4.4.1.1. Khái niệm
Trong nội dung của chương 1, chúng tơi đã đề cập đến thuật ngữ khách mời tham gia sự kiện nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho người đọc dễ dàng theo dõi các nội dung cĩ liên quan. Ở đây chỉ nhắc lại khái niệm đã đề cập ở chương 1 để người đọc tiện theo dõi. Khách mời tham gia sự kiện là những tổ chức, doanh nghiệp hoặc cá nhân được chủ đầu tư sự kiện chủ động mời tham dự vào các diễn biến, hoạt động của sự kiện, họ là đối tượng chính mà mục tiêu sự kiện muốn tác động đến. Vì vậy, khách mời tham gia sự kiện là một trong các yếu tố cần tính tới khi lập chương trình, kế hoạch và nội dung tổ chức sự kiện.
Khách mời tham gia sự kiện cĩ thể miễn phí, nhưng cũng cĩ trường hợp phải trả những khoản phí nhất định để đổi lại họ sẽ nhận được những giá trị nhất định về tinh thần hoặc vật chất.
4.4.1.2. Phân loại khách mời
Theo kế hoạch tổ chức sự kiện cĩ thể chia thành: - Khách mời chính thức
- Khách mời dự bị
Theo vị trí, vai trị hiện tại của khách cĩ thể chia thành:
- Khách mời là nhân vật quan trọng (khách VIP- Very important person, nhân vật quan trọng như: các quan chức chỉnh phủ hoặc, lãnh đạo của các đối tác trong cơng việc, lãnh đạo các doanh nghiệp lớn, nhân vật cĩ vị trí, tầm ảnh hưởng lớn trong xã hội…)
- Khách mời ở các cơ quan truyền thơng (như nhà báo, phĩng viên, quay phim…) - Khách mời là khách hàng
4.4.1.3. Các cơng việc chuẩn bị có liên quan đến khách mời
- Lập danh sách khách mời (guest list) - Chuẩn bị và gửi giấy mời cho khách
- Kiểm tra, xác nhận (confirm) các thơng tin cĩ liên quan đến khách mời - Chuẩn bị các điều kiện để phục vụ khách mời