Nguyên tắc chung
Kế toán thưc hiện hạch toán chi tiết các khoản nợ phải trả theo từng nhà cung cấp mà công ty hợp tác và từng dự án.
Theo dõi các khoản phải trả nhà cung cấp, xem xét các khoản nợ để lên kế hoạch thực hiện thanh toán sao cho phù hợp với tình hình công ty.
Bộ phận kế toán phải lưu trữ đầy đủ, chính xác những chứng từ liên quan đến những khoản phải trả nhà cung cấp. Yêu cầu người bán cung cấp đủ tất cả hóa đơn, chứng từ liên quan thì mới thực hiện thanh toán.
Các yêu cầu kế toán đối với những khoản mục nợ phải trả nhà cung cấp
Nợ phải trả cho người bán, người cung cấp vật tư, hàng hóa, dịch vụ hoặc cho người nhận thầu xây lắp chính,phụ cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng phải trả. Trong chi tiết từng đối tượng phải trả, tài khoản này phản ánh cả số tiền đã ứng trước cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp hoàn thành bàn giao
32
Những vật tư, hàng hóa, dịch vụ đã nhận, nhập kho nhưng đến cuối tháng vẫn chưa có hóa đơn thì sử dụng giá tạm tính ghi sổ và phải điều chỉnh về giá thực tế khi nhận được hóa đơn hoặc thong báo giá chính thức của người bán.
Khi hạch toán chi tiết các khoản vay này, kế toán phải hạch toán rõ ràng, rành mạch các khoản chiết khấu thanh toán, giảm giá hàng bán cho người bán, ngoài hóa đơn mua hàng.
Trình bày khoản mục nợ phải trả của khách hàng trên Báo cáo tài chính
Những khoản phải trả người bán ngắn hạn (số dư bên Có TK 331) có thời hạn thanh toán bé hơn hoặc bằng 12 tháng tại thời điểm thực hiện lập báo cáo được trình bày trên Bảng Cân đối kế toán, Phần C (Nợ ngắn hạn), thuộc chỉ tiêu “Phải trả cho người bán ngắn hạn” (mã số 311);
Những khoản phải thu khách hàng (Số dư bên Có TK 331) có thời hạn thanh toán lớn hơn 12 tháng tại thời điểm thực hiện lập báo cáo được trình bày trên Bảng cân đối kế toán, Phần C (Tài sản dài hạn), thuộc chỉ tiêu “ Phải trả cho người bán dài hạn” (mã số 331);
Trường hợp khi trả trước cho người bán ( số dư Nợ của TK 331) có thời hạn bé hơn hơn 12 tháng thi được trình bày trên Bảng Cân đối kế toán , Phần A (Tài sản ngắn hạn), thuộc chỉ tiêu “Trả trước cho người bán ngắn hạn” (Mã số 132) ;
Nếu người mua hàng thanh toán trước có thời hạn lớn hơn 12 tháng thì thuộc chỉ tiêu “ Trả trước cho người bán dài hạn” (Mã số 212);