Thường dùng hai cách tạo truy vấn ứng với hai lựa chọn:
in Design view và by using wizard
By using wizard: truy vấn được xây dựng bằng công cụ wizard của Access, ta chỉ việc trả lời các câu hỏi theo yêu cầu
In Design view: truy vấn được thiết kế tuỳ theo mục đích của người sử dụng. Ta thường chọn cách này. Cách thực hiện như sau:
53
III. Cách tạo truy vấn
Bước 1: Trong cửa sổ Database, chọn trang Queries, chọn nút New, hộp thoại New Query xuất hiện
Trang Queries Nút New
Cửa sổ Database
54
III. Cách tạo truy vấn
Bước 2: chọn nguồn dữ liệu cho truy vấn Cửa sổ Show Table cho chọn các bảng (Tables), các truy vấn (Queries) hoặc chọn cả bảng và truy vấn để làm nguồn dữ liệu cho truy vấn sắp tạo
Chọn nguồn dữ liệu phù hợp, chọn Add. Sau khi chọn xong tất cả, chọn Close để trở về cửa sổ Select Query
55
III. Cách tạo truy vấn
Mô tả cửa sổ Select Query
Phần trên: chứa các bảng và truy vấn đã chọn làm nguồn Phần dưới: gọi là lưới thiết kế QBE (Query By Example) dùng chứa các trường của truy vấn mới cần xây dựng
nhấn F6 để di chuyển giữa 2 phần
56
III. Cách tạo truy vấn
Mô tả cửa sổ Select Query
Field: chứa tên trường hoặc biểu thức làm kết quả truy vấn Table: ghi tên nguồn dữ liệu của trường được chọn tại
dòng field
Sort: chọn cách sắp xếp dữ liệu của trường Criteria: biểu thức tiêu chuẩn chọn lọc dữ liệu Show: chọn trường có hiển thị hay không
Or: điều kiện hoặc của biểu thức tiêu chuẩn chọn lọc dữ liệu (nếu có)
57
III. Cách tạo truy vấn
Bước 3: Thiết kế truy vấn theo yêu cầu
Đưa các trường vào truy vấn: nhấn giữ chuột kéo trường thích hợp thả vào cột của lưới thiết kế, hoặc nhắp đúp tại tên trường
Ghi chú: Cách thêm trường biểu thức:
Chọn một ô trống trên hàng Field, gõ tên trường biểu thức, dấu : (hai chấm), biểu thức. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Ví dụ: Tongdiem: [Diemtoan]+[Diemly]+[Diemhoa]
Bước 4: Lập tiêu chuẩn lựa chọn (điều kiện tìm kiếm) Trong ô Criteria của trường cần lập biểu thức, gõ biểu thức Ví dụ: gõ vào L1C (tìm khách ở loại phòng L1C)
58
III. Cách tạo truy vấn
Ghi chú: Thay đổi loại truy vấn
Chọn lệnh Query, chọn trong danh sách loại
Query phù hợp
Chọn loại Query
59