Mặc dù tình hình thị trường biến đổi khó lường, nhưng với tinh thần phấn đấu và phát triển không ngừng, cán bộ và công nhân viên Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu than Vinacomin luôn đề ra cho mình các kế hoạch sản xuất kinh doanh trong từng thời kỳ. Cụ thể, ban lãnh đạo đã đề ra các mục tiêu chung đó là thực hiện và hoàn thành các chỉ tiêu sau:
Năm 2011, Công ty đặt mục tiêu thực hiện:
Bảng 4.3 – Các chỉ tiêu kế hoạch – Vinacomin (2011)
Các chỉ tiêu kế hoạch năm 2011
STT Chỉ tiêu Giá trị Đơn vị
1 Giá trị sản xuất 70 tỷ đồng
2 Xuất khẩu than 2.886 triệu tấn 3 Kim ngạch xuất
khẩu
200- 220 triệu USD
4 Nhập khẩu 55 triệu USD
5 Lợi nhuận 17 tỷ đồng
Nguồn: BÁO CÁO TỔNG KẾT- VINACOMIN 2011
Từ bảng trên, ta thấy, Công ty đã đặt mục tiêu nhập khẩu của năm 2011 khoảng 55 triệu USD, bao gồm cả nhập khẩu trực tiếp và nhập khẩu ủy thác.
Theo đó, kế hoạch của Công ty là bám sát tình hình đầu tư, kế hoạch sản xuất của các đơn vị trong tập đoàn, chủ động làm tốt công tác nhập khẩu vật tư thiết bị cho các đơn vị trong và ngoài ngành Than. Tìm hiểu nhu cầu thay thế vật tư, phụ tùng sửa chữa TSCĐ của các đơn vị sản xuất trong tập đoàn để chủ động về nguồn hàng nhập khẩu phục vụ cho công tác kinh doanh các loại hàng này. Đồng thời, giữ vững khách hàng truyền thống, mặt hàng truyền thống như: lốp đặc chủng, thiết bị khoan xúc EKG, xoay cầu, cáp điện các loại, tìm kiếm, mở rộng thị trường, khách hàng và mặt hàng mới nhằm tăng doanh thu cho Công ty.
Đặc biệt quan tâm đẩy mạnh quan hệ làm ăn với thị trường Nga, Ba Lan và Châu Âu. Đây là thị trường có nhiều công nghệ, thiết bị phù hợp với điều kiện khả năng của thị trường nội bộ tập đoàn và đây cũng là thế mạnh của Công ty từ trước đến nay.
Tìm các biện pháp để nâng cao chất lượng dịch vụ giảm chi phí nhằm tăng sức cạnh tranh với các đơn vị cùng làm nhập khẩu trong và ngoài Tập đoàn.
Tập trung tìm kiếm các cơ hội ký kết các hợp đồng ủy thác nhập khẩu với các đối tác trong và ngoài ngành.
Xây dựng và hoàn thiện quy trình nhập khẩu ủy thác cho từng thị trường, từng sản phẩm và phổ biến quy trình đến mọi cán bộ nhân viên có liên quan.
4.2.2. Quan điểm trong việc hoàn thiện quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu ủy thác máy móc thiết bị từ thị trường Nga tại Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu than Vinacomin
Theo em, để hoàn thiện quy trình thực hiện hợp đồng NKUT từ thị trường Nga tại Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu than Vinacomin cần phải đảm bảo được yếu tố
khoa học, thống nhất, linh hoạt và hỗ trợ nhau.
Trong quá trình hợp đồng, có rất nhiều yếu tố bất ngờ và các rủi ro xảy ra mà Công ty không lường trước được. Do đó, để thực hiên tốt được quy trình nhập khẩu ủy thác, Công ty phải lên kế hoạch, tính toán kỹ lưỡng trước một cách khoa học để né tránh được phần nào những rủi ro ấy.
Bên cạnh đó, sự linh hoạt là rất cần thiết để khi có những rắc rối hay những vấn đề phát sinh thì Công ty cũng có thể cùng với các đối tác của mình xử lý kịp thời mà vẫn đảm bảo quyền lợi cho tất cả các bên.
Các bước thực hiện của quy trình nhập khẩu ủy thác phải thống nhất với những gì mà các bên đàm phán và ký kết với nhau.
Sự phối hợp ăn ý giữa hai bên ủy thác và giao ủy thác, cũng như sự phối hợp hoàn hảo giữa bên xuất khẩu với bên nhận ủy thác là một điều kiện để tạo cho việc thực hiện quy trình trong hợp đồng NKUT diễn ra trơn tru và có hiệu quả.
Bên cạnh đó cần có sự hỗ trợ từ phía tập đoàn, các Ngân hàng, các cơ quan chính phủ, cơ quan hải quan… cũng giúp cho việc thực hiện hợp đồng NKUT được thực hiện có hiệu quả hơn.
4.3. Các đề xuất, kiến nghị nhằm hoàn thiện quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu ủy thác máy móc thiết bị từ thị trường Nga của Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu than Vinacomin
4.3.1. Những kiến nghị với công ty
4.3.1.1. Kiến nghị chung đối với công ty Giải pháp về vốn:
- Công ty cần xây dựng cơ cấu vốn hợp lý, đảm bảo khả năng thanh toán trong mọi trường hợp.
- Phân bổ nguồn vốn cho các hoạt động kinh doanh một cách cân bằng và hợp lý, ưu tiên cho các hoạt động tạo ra lợi nhuận chính của doanh nghiệp như xuất nh ập khẩu.
Giải pháp về nhân lực:
- Tạo nguồn nhân lực chất lượng cao, nắm vững các nghiệp vụ chuyên môn, nhất là lĩnh vực xuất nhập khẩu, đảm bảo cho việc thực hiện công việc chính xác và có hiệu quả. Điều này là rất cần thiết vì nhu cầu nhân sự của các tổ chức cũng như Vinacomin chắc chắn sẽ thay đổi trong từng giai đoạn, do đó việc quy hoạch và đào tạo nhân sự cần phải là một trong những ưu tiên của công ty
- Tạo môi trường làm việc tốt: Công ty cần đảm bảo đảm bảo về cơ sở vật chất mà còn tạo một môi trường làm việc thoải mái, thân thiện đoàn kết gắn kết được các bộ phận các thành viên trong nội bộ Công ty. Bên cạnh đó, Công ty cần tạo điều kiện cho nhân viên có cơ hội học tập nâng cao nghiệp vụ cũng như trình độ ngoại ngữ của mình để có thể thực hiện công việc tốt hơn.
- Bên cạnh đó, đãi ngộ nhân sự là một việc hết sức cần thiết. Cần có chính sách thưởng phạt rõ ràng, chăm lo và đảm bảo đời sống cho công nhân viên Công ty để họ có thể hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
Giải pháp về đàm phán và ký kết hợp đồng:
Công tác đàm phán hợp đồng là bước tiền đề để tạo ra hợp đồng cũng như để các bên thực hiện theo những điều khoản trong hợp đồng đã ký kết đó. Các điều khoản trong hợp đồng cần phải chính xác, rõ ràng về ngôn từ, và thuận lợi cho công ty. Chính vì vậy, Vinacomin cần làm tốt hơn nữa công tác đàm phán, ký kết hợp đồng để Vinacomin có được những điều kiện thuận lợi nhất thực hiện hợp đồng, giảm được những thua thiệt nếu có xảy ra rủi ro phát sinh hay tranh chấp.
Trước khi tiến hành đàm phán, Vinacomin nên theo dõi sát sao tình hình giá cả thị trường, các đối thủ cạnh tranh, tính toán giá hợp lý để có thể đưa vào hợp đồng ký kết những điều khoản đảm bảo lợi ích cho công ty.
4.3.1.2. Các giải pháp nghiệp vụ trong quá trình thực hiện hợp đồng
- Tăng cường công tác đào tạo cán bộ, nhân viên xuất nhập khẩu trong Công ty về mặt nghiệp vụ. Công ty có thể tiến hành bồi dưỡng và đào tạo nhân viên bằng cách: Công ty tự tổ chức các lớp huấn luyện nghiệp vụ ngắn hạn, sử dụng cán bộ lâu năm là
giáo viên giảng dạy. Điều này vừa giúp doanh nghiệp giảm chi phí, tạo được tính hiệu quả trong công việc mà còn làm tăng tính đoàn kết trong nội bộ Công ty. Công ty cũng có thể sử dụng các cán bộ có kinh nghiệm lâu năm kèm cặp hướng dẫn trực tiếp những nhân viên mới, những người chưa có kinh nghiệm. Ban đầu là hướng dẫn từng bước, sau để nhân viên tự làm quen với công việc và người hướng dẫn chỉ cố vấn và kiểm tra hiệu quả công việc. Nếu nhân viên công ty đảm bảo được chuyên môn, kinh nghiệm đáp ứng công việc thì Công ty mới tránh và loại bỏ được những lỗi sai sót mang tính chủ quan, không đáng có trong quy trình thực hiện hợp đồng.
Thêm vào đó, Công ty cũng cần chú trọng và cập nhật các văn bản mới của Nhà nước liên quan đến hoạt động XNK xuống cán bộ nhân viên, các thông lệ và tập quán quốc tế như URC 522, UCP 600, Incoterms. Bản thân công ty cũng nên đầu tư mua tài liệu, sách báo, tạp chí phục vụ cho việc nghiên cứu, tìm hiểu thông tin và trau dồi kiến thức. Nắm được những chính sách, văn bản pháp luật kịp thời thì mới giúp nhân viên tránh được những lỗi không đáng có trong thực hiện hợp đồng.
- Nhiều khó khăn xảy ra trong quá trình thực hiện hợp đồng NKUT thuộc về phía ủy thác, bên xuất khẩu hay từ phía doanh nghiệp thuê ngoài. Do đó, Vinacomin cần quy định rõ ràng và chặt chẽ hơn các điều khoản trong hợp đồng để các bên dễ thực hiện. Bên cạnh đó cần lường trước các trường hợp phát sinh rủi ro đi kèm với nó là các quy định điều khoản phạt vi phạm hợp đồng, VD: trong các trường hợp đ ối tác chậm chuyển hàng, chậm chuyển chứng từ, hàng hóa không đảm bảo...để các bên đối tác có trách nhiệm hơn trong việc thực hiện hợp đồng. Điều này cũng giúp Công ty giảm được những yếu tố gây cản trở, làm giảm tiến độ trong thực hiện hợp đồng NKUT.
- Ðể tránh L/C phải tu chỉnh nhiều lần mất thời gian và tốn kém, nhà nhập khẩu có thể fax đơn xin mở L/C đến nhà xuất khẩu xem trước và xin ý kiến. Cụ thể, trước khi mở L/C, Công ty nên mở trước một L/C mẫu, rồi Fax đến bên đối tác. Sau đó, người NK sẽ đối chiếu L/C với hợp đồng, nếu đồng ý với điều khoản trong L/C thì Vinacomin mới tiến hành mở L/C thật. Bên cạnh đó, Vinacomin cần phân công một số cán bộ có hiểu biết, chuyên môn mở L/C để tránh được những lỗi nhỏ không đáng có như viết nhầm lỗi chính tả, viết sai nội dung…làm chậm quá trình mở L/C gây ảnh hưởng đến thực hiện hợp đồng.
- Trong thanh toán với nhà xuất khẩu, tỷ giá hối đoái thay đổi sẽ có ảnh hưởng không nhỏ tới kết quả kinh doanh của công ty. Vì Công ty thực hiện hợp đồng nội và hợp đồng ngoại bằng hai đồng tiền thanh toán nên rủi ro hối đoái rất dễ xảy ra. Hiện tại, để phòng ngừa trường hợp này, Vinacomin mới chỉ sử dụng biện pháp tính rủi ro biến động tỷ giá vào giá trong hợp đồng. Đây là biện pháp còn đơn giản và chỉ phù hợp với các hợp đồng có giá trị nhỏ. Với các hợp đồng có giá trị lớn hoặc tình hình tỷ giá biến động khó lường thì Vinacomin nên tính đến những biện pháp phòng ngừa rủi ro hối đoái chuyên nghiệp hơn để tránh rủi ro trong thực hiện hợp đồng. Công ty có thể sử dụng các công cụ phòng ngừa được cung cấp từ các Ngân hàng như: hợp đồng quyền chọn, hợp đồng tương lai, hợp đồng kỳ hạn…
Trong thanh toán với bên ủy thác, công ty cần có đầy đủ các giấy tờ, hóa đơn, biên bản nghiệm thu, ghi rõ ràng và kê khai chi tiết các khoản chi phí để tránh các trường hợp thắc mắc, hiểu lầm có thể phát sinh tranh chấp giữa hai bên.
- Với các nghiệp vụ mà Vinacomin phải thuê ngoài trong quy trình thực hiện hợp đồng NKUT như: Làm thủ tục Hải quan, nhận hàng, kiểm tra và giao hàng nhập khẩu. Để tránh xảy ra các trường hợp chậm tiến độ do Công ty giao thiếu giấy tờ, chứng từ thì Vinacomin phải luôn đảm bảo chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ về lô hàng nhập khẩu để bàn giao với bên công ty làm dịch vụ thuê ngoài. Điều này giúp cho bên công ty dịch vụ đảm bảo thực hiện đúng thời hạn trong hợp đồng đã ký kết.
Với các nghiệp vụ này, Công ty cũng cần xem xét kỹ lưỡng thêm về việc có nên tiếp tục thuê ngoài hay tự thực hiện. Thực tế cho thấy, với những hợp đồng lớn thì chi phí thuê ngoài bỏ ra so với phí ủy thác thu được sẽ khôn g lớn, nhưng với những hợp đồng có giá trị nhỏ, phí ủy thác thu được ít thì phần chi phí thuê ngoài sẽ làm giảm đi phần lợi nhuận thu được. Bên cạnh đó, nếu thuê ngoài, công ty sẽ giảm đi tính chủ động trong các bước thực hiện quy trình vì phải thông qua d oanh nghiệp khác.
Hơn nữa, xét về cơ sở vật chất: phương tiện vận tải, kho bãi và nguồn nhân lực của công ty cũng khá đầy đủ. Công ty có các chi nhánh ở Quảng Ninh, Hà Nội, TP. Hồ Chí Minh rất thuận tiện cho triển khai thực hiện các công việc đó. Bên cạnh đó, các hoạt động chính của công ty cũng là các hoạt động xuất nhập khẩu, các hoạt động này cũng cần có nhu cầu lớn về thủ tục hải quan, nhận hàng, kiểm tra, vận chuyển. Nếu xây dựng đội ngũ chuyên làm về các thủ tục này sẽ tạo tính chủ động và chuyên
nghiệp cho công ty, giảm được các chi phí thuê ngoài. Đề xuất đưa ra là: tùy vào mức nhu cầu sử dụng dịch vụ, khả năng thực hiện từng công đoạn, chi phí thực tế bỏ ra khi thực hiện so với chi phí thuê ngoài để Công ty có thể đưa ra những lựa chọn hợp lý hơn.
- Để thực hiện tốt toàn bộ quy trình nhập khẩu ủy thác máy móc thiết bị từ thị trường Nga, Vinacomin cần có sự theo dõi sát sao các bước thực hiện quy trình. Theo em, để thực hiện được việc này, Công ty cần tổ chức lập hồ sơ theo dõi toàn bộ quy trình một cách khoa học và chính xác, theo từng bước trong quy trình, ghi lại các vấn đề phát sinh và đề ra hướng giải quyết kịp thời giúp cho hợp đồng được thực hiện đúng tiến độ. Để hỗ trợ cho việc này, Công ty nên tận dụng tối đa các phương tiện thông tin liên lạc như Fax, điện thoại, email…để theo dõi sát sao và kịp thời tiến độ thực hiện hợp đồng.
- Mỗi hợp đồng thực hiện trong mỗi bối cảnh khác nhau. Với mỗi hợp đồng sau khi thực hiện, Công ty nên có những đánh giá cụ thể, ghi chép những tình huống rủi ro xảy ra để làm tư liệu. Việc này giúp Công ty có thể tránh được những yếu kém và sai sót trong công tác nghiệp vụ, cũng như rút ra cho mình kinh nghiệm xử lý khi xảy ra tình huống tương tự cho các lần thực hiện hợp đồng sau.
4.3.2. Kiến nghị với Nhà nước và các cơ quan chức năng có liên quan
➢ Kiến nghị với Tập đoàn Than – Khoáng sản Việt Nam
Vinacomin là một tổ chức tài chính độc lập, nhưng vẫn thuộc tập đoàn Than – Khoáng sản Việt Nam. Để có thể hoàn thành tốt những nhiệm vụ của mình, Vinacomin cũng rất cần có những hỗ trợ hợp lý, kịp thời hơn nữa từ phía Tập đoàn. Cụ thể là:
- Tạo môi trường cạnh tranh bình đẳng giữa các doanh nghiệp trong ngành. Tập đoàn cần có các biện pháp hỗ trợ về tài chính kịp thời khi doanh nghiệp trong ngành gặp khó khăn, cũng như những ưu đãi riêng khi là thành viên của Tập đoàn.
- Liên kết các thành viên trong ngành, tạo điều kiện giúp các thành viên trong ngành hợp tác, hỗ trợ, và thúc đầy nhau phát triển. Tạo nên một tập thể vừa có tính độc lập mà vẫn không mất đi sự đoàn kết chung.
- Hỗ trợ Công ty trong hoạt động quảng cáo, xúc tiến nhằm nâng cao uy tín của Tập đoàn nói chung và các doanh nghiệp thành viên nói riêng trong đó có Vinacomin.
- Tăng cường củng cố và xây dựng mối quan hệ với các bộ ngành liên quan, các mối quan hệ trong và ngoài nước nhằm giúp cho các doanh nghiệp thuận lợi hơn trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Bên cạnh đó, Tập đoàn phải kịp thời kiến nghị lên cơ quan nhà nước về các chính sách nhằm giúp đỡ, tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp.
Một điều không thể thiếu, đó là Tập đoàn cần có các chính sách khuyến khích