Thu thập nguồn thông tin sơ cấp và thứ cấp tại Nhóm kế hoạch, tổ chức, hành chính, quản trị (Nhóm 2) và Nhóm tồ chức quản lý thi công
(Nhóm 5) nhằm nắm rõ:
- Chức năng nhiệm vụ và quy trình xử lý công việc của Nhóm 2 và Nhóm 5. Phạm vi công việc của từng cá nhân, nhóm cần làm để hoàn thành nhiệm vụ. Tính khả thi khi áp dụng quản trị tinh gọn tại 2 Nhóm trên.
- Nhận diện các lãng phí trong công tác tham mưu và thực hiện nhiệm vụ.; - Xây dựng một mô hình quản trị tinh gọn hiệu quả, phù hợp cho 2 Nhóm trên từ đó áp dụng cho toàn Ban.
Việc phỏng vấn chuyên sâu được thực hiện thông qua Phiếu xin ý kiến chuyên gia.
2.1.2. Phương pháp thu thập thông tin sơ cap
Với phương pháp này, nguồn thu thập thông tin sẽ được xác định như sau:
- Phỏng vấn Lãnh đạo Ban và các các bộ trong Nhóm kế hoạch, tổ chức, hành chính, quản trị và Nhóm tổ chức quản lý thi công.
- Thu thập thông tin từ cán bộ trong Ban thông qua bảng hỏi. Nội dung bảng hỏi bao gồm:
- Thông tin về người được hỏi: Bao gồm họ tên, tuổi, thâm niên công tác, chuyên môn... Giới thiệu mục đích và ý nghĩa của bảng hỏi.
- Câu hỏi về hiệu quả hoạt động cùa Nhóm kế hoạch, tố chức, hành chính, quản trị và Nhóm tổ chức quản lý thi công.
- Câu hỏi đê nhận dạng các lãng phí (vô hình, hừu hình...) và nguyên nhân gây ra lãng phí.
- Câu hởi về sự cam kết trong việc thực hiện phương pháp quản lý theo tư duy tinh gọn.
Ngoài ra, nội dung bảng câu hỏi sẽ bao gồm các câu hỏi đóng hoặc mở (lựa chọn; theo ý người được hỏi...).
Nội dung câu hỏi được thể hiện tại bảng 2.1, bảng 2.2 và bàng 2.3 dưới đây:
Bảng 2.1. Nội dung câu hỏi của Nhóm 2
Nội dung Số câu hỏi Khu vực đánh giá
Công tác văn thư lưu trữ 4 Nhân viên kỹ thuật
phụ trách dự án Lập kế hoạch triển khai công việc hàng
năm, hàng quý, hàng tháng
4 Hoạt động kiểm soát chất lượng hồ sơ
thiết kế dư án•
2 Áp dụng công cụ quản trị tinh gọn 1
Bảng 2.2. Nội dung câu hỏi của Nhóm 5
Bảng 2.3. Nhận diện lãng phí (câu hỏi chung)
Nội dung SỐ câu hỏi Khu vực đánh giá
Quán lý dự án tại hiện trường 2 Nhân viên kỳ thuật phụ trách dự án
Xử lý các vấn đề phát sinh, vướng mắc tại công trường
2
Nguyên nhân chậm tiến độ 1
Áp dụng công cụ quản trị tinh gọn 1
7--- --- --- 7
Nội dung Số câu hồi Khu vực đánh giá
Đánh giá về lãng phí và nguyên nhân 2 Nhân viên kỳ thuật phụ trách dự án
Bên cạnh đó, phỏng vân chuyên sâu được thực hiện thông qua Phiêu xin ý kiến chuyên gia tập trung vào 5 câu hỏi tập trung vào việc áp dụng quản trị tinh gọn tại Ban quăn lý dự án ĐTXDCN của TCHQ
2. ỉ.3. Phương pháp thu thập thông tin thứcâp
Số liệu được thu thập dựa trên các quy trình, quy định, thông báo của Ban quản lý đang ban hành liên quan đến công tác quản trị của Nhóm kế hoạch, tổ chức, hành chính, quản trị và Nhóm tổ chức quản lý thi công nói riêng và toàn Ban quản lý nói chung.
Theo đó, các nội dung chính được quan tâm là chức năng nhiệm vụ của các Nhóm, nội quy làm việc, quy chế khen thưởng, phân cấp trách nhiệm của từng cá nhân tập thể... Đe từ đó có những thông tin cần thiết phục vụ cho việc phân tích thực trạng của đối tượng cần nghiên cứu.
2. ỉ.4. Công cụ phân tích
Dựa trên cơ sở lý luận của quản trị tinh gọn, phần này tác giả sẽ trình bày về công cụ phân tích (hay cách thức phân tích) phục vụ công tác phân tích dữ liệu thu thập (thực trạng quản lý sử dụng phương pháp quản trị hiện tại của Ban quản lý dự án) dưới dạng quy trình được mô tả như sau:
Bảng 2.4. Quy trĩnh phân tích thực trạng
Các bước Nội dung
1 Tông hợp các kết quả khảo sát
2 Phân loại kết quả khảo sát theo nhóm đối tượng được hỏi (Lãnh đạo, cán bộ...)
3 Tham mưu ý kiến chuyên gia 4 Nhận dạng lãng phí
5 Tiến hành đánh giá thực trạng thông qua các nhận diện thu được, xin ý kiến chuyên gia để đưa ra kết luận cuối cùng
6 Tống hợp kết quả đánh giá làm cơ sờ đưa ra giải pháp
7---Ã---V
Bên cạnh đó, kêt quả điêu tra khảo sát băng bảng hỏi sẽ được xử lý theo phương pháp thống kê xã hội học. Các giá trị sẽ được thống kê theo điểm số bằng phương pháp chấm điểm theo thang điểm 100 với đánh giá tích cực nhất là 100 điểm tới đánh giá tiêu cực nhất là 0 điểm.
Bảng hỏi cũng được thiết kế nhàm đưa ra một số nhận định người được
hỏi sẽ lựa chọn; điêu này giúp xác nhận những nhận định được đưa ra có thêm căn cứ khảo cứu; cho phép kiểm tra lại, loại bỏ những nhận định tác giả đưa ra nhưng có tỷ lệ người được hỏi lựa chọn thấp, đồng thời xác suất lựa chọn cũng giúp cho việc phân loại xếp mức độ từ cao đến thấp.
Các số liệu thống kê sẽ đựợc sử dụng cho phàn phân tích kết quả và những nhận định.
2.2. Quy trình nghiên cứu
Bài nghiên cứu được thực hiện theo 3 bước sau:
• Bước 1: Thu thập dữ liệu thứ cấp thông qua các tài liệu về quản trị tinh gọn trong và ngoài nước (nghiên cứu lý thuyết) cùng với nghiên cứu thực tế tại chính Ban quản lý dự án ĐTXDCN của TCHQ (nghiên cứu thực tiễn) cũng như phỏng vấn chuyên gia về quản trị tinh gọn. Sau đó, tiến hành phân tích dừ liệu, so sánh giữa tình hình thực tế tại Nhóm việc được khảo sát với lý thuyết đã nghiên cứu.
• Bước 2: Sau khi so sánh, bài nghiên cứu tìm ra các vấn đề lãng phí còn tồn tại ở Nhóm việc được khảo sát trong Ban quản lý dự án ĐTXDCN của TCHQ. Từ các vấn đề này bài nghiên cứu đã sử dụng sơ đồ cây theo phương pháp nhân quả (5 whys) đế tìm ra các nguyên nhân chính của vấn đề.
Sau đó qua gặp lãnh đạo Ban cũng như các chuyên gia hỗ trợ quản trị tinh gọn để đối chiếu tính hợp lý của nguyên nhân, tìm ra các nguyên nhân chính nhất.
• Bước 3: Từ các nguyên nhân chính bài nghiên cứu đưa ra một sổ giải pháp tối uu và thiết kế mô hình áp dụng, các giải pháp này lần lượt được kiềm tra tính khả thi. Cuối cùng, các giải pháp phù hợp nhất đã được trình bày trong bài nghiên cứu.
k
Bưóc 1
Quản trị tinh gọn tại
Ban quản lý dự án ĐTXDCN của TCHQ
Nghiên cứu lý thuyêt vê quản
trị tinh gọn để xác định mục
tiêu
7777“77:7777 > Khảo sát Ban và phỏng vân chuyên sâu
về quản trị tinh gọn, tập trung vào hiệu
quả dạt được trong công việc và lâng phí J
( _ ...J
Phân tích dữ liệu dự trên kêt quả khảo sát và các tài liệu thu thập
Bước 2
<■ , A
Tìm ra vấn đề lãng phí trong quá
trình xử lý công việc của Ban
< I >
---►
( ' ' A
Đe xuất giải pháp áp dụng phù hợp
với điều kiện thực tiễn của Ban
<____________ ____ *_______________7 Chỉnh sửa Phù hợp ĩ— Kiêm chứng giải ▼ ỉ Ị Bước 3 Đề xuất áp dụng N________________________________________________________ 7
Hình 2.1. Quỵ trình nghiên cứu
Chương 3: PHÂN TÍCH THựC TRẠNG HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ TẠI BAN QUẢN LÝ Dự ÁN ĐÀU TƯ XÂY DựNG CHUYÊN NGÀNH CỦA
TỞNG CỤC HẢI QUAN
3.1. Giói thiệu về Ban quăn lý dự án đầu tư xây dụng chuyên ngành của Tổng cục Hải quan.
3.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển.
Ban quản lý dự án ĐTXDCN của TCHQ được thành lập theo quyết định số 2687/QĐ-BTC ngày 27/12/2017 của Bộ trưởng Bộ Tài chính tiền thân là Ban quản lý các dự án Đầu tư xây dựng của TCHQ. Ban quản lý dự án ĐTXDCN của TCHQ
là đon vị sự nghiệp công lập; có tư
cách pháp nhân đầy đủ, được sử dụng con dấu riêng , được mở tài khoản tại Kho bạc Nhà nước và Ngân hàng thưong mại theo quy định của pháp luật. Trụ sở của Ban tại tòa nhà Tổng cục Hài quan số 9 đường Dưong Đình Nghệ, phường Yên Hòa, quận Cầu Giấy, Hà Nội.
Tới thời điểm này, Ban quản lý dự án ĐTXDCN của TCHQ đã được giao nhiệm vụ hơn 20 dự án lớn nhỏ trong ngành Hải quan với tư cách là Chủ đầu tư và ủy thác quản lý dự án. Với phương châm hiện đại hóa ngành Hải quan và đảm bảo cơ sở vật chất đầy đủ cho các cán bộ công chức, viên chức, người lao động của Ngành, Ban quản lý dự án ĐTXDCN của TCHQ luôn nồ
lực hết mình để hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
3.1.2. Lĩnh vực hoạt động của Ban quản lý dự án đâu tư xây dựng chuyên ngành của Tổng cục Hải quan.
Ngày 29/12/2017, Tổng cục trưởng tổng cục Hải quan có công văn số 4366/QĐ-TCHQ về việc ban hành quy chế tổ chức và hoạt động của Ban quản lý dự án ĐTXDCN của TCHQ thuộc Cục Tài vụ quản trị trong đó có nêu rõ nhiệm vụ của Ban:
a. Chức năng
Làm chủ đầu tư một số dự án chuyên ngành xây dựng sử dụng vốn ngân sách nhà nước khi được Tổng cục Hải quan giao.
Thực hiện quyền, nghĩa vụ của chủ đầu tư, Ban quản lý dự án quy định pháp luật xây dựng và quy định của pháp luật có liên quan khi được giao
nhiệm vụ chủ đầu tư.
Bàn giao công trình xây dựng hoàn thành cho chủ đầu tư, chủ quản lý sử dụng công trình khi kết thúc xây dựng hoặc trực tiếp quản lý, khai thác sử dụng công trình hoàn thành theo yêu cầu của người quyết định đầu tư.
Tổ chức quản lý các dự án do mình làm chù đầu tư và nhận ủy thác quản lý dự án của các chủ đầu tư khác khi được yêu cầu và có đủ năng lực để thực hiện trên cơ sở đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ quản lý các dự án đã• • • • Ẫ ụ * được giao.
b. Nhiệm vụ
Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn của chủ đầu tư gồm:
- Lập kế hoạch dự án: lập, trình phê duyệt kế hoạch thực hiện dự án hàng năm, trong đó phải xác định rõ các nguồn lực sử dụng, tiến độ thực hiện, thời hạn hoàn thành, mục tiêu chất lượng và tiêu chí đánh giá kết quả thực hiện;
- Tổ chức thực hiện công tác chuẩn bị đầu tư xây dựng: thực hiện các thủ tục liên quan đến quy hoạch xây dựng, sử dụng đất đai, hạ tầng kỹ thuật và bảo vệ cảnh quan, môi trường, phòng chống cháy nổ có liên quan đến xây
dựng công trình; tô chức lập dự án, trình thâm định, phê duyệt dự án theo quy định; tiếp nhận, giải ngân vốn đầu tu và thực hiện các công việc chuẩn bị dự
án khác;
- Các nhiệm vụ thực hiện dự án: thuê tư vấn thực hiện khảo sát, thiết kế xây dựng và trình thẩm định, phê duyệt hoặc tổ chức thẩm định, phê duyệt thiết kế, dự toán xây dựng (theo phân cấp); chù trì phối hợp với cơ quan, tổ chức liên quan thực hiện công tác bồi thường, giải phóng mặt bằng và tái định cư (nếu có) và thu hồi, giao nhận đất để thực hiện dự án; tổ chức lựa chọn nhà thầu và ký kết hợp đồng xây dựng; giám sát quá trình thực hiện; giải ngân, thanh toán theo hợp đồng xây dựng và các công việc cần thiết khác;
- Các nhiệm vụ kết thúc xây dựng, bàn giao công trình để vận hành, sử dụng: tổ chức nghiệm thu, bàn giao công trình hoàn thành; vận hành chạy thử; quyết toán, thanh lý hợp đồng xây dựng, quyết toán vốn đầu tư xây dựng công trinh và bảo hành công trình;
- Các nhiệm vụ quản lý tài chính và giải ngân: tiếp nhận, giải ngân vốn theo tiến độ thực hiện dự án và hợp đồng ký kết với nhà thầu xây dựng; thực hiện chế độ quản lý tài chính, tài sản của Ban quản lý dự án theo quy định;
- Các nhiệm vụ hành chính, điều phối và trách nhiệm giải trình: tổ chức bộ máy và quản lý nhân sự Ban quản lý dự án; thực hiện chế độ tiền lương, chính sách đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật đối với cán bộ, viên chức thuộc phạm vi quản lý; thiết lập hệ thống thông tin nội bộ và lưu trữ thông tin; cung cấp thông tin và giải trình chính xác, kịp thời về hoạt động của Ban quản lý dự án theo yêu cầu của người quyết định đầu tư và của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền;
- Các nhiệm vụ giám sát, đánh giá và báo cáo: thực hiện giám sát đánh giá đầu tư theo quy định pháp luật; định kỳ đánh giá, báo cáo kết quả thực hiện dự án với người quyết định đầu tư, cơ quan quản lý nhà nước có thấm quyền.
Thực hiện các nhiệm vụ quản lý dự án gôm:
-Tổ chức thực hiện các nội dung quản lý dự án theo quy định của pháp luật;
- Phối hợp hoạt động với tổ chức, cá nhân tham gia thực hiện dự án để bảo đàm yêu cầu về tiến độ, chất lượng, chi phí, an toàn và bảo vệ môi trường;
- Nhận ủy thác quản lý dự án theo hợp đồng ký kết với các chủ đầu tư khác khi được yêu cầu, phù hợp với năng lực hoạt động của mình.
3.1.3. Cơ cấu tổ chức của đơn vị.
Từ khi thành lập tới nay, Ban quản lý ĐTXDCN của TCHQ đã qua nhiều lần thay đổi cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ từng bộ phận. Tới
5/5/2020, Giám đốc Ban quản lý dự án ĐTXDCN có thông báo về việc quy định nội dung, nhiệm vụ các nhóm việc của Ban quản lý dự án ĐTXDCN của TCHQ, bao gồm 5 Nhóm việc:
- Nhóm việc kể toán (nhóm 1):
+ Tô chức bộ máy kê toán theo luật kê toán
+ Công tác kế toán tài vụ như kiểm tra khoản thu chi của Ban, quản lý tài sản, chi trả tiền lương cho cán bộ...
+ Công tác quyết toán các gói thầu
+ Công tác quản lý hợp đông như soạn thảo, thanh lý, tạm ứng... họp
+ Công tác quản lý tài sản.
- Nhóm việc kế hoạch, tồ chức, hành chỉnh, quản trị (nhóm 2):
+ Công tác kế hoạch: như tổ chức lập, theo dõi đôn đốc tiến độ triển