7. Kết cấu của đề tài nghiên cứu
3.2.2. Hoàn thiện tổ chức chứng từ kế toán
Đối với các loại chứng từ không theo mẫu quy định, để tránh làm mất thời gian trong việc soát xét, các đơn vị cần quy định mẫu chứng từ thanh toán chung phù hợp với đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý của mình nhưng phải đáp ứng được các yêu cầu của Luật kế toán và đảm bảo nguyên tắc rõ ràng, minh bạch, kịp thời, dễ kiểm tra, kiểm soát và đối chiếu nhưng cũng không cứng nhắc, gây phiền hà cho những người đến thanh toán.
Về sắp xếp chứng từ khoa học: Chứng từ kế toán kinh phí tự chủ nên được sắp xếp theo thời gian và mỗi quý đóng thành tập riêng, còn chứng từ kế toán kinh phí không tự chủ nên được phân loại theo nhiệm vụ, đầu việc được giao, sắp xếp theo trình tự thời gian và đóng thành từng tập đầu mỗi tập chứng từ có bảng kê chứng từ ghi sổ, bìa ngoài mỗi tập ghi: tên, thời gian, nội dung ghi chú để ghi sổ kế toán.
Về lưu trữ,bảo quản chứng từ: Bố trí kho lưu trữ để bảo quản chứng từ, sổ sách, tài liệu kế toán nhằm bảo đảm an toàn, không lưu trữ tại vị trí làm việc. Hồ sơ kế toán phải lưu trữ một cách khoa học trên giá kệ thoáng mát tránh bị mối mọt hư hỏng, sắp xếp theo trình tự thời gian có ghi chú rõ ràng dễ nhận thấy, ký nhận bàn giao rõ ràng cụ thể với cán bộ lưu trữ. Bên cạnh đó, đơn vị cần thường xuyên sao lưu dữ liệu đã thực hiện trên phần mềm kế toán vào bộ nhớ máy tính hoặc lưu giữ ở ổ cứng ngoài nhằm đảm bảo an toàn và
thuận lợi khi cần sử dụng.
Về luân chuyển chứng từ: Tùy vào tính chất của từng loại chứng từ mà có thể quyết định vào trình tự luân chuyển. Nhưng phải đảm bảo thời gian luân chuyển nhanh chóng, chính xác và không ảnh hưởng đến công tác kế toán. Để có thể luân chuyển nhanh nhất, kế toán nên lên kế hoạch cho từng loại chứng từ dưới dạng sơ đồ.
Ngoài ra cần phải kiểm tra chứng từ thường xuyên cũng góp phần ngăn chặn và phát hiện kịp thời các sai sót xảy ra trong hoạt động thu, chi tại đơn vị, làm tăng tính chính xác của số liệu, tăng cường tính tuân thủ pháp lý và minh bạch của thông tin kế toán đáp ứng được yêu cầu của quản lý tài chính.