I. Đặc điểm chung của công ty Vật t & thiết bị toàn bộ
2. Vận dụng hệ thống tài khoản thống nhất để hạch toán tổng hợp
2.1 Tài khoản sử dụng
Để hạch toán tổng hợp các nghiệp vụ bán hàng, kế toán công ty sử dụng các tài khoản sau:
- Tài khoản 511”Doanh thu bán hàng”: Tài khoản này dùng để phản
ánh tổng doanh thu bán hàng thực tế. Từ đó, xác định doanh thu thuần trong kỳ của doanh nghiệp. Nội dung ghi chép của tài khoản này nh- sau:
Bên nợ:
- Khoản giảm giá hàng bán và doanh thu hàng bán bị trả lại.
- Số thuế TTĐB và thuế xuất khẩu phải nộp tính theo doanh thu bán hàng thực tế
- Kết chuyển doanh thu thuần về tiêu thụ trong kỳ
Bên có: Phản ánh tổng số doanh thu bán hàng thực tế trong kỳ
Tài khoản 511 cuối kỳ không có số d- và chi tiết làm 4 tài khoản cấp 2:
+ TK5111”Doanh thu bán hàng hoá”
+ TK5112”Doanh thu bán các thành phẩm”
+ TK5113”Doanh thu cung cấp dịch vụ”
+ TK5114”Doanh thu trợ cấp, trợ giá”
- Tài khoản 156”Hàng hoá”
Tài khoản 1561A”Hàng hóa xuất bán tại kho, trong đó chi tiết Tài
khoản 1561A-gt”hàng bán thẳng tại cảng”
Tài khoản 1561B”Hàng hoá nhận xuất khẩu uỷ thác”
- Tài khoản 632”Giá vốn hàng bán”
- Tài khoản 641”Chi phí bán hàng”
- Tài khoản 642”Chi phí quản lý doanh nghiệp “
- Tài khoản 911”Xác định kết quả kinh doanh “
Ngoài ra còn sử dụng các tài khoản khác nh-: Tài khoản 111, 112, 131, 3331, 007,. . .
2.2 Trình tự hạch toán
2.2.1 Ph-ơng thức bán buôn qua kho
Khi xuất hàng hóa giao cho bên mua và đại diện bên mua ký nhận vào chứng từ xác định đã nhận đủ hàng và đã thanh toán tiền hoặc đã chấp nhận nợ. Kế toán căn cứ hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, lập chứng từ ghi sổ phản ánh
Nợ TK131 Ng-ời mua chấp nhận nợ (tổng giá thanh toán) Nợ TK111,112 Tổng giá thanh toán nhận bằng tiền
Có TK511(5111)Doanh thu bán hàng hóa Có TK333(3331)Thuế GTGT phải nộp Đồng thời ghi bút toán kết chuyển giá vốn:
Nợ TK632 Giá vốn hàng bán Có TK156
Nếu phát sinh chi phí bán hàng (chi phí vận chuyển bốc dỡ ) kế toán căn cứ vào phiếu chi và các chứng từ khác ghi:
Nợ TK641 Giá phí ch-a thuế Nợ TK133 Thuế GTGT
Có TK111,112,.. .Giá thanh toán chi phí
Ví dụ: Ngày 20/01/02 công ty xuất kho bán hàng hoá (Hoá đơn GTGT số 012216 đ-ợc tóm tắt nh- sau:
Tên hàng Đvị Số l-ợng Đơn giá bán Thành tiền Thép hợp kim G12M0V
40mm Tấn 3,445 17.490.400 60.946.428
60mm Tấn 3,005 17.490.400 53.159.652
100mm Tấn 0,549 17.490.400 9.712.030
Tổng số Tấn 6,999 123815.110
Thuế suất thuế GTGT: 5%
Tiền thuế GTGT 6.190756
Tổng cộng tiền thanh toán 130.005.866 Tiền hàng ch-a thanh toán
Giá vốn của hàng bán là: 17.085.600đ/Tấn
Căn cứ vào hóa đơn GTGT kế toán lập chứng từ ghi sổ ghi nhận doanh thu .
Nợ TK 131 : 130.005.866 Có TK511 (5111) : 123.815.110
Đồng thời phản ánh giá vốn của hàng bán, kế toán ghi : Nợ TK632 119.582.114
Có TK 156
2.2.2. Kế toán bán hàng tại cảng
Phòng kinh doanh cử ng-ời xuống cảng tiếp nhận hàng hoá có thể giao trực tiếp từ tàu xuống và bán cho khách hoặc kiểm nhận nhập kho rồi mới bán cho khách hàng. Khách hàng có thể đặt mua từ tr-ớc, đến công ty nộp tiền lấy hóa đơn, khi hàng về xuống cảng, đ-a hóa đơn cho nhân viên tiếp nhận hàng của phòng kinh doanh để lấy hàng.
Nhân viên của phòng kinh doanh căn cứ vào hóa đơn để giao cho khách hàng. Khi ng-ời mua nhậnđủ hàng và ký xác nhận trên chứng từ bán hàng của doanh nghiệp, hàng xác định là tiêu thụ. Hóa đơn đ-ợc chuyển về phòng kế toán,căn cứ vào đó lập bảng chứng từ ghi sổ.
Khi hàng về cảng kế toán ghi nhận trị giá hàng hóa vào TK 1561A-gt mà không hạch toán vào TK 151, theo trình tự nh- sau:
+ Nếu tỷ giá thực tế lớn hơn tỷ giá hạch toán:
Nợ TK 1561A-gt Trị giá hàng hóa theo tỷ giá thực tế Có TK 413 Chênh lệch tỷ giá
Có TK 112 (1122) Nếu thanh toán bằng ngoại tệ (theo TGHT) Có TK 331 Nếu doanh nghiệp ch-a thanh toán
+ Nếu tỷ giá hạch toán lớn hơn tỷ giá thực tế:
Nợ TK 1561A-gt Trị giá hàng hóa theo tỷ giá thực tế Nợ TK 413 Chênh lệch tỷ giá
Có TK 112 (1122) Nếu thanh toán bằng ngoại tệ (theo Có TK 331 Doanh nghiệp chấp nhận nợ
Thuế nhập khẩu :
Nợ TK 1561A-gt Số thuế nhập khẩu phải nộp Có TK 3333
Khi giao hàng hóa cho khách hàng, có hóa đơn chuyển về phòng kế toán, ghi:
Nợ TK 131 Tổng số tiền khách hàng phải thanh toán Nợ TK 111, 112
Có TK 511 (5111) Doanh thu bán hàng ch-a có thuế GTGT Có TK 333 (33311) Thuế GTGT
Kết chuyển giá vốn của hàng bán:
Nợ TK 632 Giá vốn của hàng bán Có TK 1561A-gt
2.2.3. Kế toán bán hàng xuất khẩu
Công ty hiện nay ch-a xuất hiện nghiệp vụ bán hàng xuất khẩu trực tiếp mà công ty mới nhận xuất khẩu uỷ thác. Đây là một trong những hoạt động của lĩnh vực dịch vụ. Doanh thu từ hoạt động này đ-ợc phản ánh vào TK
5113 “Doanh thu cung cấp dịch vụ”.
Công ty thực hiện việc ký kết hợp đồng với khách hàng, tiến hành làm thủ tục xuất khẩu, nộp các khoản thuế xuất khẩu, chi các khoản phí vận chuển ngoài n-ớc nếu có. Những khoản chi phí mà công ty chi ra trong quá trình xuất khẩu sẽ thu lại của bên giao uỷ thác (nếu theo hợp đồng bên giao uỷ thác chịu). Kết thúc việc xuất khẩu sẽ đ-ợc h-ởng phần hoa hồng uỷ thác do hai bên thoả thuận (th-ờng công ty nhận đ-ợc khoản hoa hồng từ 0,8% - 1% tổng doanh thu xuất khẩu).
Khi nhận hàng do đơn vị ủy thác bàn giao, nếu chuyển thẳng và bán theo giá FOB thì không phải ghi sổ tổng hợp. Tr-ờng hợp hàng nhận nhập kho để chờ xuất khẩu hoặc chuyển thẳng xuống ph-ơng tiện để xuất theo giá CIF
thì phản ánh vào TK1561B mà công ty không sử dụng TK 003 “Hàng hóa nhận bán hộ, ký gửi” .
- Khi hàng xuất khẩu hoàn thành thủ tục hải quan và đ-ợc xác định là hàng xuất khẩu, kế toán ghi:
+ Nếu khách hàng thanh toán ngay:
Nợ TK 1112, 1122 Tổng số tiền hàng tính theo tỷ giá hạch toán Nợ (Có) TK 413 Chênh lệch tỷ giá
Có TK 5113 Hoa hồng uỷ thác theo tỷ giá thực tế Có TK 333 (33311)Thuế GTGT tính trên hoa hồng uỷ thác + Nếu khách hàng chấp nhận nợ:
Nợ TK 131 Phải thu của khách hàng theo tỷ giá hạch toán Nợ (Có) TK 413 Chênh lệch tỷ giá
Có TK 331 Số tiền phải trả (theo tỷ giá hạch toán) Có TK 5113 Hoa hồng uỷ thác theo tỷ giá thực tế
Có TK 333 (33311) Thuế GTGT tính trên hoa hồng uỷ thác Khi nhận đ-ợc giấy báo có về số tiền xuất khẩu do khách hàng trả bằng ngoại tệ gửi vào Ngân hàng, kế toán ghi:
Nợ TK 1122 Số tiền đã thu theo tỷ giá hạch toán Có TK 131
Đồng thời ghi:
Nợ TK 007 Ngoại tệ
- Số tiền chi phí xuất khẩu, thuế xuất khẩu công ty chi hộ cho bên giao uỷ thác, kế toán ghi:
Nợ TK 138 (1388) Số thực chi Có TK 111, 112
- Khi kết thúc hợp đồng, hai bên tiến hành thanh lý hợp đồng và tính toán, thanh toán số tiền công ty còn phải trả cho bên giao uỷ thác, kế toán ghi: Nợ TK 331 Số tiền đã trả theo tỷ giá hạch toán
Có TK 111, 112
Đồng thời, (nếu trả bằng ngoại tệ) ghi : Có TK 007 Ngoại tệ
* Cuối kỳ xác định doanh thu thuần, kết chuyển doanh thu thuần sang TK 911 để xác định kết quả:
Nợ TK 511 Doanh thu thuần về tiêu thụ trong kỳ Có TK 911
Có TK 632
Kết chuyển chi phí bán hàng:
Nợ TK 911 Chi phí bán hàng Có TK 641
Kết chuyển chi phí quản lý:
Nợ TK 911 Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 642
Nếu có lãi kế toán ghi:
Nợ TK 911 Số tiền lãi Có TK 421
Nếu bị lỗ kế toán ghi:
Nợ TK 421 Số tiền lỗ Có TK 911