Hợp tác và làm việc nhóm
Ông Lynne Sarikas, giám đốc trung tâm sự nghiệp MBA Đại học Northeastern, Mỹ chia sẻ: “Các nhà quản lý luôn mong muốn nhân viên của họ có mối quan hệ tốt với nhau vì điều này sẽ làm tăng hiệu quả công việc, chính vì vậy một trong những kỹ năng mềm cần thiết mà “dân” công sở nên rèn luyện đó là kỹ năng hợp tác và làm việc nhóm. Để hợp tác và làm việc nhóm thành công cần dựa trên nguyên tắc bình đẳng, tôn trọng và thống nhất”.
Khả năng thích ứng
Khả năng thích ứng là kỹ năng đặc biệt quan trọng đối với những người muốn đạt đến trình độ chuyên nghiệp. Khi bạn làm việc chuyên nghiệp, bạn có thể dễ dàng thích ứng với mọi điều kiện môi trường cũng như mọi sự thay đổi của công việc: “Để thành công trong bất kỳ tổ chức nào, bạn cũng cần phải có niềm đam mê, chí cầu tiến và không ngừng phát triển các kỹ năng để có thể thích ứng được với các nhu cầu khác nhau của tổ chức”, ông Sakiras chia sẻ thêm.
Kỹ năng giải quyết vấn đề
“Hãy luôn đặt mình trong tư thế sẵn sàng cho mọi sự cố có thể xảy ra trong quá trình lao động. Hãy suy nghĩ đến thời gian bạn giải quyết vấn đề, cách bạn tiếp cận vấn đề, làm thế bạn giải quyết vấn đề và kết quả..Trong thực tế, kỹ năng giải quyết của bạn có tốt hay không được đo lường bằng kết quả bạn thu được,...”, Ann Spoor, giám đốc quản lý của trung tâm Cave Creek tâm sự.
Kỹ năng quan sát
Kỹ năng quan sát không chỉ bao gồm khả năng quan sát mà còn khả năng phân tích và giải thích. Khi bạn nhận bất kỳ thông tin hay dữ liệu gì, bạn cần đặt ra cho mình những câu hỏi như: “Vấn đề ở đây là gì? thông tin này nói lên điều gì? Và cố gắng giải thích hoặc tìm ra những câu trả lời phù hợp nhất có thể.
Giải quyết mâu thuẫn
Khả năng thuyết phục, thương lượng và giải quyết mâu thuẫn là điều quan trọng nếu bạn muốn thăng tiến trên con đường sự nghiệp của mình. Cũng theo ông Sarikas: “Bạn cần phải có những kỹ năng để phát triển các mối quan hệ có lợi cho công ty của bạn, thuyết phục khách hàng, thương lượng các phương án hợp lý và giải quyết các mâu thuẫn cá nhân,... Khi bạn có thể giải quyết các mâu thuẫn đồng nghĩa với việc bạn đang rèn luyện dần tố chất quản lý, giúp dung hòa các mối quan hệ. Điều này góp phần không nhỏ vào thành công sau này của bạn...”.
Ngoài ra còn rất nhiều những kỹ năng giao tiếp khác. Trên đây là tổng hợp những kỹ năng cơ bản mà bạn cần nắm được. Thành công nằm trong tay bạn. Hãy luyện tập thường xuyên để có kết quả tốt nhất.
PHẦN 3: BÀI HỌC KINH NGHIỆM HOÀN THIỆN KỸ NĂNG GIAO TIẾP
3.1. Bài học kinh nghiệm từ nghiên cứu kỹ năng giao tiếp trong môi trường công việc.
- Bài học về tầm quan trọng của các kỹ năng giao tiếp trong môi trường công việc.
Như đã đề cập ở trên, các kỹ năng cơ bản như: kỹ năng viết CV, kỹ năng phỏng vấn khi đi xin việc, kỹ năng viết email, kỹ năng gọi điện thoại, kỹ năng thuyết phục, ... là những kỹ năng rất cần thiết trong môi trường học tập, đặc biệt là trong môi trường công việc. Sự hiểu biết, chuyên nghiệp và tinh thần trách nhiệm được bộc lộ qua cách chúng ta vận dụng các kỹ năng đó. Bên cạnh năng lực, vai trò then chốt để quyết định sự thành công của bạn còn thể hiện qua việc bạn áp dụng các kỹ năng mềm trong công việc như thế nào. Chính vì vậy, hãy học tập và rèn luyện cũng như nâng cao nhận thức và khả năng vận dụng các kỹ năng mềm, bởi đây chính là cây cầu nối giúp bạn tiến tới thành công của chính mình.
Bạn là ai, bạn ở vị trí nào, bạn làm việc như thế nào, hiệu quả công việc mà bạn đem lại là bao nhiêu, … đều có sự góp mặt của kỹ năng mềm. Riêng đối với các bạn sinh viên, việc trau dồi, rèn luyện kỹ năng mềm lại càng trở nên quan trọng. Nếu không nắm rõ những kỹ năng này, các bạn sẽ rất dễ bị thụt lùi và không theo kịp tiến độ công việc. Thậm chí, không ít người đã rơi vào tình trạng thất nghiệp kéo dài do thiếu đi các kỹ năng trong công việc, khiến cho họ không tìm được công việc mình mong muốn, mà nếu có tìm được thì cũng không được tuyển chọn. Kỹ năng mềm quyết định tớ 75% sự thành công của bạn, bởi nó gắn liền với thực tế cuộc sống thường nhật, trong khi kỹ năng cứng (kỹ năng chuyên môn) lại chỉ chiếm 25%. Vì vậy đừng quá mải mê trau dồi kiến thức và kỹ năng chuyên môn mà quên đi mất sự tồn tại của kỹ năng mềm.
- Bài học về thiếu kỹ năng mềm đem lại sự bất tiện gì cho bạn?
Trong thời đại công nghiệp hóa – hiện đại hóa lên ngôi, việc bạn giỏi về mặt kiến thức, hay có bằng cấp, chứng từ cao là chưa đủ. Rất nhiều bạn tốt nghiệp, ra trường với tấm bằng giỏi, thậm chí còn là xuất sắc nhưng vẫn thất nghiệp. Vậy lý do gì mà tình trạng này ngày càng bình thường hóa và trở nên phổ biến? Xã hội ngày càng phát triển, đòi hỏi con người luôn phải đổi mới tư duy, trau dồi thêm các kỹ năng để tồn tại cả trong cuộc sống lẫn công việc. Ví dụ: Bạn làm việc cho một tý nước ngoài, bạn có trình độ chuyên môn và khả năng ngoại ngữ, nhưng bạn lại không biết nhiều về văn hóa giao tiếp, ứng xử của nước họ, điều này dẫn đến việc bạn sẽ không có kỹ năng giao tiếp phù hợp. Như vậy đã là một điểm trừ trong mắt cấp trên và đối tác của bạn, từ đó sẽ khiến cho sức thuyết phục và lời nói của bạn thiếu đi tính tin cậy, bạn có thể sẽ thất bại trong
việc giao tiếp nơi công sở, thậm chí còn dẫn đến khả năng bạn có thể bị sa thải do không đáp ứng được yêu cầu công việc.
Đây là một ví dụ nhỏ rất điển hình cho việc thiếu đi những kỹ năng cần thiết có thể gây ra những hậu quả nặng nề đến mức nào. Như vậy ta có thấy rằng trong công việc, học tập rất cần trong bị kỹ năng mềm để đạt được thành công. Kỹ năng mềm tốt, phù phù hợp với xu hướng hiện tại sẽ là cơ hội để bạn phát triển trong sự nghiệp.
- Bài học về tự rèn luyện kỹ năng giao tiếp.
Trước tiên, bạn phải cảm nhận được những lợi ích mà kỹ năng giao tiếp, kỹ năng mềm đem lại cho bạn ở trong môi trường làm việc. Tiếp đó, bạn phải hiểu rằng không phải cứ biết kỹ năng mềm là muốn sử dụng thế nào cũng được. Bạn cần biết các kỹ năng này cần thiết vào thời điểm nào, sử dụng như thế nào và ứng dụng vào việc gì, đem lại kết quả gì. Rèn luyện các kỹ năng giao tiếp không phải chỉ trong ngày một ngày hai mà còn là quá trình rèn luyện, học tập, quan sát và trau dồi từ nhiều nguồn.
Trên thực tế, kỹ năng giao tiếp sẽ giúp cho bạn thành công trong công việc nhiều hơn bạn suy nghĩ. Chưa bao giờ là muộn nếu như bạn quyết định trau dồi ngay cho mình kỹ năng này. Vì vậy, càng sớm càng tốt nên học hỏi, trau dồi và rèn luyện các kỹ năng mềm của bản thân, thế là bạn đã tiến xa hơn người khác một bước rồi!
3.2. Ứng dụng nguyên tắc, mô hình giao tiếp:
Kỹ năng giao tiếp chính là chìa khóa giúp bạn mở cánh cửa thành công. Trong cuộc sống hằng ngày hay trong công việc, chúng ta dành hầu hết thời gian để giao tiếp, từ việc viết CV, viết email, gọi điện cho khách hàng, viết báo cáo,… đến các cuộc đàm phán với đối tác, nói chuyện với đồng nghiệp,… Danh sách này vẫn còn kéo dài hơn. Chính vì thế, bạn cần phải hoàn thiện tốt những kỹ năng còn thiếu để nâng cao hình ảnh của mình qua giao tiếp. Vậy thì làm thế nào để đảm bảo rằng chúng ta đang giao tiếp theo cách hiệu quả và đạt được mục đích? Đó chính là lý do mà nguyên tắc 7C ra đời.
Nguyên tắc 7C được coi là quy tắc vàng giúp bạn nhận biết và phát triển kỹ giao tiếp tiếp của bản thân. Theo nguyên tắc 7C, bất kỳ một cuộc trò chuyện dù dưới hình thức nào cũng cần phải đảm bảo: Clear (rõ ràng), Concise (ngắn gọn, súc tích), Concrete (cụ thể), Correct (chính xác), Coherent (chặt chẽ, mạch lạc), Complete (đầy đủ), Courteous (lịch sự, nhã nhặn).
Clear (rõ ràng):
- Đầu tiên, điều quan trọng là phải rõ ràng về mục đích của thông điệp bạn đang truyền tải. Người nhận nên biết lý do tại sao họ nhận được thông điệp và những
gì bạn đang cố gắng đạt được bằng cách gửi nó. Nếu có nhiều mục tiêu, mỗi mục tiêu nên được trình bày riêng biệt.
- Thứ hai, điều cần thiết là nội dung của giao tiếp phải rõ ràng. Bạn nên tránh biệt ngữ, sử dụng ngôn ngữ đơn giản, sử dụng cấu trúc đơn giản và tập trung vào các điểm cốt lõi của thông điệp của bạn.
Ví dụ email có nội dung:
Chào chị Hương,
Em muốn viết cho chị một ghi chú nhanh về Hùng - người mà đang làm việc cùng phòng với chị. Anh ấy là một nhân viên rất giá trị, và em muốn nói chuyện với chị nhiều hơn về anh ấy khi anh có thời gian.
Thân ái, Hà Phương
Có thể thấy, Email đọc rất khó hiểu, chị Hương trong văn bản thâm chí còn không hiểu nội dung bạn muốn truyền đạt và có một số điều rất mập mờ, không rõ ràng sẽ khiến chị Hương phải hỏi thêm thông tin trước khi đồng ý hẹn gặp với bạn. Thay vì viết một đoạn email gây khó hiểu, mập mờ như thế bạn hãy viết:
Chào chị Hương
Em muốn gửi cho chị một ghi chú nhanh về anh Đỗ Minh Hùng- người đang làm việc cùng phòng với chị. Mấy tuần qua, anh ấy đã giúp đỡ phòng Marketing rất nhiều trong việc đảm bảo nhiều dự án đúng tiến độ.
Phòng Marketing bên em sắp tới sẽ có một dự án lớn và quan trọng, kéo dài trong vòng 2 tháng. Chúng em nhận thấy kiến thức cũng như kỹ năng của anh ấy chắc chắn sẽ có giá trị. Liệu chúng em có thể mời anh ấy tham gia vào dự án này? Em đánh giá rất cao cơ hội được nói chuyện với chị về điều này. Thời gian nào tốt nhất mà em có thể gọi cho chị để cùng mình thảo luận vấn đề này sâu hơn ạ? Hãy cho em biết sớm. Thân ái,
Hà Phương
Email trên có đầy đủ thông tin mà chị Hương cần biết.
Concise (ngắn gọn, súc tích)
Khi truyền đạt những thông điệp có tính chất này, điều quan trọng là phải đi vào trọng tâm và giữ cho thông điệp của bạn ngắn gọn và đơn giản. Đừng sử dụng mười từ nếu bạn có thể sử dụng năm. Đừng lặp lại tin nhắn của bạn. Bạn càng nói nhiều, càng có nhiều nguy cơ nhầm lẫn. Hãy tránh rủi ro đó bằng cách chỉ tập trung vào những điểm chính mà bạn cần cung cấp. Bạn có thể loại bỏ các từ như “chẳng hạn”, “anh thấy đấy”, “rõ ràng”, “kiểu là”, “thật vậy”, “về cơ bản”, “ý tôi là”...
Concrete (cụ thể)
Nguyên tắc cụ thể có nghĩa là thông điệp của bạn phải rõ ràng và chính xác để người nhận có thể đọc hoặc nghe hiểu.
Khi định hình giao tiếp, bạn nên:
- Sử dụng các dữ liệu và số liệu cụ thể
- Chọn các từ ngữ sinh động
- Có thể sử dụng ngôn ngữ cơ thể
- Nói chính xác những điều bạn muốn nói
- Tránh nói thông tin không liên quan.
Correct (chính xác)
Trước khi gửi bất kỳ thông điệp nào, bạn phải đảm bảo rằng nó chứa các dữ liệu chính xác, gửi đúng thời điểm và đúng văn phong, ngữ pháp. Bất kì sai sót nào trong chủ đề giao tiếp có thể tạo ra ấn tưởng xấu và gây nhầm lẫn cho người đọc. Điều này sẽ làm giảm hiệu quả giao tiếp của bạn.
Điều này rất dễ xuất hiện khi bạn viết quá nhanh và không kiểm tra lại trước khi gửi, đặc biết thường sai trong CV xin việc hay trong Email. Bao gồm những lỗi sai cơ bản, dễ mắc phải: không viết hoa, viết lộn hoặc thừa ký tự, viết sai tiếng Anh, viết từ này nhưng nhầm sang từ khác,…
Coherent (chặt chẽ, mạch lạc):
Khi giao tiếp, cuộc hội thoại sẽ trở nên vô nghĩa nếu bạn nói một cách lộn xộn, không có định hướng rõ ràng. Người nghe sẽ đánh giá không tốt về kỹ năng của bạn. Tính mạch lạc có nghĩa là sự logic. Do đó, bạn nên sắp xếp nội dung, ý
tưởng trước khi giao tiếp. Đồng thời, bạn hãy kết hợp cùng giọng đọc và nhịp điệu phù hợp.
Complete (đầy đủ)
Nguyên tắc đầy đủ là một trong những điều quan trọng nhất trong 7 chữ C của giao tiếp. Một giao tiếp hoàn chỉnh không để lại câu hỏi trong tâm trí người nhận, giúp đối phương có được những thông tin họ mong muốn và nếu có khả năng ứng dụng, người ta sẽ làm theo nó. Trước khi gửi thông điệp, bạn hãy đặt ra câu hỏi:
- Liệu thông điệp của bạn đã bao gồm “lời kêu gọi hành động” để người đọc hiểu rõ điều bạn muốn họ làm?
- Trong thông điệp, bạn đã đề cập các thông tin cần thiết như: thời gian, địa chỉ, tên người liên hệ,… chưa?
Ví dụ một bức thư giám đốc gửi cho bộ phận Marketing:
Gửi phòng Marketing,
Ngày mai sẽ có cuộc họp để thảo luận về sự kiện ra mắt sản phẩm mới. Hãy đến đúng giờ.
Cảm ơn Minh Vũ,
Chúng ta có thể thấy bức thư trên không đề cập đến thời gian, địa điểm và cũng không có bất kỳ chương trình làm việc cụ thể. Những người nhận email sẽ phải viết lại hoặc gọi điện cho người viết để biết được thêm thông tin. Vậy, giám đốc cần phải viết như sau:
Gửi phòng Marketing,
Ngày mai sẽ có một cuộc họp diễn ra lúc 11 giờ sáng tại phòng họp nhân viên tầng 3 công ty X để thảo luận về sự kiện ra mắt sản phẩm mới. Chúng ta sẽ phải hoàn thiện bản thảo thư mời sự kiện vào ngày hôm sau. Hãy có mặt đúng giờ.
Minh Vũ
Courteous (lịch sự, nhã nhặn):
Đây là chữ C cuối cùng của nguyên tắc 7C. Giao tiếp không chỉ nằm ở nội dung hay cách thức mà nó còn cần thể hiện sự tôn trọng của bạn với người khác. Tính lịch sự là yếu tố giúp giao tiếp của bạn chuyên nghiệp và khiến người khác yêu thích bạn hơn.
Thận trong khi giao tiếp đặc biệt quan trọng, bạn hãy đặt mình vào vị trí của đối phương để hiểu được những gì họ mong muốn. Giao tiếp lịch sự là khi bạn cởi mở, thể hiện sự chân thành và trân trọng đối với người khác.
Lịch sự được thể hiện bằng lời nói và hành động: chào hỏi lễ phép, mỉm cười, thái độ vui vẻ hòa đồng, bắt tay,…
Trên đây là 7 nguyên tắc vàng giúp bạn chinh phục mọi giao tiếp. Hãy nhớ rằng ở bất kì vị trí nào, từ mọi ngành nghề như kinh doanh bán hàng hay ngồi văn phòng cũng đều yêu cầu mỗi người chúng ta phải học được cách giao tiếp. Một khi bạn đã học được cách giao tiếp tốt thì cũng đồng thời giống như việc bạn đã tự mở ra cơ hội phát triển cho chính bản thân mình.
KẾT LUẬN
“Kỹ năng giao tiếp” mang lại những giá trị và hiệu ứng tốt trong mối quan hệ giữa người với người. Kỹ năng giao tiếp tốt sẽ cải thiện các mối quan hệ, gìn giữ lâu dài và thoải mái hơn trong các mối quan hệ đó. Trong công việc, kỹ năng giao tiếp là mắt xích quan trọng trong các kỹ năng chúng ta cần học hỏi và hoàn thiện để đạt hiệu quả tương tác với các đối tác khác nhau, thúc đẩy kỹ năng làm việc nhóm - kỹ năng mà hầu hết các ngành nghề mà mọi doanh nghiệp đều cần.
Kỹ năng giao tiếp tạo nên những đội nhóm mạnh thúc đẩy hiệu quả công suất công việc.