III. Tình hình thực hiện công tác đấu thầu của công ty xây dựng Sông
2 .4 Nộp hồ sơ dự thầu và tham gia mở thầu
Sau khi các bộ phận tham gia lập hồ sơ dự thầu hoàn tất nhiệm vụ của mình, bộ phận tiếp thị sẽ niêm phong hồ sơ dự thầu giao cho phòng kinh tế kế hoạch nộp cho bên mời thầu.
Căn cứ theo thời hạn và địa điểm ghi trong hồ sơ mời thầu phòng kinh tế kế hoạch cử cán bộ trực tiếp đi tham gia mời thầu.
Trong thời gian chờ đánh giá hồ sơ dự thầu, nếu bên mời thầu có công văn yêu cầu lý giải những vấn đề trong hồ sơ dự thầu thì các bộ phận trong công ty tuỳ theo những khúc mắc bên mời thầu hỏi có nhiệm vụ giải đáp và làm rõ để giữ uy tín với chủ đầu t- và phát huy tối đa tính cạnh tranh của hồ sơ dự thầu.
2.5 Ký kết hợp đồng kinh doanh (nếu trúng thầu) và theo dõi thực hiện hợp đồng. đồng.
Ngay sau khi nhận đ-ợc kết quả trúng thầu, công ty sẽ có công văn gửi cho phía chủ đầu t- để chấp nhận việc thực hiện thi công và thoả thuận ngày giờ, địa điểm cụ thể để thực hiện việc ký kết hợp đồng. Tiến hành chuẩn bị xin bảo lãnh hợp đồng theo yêu cầu của chủ đầu t- và đôn đốc các bộ phận có liên quan rà soát lại kế hoạch huy động các nguồn lực cho việc thi công công trình, tạo điều kiện thuận lợi cho việc đàm phán ký kết hợp đồng thi công.
Sau khi ký kết hợp đồng, công ty nhanh chóng triển khai thi cô ng công trình và lúc này, các cán bộ kỹ thuật phòng kinh tế kế hoạch đảm nhận công tác dự thầu sẽ có nhiệm vụ theo dõi về thi công và làm cầu nối giữa công tr-ờng với chủ đầu t-, đề xuất kịp thời các vấn đề liên quan đến việc thực hiện hợp đồng, đặc biệt là các vấn đề ảnh h-ởng đến chất l-ợng và tiến độ thi công công trình. Đồng thời, thực hiện nhiệm vụ thanh quyết toán với chủ đầu t-.
3. Đánh giá tình hình thực hiện đấu thầu của công ty trong những năm qua
3.1. Những thành tích
a. Với bề dày kinh nghiệm và sự đoàn kết nhất trí trong nội bộ, công ty đang nỗ lực v-ơn lên để khẳng định vị trí của mình trong cơ chế thị tr-ờng. Công tác đấu thầu - tiếp thị đã từng b-ớc ổn định và hoạt động đi vào nề nếp phù hợp với cơ chế mới và đáp ứng cơ bản nhu cầu việc làm của công ty. Đặc biệt là việc trúng thầu thi công các công trình lớn nh- công trình đại học quốc gia, công trình đ-ờng Láng - Hoà Lạc và các công trình thi công tại Lào... có nhiều công trình đạt huy ch-ơng vàng chất l-ợng cao của ngành, giữ đ-ợc chỗ đứng tại thị tr-ờng trong n-ớc và v-ơn ra thị tr-ờng n-ớc ngoài.
b. Bộ phận tiếp thị đã có trách nhiệm cao hơn trong công tác thu thập và tổng hợp thông tin về định h-ớng Đầu t- xây dựng cơ bản của Nhà n-ớc và các cơ quan, ban ngành. Cùng lãnh đạo công ty xác định các công trình có tính khả thi để xây dựng chiến l-ợc và sách l-ợc trong công tác tiếp thị đấu thầu nhằm nâng cao hiệu quả thắng thầu mà vẫn đảm bảo chi phí với mức tối thiểu. Chính qua thời gian này, công ty đã xây dựng đ-ợc một đội ngũ làm
công tác tiếp thị đấu thầu có trình độ và nhiệt tình với công việc đảm bảo hoàn thành tốt nhiệm vụ theo đúng tiến độ đã đề ra.
c. Đã huy động một đội ngũ kỹ s-, nhà quản lý và lao động giỏi tham gia vào công tác dự thầu. Cùng với quá trình đó hoạt động tay nghề, năng lực và kinh nghiệm cán bộ công nhân của công ty đang ngày một nâng cao hơn.
d. Đã chủ động tìm kiếm các công trình trong mọi lĩnh vực xây dựng và mở rộng đ-ợc ngành nghề xây dựng.
e. Đánh giá đúng vị trí của công tác đấu thầu ngày càng tạo ra chuyển biến tốt về mặt tổ chức và thực hiện, đặc biệt trong lĩnh vực quan hệ với bên ngoài nh- với các tổ chức tài chính, nhà cung ứng, đối tác kinh doanh và chủ đầu t-.
Nhìn chung lại, trong vài năm trở lại đây, đặc biệt là từ cuối năm 1996, công ty xây dựng Sông Đà II đã có những cố gắng trong việc chủ động tìm kiếm công ăn việc làm và có nhiều tiến chuyển tốt trong tổ chức, quản lý, mở rộng quan hệ với bên ngoài. Nhờ đó đem lại công ăn việc làm đều đặn cho cán bộ công nhân viên và ngày càng khẳng định đ-ợc chỗ đứng cũng nh- uy tín của công ty trên thị tr-ờng.
3. 2. Những tồn tại trong công tác dự thầu tại công ty
Mặc dù trong công tác dự thầu, công ty đã có nhiều cố gắng để đạt đ-ợc những thành tích nhất định, song cũng vẫn còn một số tồn tại dẫn đến khả năng trúng thầu cao ảnh h-ởng tới sự phát triển chung của công ty.
a. Việc thực hiện công tác dự thầu ch-a thực sự diễn ra một cách có hệ thống và chặt chẽ, nhiều b-ớc công việc nhận thức đ-ợc song ch-a thực hiện. Thụ động trong việc đề ra các biện pháp tranh thầu.
b. Ch-a đ-a ra đ-ợc các đề xuất về giải pháp kỹ thuật hợp lý, độc đáo làm tăng khả năng cạnh tranh trong đấu thầu.
c. Công tác tiếp thị, đấu thầu b-ớc đầu chiếm lĩnh đ-ợc thị tr-ờng nh-ng khả năng cạng tranh yếu. Khả năng Marketing trong th-ơng tr-ờng trên các lĩnh vực mua bán hàng hoá, tiêu thụ sản phẩm lẫn trong tìm kiếm việc làm còn rất hạn chế, thụ động.
d. Giá bỏ thầu nhiều khi không hợp lý, lúc thì quá cao so với giá xét thầu của chủ đầu t-, hoặc so với giá bỏ thầu của các đối thủ cạnh tranh, lúc lại quá thấp tuy công ty trúng thầu nh-ng không có hiệu quả.
e. Khả năng tự chủ về tài chính thấp, ch-a đủ năng lực tài chính để tham gia đấu thầu độc lập và nhận thi công những công trình có giá trị lớn, thời gian thi công dài.
f. Thiết bị xe máy thi công hiện tại nhìn chung ch-a đáp ứng đ-ợc các yêu cầu kỹ thuật và mức độ hiện đại trong việc thi công các công trình đòi hỏi chất l-ợng cao, kỹ thuật phức tạp.
3. 3. Nguyên nhân chủ yếu của những tồn tại trên
a. Lực l-ợng cán bộ tiếp thị còn mỏng và năng lực có hạn ch-a phát huy hết sức mạnh tổng hợp của các cán bộ kỹ thuật, chủ công trình, các đơn vị trong quá trình tiếp thị, lập, chọn ph-ơng án tối -u.
b. Việc lập giá dự thầu mới chỉ tính tới các yếu tố bên trong mà ch-a gắn chặt với tình hình thị tr-ờng và các đối thủ cạnh tranh. Thêm vào đó, công tác khảo sát công trình, giá cả đôi khi ch-a sát thực tế.
c. Về công nghệ và thiết bị xe máy thi công thì trừ lĩnh vực thi công đ-ờng bộ còn trong các lĩnh vực khác mặc dù có năng lực khá lớn song còn nhiều máy móc thiết bị đã cũ, lạc hậu, sử dụng không hiệu quả. Việc đầu t- mua sắm mới còn gặp nhiều khó khăn về vốn.
d. Một số công trình do chủ đầu t- có sự sắp đặt tr-ớc do đó mặc dù giá dự thầu thấp nhất, hồ sơ dự thầu đảm bảo chất l-ợng nh-ng vẫn bị tr-ợt.
4. Tổ chức quản lý và phối hợp giữa các bộ phận thực hiên công tác dự thầu tại công ty thầu tại công ty
Từ cuối năm 1996, khi bắt đầu tham gia đấu thầu để giành quyền bao thầu xây lắp các công trình, công tác đấu thầu đ-ợc giao cho phòng kinh tế - kế hoạch phối hợp với phòng kỹ thuật để thực hiện và đặt d-ới sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc công ty. Qua một thời gian hoạt động, trên cơ sở nhận thức rõ vị trí quan trọng của công tác đấu thầu và sức ép về việc làm ngày càng tăng, ban lãnh đạo công ty thấy cần thiết phải có một bộ phận trợ giúp Giám đốc công ty trong việc tìm kiếm thông tin về công trình cần đấu thầu, quản lý và phối hợp thực hiện. Chính vì vậy, ngày 1-10- 1998, giám đốc công ty đã ra
quyết định thành lập bộ phận tiếp thị, trực thuộc phòng kinh tế- kế hoạch đồng thời chịu sự lãnh đạo trực tiếp của giám đốc công ty với các chức năng và nhiệm vụ chủ yếu sau:
+ Về chức năng:
Là bộ phận chuyên trách về công tác tiếp thị của công ty, tìm hiểu và xử lý các thông tin có liên quan đến công tác tìm kiếm việc làm xác minh độ xác thực của các thông tin báo cáo giám đốc xử lý hoặc chủ động đề xuất ph-ơng án giải quyết. Mục đích cuối cùng là giúp cho giám đốc trong công việc tìm kiếm việc làm.
+ Về nhiệm vụ:
- Nắm bắt kịp thời thông tin, các dự án đầu t- xây dựng trong mọi lĩnh vực và các địa ph-ơng. Khi dự án có điều kiện thì chuẩn bị và lập hồ sơ đăng ký dự thầu (căn cứ từng công trình cụ thể sẽ dùng hồ sơ của công ty, Tổng công ty hoặc liên doanh, liên kết với các đơn vị bên ngoài). Cung cấp đầy đủ thông tin của công ty cho chủ đầu t- làm việc với cơ quan chỉ đạo dự án, chủ đầu t- có các thông tin cần thiết báo cáo giám đốc, tiếp tục duy trì các quan hệ trên trong suốt quá trình đấu thầu cũng nh- lâu dài.
- Chịu trách nhiệm chắp nối, hoàn tất hồ sơ dự thầu từ khâu chuẩn bị cho đến khi nộp hồ sơ dự thầu. Trong quá trình làm hồ sơ dự thầu phải cung cấp đầy đủ thông tin liên quan đến dự án cho phòng kinh tế - kế hoạch để làm giá dự thầu và phòng kỹ thuật để lập biện pháp thi công và tính khối l-ợng, các phần việc còn lại thuộc bộ phận tiếp thị. Phân công các bộ phận theo sát các dự án sau khi nộp hồ sơ dự thầu cho đến khi có kết quả cuối cùng
Việc thành lập bộ phận tiếp thị qua một thời gian ngắn đã đem lại những tác động tích cực đến hoạt động dự thầu của công ty, thể hiên cụ thể ở các khía cạnh sau:
- Đ-a công tác dự thầu của công ty dần đi vào hoạt động có tính hệ thống. Quá trình thực hiện công tác dự thầu đ-ợc theo dõi chặt chẽ và sát sao hơn, tạo ra đ-ợc đầu mối để liên kết các bộ phận có liên quan. Việc lập kế hoạch dự thầu hàng tháng đ-ợc thực hiện đầy đủ.
- Tăng c-ờng và thiết lập tốt mối quan hệ với bên mời thầu. Các thông tin và dự án đ-ợc thu thập đầy đủ và cung cấp kịp thời cho các bộ phận có liên quan.
- Số l-ợng các công trình đ-ợc tiếp thị để lựa chọn, quyết định dự thầu cũng tăng lên, tạo cơ hội lựa chọn đ-ợc các dự án có triển vọng nhằm đạt hiệu quả cao hơn cho tác dự thầu.
Trong các khía cạnh tác động trên, khía cạnh mang lại nh iều hiệu qủa nhất cho việc thực hiện công tác dự thầu đó là theo dõi và phối hợp giữa các bộ phận có liên quan trong việc lập hồ sơ dự thầu, nó giảm đ-ợc ách tắc trong các bộ phận, thực hiện đảm bảo cho quá trình lập hồ sơ dự thầu diễn ra nhanh hơn. Về mặt chất l-ợng của hồ sơ thì hình thức trình bày đ-ợc cải thiện, các lõi sẽ đ-ợc kiểm tra và phát hiện kịp thời, điều này là khá quan trọng vì nhiều khi chỉ cần một lỗi nhỏ trong hồ sơ dự thầu sẽ ảnh h-ởng không tốt đến kết quả đánh giá của bên mời thầu đối với nhà thầu. Cụ thể là khi chuẩn bị hồ sơ dự thầu, bộ phận tiếp thị sẽ lâp bảng phân công nhiệm vụ và phối hợp thực hiện theo bảng 6.
Bảng 6: Bảng phân công nhiệm vụ lập hồ sơ dự thầu
STT Nội dung công việc
Bộ phận thực hiện Bộ phận phối hợp
I Quyển 1: Bảng giá dự thầu
1 Đơn vị dự thầu Phòng KT_KH Phòng kỹ thuật
2 Các phụ lục (bảo hành, giảm giá) Phòng KT_KH Phòng kỹ thuật
3 Bảng tổng hợp giá thầu Phòng KT_KH Phòng kỹ thuật
4 Chiết tính giá thầu Phòng KT_KH Phòng kỹ thuật
5 Bảo lãnh dự thầu Phòng TC_KT Phòng KT_KH
6 Bảo chứng Phòng TC_KT Phòng KT_KH
II Quyển 2: Biện pháp thi công Phòng kỹ thuật Phòng KT_KH
1 Thuyết minh biện pháp Phòng kỹ thuật Phòng KT_KH
2 Tiến độ thi công Phòng kỹ thuật Phòng KT_KH
3 Các bản vẽ minh hoạ Phòng kỹ thuật Phòng KT_KH
4 Catalo, tiêu chuẩn kỹ thuật Phòng kỹ thuật Phòng KT_KH
III Quyển 3: Thông tin chung
1 Hồ sơ t- cách pháp nhân B. P Tiếp thị Phòng KT_KH
2 Giới thiệu công ty B. P Tiếp thị Phòng KT_KH
3 Năng lực tài chính B. P Tiếp thị Phòng KT_KH
4 Năng lực thiết bị B. P Tiếp thị Phòng KT_KH
5 Nhân lực B. P Tiếp thị Phòng KT_KH
6 Các thông tin khác B. P Tiếp thị Phòng KT_KH
IV Các công việc khác
1 Khảo sát hiện tr-ờng Phòng KT_KH
2 Tham khảo giá, khu vực thi công Phòng KT_KH
V Các công việc kết thúc
1 Duyệt hồ sơ Giám đốc B. P làm hồ sơ
3 Nộp hồ sơ Phòng KT_KH B. P Tiếp thị
Căn cứ vào tiến độ (ngày hoàn thành) đã đề ra, bộ phận tiếp thị theo dõi từng bộ phận thực hiện, th-ờng xuyên giữ mối quan hệ thông tin qua lại để phát hiện những v-ớng mắc đề xuất với ban lãnh đạo có ý kiến chỉ đạo kịp thời. Nh-ng mặt khác, thời gian qua cách thức tổ chức quản lý công tác dự thầu trên đây cũng còn bộc lộ những hạn chế. Đây là một trong những nguyên nhân làm cho chất l-ợng công tác dự thầu của công ty ch-a đ-ợc cải biến rõ rệt mặc dù tổ chức quản lý và phối hợp thực hiện đã đ-ợc thiết lập tốt hơn. Trong đó hạn chế nổi bật nhất đó là sự phân tán trong quản lý và những ng-ời tham gia công tác dự thầu phải kiêm nhiệm nhiều công việc khác nhau không liên quan trực tiếp đến công tác dự thầu dẫn đến những tồn tại cụ thể sau:
Thứ nhất:
Chỉ dừng lại ở việc lập kế họach tiếp thị đấu thầu hàng tháng song ch-a đề ra chiến l-ợc tranh thầu cụ thể phù hợp với tình hình và điều kiện thực tế của công ty, dẫn đến việc đ-a ra các biện pháp tranh thầu th-ờng mang tính chất tình thế và bị động.
Thứ hai:
Khó có khả năng nắm bắt sâu sát những biến động trong các yếu tố của thị tr-ờng và quan trọng hơn là yếu tố giá cả. Điều này sẽ ảnh h-ởng không nhỏ tới tính cạnh tranh của giá dự thầu.
Ch-ơng III
một số giải pháp và kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả công tác đấu thầu tại công ty xây
dựng Sông Đà II
Nâng cao hiệu quả công tác đấu thầu của công ty thực chất là nhằm mục tiêu nâng cao khả năng thắng thầu của công ty. Do vậy, những giải pháp đ-a ra chính là để khắc phục những mặt tồn tại, phát huy những mặt tích cực nh- đã phân tích, cuối cùng là giúp công ty khi tham dự đấu thầu sẽ có đ-ợc bộ hồ sơ dự thầu đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của bên mời thầu, đồng thời vẫn đảm bảo có lãi cho công ty. Điều này không chỉ liên quan trực tiếp tới việc tổ chức thực hiện công tác đấu thầu mà còn là một vấn đề rộng lớn , đòi hỏi