TỔ CHỨC TÀI LIỆU LƯU TRỮ VÀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ 1 Tổ chức tài liệu lưu trữ

Một phần của tài liệu Giáo trình Soạn thảo văn bản và công tàc văn thư, lưu trữ: Phần 2 (Trang 35 - 43)

2.1. Tổ chức tài liệu lưu trữ

2.1.1. Tài liệu lưu trữ

' L à tài l i ệ u hình t h à n h trong q u á trình hoạt động của c á c cơ quan N h à nước, đơn vị v ũ trang, c á c tổ chức chính trị, xã h ộ i , doanh n g h i ệ p và cá nhân có ý nghĩa c h í n h trị, kinh t ế , quốc p h ò n g , a n ninh, v ă n h ó a , khoa học, lịch sử, ...được đ ư a v à o bảo q u ả n trong c á c p h ò n g , kho lưu trữ để sử d ụ n g v à o mục đích phục vụ xã h ộ i , con n g ườ i .

2.1.2. Các loại tài liệu lưu trữ

B ả n g 9 . 1 : P h â n l o ạ i t à i l i ệ u l ư u t rữ T i ê u c h í p h â n l o ạ i C á c i o ạ i t à i l i ệ u l ư u t rữ T à i l i ệ u của c á c cơ quan, tổ chức của Đả n g T à i l i ệ u q u ả n lý h à n h c h í n h N ô i dung tài l i ê u đề cập đế n Kỹ thuật chế tác tài l i ệ u

Tác giả tài liệu

- T à i l i ệ u của c á c doanh n g h i ệ p T à T à T à T à T à l i ệ u v i ế t t r ê n g i â y l i ệ u nghe, n h ì n l i ệ u khoa học, kỹ thuật l i ệ u của C h í n h Phủ T à i l i ê u của c á c B ô l i ệ u của U B N D Tỉnh, T h à n h p h ố , ... T à i l i ệ u của H Đ N D Tỉnh, T h à n h p h ố ,

2 . 2 . C ô n g t á c l ư u t rữ

2.2.1. Lưu trữ hiện hành

Là tổ chức lưu trữ tài l i ệ u chủ y ế u phục v ụ cho hoạt độ n g của cơ quan, đơn vị. Tổ chức và bảo q u ả n sử d ụ n g theo p h ô n g .

2.2.2. Lưu trữ lịch sử

L à tổ chức lưu trữ tài l i ệ u phục vụ cho hoạt độ n g chung của Nhà nước, t o à n xã h ộ i , cộng đồn g . Tổ chức b ả o quản, sử d ụ n g trong c á c kho, có bộ m á y thực h i ệ n c á c k h â u n g h i ệ p v ụ .

3. CÁC KHÂU NGHIỆP vụ LƯU TRỮ 3.1. Phân loại tài liệu lưu trữ

3.1.1. Khái niệm về phân loại tài liệu lưu trữ

P h â n l o ạ i tài l i ệ u lưu trữ là sự p h â n chia tài l i ệ u t h à n h c á c khối, các n h ó m , c á c đơn vị bảo quản cụ t h ể c ă n cứ v à o c á c đặc trưng chung của c h ú n g n hm tổ chức m ộ t c á c h khoa học và sử d ụ n g c ó h i ệ u quả những tài l i ệ u đ ó .

3.1.2.CÓC giai đoạn phân loại tài liệu lưu trữ - P h â n l o ạ i tài l i ệ u p h ô n g lưu trữ quốc gia.

- P h â n l o ạ i tài l i ệ u trong c á c kho lưu trữ

B ả n g 9.2: B ả n g c á c đặc t r ư n g của c á c g i a i đ oạ n p h â n l o ạ i Giai đoạn phân loại PHÒNG LƯU TRỮ QUỐC GIA TRONG C Á C KHO LƯU TRỮ TRONG CÁC PHÒNG LƯU TRỮ

Đặc trưng để phân loại 1. Đặc trưng thời đại lịch sử 2. Đặc trưng ý nghĩa toàn quốc gia, địa phương

3. Đặc trứng lãnh thổ hành chánh

4. Đặc trưng ngành hoạt động 5. Đặc trưng vật liệu, kỹ thuật phương pháp chê tác.

Ì. Phòng lưu trữ cơ quan.

2. Phòng lưu trữ cá nhân, gia đình, dòng họ

3. Sưu tập lưu trữ

Phân chia tài liệu các nhóm. Chọn phương án phân loại Xây dựng phương án phân loại Sắp xếp theo nhóm

Vận dụng thực t ế để phân loại Kho lưu trữ trước CM tháng 8 Kho lưu trữ sau CM tháng 8 Kho lưu trữ từng địa phương Kho lưu trữ Tỉnh, Thành phô Kho lưu trữ Huyện, Quận Kho lưu trữ Bộ tài chánh

Kho lưu trữ Bộ Giáo Dục Đào Tạo Kho lưu trữ tài liệu nghe nhìn Kho lưu trữ tài liệu kỹ thuật Phòng lưu trữ UBND Tỉnh Phòng lưu trữ HĐND tỉnh Phòng lưu trữ

Chủ Tịch Hồ Chí Minh Phòng lưu ưữ gia đình Phạm Ngọc Thạch Phòng lưu trữ dòng họ Nguyễn Trãi

Là tài liệu không đủ lưu trữ thành lập mật phòng lưu trữ

Thời gian - cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức - thời gian Thời gian - ngành hoạt động Ngành hoạt động - thời gian

3 . 2 . X á c địn h g i á t rị t à i l i ệ u l ư u t rữ

3.2.1. Khái niệm về xác định giá trị tài liệu lưu trữ

X á c định giá trị tài l i ệ u lưu trữ là v i ệ c n g h i ê n cứu để quy định thời hạn cần bảo quản cho từng l o ạ i t à i l i ệ u hình t h à n h trong q u á trình hoạt động của c á c cơ quan và lựa chọn để đưa v à o bảo quản trong các phòng kho lưu trữ những tài l i ệ u có giá trị kinh t ế , v ă n h ó a , khoa học, ....Đồng thời,loại ra, hủy bỏ những tài l i ệ u thực sự h ế t ý nghĩa, n hm n â n g cao chất lượng của kho lưu trữ.

3.2.2. Nguyên tắc

X á c định giá trị tài l i ệ u lưu trữ để đả m bảo: - Tính chính trị

- Tính lịch sử

- Tính đồng bộ, toàn d i ệ n

3.2.3. Các tiêu chuẩn

- T i ê u chuẩn ý nghĩa, nội dung của tài l i ệ u - T i ê u chuẩn tác g i ả tài l i ệ u

- T i ê u chuẩn ý nghĩa cơ quan hình t h à n h p h ô n g - T i ê u chuẩn sự lặp l ạ i thông tin trong tài l i ệ u

- T i ê u chuẩn thời gian và địa đ iể m hình t h à n h tài l i ệ u

- T i ê u chuẩn mức độ h o à n chỉnh và k h ố i lượng của p h ô n g lưu trữ - T i ê u chuẩn hiệu lực p h á p lý của tài l i ệ u

- T i ê u chuẩn tình trạng vật lý của tài l i ệ u

- T i ê u chuẩn ngôn ngữ, kỹ thuật c h ế t á c v à đặc đ iể m hình thành tài l i ệ u .

B ả n g 9.3: S ơ Đồ H ệ T h ố n g C á c T i ê u C h uẩn X á c Địn h G i á T rị T à i L i ệ u

Sơ ĐỒ HỆ THÔNG CÁC TIÊU CHUẨN X Á C ĐỊ N H G I Á T R Ị T À I L I Ệ U CÁC TIÊU CHUẨN XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU

Nhóm tiêu chuẩn nguồn sản sinh TL Cơ quan hình thành phỏng Tác giả Nhóm tiêu chuẩn nội dung TL

Ý nghĩa nội dung

Sự lặp lại thông tin

Mức độ hoàn chỉnh

Hiệu lực pháp lý

Thời gian địa điểm

Nhóm tiêu chuẩn hình thức bên ngoài

Tình trạng vật lý

Nhóm tiêu chuẩn hình thức bên ngoài

3 . 3 . Bổ s u n g t à i l i ệ u l ư u t rữ

3.3.1.Khái niệm bổ sung tài liệu lưu trữ

Bổ sung tài l i ệ u v à o c á c kho lưu trữ là c ô n g t á c SƯU tầm , thu thập, h o à n chỉnh t h ê m tài l i ệ u v à o c á c kho lưu trữ theo những p h ư ơ n g p h á p và n g u y ê n tắc thống nhất.

3.3.1.Nguồn bổ sung

- T à i l i ệ u hình t h à n h trong hoạt độ n g của c á c cơ quan n h à nước, đơn

vị v ũ trang, tổ chức kinh tê.

- T à i l i ệ u do c á c cơ quan thuộc c h í n h q u y ề n cũ để l ạ i

- T à i l i ệ u đ a n g được bảo q u ả n trong thư v i ệ n , v i ệ n bảo t à n g . - T à i l i ệ u của cá n h â n , gia đình, d ò n g họ.

- T à i l i ệ u đ a n g được bảo q u ả n ở c á c v i ệ n lưu trữ nước n g o à i . 3.4. Thống kê tài liệu lưu trữ

3.4.1. Khái niệm thống kê tài liệu lưu trữ

T h ô n g k ê tài l i ệ u lưu trữ là sử d ụ n g c á c c ô n g cụ, p h ư ơ n g t i ệ n chuyên m ô n , nghiệp vụ để nắm được chính x á c s ố lượng, chất lượng, t h à n h phần, nội dung, tình hình tài l i ệ u , tình hình c á n b ộ , h ệ thống bảo quản.

3.5. Chỉnh lý tài liệu lưu trữ

3.5.1. Khái niệm chỉnh lý tài liệu lưu trữ

Chỉnh lý tài l i ệ u lưu trữ là sự k ế t hợp chặt c h ẽ v à hợp lý các khâu nghiệp vụ của c ô n g tác lưu trữ để tổ chức khoa học c á c p h ô n g lưu trữ n hm bảo quản và sử dụng c h ú n g t o à n d i ệ n và h i ệ u q u ả .

3.5.2. Nội dung

- N g h i ê n cứu b i ê n soạn t ó m tắt lịch sử cơ quan hình t h à n h p h ô n g và lịch sử p h ô n g .

- H o à n t h i ệ n hồ sơ

- Chon và x â y dựng p h ư ơ n g án p h â n l o ạ i .

B ướ c Ì : X â y dựng k ế hoạch chỉnh lý B ướ c 2 : T i ế n h à n h chỉnh lý

B ướ c 3 : Tổn g k ế t c ô n g t á c chỉnh lý. 3.6. B ả o q u ả n t à i l i ệ u l ư u t rữ

3.6.1. Khái niệm bảo quản tài liệu lưu trữ

B ả o q u ả n tài l i ệ u lưu trữ là t o à n b ộ những c ô n g v i ệ c được thực h i ệ n nhm b ả o đả m g iữ gìn n g u y ê n vn , lâu b ề n v à an t o à n tài l i ệ u lưu trữ.

3.6,2. Ýnghĩa

- D o thời t i ế t , k h í h ậ u , t á c độ n g của con n g ườ i , tài l i ệ u dễ bị h ư h ạ i .

- B ả o q u ả n tài l i ệ u để sử dụng h i ệ n t ạ i và lưu l ạ i cho đờ i sau.

3.6.3. Nội dung bảo quản

- T ạ o đ iề u k i ệ n tôi ưu k é o d à i tuổi thọ.

- B ả o đả m g iữ gìn t o à n vn trạng thái vật lý, h ó a học của tài l i ệ u - Sắp x ế p t à i l i ệ u trong kho m ộ t c á c h khoa học

- K i ể m tra thường x u y ê n

3.6.4. Yêu cầu cơ sở vật chất - N h à kho

- Trang t h i ế t bị t h ô n g t h ư ơ n g . - Trang t h i ế t bị c h u y ê n dụng.

3.7. Tổ c h ứ c sử d ụ n g t à i l i ệ u ' lư u t rữ

3 . 7 . 1 . Khái niệm tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

Tổ chức sử dụng tài l i ệ u trong c á c p h ò n g , kho lưu trữ là t o à n b ộ c ô n g tác n hm đả m bảo cung cấp cho c á c cơ quan N h à nước và xã h ộ i những t h ô n g tin cần t h i ế t phục vụ cho mục đích c h í n h trị, kinh t ế , khoa học, t u y ê n t r u y ề n , g i á o dục, v ă n h ó a , q u â n sự, ngoại giao và c á c q u y ề n l ợ i k h á c của c ô n g d â n .

3.7.2. Nội dung bảo quản - Tổ chức p h ò n g đọc

- T h ô n g b á o cho đố i tượng c ó nhu cầu - T r i ể n l ã m

- Cấp chứng n h ậ n , sao lục, trích lục. - V i ế t b à i , đ ă n g b á o .

T À I L I Ệ U T H A M K H Ả O

Một phần của tài liệu Giáo trình Soạn thảo văn bản và công tàc văn thư, lưu trữ: Phần 2 (Trang 35 - 43)