2.3.1 Đặc điểm kế toán vốn bằng tiền
2.3.1.1 Tài khoản sử dụng
- TK 111- Tiền mặt
- TK 112- Tiền gửi ngân hàng - TK 113- Tiền đang chuyển
2.3.1.2 Chứng từ sử dụng
- Chứng từ về tiền mặt: Phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tạm ứng, biên lai thu tiền, bảng kiểm kê quỹ, bảng kê chi tiền...
- Chứng từ về tiền gửi ngân hàng: GBC, GBN, ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi, séc chuyển khoản...
2.3.1.3 Luân chuyển chứng từ
- Phiếu thu tiền mặt do kế toán tiền mặt lập
Phiếu thu: lập 3 liên, KTTM đặt giấy than viết 1 lần sao cho các liên có nội dung giống nhau.KTTM phải ghi đầy đủ các nội dung trên phiếu thu và ký vào phiếu thu, sau đó chuyển cho kế toán tr-ởng soát xét và giám đốc ký duyệt , chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục nhập quỹ.Sau khi đã nhận đủ số tiền , thủ quỹ ghi số tiền thực tế nhập quỹ (bằng chữ) vào phiếu thu tr-ớc khi ký và ghi rõ họ tên.
Thủ quỹ giữ lại 1 liên để ghi sổ quỹ , 1 liên giao cho ng-ời nộp tiền, 1 liên l-u nơi lập phiếu.Cuối ngày, toàn bộ phiếu thu cùng chứng từ gốc chuyển cho kế toán để ghi sổ kế toán. .
-Giấy đề nghị tạm ứng: do ng-ời muốn nhận tạm ứng lập, lập 1 liên.Giấy này đ-ợc chuyển cho kế toán tr-ởng xem xét và ghi ý kiến đề nghị giám đốc duyệt chi.Căn cứ quyết định của giám đốc, kế toán lập phiếu chi kèm theo giấy đề nghị tạm ứng và chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục xuất quỹ.
-Phiếu chi: KTTM lập 3 liên. Liên 1: l-u nơi lập phiếu.
Liên 2: chuyển thủ quỹ để thủ quỹ chi tiết và ghi vào sổ quỹ, sau đó chuyển cho kế toán Ngân hàng và thanh toán. Kế toán mở sổ tạm ứng ghi cho từng công trình, hạng mục công trình. Tại Xí nghiệp tạm ứng tiền cho từng công trình, hạng mục công trình theo nguyên tắc số tiền tạm ứng bao giờ cũng không đ-ợc v-ợt quá giá thành dự toán công trình đó và phải căn cứ vào tiến độ thi công công trình.
Liên 3: giao cho ng-ời nhận tiền.
- Giấy thanh toán tiền tạm ứng: Sau khi lập xong giấy thanh toán tiền tạn ứng, kế toán thanh toán chuyển cho kế toán tr-ởng soát xét và giám đốc xí nghiệp duyệt.Giấy thanh toán tiền tạm ứng kèm theo chứng từ gốc đ-ợc dùng làm căn cứ để ghi sổ kế toán.
- Giấy đề nghị thanh toán: Sau khi mua hàng hoặc sau khi chi tiêu cho những nhiệm vụ đ-ợc giao, ng-òi mua hàng hoặc chi tiêu lập giấy đề nghị thanh toán.Giấy đề nghị thanh toán đ-ợc chuyển cho kế toán tr-ởng soát xét và ghi ý kiến đề nghị giám đốc xí nghiệp (hoặc ng-ời đ-ợc ủy quyền) duyệt chi.Căn cứ quyết định của giám đốc, kế toán lập phiếu chi kèm theo giấy đề nghị thanh toán và chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục xuất quỹ.
- Biên lai thu tiền: đ-ợc lập thành 2 liên.
Sau khi thu tiền, ng-ời thu tiền và ng-ời nộp tiền cùng ký và ghi rõ họ tên để xác nhận số tiền đã thu, đã nộp.Ký xong ng-ời thu tiền l-u 1 liên, còn liên 2 giao cho ng-ời nộp tiền giữ.
Cuối ngày ng-ời đ-ợc đơn vị giao nhiệm vụ thu tiền phải căn cứ vào bản biên lai l-u để lập bảng kê biên lai thu tiền trong ngày và nộp cho kế toán để kế toán lập phiếu thu làm thủ tục nhập quỹ hoặc thủ tục nộp ngân hàng.tiền mặt thu đ-ợc ngày nao ng-ời thu tiền phải nộp quỹ ngày đó.
-Bảng kiểm kê quỹ: do ban kiểm kê quỹ lập thành 2 bản: 1 bản l-u ở thủ quỹ, 1 bản l-u ở kế toán quỹ tiền mặt hoặc kế toán thanh toán..
-Bảng kê chi tiền: đ-ợc lập thành 2 bản: 1 bản l-u ở thủ quỹ, 1 bản l-u ở kế toán quỹ.
-Các chứng từ liên quan đến TGNH do ngân hàng gửi đến cho xí nghiệp.
Sơ đồ 2.3 : Quy trỡnh ghi sổ kế toỏn tiền mặt
Ghi chỳ :
Ghi hàng ngày
Ghi cuối thỏng
: Kiểm tra, đối chiếu số liệu
- Phiếu thu - Phiếu chi …… Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ cỏi TK 111
2.3.2 Đặc điểm kế toán chi phí sản xuất: 2.3.2.1 Tài khoản sử dụng: 2.3.2.1 Tài khoản sử dụng:
- TK 621- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
- TK 622- Chi phí nhân công trực tiếp - TK 623- Chi phí sử dụng máy thi công
- TK 627- Chi phí SXC
- TK 154- Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang
2.3.2.2 Chứng từ sử dụng:
-Riêng trong công tác tập hợp chi phí sản xuất , Xớ nghiệp sử dụng sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái, bảng kê chứng từ phát sinh, tờ kê chi tiết các tài khoản liên quan, bảng phân bổ chi phí quản lý, bảng trích khấu hao, sổ tập hợp chi phí sản xuất TK 1541, sổ chi tiết TK 152, 153, 334, 338, 131, 1362, 642, và một số tài khoản có liên quan khác.
-Doanh nghiệp xây dựng có thể xuất vật t- cho thi công từ kho của doanh nghiệp hoặc mua vật t- nhập thẳng vào công tr-ờng
Trong tr-ờng hợp vật t- đ-ợc xuất từ kho của doanh nghiệp, chứng từ gốc là phiếu xuất vật t-, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ hay phiếu xuất vật t- theo hạn mức. Căn cứ vào nhu cầu, định mức tiêu hao vật t-, bộ phận thi công viết phiếu xin lĩnh vật t-, sau khi đ-ợc duyệt, phòng Kế toán hoặc cung ứng lập phiếu xuất kho, mẫu tuỳ theo hoàn cảnh cụ thể, phiếu xuất kho đ-ợc sử dụng khi xuất vật t- cho các bộ phận sử dụng trong doanh nghiệp.
Tr-ờng hợp vật t- mua về nhập thẳng chân công trình, chứng từ gốc để hạch toán là hoá đơn bán hàng hay hoá đơn kiểm phiếu xuất kho của ng-ời bán.
-Chứng từ ban đầu để hạch toán khoản mục chi phí nhân công trực tiếp là các bảng chấm công, hợp đồng làm khoán cùng các chứng từ liên quan đến các chứng từ này đ-ợc chuyển đến phòng Kế toán để làm cơ sở cho việc tính l-ơng cho từng ng-ời và tổng hợp, phân bổ tiền l-ơng cho các đối t-ợng chi phí sản xuất.
2.3.2.3 Luân chuyển chứng từ:
2.3.2.3.1 Hạch toỏn chi phớ nguyờn vật liệu trực tiếp:
Từ chứng từ gốc là phiếu xuất kho:
Bảng 2.1 Phiếu xuất kho
DN: XN 11 - Công ty XD319
ĐC: Ngọc Lâm - Long Biên - HN
Phiếu xuất kho
Ngày 20/10/2008 Số: ... Mẫu số 01-VT Ban hành theo QĐ số: 1864/1998/QĐ-BTC ngày 16 tháng 12 năm 1998 của Bộ Tài chính Nợ: 621 Có: 152
- Ng-ời giao hàng: Đào Hữu Đoàn
- Xuất tại: Kho số 1 - Xuất cho công trình: Nhạc viện Hà nội.
TT Tên vật t- Mã số
ĐVT Số l-ợng Đơn giá Thành tiền
Yêu cầu Thực xuất
1 Thép fi8 Kg 2.400 2.400 4.650 11.160.000
2 Xi măng Hoàng Thạch Kg 1.200 1.000 770 770.000
3 Gạch chỉ Viên 8.000 8.000 260 2.080.000
Cộng X X x X X 14.010.000
Tổng số tiền bằng chữ: M-ời bốn triệu, không trăm m-ời ngàn đồng chẵn./.
Phụ trách bộ phận sử dụng Phụ trách cung tiêu Ng-ời giao hàng Thủ kho
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Căn cứ vào chứng từ gốc, kế toán lên sổ chi tiết tài khoản 621 đ-ợc mở chi tiết cho từng công trình, hạng mục công trình. Nội dung sổ chi tiết tài khoản 621 là sổ dùng để phản ánh chi tiết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến chi phí nguyên vật liệu trực tiếp theo từng công trình, hạng mục công trình mà trên sổ cái tài khoản 621 ch-a phản ánh đ-ợc.
Biểu 2.1: Sổ chi tiết tài khoản 621 Sổ chi tiết tài khoản 621 (trích)
Công trình: Nhạc viện Hà nội
Quý IV năm 2008 Ngày, tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh SH NT Nợ Có
Xuất vật t- cho C.trình: Nhạc viện HN 152 14.010.000
- Thép fi8 11.160.000
- Xi măng Hoàng Thạch 770.000
- Gạch chỉ 2.080.000
Xuất sắt thép cho C.trình: Nhạc viện HN 152 80.000.000
Tổng phát sinh 1.182.651.200
K/chuyển chi phí NVL trực tiếp 154 1.182.651.200
Ngày 31 tháng 12 năm 2008
Ng-ời ghi sổ Kế toán tr-ởng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Hàng ngày khi có các nghiệp vụ xuất vật t- đ-ợc kế toán Đội tập hợp chứng từ, định kỳ kế toán Xí nghiệp tổng hợp thành chứng từ ghi sổ, cuối quý ghi vào sổ cái tài khoản621.Cuối quý, kế toán kết chuyển chi phí nguyên vật liệu trực tiếp sang chi phí sản xuất kinh doanh dở dang và lập chứng từ ghi sổ
theo định khoản: Nợ TK 154 Có TK 621
Biểu 2.2: Chứng từ ghi sổ cho TK 154
Chứng từ ghi sổ
(Trích) Số:...
Trích yếu Tài khoản Số tiền
(Đồng) Ghi chú Nợ Có 1 2 3 4 5 - Kết chuyển chi phí NVLTT C.trình: Nhạc Viện Hà Nội 154 621 1.182.651.200 - Kết chuyển chi phí NVLTT C.trình: Bệnh viện tỉnh Vĩnh Long 154 621 1.142.532.200
Bảng 2.2: Sổ chi tiết tiền l-ơng và Bảo hiểm xã hội Sổ chi tiết tiền l-ơng và bảo hiểm xã hội
Tháng 10 năm 2008
Công trình: Nhạc viện Hà nội
TT Tên công nhân L-ơng công nhân trong danh sách L-ơng công nhân thuê ngoài Cộng Trừ 6% Còn Trích 19% L-ơng chính L-ơng phụ Cộng
1 Bùi Quốc Toản 936.000 44.000 980.000 980.000 58.800 921.200 186.200
2 Nguyễn Văn Tuấn 794.180 40.000 834.180 834.180 50.051 784.129 158.484,2
3 Nguyễn Thế Thạch 794.180 40.000 834.180 834.180 50.051 784.129 158.484,2
4 Đào Lê Hoàng 645.260 645.260 645.260 38.715 606.545 122.603,2
5 Đỗ Trọng Hiển 723.000 723.000 723.000 43.380 679.620 137.370
6 Phạm Lê Ân 648.000 648.000 38.880 609.120 123.120
7 Đỗ Danh Tuyên 756.000 756.000 45.360 710.640 143.640
...
Số liệu trên sổ chi tiết tiền l-ơng và bảo hiểm xã hội đ-ợc dùng làm căn cứ để kế toán lập bảng tổng hợp chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm xây lắp, đồng thời giúp kế toán lập chứng từ ghi sổ.
Biểu 2.3: Chứng từ ghi sổ cho TK 622
Chứng từ ghi sổ
Quý IV/2008 Số:
Trích yếu Tài khoản Số tiền
(đồng)
Ghi
chú Nợ Có
Phải trả công nhân sản xuất trực tiếp trong danh sách. 622 3341 325.064.675 Phải trả công nhân sản xuất trực tiếp ngoài danh sách. 622 3342 2.024.046.380
Cộng X X 2.349.111.055
Trên cơ sở các bảng thanh toán l-ơng hàng tháng, kế toán vào sổ chi tiết tài khoản 622 theo từng công trình:
Biểu 2.4: Sổ chi tiết tài khoản 622
Sổ chi tiết tài khoản 622
Quý IV/2008
Công trình: Nhạc viện Hà nội
ĐVT: Đồng
NTGS Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh Ghi chú
SH NT Nợ Có 31/10 Tiền l-ơng CN T10/2001 334 63.091.654 - Trong danh sách 3341 9.437.600 - Ngoài danh sách 3342 53.654.054 01/12 Tiền l-ơng CN T11/2001 334 85.971.027 - Trong danh sách 3341 13.044.357 - Ngoài danh sách 3342 72.926.670 31/12 Tiền l-ơng CN T12/2001 334 100.802.219 - Trong danh sách 3341 14.574.045 - Ngoài danh sách 3342 86.228.174 Tổng phát sinh 249.864.900 31/12 K/C chi phí NCTT 154 249.864.900
Cuối quý kế toán lập chứng từ ghi sổ kết chuyển chi phí nhân công trực tiếp sang tài khoản 154 theo từng đối t-ợng tính giá thành.
Biểu 2.5 Chứng từ ghi sổ cho TK 154 Chứng từ ghi sổ Trích Số: ... Trích yếu Tài khoản Số tiền (đồng) Ghi chú Nợ Có 1 2 3 4 5
Kết chuyển chi phí NCTT công trình Nhạc viện Hà Nội 154 622 249.864.900 K/c chi phí NCTT công trình Bệnh viện tỉnh Vĩnh Long 154 622 245.705.850
2.3.2.3.3 Hạch toỏn chi phớ xe, maý thi cụng
2.3.2.3.3.1 Hạch toỏn chi phớ xe, maý thi cụng của Xớ nghiệp: Khi phục vụ cho các công trình sẽ đ-ợc theo dõi giám sát chặt chẽ của Ban Tài chính và Ban Vật t- của Xí nghiệp, chi phí máy thi công trong tr-ờng hợp này bao gồm: Chi phí khấu hao máy, chi phí nguyên vật liệu phục vụ máy, chi phí nhân công điều khiển máy, chi phí sửa chữa máy, bảo hiểm máy và một số chi phí bằng tiền khác.
2.3.2.3.3.1.1 Hạch toán chi phí nhân công: Cũng giống nh- chi phí nhân công trực tiếp, để hạch toán khoản mục này kế toán Đội căn cứ vào bảng chấm công và báo cáo khối l-ợng công việc thực hiện để tính ra tiền l-ơng phải trả cho công nhân điều khiển máy, trên cơ sở đó trình Giám đốc duyệt.
Bảng 2.3 Chứng từ ghi sổ cho TK 623
Chứng từ ghi sổ Quý IV năm 2008
Số ...
Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú
Nợ Có
Trả tiền l-ơng công nhân sử dụng máy tháng 10 623 334 4.797.000 Trả tiền l-ơng công nhân sử dụng máy tháng 11 623 334 3.900.000 Trả tiền l-ơng công nhân sử dụng máy tháng 12 623 334 5.000.000
Cộng X X 13.697.000
2.3.2.3.3.1.2 Hạch toán chi phí nguyên vật liệu: Chi phí này bao gồm toàn bộ giá trị nguyên, nhiên vật liệu phục vụ cho việc vận hành máy nh-: Xăng, dầu... giá trị của khoản chi phí này là giá mua không thuế. Căn cứ để kế toán hạch toán khoản mục chi phí này là hoá đơn mua hàng, phiếu xuất kho... Hàng tháng kế toán Đội căn cứ vào các chứng từ gốc này để lập bảng kê chứng từ phát sinh bên có tài khoản 331, 152... Cuối kỳ kế toán Đội tập hợp và chuyển toàn bộ chứng từ lên phòng Kế toán Xí nghiệp để kế toán Xí nghiệp lập chứng từ ghi sổ.
Biểu 2.6 Chứng từ ghi sổ cho TK 623
Chứng từ ghi sổ Quý IV năm 2008
Số ...
Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền (đồng) Ghi chú Nợ Có Xăng MOGA 83 623 331 879.000 Dầu HD 400 623 331 640.000 ... Cộng X X 23.159.000
2.3.2.3.3.1.3 Hạch toán chi phí khấu hao máy: Cuối kỳ kế toán vật t- và tài sản cố định căn cứ vào sổ chi tiết tài sản cố định để lập bảng kê khấu hao máy. Bảng kê khấu hao máy là cơ sở để hạch toán chi phí khấu hao máy, máy thi công phục vụ trực tiếp cho công trình nào thì tính vào chi phí trực tiếp cho công trình đó.
Biểu 2.7: Bảng kê khấu hao máy Bảng kê khấu hao máy
Công trình: Nhạc viện Hà nội
Đơn vị tính: Đồng
T T T ê n máy N guyên giá K h ấu hao G i á t r ị c òn lại
Đầu năm Tăn g
Giảm Đầu năm Tăng Giảm
1 Máy bê tông 10.000.000 2.000.000 2.500.000 5.500.000
2 Máy đầm 45.000.000 9.000.000 9.250.000 26.750.000
Cộng 55.000.000 11.000.000 11.750.000 32.250.000
Biểu 2.8 Chứng từ ghi sổ cho TK 623
Chứng từ ghi sổ Quý IV năm 2008
Số ...
Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú
Nợ Có
Khấu hao sử dụng máy tháng 10 623 214 3.670.000
Khấu hao sử dụng máy tháng 11 623 214 4.080.000
Khấu hao sử dụng máy tháng 12 623 214 4.000.000
Cộng X X 11.750.000
2.3.2.3.3.1.4 Chi phí khác: Các loại chi phí khác bằng tiền phục vụ cho máy thi công, căn cứ vào chứng từ gốc kế toán tính trực tiếp cho chi phí của công trình đó.
Biểu 2.9 Chứng từ ghi sổ cho TK 623
Chứng từ ghi sổ Quý IV năm 2008
Số ...
Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú
Nợ Có
Chi phí sửa chữa th-ờng xuyên 623 111 4.451.000
Chi phí vận chuyển máy 623 111 2.068.000
...
2.3.5.3.3.2 Đối với xe, máy thi công thuê ngoài: Đây là bộ phận tạo nên chi phí máy thi công chủ yếu của Xí nghiệp hay có thể nói đa số máy thi công của Xí nghiệp là do thuê ngoài. Tại các công trình khi nhận thấy cần thiết phải sử dụng máy thi công thì Đội tiến hành thuê máy, ph-ơng thức thuê