Sơ đồ tổ chức trƣờng Dự bị Đại học Dân tộc Sầm Sơn
Số đơn vị trong trƣờng Dự bị Đại học Dân tộc Sầm Sơn:
Ban Giám hiệu: 1 Phòng Tài chính – Quản trị (TC - QT) 1 Phòng Tổ chức – Hành chính (TC - HC) 1 Phòng Công tác HSSV (CT HSSV) 1
Phòng Giáo vụ 1
Ban Khoa học Tự nhiên ( Ban KHTN) 1 Ban Khoa học Xã hội ( Ban KHXH) 1 Đảng ủy: 1 Công đoàn: 1
Đoàn thanh niên: 1 Ban giám hiệu
Phòng TC – HC Phòng TC - QT Phòng Giáo vụ Phòng CT HSSV Ban KHXH Ban KHTN Đơn vị đoàn thể
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – ĐHTN http://www.lrc-tnu.edu.vn
3.1.1.2 Nhu cầu về Ký và Xác thực các văn bản hành chính tại Trường Dự bị Đại học Dân tộc Sầm Sơn
3.1.1.2.1 Tại Phòng Tổ chức – Hành chính
+ Gần 9 tháng của năm 2011 (khoảng 300 ngày), số “công văn đi” tại Phòng Tổ chức – Hành chính là 2000. Nhƣ vậy trung bình mỗi ngày có khoảng 2000 / 270 ngày = 7,5 “công văn đi” xấp xỉ 8 “công văn”.
+ Mỗi công văn này, lại phải đƣợc ký “tƣơi” thành nhiều bản để gửi đi các đơn vị phòng ban trong hay ngoài Trƣờng Dự bị Đại học dân tộc sầm sơn.
+ Số “công văn đến” cần “Xác thực chữ ký” cũng tƣơng đƣơng với số “công văn” đến.
+ Riêng Trƣờng Dự bị Đại học Dân tộc Sầm sơn có 6 đơn vị tƣơng đƣơng cần đƣợc gửi công văn, ít nhất mỗi công văn phải đƣợc ký “tƣơi” thành 06 bản để gửi đi và 01 bản để lƣu. Nhƣ vậy trung bình mỗi ngày có khoảng 8 x 10 = 80 “công văn đi”.
+ Mỗi “công văn đi” thƣờng có ít nhất 2 “chữ ký” (1 ký “nháy”), Nhƣ vậy trung bình mỗi ngày, Trƣờng Dự bị Đại học Dân tộc Sầm Sơn cần khoảng khoảng 160 “Chữ ký”.
3.1.1.2.2. Tại Phòng Tài chính – Quản trị
1/. Dạng 1: Các loại phiếu thu, phiếu chi, bảng lƣơng, giấy đề nghị thanh
toán, giấy đề nghị tạm ứng. Số lượng khoảng 4 phiếu/01 ngày.
2/. Dạng 2: Văn bản có số dạng văn bản này gồm có hợp đồng, thanh
lý hợp đồng, thuê mƣớn sửa chữa nhà cửa, trang thiết bị trong Trƣờng. Số lượng khoảng 03 văn bản/01 ngày.
3/. Dạng 3: Văn bản không có số bao gồm có giấy mời họp, chƣơng trình họp, nội dung họp, … Số lƣợng khoảng 01 văn bản/01 ngày.
+ Gần 9 tháng năm 2011 (khoảng 270 ngày), số công văn, văn bản, tài liệu tại Phòng Tài chính – Quản trị (Có ghi số hay không ghi số) là cũng khoảng 2000.
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – ĐHTN http://www.lrc-tnu.edu.vn
+ Ít nhất mỗi công văn phải đƣợc ký “tƣơi” thành 04 bản để gửi đi và lƣu. Nhƣ vậy trung bình mỗi ngày có khoảng 4 x 8 = 32 “công văn”.
+ Mỗi “công văn” thƣờng có ít nhất 3 “chữ ký”. Nhƣ vậy trung bình mỗi ngày Phòng Tài chính – Quản trị cần khoảng 96 “Chữ ký”.
3.1.1.2.3. Tại Phòng Công tác HSSV
+ Gồm các văn bản về việc kỷ luật học sinh vi phạm quy chế, lịch trực quản lý học sinh, quyết định cho học sinh nghỉ học, tờ trình đề nghị sửa chữa cơ sở vật chất khu ký túc xá … Gần 9 tháng năm 2011 (khoảng 270 ngày), số công văn, văn bản, tài liệu tại Phòng Công tác HSSV (Có ghi số cũng nhƣ ghi số) là khoảng 3000.
+ Ít nhất mỗi “công văn” phải đƣợc ký “tƣơi” thành 04 bản để gửi đi và lƣu. Nhƣ vậy mỗi ngày trung bình có khoảng 3000/270 x 4 = 44 “công văn” cần ký
+ Mỗi “công văn” thƣờng có ít nhất 3 “chữ ký”. Nhƣ vậy trung bình mỗi ngày Ban Khoa học Tự nhiên cần khoảng 44 x 3 = 132 “chữ ký”.
3.1.1.2.4. Tại Phòng Giáo vụ
+ Gồm các văn bản về kết quả học tập của học sinh, bảng theo dõi nề nếp, quyết định cử học sinh học, giấy đề nghị sửa chữa cơ sở vật chất khu giảng đƣờng… Gần 9 tháng năm 2011 (khoảng 270 ngày), số công văn, văn bản, tài liệu tại Phòng giáo vụ (Có ghi số cũng nhƣ không ghi số) là khoảng 3500.
+ Ít nhất mỗi “công văn” phải đƣợc ký “tƣơi” thành 02 bản để gửi đi và lƣu. Nhƣ vậy mỗi ngày trung bình có khoảng 3500/270 x 2 = 26 “công văn” cần ký.
+ Mỗi “công văn” thƣờng có ít nhất 3 “chữ ký”. Nhƣ vậy trung bình mỗi ngày Ban Khoa học Tự nhiên cần khoảng 26 x 3 = 72 “chữ ký”.
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – ĐHTN http://www.lrc-tnu.edu.vn
3.1.1.2.5. Tại Ban Khoa học Tự nhiên
+ Gồm các văn bản về hồ sơ nghiên cứu khoa học, bảng điểm , phiếu đánh giá kết quả học tập, rèn luyện của học sinh của học sinh, giấy đề nghị sửa chữa…
+ Gần 9 tháng năm 2011 (khoảng 270 ngày), số công văn, văn bản, tài liệu tại Ban Khoa học Tự nhiên (Có ghi số cũng nhƣ không có số) là khoảng 2700.
+ Ít nhất mỗi “công văn” phải đƣợc ký “tƣơi” thành 02 bản để gửi đi và lƣu. Nhƣ vậy mỗi ngày trung bình có khoảng 2700/270 x 2 = 20 “công văn” cần ký.
+ Mỗi “công văn” thƣờng có ít nhất 3 “chữ ký”. Nhƣ vậy trung bình mỗi ngày Ban Khoa học Tự nhiên cần khoảng 20 x 3 = 60 “chữ ký”.
3.1.1.2.5. Tại Ban Koa học Xã hội
Gồm các văn bản về hồ sơ nghiên cứu khoa học, bảng điểm , phiếu đánh giá kết quả học tập, rèn luyện của học sinh của học sinh, giấy đề nghị sửa chữa…
+ Gần 9 tháng năm 2011 (khoảng 270 ngày), số công văn, văn bản, tài liệu tại Ban Khoa học Xã hội (có ghi số cũng nhƣ không có số) là khoảng 2700.
+ Ít nhất mỗi “công văn” phải đƣợc ký “tƣơi” thành 02 bản để gửi đi và lƣu. Nhƣ vậy mỗi ngày trung bình có khoảng 2700/270 x 2 = 20 “công văn” cần ký.
+ Mỗi “công văn” thƣờng có ít nhất 3 “chữ ký”. Nhƣ vậy trung bình mỗi ngày Ban Khoa học Tự nhiên cần khoảng 20 x 3 = 60 “chữ ký”.
3.1.1.3 Nhu cầu về việc sử dụng chữ ký số và xác thực chữ ký số trên văn bản hành chính tại trường Dự bị Đại học Dân tộc Sầm Sơn
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – ĐHTN http://www.lrc-tnu.edu.vn
Gần 9 tháng năm 2011 (khoảng 270 ngày), số công văn, văn bản, tài liệu tại trƣờng Dự bị Đại học Dân tộc Sầm Sơn (Có ghi số cũng nhƣ không ghi số) là khoảng 16400.
Một số khó khăn khi giao dịch trực tiếp:
+ Sử dụng tài liệu và “chữ ký” trên giấy: - Chậm, không kịp thời, tốn kém + Tốn kém:
- Tốn thời gian “ký” trên nhiều tài liệu.
- Tốn thời gian kiểm tra “chữ ký” trên nhiều tài liệu.
- Kiểm tra “chữ ký” bằng “phƣơng pháp thủ công“ dễ bị nhầm lẫn.
- Tốn thời gian, kinh phí chuyển tài liệu cùng “chữ ký”.
- Chỉ 1 tài liệu, nhƣng phải “Ký” trên nhiều bản, để chuyển tới nhiều nơi, nhiều ngƣời liên quan.
- Chỉ 1 tài liệu, nhƣng có 2, 3 chữ ký (Vì có 1, 2 chữ ký “nháy”).
+ Khối lƣợng tài liệu của công tác hành chính rất lớn và phức tạp: - Xử lý chậm.
+ Bảo vệ tài liệu bằng “phƣơng pháp thủ công“: - Chậm và không tin cậy.
+ “Ký” và kiểm tra chữ ký bằng “phƣơng pháp thủ công“: - Chậm và không tin cậy.
+ “Ký” bằng “phƣơng pháp thủ công“: - Dễ phát sinh hiện tƣợng “tiêu cực“. + Giao dịch hành chính bằng đƣờng “bƣu điện“:
- Không an toàn, tốn kém, chậm trễ.
Những ưu điểm khi sử dụng chữ ký số
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – ĐHTN http://www.lrc-tnu.edu.vn
- Khồng tốn thời gian kiểm tra “chữ ký” trên nhiều tài liệu. - Kiểm tra “chữ ký số” bằng “phƣơng pháp xác thực chữ ký số” cho kết quả nhanh và chính xác.
- Không tốn nhiều thời gian, kinh phí chuyển tài liệu cùng “chữ ký”.
+ Khối lƣợng tài liệu của công tác hành chính rất lớn và phức tạp: - Dùng chữ ký số cho kết quả nhanh khi ký cũng nhƣ xác thực số lƣợng lớn tài liệu.
+ Bảo vệ tài liệu bằng “phƣơng pháp ký số”: - Nhanh và sự tin cậy cao.
+ “Ký” và kiểm tra chữ ký bằng “phƣơng pháp ký số”: - Nhanh và sự tin cậy cao.
+ “Ký” bằng “phƣơng pháp ký số”:
- Đảm bảo an toàn, khó phát sinh hiện tƣợng “tiêu cực“.