Bảo quản tài liệu lưu trữ là sử dụng một hệ thống các biện pháp khoa học kỹ thuật nhằm tạo ra các điều kiện tốt nhất để bảo đảm an toàn và kéo dài tuổi thọ cho tài liệu, nhằm phục vụ được tốt các yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu.
Trong đe các điều kiện tốt nhất để đảm bảo an toàn và kéo dài tuổi thọ tài liệu bao gồm: việc xây dựng, sửa chữa, thiết kế các kho lưu trữ; trang thiết bị bảo quản tài liệu, các thiết bị phòng cháy, an ninh, báo động; việc áp dụng các biện pháp kỹ thuật để tạo ra các tiêu chuẩn về nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng, vệ sinh, an ninh trong các tòa nhà và các kho lưu trữ; và việc áp dụng các biện pháp đặc biệt để bảo quản và vận chuyển tài liệu lưu trữ. Nội dung của bảo quản tài liệu lưu trữ bao gồm xây dựng, cải tạo kho lưu trữ, xử lý kỹ thuật bảo quản; tổ chức tài liệu trong kho; phục chế, tu sửa và làm phông bảo hiểm đối với những tài liệu đã bị hư hỏng hoặc ce nguy cơ bị hư hỏng.
Để bảo quản tốt tài liệu lưu trữ trước hết cần đề ra và thực hiện đúng các chế độ quy định, sử dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật nhằm ngăn chặn tác động của các nhân tố phá hoại tài liệu lưu trữ, kể cả việc phòng kẻ địch phá hoại, lấy cắp tài liệu.
a. Đối với tài liệu giấy
Hồ sơ, tài liệu chưa đến hạn nộp vào lưu trữ cơ quan thì các cán bộ, công nhân TIEUviêncủa LUANcácBan/PhòngMOItự downloadbảoquảnvàphải: đảmskknchat@gmailbảoantoànchohồsơ,.tàicomliệu.
Hồ sơ, tài liệu lưu trữ của cơ quan đến hạn nộp lưu phải được nộp vào kho lưu trữ cơ quan.
21
Đối với những tài liệu hư hỏng và ce nguy cơ bị hư hỏng thì áp dụng các biện pháp tu bổ, phục chế và làm phông bảo hiểm cho các tài liệu đe, đặc biệt là phải khử axít
Cán bộ làm lưu trữ cần thực hiện các công việc sau:
- Thực hiện các quy định về bảo quản tài liệu lưu trữ: bố trí kho lữu trữ theo đúng
tiêu chuẩn quy định; thực hiện các biện pháp phòng chống cháy nổ, phòng chống cháy nổ, phòng gian, bảo mật đối với kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ, trang bị đầy đủ các thiết bị kĩ thuật, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ, duy trì các chế độ bảo quản phù hợp với từng loại tài liệu lưu trữ.
- Lập và quản lý các sổ sách để theo dii , quản lý tài liệu lưu trữ của cơ quan.
- Thực hiện chế độ bảo quản thường xuyên đối với tài liệu trong kho như: kiểm tra, vệ sinh định kỳ, khử trùng và xử lý môi trường kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ.
- Kịp thời báo cáo, đề xuất với người ce thẩm quyền các biện pháp xử lý các vấn
đề liên quan đến bảo quản tài liệu lưu trữ thuộc phạm vi quản lý của mình.
Trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ: Trang thiết bị bảo quản trong kho lưu trữ vừa là phương tiện để bảo quản vừa là phương tiện để quản lý hồ sơ tài liệu lưu trữ, thông thường một kho lưu trữ ce các thiết bị sau:
- Giá: Giá để tài liệu phải bảo đảm các yêu cầu bền vững, tiết kiệm được diện tích
bảo quản và vật liệu. Nên dùng giá kim loại để tránh được sự tác động của côn trùng ẩm mốc. Giá thiết kế hai mặt (giá đôi), tháo lắp được để tuỳ theo diện tích mà ce thể lắp ráp 2, 3, 4 khung, khi thiết kế nên thiết kế chân cao. Ở Trung tâm lưu trữ quốc gia và một số kho lưu trữ ở Trung tâm và địa phương hiện đang dùng giá theo tiêu chuẩn của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành. Giá cao 2m, dài 1m, rộng 0,4m; sơn tĩnh điện. Giá ce 5 khoang bằng kim loại, ce thể chứa được 5m tài liệu. Các kho lưu trữ chuyên dụng hiện nay sử dụng phổ biến các giá di động.
- Tủ: Trong công tác bảo quản ở các kho lưu trữ ce nhiều loại tủ: tủ đựng hồ sơ, tủ
đựng bản can, bản đồ, tủ đựng ảnh, tủ đựng tài liệu theo kích cỡ thích hợp. Tủ đựng hồ sơ chỉ thích hợp với việc bảo quản tài liệu ở các phòng đang làm việc hiện hành, tủ cpng ce thể bằng kim loại hay gỗ. Đối với tài liệu quan trọng đặc biệt thì ce thể dùng tủ sắt hay các thiết bị bảo quản đặc biệt khác.
- Hộp, bìa, cặp đựng tài liệu: Ngoài những phương tiện bảo quản trên, để thuận tiện cho việc phân loại, thống kê, kiểm tra và tổ chức sử dụng tài liệu, các hồ sơ được để trong cặp hoặc hộp đựng tài liệu. Phương tiện này cpng giúp cho việc tránh được bụi, tác động của ánh sáng chiếu vào. Hộp đựng tài liệu ce hai loại Hộp gấp (39cm x 26cm x 13,5cm)
22
và Hộp lồng (37cm x 27cm x 11,5cm) theo tiêu chuẩn TCN 02: 2002. Hộp ce thể chứa được 0,1mét giá tài liệu.
- Một số các trang thiết bị khác: Để làm tốt công tác bảo quản, bảo vệ tài liệu lưu trữ,
tuỳ điều kiện kho tàng và khả năng kinh phí, đầu tư một số thiết bị thích hợp, như các phương tiện vận chuyển: thang máy, xe đẩy, trang thiết bị bảo vệ cửa chính, cửa sổ, hệ thống báo động; hệ thống báo cháy và các trang thiết bị thông gie, chống ẩm như: quạt, máy điều hoà nhiệt độ, các dụng cụ để đo độ ẩm…
b. Đối với tài liệu điện tử
Tại EVN, tài liệu điện tử được rổ chức quản lý theo nguyên tắc: bảo đảm cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ được bảo quản toàn vẹn, an toàn, xác thực, bảo mật trên các phương tiện lưu trữ ( bao gồm các văn bản, tài liệu hồ sơ điện tử và hồ sơ lưu trữ được số hea đưa lên Hệ thống văn phòng số). Bảo đảm khả năng truy cập, quản lý, tìm kiếm, cập nhật cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.
TIEUKhôngLUANlưucơMOIsởdữ downloadliệutàiliệulưu trữ:skknchat@gmailcechứatôngtinthuộcphạm.comvibí mật Nhà nước trên các thiết bị kết nối mạng Internet mạng máy tính mạng vihn thông
Không chuyển mục đích sử dụng các thiết bị đã lưu cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ ce chứa thông tin thuộc phạm vi bí mật nhà nước khi chưa loại bỏ triệt để cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ. Cơ sở đữ liệu tài liệu lưu trữ phải lưu ít nhất 03 bộ, mỗi bộ trên 01 phương tiện lưu trữ độc lập. Việc sao lưu phải đảm bảo đầy đủ, toàn vẹn, chính xác, kịp thời, an toàn. Bảo đảm thống nhất quy trình kiểm tra, sao lưu,phục hồi dữ liệu.