7 .Kết cấu của đề tài
2.2. THỰC TRẠNG CƠNG TÁC KẾ TỐN CỦA CỤC DỰ TRỮ NHÀ
NƯỚC KHU VỰC NGHĨA BÌNH
Theo phân cấp quản lý tài chính, Cục DTNN khu vực Nghĩa Bình là một đơn vị dự toán cấp hai thuộc Tổng cục DTNN, thực hiện chế độ kế toán theo quy định tại Thơng tư 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ Tài chính về hướng dẫn chế độ kế tốn hành chính, sự nghiệp và Thơng tư 108/2018/TT- BTC ngày 15/11/2018 của Bộ Tài chính về hướng dẫn kế tốn dự trữ quốc gia áp dụng cho toàn ngành dự trữ.
2.2.1. Bộ máy kế toán của Cục Dự trữ Nhà nước khu vực Nghĩa Bình
Bộ máy kế tốn tại Cục DTNN khu vực Nghĩa Bình được tổ chức trong Phịng Tài chính Kế tốn: Thực hiện chức năng tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo trong lĩnh vực quản lý tài chính, tài sản, kế tốn, quản lý tập trung các nguồn vốn, quỹ, nguồn kinh phí NSNN theo đúng chế độ quy định của nhà nước. Nhiệm vụ của bộ máy kế toán trong đơn vị bao gồm:
- Xây dựng, trình lãnh đạo phê duyệt và thực hiện kế hoạch tài chính hằng năm, ngắn hạn và dài hạn. Phê duyệt kế hoạch dự toán, quyết toán ngân sách hàng năm. Tổ chức quản lý các nguồn vốn theo Luật NSNN và các quy định hiện hành.
- Thực hiện chi trả tiền lương, các khoản phụ cấp và các chế độ khác cho viên chức, lao động hợp đồng. Chỉ đạo và hướng dẫn chế độ kế toán, phổ biến các văn bản của Nhà nước về quản lý tài chính, tài sản đối với các đơn vị cấp dưới có hoạt động thu, chi tài chính và sử dụng NSNN.
- Tổ chức kiểm tra tài chính, kiểm tra kế tốn đơn vị có thu tài chính và sử dụng ngân sách trong nội bộ đơn vị. Phối hợp với các đơn vị chức năng khác tổ chức quản lý thực hiện có hiệu quả và tiết kiệm mọi nguồn lực tài chính và tài sản của đơn vị.
- Thực hiện cơng tác kế tốn theo Luật Kế toán và các quy định hiện hành.
Bộ máy kế toán của Cục DTNN khu vực Nghĩa Bình được tổ chức theo mơ hình kế tốn tập trung. Cục DTNN khu vực Nghĩa Bình là đơn vị dự tốn cấp 2 thuộc Tổng cục DTNN; tại các Chi cục DTNN trực thuộc có bộ phận kế tốn đảm bảo nhiệm vụ, đáp ứng được yêu cầu quản lý của Lãnh đạo Cục.
Phịng Tài chính Kế tốn có 07 cơng chức, tuy nhiên do yêu cầu đặc thù ngành dự trữ thường phải ln chuyển vị trí cơng tác nên chất lượng nhân viên kế toán tại đơn vị chưa đồng đều, chưa có nhiều kinh nghiệm dù trình chuyen mơn ở mức khá cao 100% đại học trở lên.
Bộ máy kế tốn trong Cục DTNN khu vực Nghĩa Bình được tổ chức như sau:
Sơ đồ 2.2. Bộ máy kế toán tại Cục Dự trữ Nhà nước khu vực Nghĩa Bình
(Nguồn: Phịng Tài chính kế tốn, Cục Dự trữ Nhà nước khu vực Nghĩa Bình)
Kế tốn trưởng (Trưởng phịng ) Chuyên viên xây dựng cơ bản Kế tốn Văn phịng Kế tốn thanh toán Thủ quỹ Kế toán TSCĐ – hàng DTQG Kế tốn tổng hợp (Phó trưởng phịng)
- Kế tốn trưởng (kiêm Trưởng phịng Tài chính kế tốn) là người đứng đầu bộ máy kế toán. Chịu trách nhiệm trước Cục trưởng về kết quả hoạt động của Phòng, xây dựng kế hoạch cơng tác của Phịng, tham mưu cho lãnh đạo các quy định về quản lý tài chính, tài sản và đầu tư; phối hợp với lãnh đạo các Phòng thực hiện nhiệm vụ của Cục đạt hiệu quả; soát xét kế hoạch thu chi dự toán ngân sách, đầu tư XDCB, mua sắm, sửa chữa tài sản.
- Kế tốn tổng hợp (phó trưởng phịng Tài chính kế tốn) chỉ đạo trực tiếp việc hạch toán, đối chiếu sổ kế toán tổng hợp với sổ kế toán chi tiết, tiếp nhận và xử lý BCTC của các đơn vị trực thuộc gửi lên định kỳ (quý, năm), lập các báo cáo tài chính phục vụ việc quyết tốn kinh phí của đơn vị. Kế tốn tổng hợp chịu trách nhiệm tổng hợp và lập dự tốn của tồn đơn vị và là người chịu trách nhiệm quản lý - điều hành việc sử dụng phần mềm kế toán.
- Kế toán tài sản theo dõi việc mua sắm, xuất dùng tài sản, trang thiết bị tại các bộ phận trong đơn vị. Tham mưu kế hoạch mua sắm tài sản cố định; tiến hành thực hiện các thủ tục mua sắm tài sản theo nguồn kinh phí đúng quy định. Ghi chép, phản ảnh chính xác, đầy đủ, kịp thời số hiện có và tình hình tăng giảm TSCĐ và CCDC của toàn Cục trên mặt số lượng và chất lượng.
- Kế toán thanh toán theo dõi các khoản thanh tốn phát sinh tại Văn phịng Cục. Kế toán thanh toán thực hiện rà soát, kiểm tra chứng từ, lên phiếu thu chi, thực hiện chuyển khoản sau khi được ký duyệt đầy đủ. Hàng tháng bàn giao chứng từ và đối chiếu số liệu về nguồn kinh phí với kế tốn Văn phịng Cục, đối chiếu số liệu tiền mặt với thủ quỹ.
- Kế toán văn phịng theo dõi dự tốn, lập dự tốn Văn phịng Cục, quyết tốn các nguồn kinh phí phát sinh tại Văn phịng cục.
- Chuyên viên xây dựng theo dõi các nguồn vốn dự án đầu tư, các cơng trình sửa chữa lớn, xây dựng nhỏ và là người chịu trách nhiệm giám sát việc thi cơng các cơng trình tại đơn vị; theo dõi thực hiện các gói thầu đầu tư xây
dựng cơ bản, theo dõi khối lượng thi công, tiến độ công việc và thanh tốn cho những hạng mục cơng trình được phê duyệt; tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về sử dụng, thanh toán vốn đầu tư xây dựng; phân tích tình hình thực hiện kế hoạch vốn đầu tư; bảo quản lưu trữ hồ sơ đầu tư xây dựng. - Thủ quỹ có trách nhiệm bảo quản tiền mặt tại quỹ; thực hiện các nghiệp vụ thu, chi tiền; cập nhật số liệu trên sổ quỹ, định kỳ tiến hành kiểm quỹ. Hằng tháng đối chiếu quỹ với kế toán thanh toán và bàn giao chứng từ chi tiền mặt cho kế tốn Văn phịng.
Mặc dù phải thực hiện luân chuyển cán bộ thường xuyên nhưng bộ máy kế tốn tại Cục DTNN khu vực Nghĩa Bình là một tổng thể hoàn chỉnh, hoạt động của bộ máy về cơ bản tuân thủ theo các quy định chung của ngành Dự trữ. Quy chế hoạt động của bộ máy kế toán do Kế toán trưởng xây dựng, được Lãnh đạo Cục phê duyệt, thực hiện, bao gồm các nội dung quy định chức năng nhiệm vụ của từng thành viên trong bộ máy kế tốn, quy định về phân cơng nhiệm vụ và các công việc cần thực hiện đối với các phần hành kế toán cụ thể, quy định về thời gian làm việc và trách nhiệm quản lý bảo vệ tài sản.
2.2.2. Lập, thẩm định và phân bổ giao dự toán thu, chi ngân sách
Cục DTNN khu vực Nghĩa Bình là đơn vị dự tốn cấp 2 Bộ Tài chính, trực thuộc Tổng cục DTNN, là cơ quan HCNN được ngân sách Nhà nước đảm bảo tồn bộ kinh phí chi hoạt động. Xây dựng dự toán thu, chi ngân sách là việc xác định nhiệm vụ, phân phối tối ưu các nguồn kinh phí nhằm bảo đảm tính hoạt động vững chắc, tính khả thi của ngân sách
a. Lập dự toán ngân sách
Việc lập dư toán thu, chi ngân sách hàng năm, 3 năm của Cục DTNN khu vực Nghĩa Bình được thực hiện từ các đơn vị dự tốn cấp dưới và được tổng hợp theo quy trình từ các đơn vị dự tốn cấp dưới lên đơn vị dự toán cấp trên trực tiếp.
Hàng năm, trên cơ sở hướng dẫn lập dự toán thu, chi ngân sách của Tổng cục DTNN, Cục DTNN khu vực Nghĩa Bình hướng dẫn cho các đơn vị dự tốn thuộc Cục (các Chi cục DTNN trực thuộc và Văn phòng Cục) căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ; các chỉ tiêu, kế hoạch, định mức từng nội dung công việc được giao … là cơ sở để các đơn vị sử dụng dự tốn ngân sách tính tốn, xây dựng dự toán thu, chi ngân sách cho năm kế hoạch.
b. Kiểm tra, thẩm định dự toán
Cục DTNN khu vực Nghĩa Bình có trách nhiệm kiểm tra, thẩm định dự toán các đơn vị cấp dưới trực thuộc; tổng hợp, xây dựng dự toán thu, chi ngân sách của Cục báo cáo Tổng cục DTNN, đảm bảo dự toán của các đơn vị phải phản ảnh đủ các ngồn thu, nhiệm vụ chi để thực hiện tốt nhiệm vụ năm kế hoạch.
c. Phân bổ, giao dự tốn và cơng bố cơng khai giao dự toán NSNN
Sau khi dự toán NSNN được Tổng cục DTNN phê chuẩn, giao dự tốn, Cục DTNN khu vực Nghĩa Bình thực hiện phân bổ, giao dự toán NSNN năm kế hoạch cho từng đơn vị trực thuộc và thực hiện công khai theo quy định.
Minh họa Quyết định giao dự toán NSNN 2020 ở Phụ lục 3 và phụ lục 4.
2.2.3. Hệ thống chứng từ kế toán
2.2.3.1. Xác định danh mục chứng từ kế toán
Cục DTNN khu vực Nghĩa Bình sử dụng các mẫu biểu được quy định tại Thông tư 107/2017/TT-BTC ban hành ngày 10/10/2017 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định về Chế độ kế toán hành chính sự nghiệp và Thông tư 108/2018/TT-BTC ban hành ngày 15/11/2018 về Hướng dẫn kế toán DTQG.
Danh mục chứng từ kế toán được sử dụng tại Cục Dự trữ Nhà nước khu vực Nghĩa Bình ở Phụ lục 5
2.2.3.2. Sử dụng chứng từ kế toán
Đối với mẫu biểu bắt buộc Cục đã lựa chọn và sử dụng các chủng loại chứng từ theo đúng quy định của chế độ kế tốn để phản ánh đầy đủ thơng tin
về tình trạng và sự biến động của các đối tượng kế tốn như: Phiếu thu, phiếu chi, Hóa đơn GTGT, Giấy rút dự toán ngân sách...
Một số mẫu chứng từ bắt buộc được minh họa tại Phụ lục 6
Đối với các mẫu biểu hướng dẫn, đơn vị giữ nguyên đa số các chỉ tiêu theo quy định. Tuy nhiên, để phù hợp với đặc điểm, đặc thù và nâng cao tính kiểm sốt, đơn vị có sự điều chỉnh một số chỉ tiêu như Bảng chấm cơng, Bảng thanh tốn lương, Giấy đi đường, Giấy đề nghị tạm ứng. Ví dụ như mẫu số C37 – HD “Giấy đề nghị thanh toán” và mẫu “bảng kê chứng từ thanh toán” bổ sung thêm chữ ký “Phụ trách bộ phận” nhằm nâng cao tính kiểm sốt và trách nhiệm của từng phòng.
Các mẫu biểu hướng dẫn được minh họa ở Phụ lục 7
2.2.4. Hệ thống tài khoản kế toán
Cục Dự trữ Nhà nước khu vực Nghĩa Bình là cơ quan HCNN với hoạt động tài chính có tính đặc thù riêng, ngoài việc thực hiện theo Thông tư 107/2017/TT - BTC ngày 10/10/2017 của Bộ Tài chính cịn thực hiện theo Thơng tư 108/2018/TT -BTC ngày 15/11/2018 hướng dẫn kế toán DTQG, Thông tư này hướng dẫn bổ sung 07 tài khoản cấp 1 trong bảng, 03 tài khoản ngoài bảng và mở chi tiết tài khoản cấp 2, 3. Các tài khoản đều được lựa chọn và xây dựng nội dung, phương pháp ghi chép cụ thể trên cơ sở Hệ thống tài khoản kế toán DTQG do Bộ Tài chính ban hành theo Phụ lục số 8
Việc vận dụng hệ thống tài khoản tại Cục DTNN khu vực Nghĩa Bình (sau đây gọi tắt là Cục) về cơ bản lựa chọn vận dụng theo đúng hệ thống tài khoản theo chế độ kế toán hiện hành, có sự thay đổi vận dụng linh hoạt cho phù hợp với đặc điểm của Cục. Cục đã lựa chọn tổ chức ghi chép và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế đúng đối tượng hạch toán, đúng kết cấu nội dung tài khoản. Hệ thống tài khoản đều được thiết kế dựa trên hệ thống tài khoản thống nhất áp dụng trong toàn ngành Dự trữ và những đặc điểm hoạt động đặc thù cũng như
nhu cầu thông tin cho quản lý.
Đơn vị sử dụng hệ thống mục lục NSNN theo quy định của pháp luật hiện hành với mã chương 018 – Bộ Tài chính – Do đơn vị trực thuộc Bộ Tài chính và mã ngành 353 – Hoạt động DTQG.
2.2.5. Hệ thống sổ kế toán
Hệ thống sổ kế tốn tại Cục được áp dụng hình thức Chứng từ ghi sổ trên phần mềm kế toán nội bộ của tồn ngành Dự trữ bao gồm các sổ kế tốn tổng hợp và sổ kế toán chi tiết theo quy định của chế độ kế toán hiện hành. Bên cạnh đó Cục sử dụng thêm một số loại sổ thống nhất với hệ thống tài khoản kế toán chi tiết nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý của Lãnh đạo Cục. Về cơ bản đã đáp ứng được u cầu quản lý của kế tốn tài chính trong việc lập các mẫu sổ bắt buộc.
Qua khảo sát thực tế cho thấy, Cục đã vận dụng các mẫu sổ kế tốn theo Thơng tư 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017, Thông tư 108/2018/TT-BTC ngày 15/11/2018 của Bộ Tài chính và các văn bản hướng dẫn khác để xây dựng và quy định danh mục sổ áp dụng cho Cục gồm các loại sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết.
SỔ TIỀN GỬI NGÂN HÀNG, KHO BẠC Từ ngày 01/01/2020 đến ngày 31/12/2020
Nơi mở tài khoản giao dịch: Kho bạc Nhà nước Tỉnh Bình Định Số hiệu tài khoản tại nơi gửi: 9523.1.1055666
Đơn vị tính: đồng. Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Số tiền Ghi lại Số hiệu Ngày
tháng Gửi vào Rút ra Còn lại
Số dư đầu kỳ 220.097.135.680 210.137.925.800
11/11/2020 157 11/11/2020 Trả tiền mua, bán thóc cịn thừa cho bà Lê Thị Trâm (Hợp đồng
số 112/2020/CNB ngày 15/10/2020) 5.140.800 11/11/2020 159 11/11/2020 Trả tiền mua, bán thóc cịn thừa cho bà Gian Thị Hoa (Hợp đồng
số 101/2020/CNB ngày 14/10/2020) 7.718.000 11/11/2020 161 11/11/2020 Trả tiền mua, bán thóc cịn thừa cho Hộ kinh doanh Phạm Thị
Yến (Hợp đồng số 113/2020/CNB ngày 15/10/2020 5.134.000 16/11/2020 163 16/11/2020 Trả tiền mua, bán thóc cịn thừa cho Cửa hành lương thực Nghĩa
Hành (Hợp đồng số 119/2020/CNB ngày 23/10/2020) 5.174.800 17/11/2020 165 17/11/2020 Trả tiền mua, bán thóc cịn thừa cho Cửa hành lương thực Nghĩa
Hành (Hợp đồng số 111/2020/CNB ngày 15/10/2020) 8.037.600 04/12/2020 171 04/12/2020 TT nộp hoàn ứng bán lương thực (mã nguồn 13, mã dự phòng
502) 9.928.004.680
Cộng phát sinh trong kỳ 220.097.135.680 220.097.135.680
Cộng lũy kế từ đầu năm 220.097.135.680 220.097.135.680
Số dư cuối kỳ
Ngày 31 tháng 12 năm 2020
Người lập
(Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu ) Thủ trưởng đơn vị
Đơn vị: Cục DTNN khu vực Nghĩa Bình Mã QHNS: 2011
Mấu số: S12 – H
Ngoài các mẫu sổ theo quy định, Cục còn sử dụng một số mẫu chi tiết tự lập để theo dõi đối với các chỉ tiêu cần theo dõi chi tiết làm căn cứ cho việc lập báo cáo kế toán quản trị đáp ứng yêu cầu quản lý của Lãnh đạo Cục. Ví dụ như cơng chức tạm ứng đi công tác hoặc phục vụ hoạt động đơn vị, nhằm theo dõi các khoản tạm ứng, đã thanh tốn và cịn phải thanh toán.
Minh họa mẫu sổ theo dõi tạm ứng của CBCC:
SỔ THEO DÕI TẠM ỨNG – TÀI KHOẢN 141 Họ và tên: Nguyễn Nhật Trường
Đơn vị: Văn phịng Cục
Đơn vị tính: đồng.
CHỨNG TỪ
DIỄN GIẢI NỢ CÓ SỐ DƯ
SỐ NGÀY
Số dư đầu năm 2020 0
62 07/8/2020 Tạm ứng đi công tác 10.000.000
Tư 27 23/9/2020 Thanh tốn chi phí cơng
tác 6.619.000 53 23/9/2020 Thu hồi tạm ứng 3.381.000 Cộng phát sinh quý III/2020 10.000.000 10.000.000
Lũy kế từ đầu năm 10.000.000 10.000.000
Số dư cuối năm 2020 0 0
Ngày 31 tháng 12 năm 2020
Người lập Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Việc ghi sổ chỉ được thực hiện khi chứng từ gốc đã được kiểm tra đảm bảo tính hợp pháp, hợp lý, hợp lệ, kế toán thực hiện định khoản kế toán theo nội dung kinh tế phát sinh, số tiền vào các sổ kế toán.
cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu trên các giao diện thiết kế sẵn cho từng loại chứng từ. Theo quy trình của phần mềm kế tốn, những thơng tin này sẽ được tự động cập nhật lên các sổ tổng hợp và sổ chi tiết liên quan. Tại bất kỳ thời điểm nào, kế tốn có thể u cầu chương trình thực hiện thao tác khóa sổ và lập báo cáo kế tốn, sau đó in sổ kế tốn, báo cáo