Dựa trên kế hoạch phát triển mỏ dài hạn của dự án đã được phê duyệt, cần củng cố công tác lập kế hoạch quản lý phạm vi dự án theo CTCT&NS hàng năm, nỗ lực tối đa việc xác định các công việc chi tiết cần triển khai trên cơ sở mục tiêu cần đạt được trong năm làm tiền đề cho việc giám sát và kiểm soát DA. Bên cạnh đó, việc phân chia công việc (WBS – work beak-down structure) cần được chú trọng, chi tiết đến từng hạng mục công việc theo phương pháp quản lý tiêu chuẩn (VD: theo chuẩn PMI) thể hiện bằng các đường công việc cơ sở (scope baseline) trong CTCT&NS làm cơ sở xây dựng các đường tiến độ dự án phục vụ công tác quản lý tiến độ, chi tiết được các hạng mục cần mua sắm thuê phục vụ cho công tác quản lý các nguồn lực, quản lý chi phí DA.
Xây dựng kế hoạch quản lý các yêu cầu bên cạnh kế hoạch quản lý phạm vi cụ thể và hệ thống các báo cáo liên quan đến việc tiếp thu ý kiến từ Các Bên tham gia dự án hợp đồng dầu khí, từ tập đoàn dầu khí PVN, hệ thống báo cáo hiệu suất công việc với dữ liệu tập trung, cập nhật, được định lượng và có thể chia sẻ giữa các phòng ban nhằm mục đích giúp các phòng ban liên quan dễ dàng hơn trong việc truy vấn thông tin cần thiết phục vụ cho nghiệp vụ của mình để giảm thiểu sai lệch thông tin và khối lượng công việc thủ công phải thực hiện hằng ngày.
Xây dựng hệ thống báo cáo có tính năng lưu trữ và truy xuất lượng thông tin với khối lượng lớn nhằm hỗ trợ nhu cầu phân tích thông tin báo cáo đa chiều của từng loại dự án, loại hình công việc, theo từng loại chi phí, theo danh mục... và hỗ trợ các báo cáo tự động có tính chính xác và kịp thời của số liệu làm tham chiếu cho việc kiểm soát hoạt động quản lý phạm vi công việc các dự án hợp đồng dầu khí của Vietsovpetro để cho việc liên kết và phối hợp giữa Ban QLHĐDK và các Phòng/ Ban/ Đơn vị liên quan được thông suốt, giảm thiểu khả năng công việc được thực hiện không đúng yêu cầu hoặc tránh phát sinh công việc ngoài phạm vi.
đồng chia sản phẩm dầu khí phù hợp tình hình hiện tại, thông qua việc đúc kết và rút ra các bài học trong quá trình triển khai dự án hàng năm.
3.2.5 Hoàn thiện công tác quản lý tiến độ các dự án hợp đồng dầu khí
Trong quá trình triển khai các công việc của DA, khó tránh khỏi việc các yếu tố khách quan tác động trực tiếp, ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện DA so với kế hoạch ban đầu. Vì vậy Ban QLHDDK cần phải luôn chủ động tổ chức họp từ các cấp chuyên viên để nắm rõ tình hình, cụ thể hóa và tăng cường giám sát, kiểm soát tiến độ bằng cách xây dựng các đường tiến độ cơ sở (schedule baseline) trong kế hoạch trong CTCT&NS hàng năm, qua đó đưa ra các giải pháp nhằm linh hoạt ứng phó, kịp thời xử lý, giải quyết các vấn đề phát sinh, kiểm soát tình hình thực hiện công việc và câp nhật lại kế hoạch tiến độ DA trong năm.
Ngoài ra, Ban QLHĐDK cần thống nhất để áp dụng đồng bộ quy trình lập kế hoạch kiểm soát tiến độ. Cắt giảm các khâu trung gian, giảm bớt đầu mối, nhằm tránh trùng lặp về chức năng, nhiệm vụ để thúc đẩy nhanh tiến độ giải quyết công việc, tiết giảm thời gian đàm phán các thỏa thuận thương mại và vận hành, thời gian phê duyệt hồ sơ của các cấp thẩm quyền, thời gian huy động nhân sự, lập thiết kế … Hình thành thói quen, tác phong quản lý tiến độ đến từng CBCNV QLDA bằng các bảng phân công nhiệm vụ và theo dõi công việc; hiểu rõ và sử dụng các công cụ, áp dụng các phương pháp quản lý tiến độ dự án theo tiêu chuẩn để phân chia các hạng mục công việc hợp lý. Từ đó giảm thiểu tối đa phát sinh các công việc ngoài kế hoạch gây tác động tiêu cực đến tiến độ các dự án.