Nhiệm vụ hàng đầu của nhà tổ chức sự kiện đĩ là lập kế hoạch tổ chức sự kiện. Lập kế hoạch tổ chức sự kiện được hiểu là quá trình xác định trước các cơng việc một cách chi tiết theo một hệ thống nhất định dựa trên chương trình và ngân sách sự kiện đã được xác định.
Kế hoạch tổ chức sự kiện đĩ là sản phẩm của quá trình lập kế hoạch tổ chức sự kiện.
Kế hoạch tổ chức sự kiện có thể được hiểu là một bản thiết kế những nội dung, cơng việc của sự kiện (từ khâu chuẩn bị cho đến khi kết thúc sự kiện), được sắp xếp có khoa học theo một trình tự nhất định về thời gian cho phép nhà tổ chức sự kiện triển khai có hiệu quả các hoạt động chuẩn bị cũng như thực hiện được các nội dung cơng việc có trong sự kiện nhằm đạt được các mục tiêu của tổ chức sự kiện.
- Về hình thức, kế hoạch tổ chức sự kiện là tập văn bản được trình bày rõ ràng, sạch sẽ, cĩ tính logic cao, cĩ tính thuyết phục đảm bảo tính khả thi và tính hướng dẫn cho người sử dụng.
- Về nội dung, bản kế hoạch tổ chức sự kiện phải đảm bảo cung cấp đủ thơng tin cho người sử dụng; cần đề cập đầy đủ các hoạt động; cơng việc cần làm; tiến trình và thời gian chuẩn bị, triển khai; trách nhiệm của từng bộ phận, từng cá nhân; cũng như dự trù chi tiết về ngân sách để triển khai kế hoạch; các chỉ tiêu đánh giá kết quả của các hoạt động trong kế hoạch…