Có một số quy định cho tài liệu XML như tài liệu XML cần phải có phần đầu, phần thân, phần khai báo... Tuy nhiên, hầu hết các phần hình thành nên cấu trúc của tài liệu XML là tuỳ chọn. Một số phần trong tài liệu XML có thể độc lập và khong phụ thuộc lẫn nhau.
Một số thuật ngữ quan trọng dành cho XML:
- Tài liệu (document): tài liệu chính là tất cả những ký tự có bên trong file XML. Khi đề cập đến tài liệu XML chúng ta muốn nói đến cả phần nội dung và cấu trúc của nó.
- Khai báo (declaration): Khai báo là tuỳ chọn. Nếu tài liệu XML chứa khai báo, nó phải được đặt ở ngay đầu của tài liệu. Trước phần khai báo không được chứa bất kỳ nội dung nào khác kể cả khoảng trắng, ký tự tab, enter... không được có thứ gì khác. Khai báo được hình thành bởi thẻ đặc biệt. Thẻ này bắt đầu bằng ký tự “?” và từ xml. Đây là chỉ thị tiền xử lý để các bộ xử lý và phân tích XML nhận dạng ra tài liệu. Ví dụ sau là một khai báo:
<?xml version=”1.0”>
- Phần tử (element): Phần tử là mẫu thông tin được đánh dấu bằng một thẻ nào đó. Mẫu thông tin được đánh dấu bằng các thẻ của phần tử. Thẻ mở của phần tử đánh dấu nơi bắt đầu của mẫu thông tin và thẻ đóng đánh dấu nơi kết thúc.
Một phần tử thông thường có 2 thẻ (thẻ mở và thẻ đóng) tuy nhiên cũng có thể chỉ bao gồm một thẻ duy nhất với dấu kết thẻ là />. Những phần tử chỉ có một thẻ gọi là phần tử tự đóng hay còn gọi là thẻ rỗng.
- Nút (node): Các phần tử trong tài liệu XML tập hợp lại thành một cấu trúc hình cây mà mỗi nút tương ứng với một phần tử.