng tổng hợp TSCĐ, báo cáo bán ra, báo cáo mua vào (theo tháng), báo cáo chi phí dịch vụ, chi phí quản lý doanh nghiệp.
Định kỳ, các đơn vị trực thuộc nộp báo cáo lên phòng kế toán công ty để quyết toán, các cán bộ chuyên quản có nhiệm vụ đến kiểm tra hoạt động kế toán ở đơn vị cấp d-ới. Trên công ty bộ phận kiểm toán nội bộ đảm nhận nhiệm vụ kiểm tra theo định kỳ tháng một.
Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ
II.Tình hình tổ chức kế toán tại công ty VT &TBTB
Với đặc điểm hoạt động kinh doanh của MATEXIM, công ty tiêu thụ hàng hóa chủ yếu là qua ph-ơng thức bán buôn qua kho và ph-ơng thức bán giao hàng tại cảng, ngoài ra công ty còn nhận xuất khẩu uỷ thác. ứng với mỗi ph-ơng thức bán hàng sử dụng chứng từ ban đầu và trình tự luân chuyển chứng từ là khác nhau. Cùng với ph-ơng thức bán hàng, ph-ơng thức thanh toán với khách hàng là bằng tiền, tiền gửi Ngân hàng (với khách hàng trong n-ớc) và thanh toán bằng L/C với khách hàng bên ngoài.