Cỏc hồ sơ, tài liệu, bản vẽ được Nhà thầu quản lý theo Nghị định số 46/2015/NĐ- CP ngày 12/05/2015 của Chớnh phủ về quản lý chất lượng và bảo trỡ cụng trỡnh xõy dựng, Thụng tư 26/2016/TT-BXD ngày 26/10/2016 của Bộ xõy dựng quy định một số nội dung về quản lý chất lượng và bảo trỡ cụng trỡnh xõy dựng.
- Nhật ký cụng trỡnh: Nhà thầu cú nhật ký cụng trỡnh cho từng cụng việc, hạng mục, cú ảnh chụp cỏc cụng việc và được sắp xếp theo thứ tự để nộp cho Chủ đầu tư. Trong nhật ký được ghi đầy đủ nội dung như: Ngày thỏng bắt đầu thực hiện, ngày thỏng hoàn thành, cỏc ý kiến nhận xột về chất lượng cho từng cụng đoạn.
- Bản vẽ thi cụng: Căn cứ vào bản vẽ thiết kế, Nhà thầu sẽ trỡnh cỏn bộ giỏm sỏt trước 2 tuần cỏc bản vẽ thi cụng cỏc phần việc của cụng trỡnh.
- Bản vẽ hoàn cụng: Bản vẽ hoàn cụng được lập từ những bản vẽ thi cụng kết hợp với những thay đổi được phộp thực hiện trong quỏ trỡnh thi cụng, trờn cơ sở đỳng hiện trạng thi cụng. Với cỏc chi tiết khuất, ngầm, Nhà thầu sẽ vẽ hoàn cụng ngay trong quỏ trỡnh nghiệm thu.
- Hồ sơ chất lượng: Bao gồm cỏc biờn bản nghiệm thu, cỏc chứng chỉ vật liệu, cỏc kết quả thớ nghiệm, cỏc tài liệu liờn quan đến chất lượng cụng trỡnh. Cỏc tài liệu này liờn tục được cập nhật theo tiến độ thi cụng cỏc cụng việc.
- Hồ sơ khối lượng: Được Nhà thầu lập dựa vào bản vẽ hoàn cụng , phục vụ cho việc thanh quyết toỏn. Cỏc khối lượng, được cỏn bộ giỏm sỏt kiểm tra và xỏc nhận.
Cỏc tài liệu trờn được Nhà thầu bố trớ cỏn bộ cú chuyờn mụn phụ trỏch đảm bảo cỏc yờu cầu nội dung, tớnh chất của tài liệu.
Nhà thầu cú trỏch nhiệm lập hồ sơ nghiệm thu từng cụng việc, nghiệm thu từng bộ phận cụng trỡnh, giai đoạn thi cụng xõy dựng, từng hạng mục cụng trỡnh xõy dựng, cụng trỡnh xõy dựng đưa vào sử dụng. Đối với cỏc bộ phận bị che khuất phải được nghiệm thu trước khi tiến hành cụng việc tiếp theo.
- Trong thời hạn 60 ngày sau khi nhận được Biờn bản nghiệm thu và xỏc nhận của Chủ đầu tư rằng Nhà thầu đó hoàn thành tất cả cỏc nghĩa vụ theo quy định của hợp đồng, Nhà thầu sẽ trỡnh Chủ đầu tư bộ hồ sơ quyết toỏn hợp đồng. Hồ sơ quyết toỏn hợp đồng do Nhà thầu lập phự hợp với hợp đồng và phỏp luật liờn quan.
- Hồ sơ, tài liệu, bản vẽ hoàn cụng được Nhà thầu sắp xếp theo trỡnh tự thi cụng, nghiệm thu, thanh quyết toỏn cụng trỡnh, từ khi đấu thầu, trỳng thầu, ký kết hợp đồng thi cụng đến khi nghiệm thu hoàn thành bàn giao cụng trỡnh đưa vào sử dụng, thanh lý hợp đồng và kết thỳc thời hạn bảo hành cụng trỡnh.
- Toàn bộ hồ sơ, tài liệu, bản vẽ hoàn cụng của cụng trỡnh sẽ được Nhà thầu cập nhật thường xuyờn và lưu trữ cẩn thận trong suốt quỏ trỡnh thực hiện hợp đồng từ khi khởi cụng cho đến khi hoàn thành bàn giao cụng trỡnh và thanh lý hợp đồng cũng như lưu trữ sau này với thời gian lưu trữ đối với từng loại hồ sơ tài liệu theo đỳng quy định của phỏp luật hiện hành