- Hạn chế còn tồn tại:
Việc giám sát và điều hành thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy chiếu từ thị trường Nhật Bản chưa thực sự được các nhà quản lý quan tâm một cách thích đáng. Công tác giám sát hoạt động từ phía đối tác còn lơi là, các ghi chép không thường xuyên và chưa có tính hệ thống nên không thể cung cấp thông tin một cách chính xác và kịp thời cho các quyết định điều hành.
Cán bộ điều hành và giám sát không sử dụng một phương pháp giám sát nào cụ thể, trưởng phòng chỉ lưu các chứng từ nhập khẩu của mỗi hợp đồng trong một bộ hồ sơ, và kiểm tra thường xuyên bộ hồ sơ này để xem có hoạt động giám sát nào cần làm.
Thiếu công cụ, phần mềm quản lý chuyên dụng. Công ty luôn cần có một người thường trực, theo dõi tình hình ở bên xuất khẩu. Do khoảng cách về địa lý nên nhiều khi việc điều hành và giám sát không thực sự hiệu quả, kịp thời. Bên cạnh đó, còn gây ra sự lãng phí về nhân lực và làm tăng chi phí cho công ty.
Số hợp đồng nhập khẩu từ thị trường Nhật Bản còn chiếm phần trăm sai sót lớn trong tổng số hợp đồng nhập khẩu.
Nhân viên còn bị động trong quá trình thực hiện hợp đồng tác nghiệp của mình: thiếu nghiệp vụ trong công tác kiểm tra hàng hóa hay khai báo hải quan điện tử, thiếu kinh nghiệm khi có những tình huống phát sinh mà phải đợi lệnh từ cấp trên.
Năng lực, trình độ của nhân viên giám sát điều hành cũng là một vấn đề còn tồn tại của Công ty. Một số nhân viên còn thiếu kinh nghiệm trong kinh doanh quốc tế và trình độ về ngoại ngữ, đặc biệt là tiếng Nhật còn yếu kém.
Đôi khi khi hàng đã về đến cảng nhưng bộ chứng từ nhận hàng từ phía nước ngoài về chậm nên Công ty sẽ không nhận được lệnh giao hàng do đại lý vận tải cung cấp để hoàn thành quá trình nhận hàng. Điều này làm gián đoạn việc kinh doanh của công ty và phải mất phí lưu kho, bãi tại cảng
- Nguyên nhân của những hạn chế:
Công ty chưa có một hệ thống giám sát và điều hành hiệu quả: Công ty vẫn chưa xây dựng được cho mình một hệ thống giám sát và điều hành để có thể phát hiện, cảnh bảo sớm những rủi ro có thể xảy ra, đồng thời có thể đưa ra những biện pháp ứng phó kịp thời.
Trình độ nguồn nhân lực còn hạn chế: Đội ngũ nhân viên còn khá trẻ, chưa có nhiều kinh nghiệm về kinh doanh quốc tế, dễ mắc sai sót khi giải quyết vấn đề.
Công việc nhiều khi không thông suốt, gây trì trệ trong quá trình thực hiện hợp đồng. Nguyên nhân là do gần như Giám đốc là người điều hành mọi việc, không có sự chia sẻ nguồn lực, dẫn đến sự quá tải cho người điều hành chính nên chất lượng các khâu không cao và không ổn định.
Thực tế công tác giám sát của Công ty đối với việc thực hiện nghĩa vụ hợp đồng của bên xuất khẩu chưa được quan tâm thích đáng. Việc thông báo có hàng để giao của bên xuất khẩu chỉ qua thông báo bằng điện thoại hoặc thư điện tử, về phía Công ty không có biện pháp nào để biết chắc rõ hàng đã chuẩn bị xong mà chỉ dựa vào sự tin tưởng với bên đối tác. Việc tin tưởng đối tác quá nên dẫn đến nhiều vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu.
Hệ thống thưởng phạt chưa rõ ràng làm cho nhân viên mắc tính ỷ lại, không có ý chí cầu tiến.
CHƯƠNG 4: ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG GIÁM SÁT VÀ ĐIỀU HÀNH QUI
TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU THIẾT BỊ MÁY CHIẾU TỪ THỊ TRƯỜNG NHẬT BẢN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN SIMTEK 4.1 Định hướng phát triển của công ty
Trong cuộc họp tổng kết hoạt động kinh doanh năm 2014, Công ty đã đề ra phương hướng phát triển chung của Công ty và các nhiệm vụ, mục tiêu cụ thể cần đạt được trong thời gian tới.
Bảng 4.1: Một số chỉ tiêu hoạt động kinh doanh của Công ty
Đơn vị: tỉ đồng Chỉ tiêu Năm 2015 2016 2017 1. Tổng doanh thu 120 200 250 2. LN trước thuế 14,98 16,5 18,05 4. LN sau thuế 8,04 9,12 11,85 5. Kim ngạch NK 101 140 177
(Nguồn: Kế hoạch phát triển của Công ty)
Kế hoạch phát triển và cơ cấu các mặt hàng nhập khẩu trong 3 năm (2015, 2016, 2017) không có nhiều thay đổi, mặt hàng nhập khẩu chính của công ty vẫn là thiết bị máy chiếu. Thị trường Nhật Bản vẫn chiếm kim ngạch nhập khẩu cao nhất trong ba thị trường chủ yếu, tiếp đó là Mỹ và EU. Ngoài ra mục tiêu của Công ty là giảm thiểu tối đa việc xảy ra sai sót trong tổ chức thực hiện HĐNK, nhất là từ thị trường Nhật Bản (là thị trường có số hợp đồng xảy ra nhiều vấn đề nhất trong tổng số HĐNK đã thực hiện của Công ty). Bên cạnh đó, Công ty đang có định hướng không ngừng triển khai các chương trình nhằm liên kết với các dự án đầu tư công nghệ, có kế hoạch gia tăng vốn đầu tư để tăng giá trị nhập khẩu trong 3 năm kế tiếp, từ đó đáp ứng nhu cầu và mở rộng thị trường.
4.2 Đề xuất một số giải pháp để nâng cao hiệu quả hoạt động giám sát và điềuhành qui trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu thiết bị máy chiếu từ thị trường hành qui trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu thiết bị máy chiếu từ thị trường Nhật Bản của công ty cổ phần SIMTEK
Để thực hiện được các chỉ tiêu về hoạt động kinh doanh chung và chỉ tiêu về nhập khẩu, Công ty đã chủ trương phải nâng cao hiệu quả của việc thực hiện hợp đồng, giảm các sai sót xảy ra thông qua các giải pháp sau:
- Tăng cường công tác giám sát việc thực hiện hợp đồng của đối tác. - Phân công hợp lý nhân viên.
- Tổ chức nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán bộ điều hành và giám sát. Xây dựng kế hoạch đào tạo bồi dưỡng cán bộ công nhân viên nhằm đáp ứng được nhu cầu quản lý mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Thực hiện chế độ chính sách thưởng phạt công minh đảm bảo quyền lợi đối với người lao động.
- Dần hoàn thiện một hệ thống giám sát và mô hình điều hành thực hiện hợp đồng nhập khẩu hiệu quả.
- Tăng cường hoạt động nghiên cứu thị trường: Thường xuyên tìm hiểu, theo dõi và phân tích năng lực cung ứng, uy tín, khả năng tài chính của đối tác các yếu tố thuộc môi trường kinh doanh có ảnh hưởng đến khả năng thực hiện các nghĩa vụ trong hợp đồng của cả hai bên.
- Lựa chọn phương pháp giám sát và điều hành qui trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu phù hợp.
- Xây dựng và củng cố mối quan hệ tốt đẹp với đối tác và các bên liên quan nhằm tạo ra sự thuận lợi trong quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng và giảm thiểu các rủi ro có thể xảy ra.
- Phân bổ công việc đồng đều giữa các phòng ban.
- Chấp hành và thực hiện đầy đủ nghiêm túc các chính sách, luật pháp của Nhà nước về hoạt động sản xuất kinh doanh nhập khẩu và nghĩa vụ đối với Nhà nước.
4.2.1 Tăng cường công tác giám sát việc thực hiện hợp đồng của đối tác
Giám sát hợp đồng nhập khẩu không chỉ là giám sát hoạt động của chính mình mà cần thiết cũng phải giám sát việc thực hiện của bên đối tác, công việc này rất quan trọng bởi nó ảnh hưởng trực tiếp đến việc thực hiện hợp đồng của hai bên. Công tác này không được chú trọng có thể gây ra trường hợp người xuất khẩu đến thời điểm giao hàng mà chưa có hàng để giao, giao hàng không đúng hẹn, điều kiện tàu cảng không đảm bảo đúng như thỏa thuận, hàng giao không đúng như đã mô tả trong hợp đồng… Thực tế, Công ty không chú trọng nhiều đến công tác giám sát
việc thực hiện hợp đồng của bên đối tác, mà chỉ dựa vào sự tin tưởng đối với bên xuất khẩu, cán bộ điều hành chỉ giám sát bằng cách gọi điện hỏi hoặc biết được qua giấy thông báo do bên xuất khẩu gửi tới.
Cán bộ giám sát và điều hành cần có các phương pháp khác nhau như gọi điện trực tiếp, gửi fax, đi thực tế, kiểm tra qua bên thứ ba có liên quan như công ty chuyên chở, văn phòng đại diện của nhà xuất khẩu… nhằm biết được tiến trình thực hiện hợp đồng của bên đối tác, thúc giục người xuất khẩu tiến hành nhanh chóng công việc của họ: chuẩn bị hàng để giao, giao hàng đúng hẹn, gửi chứng từ nhận hàng, thông báo về phương tiện chuyên chở, lịch trình… Giám sát việc thực hiện hợp đồng của bên xuất khẩu giúp bên nhập khẩu nhận biết và giảm thiểu các rủi ro đó như: không chuẩn bị kịp hàng giao, hủy bỏ hợp đồng, hay giao không đúng hẹn… và từ đó có các biện pháp phòng tránh hoặc các công việc thay thế nếu cần thiết. Ngoài ra, Công ty còn có thể yêu cầu bên xuất khẩu thông báo thường xuyên về tình hình thi hành các bổn phận và các nghĩa vụ của mình và các sự việc có liên quan như một điều kiện trong hợp đồng.
4.2.2 Phân công hợp lý nhân viên
Quy trình thực hiện hợp đồng gồm nhiều công việc và giai đoạn khác nhau, chính vì vậy mà cán bộ điều hành ngoài việc xây dựng hệ thống công việc còn phải có năng lực phân công hợp lý nhân viên. Trong thực tế, một số nghiệp vụ trong quy trình nhập khẩu, cán bộ giám sát và điều hành có thể phân công nhân viên làm song song, không nhất thiết phải làm xong nghiệp vụ trước mới đến nghiệp vụ tiếp theo. Xây dựng hệ thống công việc giúp cán bộ điều hành có cái nhìn hệ thống cho toàn quá trình, phân công công việc thực hiện để đạt hiệu quả cao nhất.
Trong tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu thì nghiệp vụ mở L/C có thể thực hiện song song với nghiệp vụ mua bảo hiểm cho hàng hóa, cũng như nghiệp vụ giao nhận hàng hóa và làm thủ tục hải quan. Nhưng hầu hết các bước nghiệp vụ mà việc hoàn thành nó ảnh hưởng đến tiến trình thực hiện các nghiệp vụ khác tiếp theo, thực hiện tốt từng nghiệp vụ là tạo cơ sở tiền đề để thực hiện hiệu quả các nghiệp vụ tiếp theo. Việc mở L/C tiến hành nhanh chóng và chuẩn xác theo như thỏa thuận trong hợp đồng sẽ tạo điều kiện cho việc giao hàng đúng hẹn, việc thanh toán kịp thời
Công ty thường nhập khẩu theo đợt, có khi tổ chức thực hiện nhiều hợp đồng cùng một lúc, lúc này trưởng phòng có thể phân công mỗi nhân viên tổ chức thực hiện một hợp đồng, như vậy tránh việc phân công chồng chéo nghiệp vụ giữa các hợp đồng. Khi đó nhân viên có cái nhìn hệ thống cho toàn bộ quy trình, tạo cho nhân viên tính chủ động để giải quyết mọi vấn đề liên quan đến hợp đồng mà nhân viên đó chịu trách nhiệm thông qua sự giám sát thường xuyên của trưởng phòng. Qua đó, giảm thiểu được gánh nặng cho giám đốc công ty.
4.2.3 Tổ chức nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán bộ điều hành và giám sát
Cán bộ giám sát và điều hành thường là trưởng phòng kinh doanh, là người nắm rõ nhất kiến thức nghiệp vụ và có nhiều kinh nghiệm nhất, nhưng thị trường luôn biến động, không ai có thể lường trước được tất cả mọi rủi ro, do vậy mà cả cán bộ điều hành và nhân viên nhập khẩu phải luôn tìm hiểu học hỏi để nâng cao trình độ, tiếp thu các kiến thức mới để hoàn thành tốt công việc một cách hiệu quả nhất.
- Nâng cao trình độ hiểu biết về pháp lý: Cán bộ và nhân viên nhập khẩu của Công ty cần phải hiểu biết về pháp lý, đặc biệt là luật quốc gia về thương mại quốc tế, các tập quán thương mại quốc tế, các điều ước quốc tế có liên quan. Bên cạnh đó, các cán bộ và nhân viên cũng phải am hiểu về các yêu cầu, thủ tục pháp lý nhập khẩu đối với mặt hàng máy chiếu của Công ty, chẳng hạn như phải xem xét các Nghị định của Chính phủ về nhập khẩu máy chiếu, các thủ tục chứng thực nguồn gốc xuất xứ để trình lên Bộ quản lý. Mặt khác, trong hoạt động xuất nhập khẩu thì hiểu biết về các luật lệ ở thị trường Nhật Bản sẽ chủ động cho doanh nghiệp trong đàm phán ký kết hợp đồng, vì trước hết muốn thực hiện hợp đồng tốt cần xây dựng hợp đồng tốt, hiểu biết về pháp lý tạo điều kiện cho điều hành hợp đồng đúng, không vi phạm những điều đã cam kết. Trong hợp đồng thương mại quốc tế, tùy trường hợp thị trường thuộc về ai, hợp đồng sẽ được xây dựng có lợi cho mình nhất. Trong điều khoản trọng tài, nếu thị trường thuộc về người nhập khẩu, Công ty có quyền chọn lựa Ủy ban trọng tài, và phân xử ở đâu, theo cách thức nào tiện cho để tối thiểu hóa chi phí khi có tranh chấp xảy ra, tương tự người nhập khẩu chọn điều kiện cơ sở giao hàng tùy khả năng, điều kiện thanh toán thuận lợi và đảm bảo quyền lợi nhất. Hiểu biết về pháp lý giúp cán bộ điều hành, giám sát việc thực hiện hợp đồng và mọi hoạt động công việc một cách hiệu quả nhất có lợi cho cả hai bên.
- Nâng cao trình độ kỹ thuật thương mại quốc tế: Kỹ thuật thương mại quốc tế là tổng hợp các kỹ năng, phương pháp và cách thức để tiến hành các nghiệp vụ trong hoạt động thương mại quốc tế. Hoạt động thương mại quốc tế như một tất yếu mở đường phát triển cho mọi doanh nghiệp trong điều kiện hiện nay, do vậy mà kỹ thuật thương mại quốc tế cần thiết cho mỗi cán bộ và nhân viên xuất nhập khẩu. Đối với các thành viên trong phòng kinh doanh xuất nhập khẩu của Công ty thì ai cũng phải có kiến thức nhất định về nghiệp vụ thương mại quốc tế dù không đồng đều. Thị trường luôn biến động, các luật lệ, quy định về thương mại quốc tế cũng luôn thay đổi, do vậy mà cán bộ và nhân viên xuất nhập khẩu của Công ty luôn phải được đào tạo và học hỏi những kiến thức mới, nâng cao trình độ nghiệp vụ, tự biết cách giải quyết những tình huống phát sinh, hạn chế những vướng mắc trong quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng, gây ra những hậu quả không đáng có.
- Bồi dưỡng cho cán bộ và nhân viên kiến thức về thương phẩm học: Trước khi quyết định nhập khẩu hàng hóa kinh doanh chính là máy chiếu, Công ty phải trải qua bước tìm hiểu nhu cầu về máy chiếu ở thị trường trong nước cũng như mức độ cung ứng từ thị trường xuất khẩu, sau đó là tìm hiểu hàng hóa. Phải biết rõ về sản phẩm máy chiếu mới biết được nó có phù hợp với nhu cầu trong nước hay không, về cả chất lượng, kiểu dáng, mẫu mã, tiêu chuẩn kỹ thuật… Khi đưa ra quyết định nhập khẩu các chủng loại máy chiếu, Giám đốc Công ty và trưởng phòng kinh doanh sẽ tổ chức những buổi đào tạo, cung cấp những tài liệu về hàng hóa mà Công ty đang tiến hành nhập khẩu cho nhân viên trực tiếp cũng như gián tiếp liên quan, để họ có thể dễ dàng giám sát các tiêu chuẩn đối với hàng hóa. Sản phẩm máy chiếu có các tiêu chuẩn công nghệ cao, do vậy để sản phẩm này dễ dàng được phân phối ở thị trường trong nước thì việc thông hiểu về sản phẩm này càng cần thiết hơn. Vì vậy, Công ty có thể mời giảng viên có chuyên môn về kĩ thuật công nghệ máy chiếu để mở những lớp đào tạo ngắn hạn về những vấn đề liên quan đến hàng