5. Kết cấu khóa luận
2.2.2.Tình hình quản lý khách hàng của công ty
Công ty sử dụng Excel - phương pháp truyền thống để quản lý khách hàng. Quy trình quản lý của khách hàng gồm các khâu sau:
Khi khách hàng có nhu cầu, khách hàng sẽ liên hệ với công ty. Hai bên trao đổi và thỏa thuận, nếu thỏa thuận thành công sẽ tiến hành ký hợp đồng. Thông tin về hợp đồng bao gồm: Mã hợp đồng, Mã phần mềm, Mã khách hàng, Mã nhân viên, Tên hợp đồng, Ngày ký kết, Thời hạn, Tổng tiền. Hợp đồng gồm hai bản, một bản do công ty giữ và bản còn lại gửi khách hàng. Nhân viên quản lý khách hàng hoàn thiện hồ sơ khách hàng. Thông tin hồ sơ khách hàng và hợp đồng được lưu trên Excel.
Thông tin về phần mềm bao gồm: Mã phần mềm, Tên phần mềm, Chức năng, Số lượng, Đơn giá. Mỗi khách hàng có thể mua nhiều phần mềm và một phần mềm có thể được nhiều khách hàng mua.
Thông tin về khách hàng bao gồm: Mã khách hàng, Tên khách hàng, Ngày sinh, Địa chỉ, Số điện thoại, Số chứng minh nhân dân, Email. Mỗi khách hàng có thể có nhiều hợp đồng nhưng mỗi hợp đồng chỉ được ký bởi một hách hàng.
Nhân viên quản lý khách hàng có thể bổ sung thêm, sửa hay xóa thông tin khách hàng trên Excel nếu cần thiết.
Nhân viên quản lý khách hàng, phần mềm thực hiện thống kê thông tin về hồ sơ khách hàng, hợp đồng, phần mềm từ các file excel và lập báo cáo gửi Ban Giám đốc theo tháng, quý, năm. Trường hợp phải báo cáo đột xuất thì rất khó khăn để thống kê trong thời gian ngắn và có thể xảy ra sai sót.