HỢP ĐỒNG VẬN TẢI
VII Một số biện pháp để thực hiện tốt hơn nữa việc ký kết hợp đồngngoại thương ngoại thương
Việc đàm phán để đi đến một hợp đồng mua bán ngoại thương là vấn đề vô cùng quan trọng. Thông qua đàm phán ta có thể thuyết phục được bạn hàng theo những điều khoản và phương thức mà ta mong muốn nếu chúng ta đàm phán tốt.
Đàm phán được chia thành ba giai đoạn: Giai đoạn chuẩn bị đàm phán, giai đoạn đàm phán và giai đoạn sau đàm phán. Sau đây chúng ta sẽ nghiên cứu từng giai đoạn này;
17 Giai đoạn 1: chuẩn bị đàm phán
Đây là giai đoạn quan trọng nhất, nó quyết định 80% kết quả của đàm phán. Trong giai đoạn này, nhà đàm phán phải chuẩn bị kỹ càng về ba mặt sau:
• Thu thập thông tin
Trước khi đàm phán cần nắm được những thông tin như: − Đối phương có lợi gì trong thương vụ này, − Ta có lợi gì trong thương vụ này
− Những thông tin gì có thể cung cấp cho đối phương − Khuynh hướng thị trường ra sao?
− vv…
• Chuẩn bị chiến lược
Trước khi đàm phán ta cần xác định tư duy chủ đạo của mình là tư duy chiến lược (Strategic thinking) hay tư duy ứng phó (incremental thinking).
Những công cụ và phương tiện ta sẽ dùng là gì? (hăng hái, nhiệt tình hay lãnh đạm, thờ ơ, đơn giản và thúc ép hay lạnh nhạt và xa lánh)
• Chuẩn bị kế hoạch
Trước khi đàm phán, cần phải xác định mục tiêu của cuộc đàm phán (yêu cầu tối đa, tối thiểu, giá cả cao nhất và giá cả thấp nhất…), những nhượng bộ có thể phải thực hiện, những đòi hỏi đổi lại cho mỗi nhượng bộ đó..
Ta cũng phải sắp xếp về nhân sự cho cuộc đàm phán (trong đoàn đàm phán nên gồm có những ai?)
Việc tiếp tân cũng không kém phần quan trọng trong việc đưa đàm phán đến thắng lợi cuối cùng.
18 Giai đoạn 2: đàm phán
Trong quá trình đàm phán, các bên cần luôn luôn thực hiện những nguyên tắc sau:
• Hoà khí và thiện cảm
• Không xa rời mục tiêu đã định • Chủ động
Để mở đầu cuộc đàm phán, người ta có thể sử dụng một trong những cách sau:
• Mở đầu làm dịu căng thẳng • Mở đầu kiếm cớ
• Mở đầu kích thích trí tưởng của đối phương
• Mở đầu trực tiếp (nhanh chóng chuyển vào nội dung chính) Đi vào đàm phán, cần tranh thủ sự đồng tình của đối phương về từng vấn đề một. Muốn vậy, những phương pháp thường dùng là:
• Trình bày với vể bề ngoài thật thà • Khéo léo sử dụng chữ "nhưng"
• Nêu ra những câu hỏi để đối phương trả lời và tự thuyết phục chính họ
• Đề ra yêu cầu ban đầu cao rồi chủ động giảm dần yêu cầu của mình
• Đưa ra phương án để đối phương tự lựa chọn Cuối cùng, cần thúc đẩy ra quyết định bằng văn bản
Nhằm góp phần tạo nên thành công cho cuộc đàm phán, thái độ của các cán bộ trong đàm phán cũng là một yếu tố quan trọng. Hạn chế trao đổi, tranh luận riêng mang tính chất nội bộ, bởi có thể bị lộ ý định nếu bên đối tác hiểu được tiếng nước mình.
Nhạy bén đánh gía tình hình diễn biến của cuộc đàm phán để quyết định ở mức nào là vừa phải do việc cương quyết giữ vững đề nghị của mình với khả năng đối tác chấp nhận được. Phải biết nhượng bộ lúc nào, ở mức độ nào để đảm bảo vừa có lợi cho ta đồng thời gây được sự thoả mãn cho đối phương.
19 Giai đoạn 3: sau đàm phán
Sau đàm phán, cần phải tỏ rõ thiện chí thực hiện những gì đã đạt được trong cuộc đàm phán. Tuy nhiên, cũng lại cần phải tỏ ra rất sẵn sàng xem xét lại những điều thoả thuận nào đó
Việc theo dõi thực hiện cần phải có sổ sách và tuần kỳ đối chiếu, kiểm điểm cùng đối phương.
Mỗi cuộc đàm phán là một khoá học mà đối với những người có ý chí cầu tiến, mỗi bên đều có thể rút ra cho mình những bài học để tự hoàn thiện mình.
Đàm phán có thể thông qua giao dịch thư tín, cũng có thể qua điện thoại hay gặp gỡ trực tiếp. Tuy nhiên việc đàm phán bằng cách trực tiếp gặp gỡ nhau sẽ tạo điều kiện cho việc hiểu biết nhau tốt hơn và duy trì được quan hệ tốt lâu dài với nhau. Bên cạnh đó cũng phải thấy rằng đây là hình thức đàm phán khó khăn nhất trong các hình thức đàm phán. Vì vậy cần phải luôn luôn học hỏi, trau dồi và tỉnh táo trong mọi trường hợp.