quang xuất khẩu sang thị trường Thái Lan bằng đường biển của công ty TNHH Volex
3.2.1.1 Hoàn thiện công tác chuẩn bị hàng hóa
Công ty cần có điều chỉnh giám sát giữa kế hoạch sản xuất với m ô hình tổ chức sản xuất, có kế hoạch sản xuất hợp lý, tăng cường kỷ luật trong sản xuất. Từ đó đảm bảo đủ hàng hóa, đủ tiêu chuẩn kỹ thuật cung cấp cho xuất khẩu
3.2.1.2 Hoàn thiện công tác thuê tàu
Trong tất cả các hợp đồng công ty nên dành quyền thuê tàu, như vậy sẽ rất có lợi cho công ty, công ty sẽ chủ động hơn trong nghiệp vụ giao hàng vì côn g ty là người trực tiếp ký kết hợp đồng thuê tàu với hãng tàu sẽ giúp cho công ty thuận lợi trong việc liên lạc để giải quyết các vấn đề nảy sinh một cách nhanh chóng. Đồng
thời công ty cũng có thể lựu chọn được phương thức thuê tàu phù hợp với điều kiện cũng như khối lượng hàng hóa mà công ty cần giao.
Hiện nay công ty đang áp dụng phương thức thuê tàu chợ cho các hợp đồng của mình là rất phù hợp và công ty nên duy trì hình thức này vì những lợi ích m à phương thức mang lại là rất lớn. Với phương thức thuê tàu chợ công ty có thể chọn được hãng tàu với giá cước thấp, uy tín nhờ sự cạnh tranh của các hãng tàu trên thị trường thuê tàu hiện nay.Các hãng tàu cạnh tranh nên luôn gởi thông báo bảng giá cước cùng lịch trình tàu chạy mới nhất đến công ty.Theo đó công ty có thể so sánh giữa các hãng tàu với nhau và lựu chọn hãng tàu phù hợp, có lịch trình chạy những cảng mà công ty cần giao hàng, với giá cước thấp nhất giúp giảm chi phí cho công ty. Hơn nữa công ty sẽ chủ động hơn trong quá trình giao hàng nhờ định trước được thời gian giao hàng
Hiện nay công ty thường xuyên thuê tàu của hãng NYK Line vì lịch trình của hãng này qua các cảng mà công ty cần giao hàng và công ty đã hợp tác lâu năm nên đã có uy tín, giúp cho việc ký hợp đồng dễ dàng.Bên cạnh đó trong thời gian tới công ty cũng nên tìm hiểu và hợp tác với những hãng tàu khác trên thị trường tàu. Với việc lựu chọn thêm những hãng tàu khác sẽ giúp công ty luôn được đáp ứng kịp thới với các hợp đồng giao hàng
3.2.1.3 Hoàn thiện công tác khai báo hồ sơ Hải Quan
Công ty cần phối hợp chặt chẽ với hải quan để nắm bắt những yêu cầu của hải quan. Nếu thủ tục hải quan chưa hoàn thành thì hàn g hóa chưa được giao lên tàu dẫn đến chi phí lưu kho, lưu bãi sẽ tăng lên làm giảm đi hiệu quả trong công tác giao nhận.
Khi thực hiện công việc này đòi hỏi cán bộ lập chứng từ khai báo Hải quan của Công ty phải cẩn thận, chính xác và có sự nhanh nhạy, linh hoạt để giải quyết các vướng mắc phát sinh. Bên cạnh đó, cần nắm bắt kịp thời các sửa đổi trong vấn đề làm thủ tục, có như vậy mới có thể làm tốt công việc này. Từ đó tạo điều kiện rút ngắn thời gian giúp cho việc giao hàng được nhanh chóng.Đồng thời cần chú ý nộp thuế cho nhà nước đúng hạn để tránh tình trạng bị treo thuế khiến gia tăng các chi phí khác
Trong quá trình bốc dỡ và vận chuyển, Container và hàng hoá không tránh khỏi phải gánh chịu các lực tác động từ bên ngoài. Do đó để tránh những rủi ro có thể xảy ra đối với Container và hàng hoá, khi xếp hàng vào Container, công nhân thực hiện việc chất xếp cần lưu ý những điểm sau:
- Việc vận chuyển Container có được an toàn hay không tuỳ t h uộc ch ủ yếu vào việc xếp hàng chính xác, bất di bất dịch và việc phân đều về trọng lượng. Vì thế, công nhân cần phải lưu ý phân bổ hàng đều trên mặt sàn sao cho trọng tâm của hàng phải đặt ở chính giữa Container. Sau khi xếp hàng xong, công nhân cần chằng buộc hàng hoá cẩn thận trong lúc vận chuyển.
- Mặc khác cần sắp xếp hàng sao cho tận dụng tối đa khoảng trống trong container mà vẫn đảm bảo độ thông thoáng của container tránh không để t h iệt h ại đến hàng hóa trong container
3.2.1.5 Hoàn thiện lập chứng từ sau khi giao hàng:
Trong quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu nói chung và công tác giao nhận hàng xuất khẩu nói riêng, việc lập chứng từ đóng vai trò rất quan trọng xuyên suốt bắt đầu từ khâu làm thủ tục thông quan xuất khẩu cho hàng hóa cho đến khi hoàn thành bộ chứng từ thanh toán và nhận được tiền hàng từ ngân hàng. Tuy nhiên trong thực tế chính khâu quan trọng này lại là khâu rất dễ mắc sai sót, đặc biệt khi hàng xuất khẩu được thanh toán theo phương thức tín dụng chứng từ (L/C). Điều này có thể dẫn đến việc kéo dài thời gian giao hàng cho người mua và nhất là bị người mua từ chối thanh toán hoặc thanh toán chậm. Vì thế, khi thiết lập chứng từ đặc biệt là bộ chứng từ thanh toán, Công ty cần phải quan tâm đến những yêu cầu sau để hạn chế được những sai sót và được ngân hàng chấp nhận trả tiền hàng nhanh chóng góp phần tạo nên thành công trong hoạt động giao nhận của Công ty
Trong quá trình thiết lập các chứng từ việc mắc phải những sai sót, những lỗi nhỏ là điều khó có thể tránh khỏi. Trên thực tế khi thiết lập các chứng từ trong phương thức thanh toán L/C thì Công ty dễ mắc các sai thường gặp phải và cách khắc phục nó là :
3.2.1.5.1 Hoá đơn thương mại (Commercial invoice) :
Hoá đơn thương mại là chứng từ quan trọng nhất và cơ bản của các chứng từ hàng hoá cũng như trong khâu thanh toán. Do đó, khi lập hoá đơn thương mại Công ty cần chú ý đến các mục thường sai sót sau để có thể hạn chế được những
bất hợp lệ khi lập chứng từ này như ngày lập hóa đơn ,m ô t ả h óa đơn , t rị giá h óa đơn, số bản hóa đơn khi xuất trình :
-Ngày lập hoá đơn :Hóa đơn thương mại do Công ty lập và xuất trình cho người mua sau khi đã giao hàng. Điều này dễ dẫn đến sai sót cho Công ty bởi vì sau giao hàng xong nhân viên giao nhận của Công ty mới bắt đầu hoàn thành bộ ch ứng từ thanh toán nên có khi không để ý đã ghi nhầm ngày lập hóa đơn sau ngày giao hàng tức là sau ngày ký B/L. Để tránh sai sót này khi lập hóa đơn Công ty cần phải để ý ngày lập hóa đơn phải trước hoặc bằng với ngày ký B/L
- Ngày lập hoá đơn : Hóa đơn thương mại do Công ty lập và xuất trình cho người mua sau khi đã giao hàng. Điều này dễ dẫn đến sai sót cho Công ty bởi vì sau giao hàng xong nhân viên giao nhận của Công ty mới bắt đầu hoàn thành bộ ch ứn g từ thanh toán nên có khi không để ý đã ghi nhầm ngày lập hóa đơn sau ngày giao hàng tức là sau ngày ký B/L. Để tránh sai sót này khi lập hóa đơn Công ty cần phải để ý ngày lập hóa đơn phải trước hoặc bằng với ngày ký B/L
- Trị giá hóa đơn : Hóa đơn thương mại là cơ sở để người bán đòi người mua phải trả tiền theo tổng số tiền hàng đã được ghi trên hóa đơn. Do đó trị giá hàng xuất khẩu ghi trên hóa đơn phải không được vượt quá số tiền trong hợp đồng hoặc L/C cho phép. Điều này có nghĩa là nếu giao hàng từng phần không ch o phép thì tổng giá trị hóa đơn phải nằm trong dung sai cho phép của thư tín dụng. Ngược lại, nếu người mua chấp nhận việc giao hàng từng phần thì trị giá hoá đơn có thể nhỏ hơn trị giá L/C nhưng khi Công ty giao hàng lần cuối cùng thì tổng giá trị của tất cả các lần giao hàng có thể nhỏ hơn trị giá L/C là 5% không bị giảm. Tuy nhiên, nếu trong L/C có những từ : vào khoảng, khoảng chừng hoặc những từ ngữ tương tự khác dùng để nói về số tiền thì phải được hiểu là số dung sai cho phép là hơn hoặc kém không quá 10%.
- Số bản hoá đơn khi xuất trình: Số bản hoá đơn khi xuất trình phải bằng số bản mà hợp đồng hoặc L/C yêu cầu và ít nhất trong đó phải có một bản gốc có dấu “ORIGINAL” nếu không bộ chứng từ xuất trình sẽ được coi là không hợp lệ. Tuy nhiên,việc khắc phục sai sót này không có gì khó khăn chỉ cần trước khi gửi bộ chứng từ thanh toán cho ngân hàng Công ty nên xem lại quy định của hợp đồng hoặc của L/C để chuẩn bị số lượng bản hóa đơn gốc và phụ (bản photo) cho đầy đủ.
Phiếu đóng gói là một chứng từ hàng hóa liệt kê những mặt hàng, những loại hàng và số lượng mỗi loại được đóng trong một Container nhất định. Phiếu này do Công ty lập ra mỗi khi đóng hàng xuất khẩu vào Container. Phiếu đóng gói là m ột chứng từ cần thiết cho Công ty khi tiến hành làm thủ tục thông quan xuất khẩu cho hàng hóa, bởi vì nó có tác dụng tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm đếm hàng hóa trong Container nhằm phục vụ cho khâu làm thủ tục hải quan và công tác giao nhận hàng được dễ dàng và nhanh chóng hơn.
Trong thực tế trường hợp bất hợp lệ mà Công ty thường gặp phải khi lập hối phiếu là tổng số số lượng hàng hóa được kể chi tiết trong packing list không bằng với số lượng hàng hóa ghi trong hóa đơn hoặc không phù hợp với số lượng hàng giao thực tế. Chính vì vậy đã làm cho thời gian kiểm hoá hải quan bị kéo dài, ảnh hưởng đến tiến độ giao hàng của Công ty. Do vậy, khi lập phiếu đóng gói Công ty cần phải chú ý không được tạo ra sự khác biệt về nội dung giữa phiếu đóng gói và hóa đơn thương mại và cần phải chú trọng đến số lượng hàng giao thực tế để lập phiếu đóng gói cho phù hợp.
3.2.1.5.3 Vận đơn đường biển (Bill of Lading - B/L)
Vận đơn đường biển là một chứng từ hết sức quan trọng trong buôn bán quốc tế. Nó được ví như là “linh hồn” của bộ chứng từ bởi vì nó không thể thiếu được trong quá trình thanh toán, trong bảo hiểm và trong khiếu nại đòi bồi thường các tổn thất trong quá trình vận chuyển. Hơn nữa, vận đơn đường biển còn là m ột chứng từ xác nhận quyền sở hữu đối với những hàng hóa ghi trên vận đơn nghĩa là người nào cầm được chứng từ này thì có thể nhận hàng từ tàu biển. Vì thế đây là một chứng từ phức tạp đòi hỏi người lập vận đơn phải thật cẩn thận và am hiểu về nó để có thể tránh được những bất hợp lệ rất dễ xảy ra đối với chứng từ này.
Vận đơn, về danh nghĩa là do người vận tải cấp. Nhưng trong thực tế khi tiến hành công tác giao nhận thì chứng từ này lại được giao cho Công ty chuẩn bị sẵn trên cơ sở mẫu chứng từ do hãng tàu cấp. Sau khi Công ty giao Container tại CY thì đại lý của hãng tàu đó sẽ xem xét và ghi chú (nếu cần) vào vận đơn. Do vậy, khi lập vận đơn Công ty thường mắc phải các sai sót do không nắm vững được cách lập chứng từ. Để có thể tránh được những bất hợp lệ Công ty thường gặp trong khi lập vận đơn, góp phần mang lại hiệu quả trong khâu lập bộ chứng từ sau khi giao hàng thì nhân viên lập chứng từ này cần phải lưu ý những vấn đề sau:
Trước hết, khi chuẩn bị điền các thông tin vào vận đơn cần phải xem lại thử mẫu vận đơn mà mình đang sử dụng thuộc mẫu vận đơn nào. Nhân viên lập chứng từ cần thiết phải thực hiện bước này bởi vì đối với Công ty tuy m ới bắt đầu tham gia vào hoạt động xuất khẩu nhưng đã có rất nhiều khách hàng ở các thị trường khác nhau. Vì thế, mỗi lần giao hàng Công ty phải quan hệ với nhiều hãng tàu khác nhau do đó nếu không để ý rất dễ sử dụng lộn mẫu vận đơn không phải của hãng tàu mà mình đang giao dịch. Do vậy Công ty cần phải lưu ý rằng mẫu vận đơn của hãng tàu nào thì chỉ dùng cho tàu thuộc hãng đó.
Tóm lại, việc thiết lập bộ chứng từ thanh toán sau khi giao hàng là một nghiệp vụ phức tạp, rất dễ mắc sai sót. Do đó, trong quá trình lập các chứng từ này Công ty cần phải chú ý đến những bất hợp lệ thường gặp và cách khắc phục nó trên đây để có thể hạn chế được rủi ro do ngân hàng gây khó khăn hoặc thậm chí từ chối thanh toán tiền hàng cho Công ty. Ngoài ra, sau khi hoàn thành bộ chứng từ thanh toán ngoài việc xuất trình nó cho ngân hàng và gửi trực tiếp cho người m ua, Công ty cũng cần phải lưu giữ bộ chứng từ đó cẩn thận cả trong hồ sơ lưu và trong m áy vi tính để làm tài liệu tham khảo khi cần thiết và làm bằng chứng về hoạt động giao nhận hàng xuất khẩu của Công ty.
3.2.1.6 Một số đề xuất khác
- Công ty cần phải xác định nhân tố nguồn lực cán bộ là yếu t ố qu an t rọn g quyết định mọi thắng lợi của công ty, nên cần chú trọng sắp xếp và đào tạo nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ.
- Công ty có thể vay vốn công ty mẹ, điều động vốn hiện có của mình để đầu tư xây dựng kho,xưởng đảm bảo đủ năng lực sản xuất