1. N g u yễn Q u ố c B ả o chủ b i ê n , Soạn thảo v ă n b ả n và c ô n g t á c v ă n t h ư lưu trữ, N h à x uất b ả n C h í n h trị quốc gia,2004.
2. N g u yễn Hữu T h â n . Q u ả n trị h à n h c h á n h v ă n p h ò n g . T P . H C M , N h à x uất b ả n T h ố n g k ê , 2002.
3. . L ư u K h i ế m T h a n h , G i á o t r ì n h Kỹ thuật x â y dựng v à ban h à n h v ă n b ả n , N h à x uất b ả n Đạ i học quốc gia H à N ộ i , 2004.
4. Vương Thị K i m TRanh, Kỹ thuật soạn thảo và trình b à y văn bản, N h à xuất bản T rẻ, 2005.
5. Nguyễn văn Thâm, Nghiệp vụ thư ký văn phòng và tổ chức Ha N ộ i , 2002.
6. Nguyễn Văn Thung, 200 mẫu soạn thảo văn bản thông dụng N h à xuất bản T à i chính, H à N ộ i , 2005.
7. Nguyễn Hoàng Tuấn, Kỹ thuật soạn thảo văn bản, TP.HCM 2004.
8. Nguyễn Quang Văn, Soạn thảo văn bản, TP.HCM, 2003. 9. Trường Cán bộ TP.HCM, Giáo trình Nghiệp vụ kỹ thuật hành
chính, T P . H C M , 2003.
10. Trường Hành chính TP.HCM, Nghiệp vụ thư ký, soạn thảo văn bản, quản lý hồ sơ tài l i ệ u , TP.HCM,1996. li. Trường trung học Lưu trữ và nghiệp vụ văn phòng li. Giáo
trình Giáo trình văn thư. TP.HCM,2002. 12. Nguyễn Hoàng Tuân. Successíul office management.
I . N G H Ị ĐỊ N H CỦA C H Í N H P H Ủ s ố 1 1 0 / 2 0 0 4 / N Đ - C P N G À Y 0 8 / 4 / 2 0 0 4 V Ề C Ô N G T Á C V Ã N T H Ư
CHÍNH PHỦ
- Căn cứ Luật Tổ chức Chính phủ ngày 25 tháng 12 năm 2001;
- C ă n ' cứ L u ậ t Ban h à n h v ă n b ả n quy p h ạ m p h á p l u ậ t n g à y 12 t h á n g l i n ă m 1996 và L u ậ t sửa đổi , bổ sung m ộ t số đ iề u của L u ậ t Ban h à n h v ă n bản quy p h ạ m p h á p luật n g à y 16 t h á n g 12 n ă m 2002;
- C ă n cứ P h á p l ệ n h L ư u trữ quốc gia n g à y 04 t h á n g 4 n ă m 2001; Theo đề nghị của B ộ trưởng B ộ n ộ i vụ,
NGHỊ ĐỊNH:
C h ư ơ n g ì Q U Y ĐỊ N H C H U N G Điều 1. Phạm vi và đối t« ợng điều chỉnh
Ì. Nghị định n à y quy định v ề c ô n g tác v ă n thư và q u ả n lý nhà nước v ề c ô n g tác v ă n thư; được á p d ụ n g đố i v ớ i c á c cơ quan n h à nước, tổ chức chính trị, tổ chức c h í n h trị- xã h ộ i , tổ chức xã h ộ i , tổ chức x ã h ộ i - n g h ề nghiệp, tổ chức k i n h t ế v à đơn vị v ũ trang n h â n d â n (sau n à y gọi chung là cơ quan, tổ chức).
2. C ô n g tác v ã n thư quy định t ạ i Nghị định n à y bao gồm c á c c ô n g việc v ề soạn thảo, ban h à n h v ă n b ả n , quản lý và sử dụng con dấu trong công tác v ă n thư.
Đ iề u 2. G i ả i thích từ n gữ
T r o n g N g hị định n à y , những từ n gữ d ướ i đ â y được h i ể u n h ư sau: 1. B ả n thảo v ă n bản là bản được v i ế t hoặc đ á n h m á y , h ì n h t h à n h trong q u á trình soạn thảo m ộ t v ă n b ả n của cơ quan, tổ chức;
2. " B ả n gốc v ă n b ả n " là b ả n thảo c u ố i c ù n g được n g ườ i c ó thẩm q u y ề n duyệt;
3. " B ả n gốc v ă n b ả n " là b ả n h o à n chỉnh v ề n ộ i dung v à t h ể thức văn bản được cơ quan, tổ chức ban h à n h . B ả n c h í n h c ó t h ể được l à m thành n h i ề u bản có giá trị g i ố n g nhau.
4. " B ả n sao y b ả n c h í n h " là b ả n sao đầy đủ, c h í n h x á c n ộ i dung của v ă n b ả n và được trình b à y theo t h ể thức quy định. B ả n sao y b ả n chính p h ả i được thực h i ệ n từ b ả n c h í n h .
5. " B ả n trích sao" là b ả n sao m ộ t p hần n ộ i dung của v ă n b ả n v à được trình b à y theo t h ể thức quy định. B ả n trích sao p h ả i được thực h i ệ n từ bản c h í n h ;
6. " B ả n sao l ụ c " là b ả n sao đầy đủ, c h í n h x á c n ộ i dung của v ă n bản, được thực h i ệ n từ b ả n sao y b ả n c h í n h v à trình b à y theo t h ể thức quy định; 7. " Hồ s ơ " là m ộ t t ậ p v ă n b ả n , tài l i ệ u c ó liên quan v ớ i nhau v ề một vấn đề , m ộ t sự v i ệ c , m ộ t đố i tượng cụ t h ể hoặc c ó m ộ t (hoặc m ộ t số) đặc đ iể m chung n h ư t ê n l o ạ i v ă n b ả n ; c ơ quan, tổ chức ban h à n h v ă n bản; thời gian hoặc những đặc đ iể m k h á c , h ì n h t h à n h trong q u á trình theo dõi, giải q u y ế t c ô n g v i ệ c thuộc p h ạ m v i chức n ă n g , n h i ệ m vụ của m ộ t cơ quan, tổ chức hoặc của m ộ t cá n h â n ;
8. " L ậ p hồ s ơ " là v i ệ c t ậ p hợp v à sắp x ế p v ă n b ả n , tài l i ệ u hình thành trong q u á trình theo d õ i , g i ả i q u y ế t c ô n g v i ệ c t h à n h hồ sơ theo những n g u y ê n tắc và p h ư ơ n g p h á p nhất định;
Đ iề u 3. T r á c h n h i ệ m đố i v ớ i c ô n g tác v ă n t h ư
1. N g ườ i đứng đầu cơ quan, tổ chức, trong p h ạ m v i q u y ề n hạn được giao, có trách n h i ệ m chỉ đạ o c ô n g t á c v ă n thư, chỉ đạ o v i ệ c n g h i ê n cứu, ứng dụng khoa học và c ô n g n g h ệ v à o c ô n g tác v ă n thư.
2. Mọi cá n h â n trong q u á trình theo d õ i , g i ả i q u y ế t c ô n g v i ệ c có liên quan đế n c ô n g tác v ă n thư, p h ả i thực h i ệ n n g h i ê m chỉnh quy định t ạ i Nghị định n à y và quy định k h á c của p h á p l u ậ t v ề c ô n g t á c v ă n thư.
C h ư ơ n g l i
S O Ạ N T H Ả O , B A N H À N H V Ă N B Ả N
Điều 4. Hình thức văn bản
C á c h ì n h thức v ă n b ả n hình t h à n h trong c á c h o ạ t động của c á c cơ quan, tổ chức bao gồm :
1. V ă n b ả n quy p h ạ m p h á p l u ậ t theo quy định của L u ậ t Ban h à n h v ă n bản quy p h ạ m p h á p luật n g à y 12 t h á n g l i n ă m 1996 và L u ậ t sửa đổi , bổ sung m ộ t sô đ iề u của L u ậ t Ban h à n h và p h ạ m p h á p luật n g à y 16 t h á n g 12 n ă m 2002;
2. V ă n b ả n h à n h c h í n h
Q u y ế t định (cá b i ệ t ) , chỉ thị (cá b i ệ t ) , t h ô n g c á o , t h ô n g b á o , c h ư ơ n g trình, k ế hoạch, p h ư ơ n g án, đề á n , b á o c á o , b i ê n b ả n , tờ trình, hợp đồng, công v ă n , c ô n g đ iệ n , g iấy chứng n h ậ n , g iấy ủy n h i ệ m , g iấy m ờ i , g iấy g i ớ i thiệu, g iấy nghỉ p h é p , g iấy đi đường, g iấy b i ê n n h ậ n hồ sơ, p h i ê u gửi, p h i ế u chuyển;
3. V ă n b ả n c h u y ê n n g à n h
C á c h ì n h thức v ă n b ả n c h u y ê n n g à n h do B ộ trưởng, T hủ trưởng cơ quan q u ả n lý n g à n h quy định sau k h i thỏa thuận thống nhất v ớ i B ộ trưởng B ộ n ộ i v ụ ;
4. V ă n b ả n của tổ chức c h í n h trị, tổ chức c h í n h trị - xã h ộ i
5. C á c h ì n h thức v ă n b ả n của tổ chức c h í n h trị, tổ chức chính trị - xã hội do n g ườ i đứng đầu cơ quan T r u n g ương của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị- x ã h ộ i quy định. Đ iề u 5. T h ể thức v ă n b ả n . Ì. T h ể thức v ă n b ả n quy p h ạ m p h á p l u ậ t v à v ă n bản h à n h chính a. T h ể thức v ă n b ả n quy p h ạ m p h á p l u ậ t v à v ă n b ả n h à n h c h í n h bao gồm c á c t h à n h phần sau: - Quốc h i ệ u ;
- T ê n cơ quan, tổ chức ban h à n h v ă n b ả n ; - S ô , kí h i ệ u của v ă n b ả n ; - Địa danh v à n g à y , t h á n g , n ă m ban h à n h v ă n b ả n ; - T ê n l o ạ i v à trích y ế u n ộ i dung của v ă n b ả n ; - N ộ i dung v ă n b ả n ; - Chức vụ, họ t ê n v à c hữ kí của n g ườ i c ó t hẩm q u y ề n ; - Dấu của cơ quan, tổ chức;
- Nơi n h ậ n ;
- Dấu chỉ mức độ k hẩn , m ậ t ( đố i v ớ i những v ă n b ả n l o ạ i k hẩn , mật). b. Đố i v ớ i c ô n g v ă n , c ô n g đ iệ n , g iấy g i ớ i t h i ệ u , g iấy m ờ i , p h i ế u gửi, p h i ế u chuyển, n g o à i c á c t h à n h p hần được quy định t ạ i đ iể m a của khoản n à y , có t h ể bổ sung địa chỉ của cơ quan, tổ chức, địa chỉ E-mail, số điện t h o ạ i , số Telex, s ố Fax.
c. T h ể thức và k ĩ thuật trình b à y v ă n b ả n do B ộ trưởng B ô N ộ i vụ và B ộ trưởng, C hủ n h i ệ m V ă n p h ò n g C h í n h phủ quy định.
2. T h ể thức v ă n b ả n c h u y ể n n g à n h
T h ể thức và k ĩ thuật trình b à y v ă n b ả n c h u y ê n n g à n h do B ộ trưởng, T hủ trưởng cơ quan q u ả n lý n g à n h quy định sau k h i thỏa t h u ậ n thống nhất
với B ộ trưởng B ộ N ộ i V ụ .
3. T h ể thức v ă n bản của tổ chức c h í n h trị, tổ chức c h í n h trị- xã h ộ i T h ể thức và k ĩ thuật trình b à y v ă n b ả n của tổ chức c h í n h trị, tổ chức chính trị- xã h ộ i do n g ườ i đứng đầu cơ quan T r u n g ư ơ n g của tổ chức chính trị, tổ chức c h í n h trị- xã h ộ i quy định.
4. T h ể thức và k ĩ thuật trình b à y v ă n b ả n trao đổi v ớ i cơ quan, tổ chức hoặc cá n h â n nước n g o à i được thực h i ệ n theo t h ô n g l ệ quốc t ế .
Đ iề u 6. Soạn thảo v ă n b ả n
Ì. V i ệ c soạn thảo v ă n b ả n quy p h ạ m p h á p l u ậ t được thực h i ệ n theo quy định của L u ậ t ban h à n h v ă n b ả n quy p h ạ m p h á p luật n g à y 12 tháng
11 n ă m 1996 và L u ậ t sửa đổi , bổ sung m ộ t s ố đ iề u của L u ậ t Ban h à n h v ă n bản quy p h ạ m p h á p luật n g à y 16 t h á n g 12 n ă m 2002.
2. V i ệ c soạn thảo v ă n bản k h á c được quy định n h ư sau:
a. C ă n cứ tính chất, n ộ i dung v ă n bản cần soạn thảo, n g ườ i đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho đơn vị hoặc cá n h â n soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo.
b. Đ ơ n vị cá n h â n có trách n h i ệ m thực h i ệ n công v i ệ c sau :
- X á c định hình thức, n ộ i dung và độ mật, độ khẩn của v ă n b ả n cần soạn thảo;
- Thu thập, xử lý t h ô n g tin c ó liên quan; - Soạn thảo v ă n bản;
- Trong trường hợp cần t h i ế t , đề xuất v ớ i người đứng đầu cơ quan tổ chức tham khảo ý k i ế n của c á c cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá n h â n có liên quan; n g h i ê n cứu t i ế p thu ý k i ế n để h o à n chỉnh bản thảo;
- Trình duyệt bản thảo v ă n bản k è m tài l i ệ u có liên quan.
Đ iề u 7. D u y ệ t b ả n thảo, v i ệ c sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt 1. B ả n thảo v ă n b ả n p h ả i do người có thẩm q u y ề n kí v ă n b ả n duyệt. 2. Trường hợp sửa chữa, bổ sung bản thảo v ă n bản đã được duyệt phải trình người d u y ệ t x e m xét, q u y ế t định.
Đ iề u 8. Đ á n h m á y , n h â n bản
V i ệ c đ á n h m á y , n h â n bản v ă n bản phải đả m bảo những y ê u cầu sau: 1. Đ á n h m á y đ ú n g n g u y ê n v ă n bản thảo, đ ú n g t h ể thức và k ĩ thuật trình b à y v ă n bản.Trường hợp p h á t h i ệ n có sự sai sót hoặc k h ô n g rõ r à n g trong b ả n thảo thì n g ườ i đ á n h m á y phải hỏi l ạ i đơn vị hoặc cá n h â n soạn thảo hoặc n g ườ i d u y ệ t b ả n thảo đ ó ;
2. N h â n bản đ ú n g s ố lượng quy định;
3. G iữ gìn bí m ậ t n ộ i dung v ă n bản và thực h i ệ n đ á n h m á y , n h â n bản theo đ ú n g thời gian quy định.
Đ iề u 9. K i ể m tra v ă n bản trước khi ký ban h à n h
1. Thủ trưởng đơn vị hoặc cá n h â n chủ trì soạn thảo v ă n b ả n phải k i ể m tra và chịu trách n h i ệ m v ề độ chính xác của n ộ i dung v ă n bản.
2. C h á n h V ă n p h ò n g c ác B ộ , cơ quan ngang B ộ , cơ quan thuộc Chính phủ và ủy ban n h â n d â n các cấp (sau đây gọi tắt là C h á n h V ă n p h ò n g ) ; Trưởng p h ò n g H à n h chính ở những cơ quan, tổ chức k h ô n g có văn phòng (sau đ â y gọi tắt là trưởng phòng hành chính) ; người được giao trách n h i ệ m đứng đầu cơ quan, tổ chức quản lý công tác v ă n thư ở những cơ quan, tổ chức khác (sau đ â y gọi tắt là người được giao trách nhiệm) phải k i ể m tra và chịu trách n h i ệ m v ề hình thức, t h ể thức, kĩ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản.
Đ iề u 10. kí văn bản
1. ở cơ quan, tổ chức làm việc theo c h ế độ thủ trưởng, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm q u y ề n kí tất cả các v ă n bản của cơ quan, tổ chức. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có t h ể giao cho cấp p h ó của mình kí thay ( K T ) các văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách.
2. ở cơ quan, tổ chức làm việc c h ế độ tập t h ể
a. Đố i với những vấn đề quan trọng của cơ quan, tổ chức mà theo quy định của p h á p luật hoặc theo đ iề u l ệ của tổ chức, phải được thảo luận tập t h ể và q u y ế t định theo đa số, việc kí văn bản được quy định n h ư sau:
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức thay mặt ( T M ) tập t h ể lãnh đạo kí các văn bản của cơ quan, tổ chức;
Cấp phó của người đứng đầu và các thành viên g iữ chức vụ lãnh đạo k h á c được thay mặt tập thể, kí thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức những văn bản theo ủy q u y ề n của người đứng đầu và những văn bản thuộc các lĩnh vực được p h â n công phụ trách.
b. V i ệ c kí văn bản v ề những vấn đề k h á c được thực h i ệ n như quy định t ạ i khoản Ì của Đ iề u n à y .
3. Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể ủy q u y ề n cho một cán bộ phụ trách dưới mình một kí thừa ủy quyền ( T U Q ) một số văn bản mà mình phải kí. V i ệ c giao ký thừa ủy q u y ề n phải
được quy định bằn g v ă n b ả n v à g i ớ i h ạ n trong m ộ t thời gian nhất định. N g ườ i được ủy q u y ề n k h ô n g được ủy q u y ề n l ạ i cho n g ườ i k h á c k ý .
4. N g ườ i đứng đầu cơ quan, tổ chức c ó t h ể giao cho C h á n h V ă n p h ò n g , T r ưởn g p h ò n g H à n h chính hoặc T r ưởn g m ộ t s ố đ ơ n vị kí thừa l ệ n h ( T L ) m ộ t s ố l o ạ i v ă n b ả n . V i ệ c giao k ý thừa l ệ n h p h ả i được quy định cụ t h ể trong quy c h ế hoạt độ n g hoặc quy c h ế c ô n g t á c v ă n t h ư của cơ quan, tổ chức.
5. K h i kí v ă n b ả n k h ô n g d ù n g b ú t chì; k h ô n g d ù n g mực đỏ hoặc c á c thứ mực dễ phai.
Đ iề u l i . B ả n sao v ă n b ả n
1. C á c h ì n h thức b ả n sao được quy định t ạ i N g hị định n à y bao gồm bản sao y b ả n chính, b ả n trích sao v à b ả n sao lục.
2. T h ể thức b ả n sao được quy định n h ư sau:
H ì n h thức sao: sao y b ả n c h í n h hoặc trích sao, hoặc sao lục; t ê n cơ quan, tổ chức sao v ă n b ả n ; số, kí h i ệ u b ả n sao; địa danh và n g à y , t h á n g , n ă m sao; chức vụ, họ t ê n và c hữ kí của n g ườ i có t hẩm q u y ề n ; dấu của cơ quan, tổ chức sao v ă n b ả n ; nơi n h ậ n
3. B ả n sao y b ả n c h í n h , b ả n trích sao và b ả n lục sao được t h ự c l i i ệ n theo đ ú n g quy định t ạ i N g hị định n à y c ó giá trị p h á p lý y n h ư bản c h í n h .
4. B ả n sao chụp cả dấu v à c hữ kí của v ă n bản k h ô n g được thực h i ệ n theo đ ú n g t h ể thức quy định t ạ i k h o ả n 2 của Đ iề u n à y , c h ì c ó g i á trị t h ô n g tin, tham k h ả o .
Ch* • ng IU
Q U Ả N L Ý V Ă N B Ả N , Q U Ả N L Ý V À sử D Ụ N G C O N D Â U Mục 1. QUẢN LÍ VĂN BẢN ĐẾN
Đ iề u 12. T r ì n h tự quản lí văn b ả n đế n
Tất cả v ă n b ả n , k ể cả đơn, t h ư do cá n h â n gửi đế n cơ quan, tổ chức (sau đ â y gọi chung là v ă n b ả n đế n ) p h ả i được q u ả n lý theo trình tự sau:
2. T r ì n h , c h u y ể n giao v ă n b ả n đế n ;
3. G i ả i q u y ế t v à theo d õ i , đ ô n đốc v i ệ c k i ể m tra v ă n b ả n đế n . Đ iề u 13. T i ế p nhận, đ ă n g kí v ă n b ả n đế n
V ă n b ả n đế n từ bất kì nguồn gốc n à o đề u p h ả i được t ậ p trung t ạ i văn t h ư cơ quan, tổ chức để được l à m thủ tục t i ế p nhận, đ ă n g k í . N hữn g văn bản đế n k h ô n g được đ ă n g kí t ạ i v ă n thư, c á c đ ơ n vị, c á n h â n k h ô n g có t r á c h n h i ệ m g i ả i q u y ế t .
Đ iề u 14. T r ì n h , c h u y ể n giao v ă n b ả n đế n
1. V ã n b ả n đế n p h ả i được kịp t h ờ i trình cho n g ườ i c ó t r á c h n h i ệ m và c h u y ể n giao cho c á c đ ơ n vị, cá n h â n g i ả i q u y ế t . Vă n b ả n đế n c ó dấu chỉ c á c mức độ k hẩn p h ả i được trình v à c h u y ể n giao ngay sau k h i được nhận.
2. V i ệ c c h u y ể n giao v ă n b ả n p h ả i bảo đả m c h í n h x á c v à g iữ gìn bí mật n ộ i dung v ă n b ả n .
Đ iề u 15. G i ả i q u y ế t v à theo d õ i , đ ô n đốc v i ệ c g i ả i q u y ế t v ă n bản đế n .
1. N g ườ i đứng đầu cơ quan, tổ chức c ó t r á c h n h i ệ m chỉ đạ o g i ả i quyết kịp thời v ă n b ả n đế n . cấp p h ó của n g ườ i đứng đầu cơ quan, tổ chức được giao chỉ đạ o g i ả i q u y ế t những v ă n b ả n đế n theo sự ủy n h i ệ m của người đứng đầu và những v ă n b ả n đế n thuộc c á c l ĩ n h vực p h â n c ô n g phụ trách.
2. C ă n cứ n ộ i dung v ă n b ả n đế n , n g ườ i đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho đơn vị hoặc cá n h â n g i ả i q u y ế t . Đ ơ n vị hoặc cá n h â n c ó trách n h i ệ m n g h i ê n cứu, g i ả i q u y ế t v ă n b ả n đế n theo thời h ạ n được p h á p luật quy định hoặc theo quy định của cơ quan, tổ chức.
3. N g ườ i đứng đầu cơ quan, tổ chức c ó t h ể giao cho C h á n h Văn p h ò n g , T r ưởn g p h ò n g H à n h c h í n h hoặc n g ườ i được giao t r á c h n h i ệ m thực h i ệ n những c ô n g v i ệ c sau:
a. X e m x é t t o à n b ộ v ă n bản đế n v à b á o c á o v ề những v ă n b ả n quan trọng, k hẩn cấp;
b. P h â n v ã n bản đế n cho c á c đ ơ n vị, cá n h â n g i ả i q u y ế t ;