I. Giới thiệu tổng quan về Công ty Cổ phần Vận tải ôtô Vĩnh Phúc
3. Cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Vận tải ôtô Vĩnh Phúc
Khi chuyển sang CTCP cơ cấu tổ chức của công ty được xây dựng theo mô hình chung của các CTCP, các chức năng nhiệm vụ của các bộ phận là tương tự.
3.1. Mô hình cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Vận tải ô tô Vĩnh Phúc
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
BAN KIỂM SOÁT GIÁM ĐỐC VÀ BỘ PHẬN GIÚP VIỆC: PHÓ GIÁM ĐỐC KẾ TOÁN TRƯỞNG PHÒNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH PHÒNG KẾ HOẠCH- KỸ THUẬT PHÒNG TÀI VỤ ĐỘI XE I ĐỘI XE III ĐỘI XE II TRUNG TÂM DẠY NGHỀ
3.2. Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận20
Đại hội cổ đông: Đại hội cổ đông là cơ quan quyết định cao nhất mọi vấn đề có liên
quan đến sự tồn tại và hoạt động của công ty, Đại hội cổ đông thành lập có nhiệm vụ bầu Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát, thảo luận và thông qua điều lệ, thông qua phương án SXKD.
- Đại hội cổ đông thường niên mỗi năm họp một lần do Chủ tịch Hội đồng quản trị triệu tập thông qua báo cáo của Hội đồng quản trị về tình hình hoạt động của và kết quả kinh doanh, báo cáo của các kiểm soát viên; thông qua đề nghị của Hội đồng quản trị về quyết toán năm tài chính, phương án phân phối, sử dụng lợi nhuận, chia cổ tức và trích lập sử dụng các quỹ; quyết định phương hướng, nhiệm vụ SXKD và đầu tư của năm tài chính mới; Quyết định về việc tăng giảm vốn điều lệ, gọi vốn cổ phần và phát hành cổ phiếu; xem xét sai phạm và quyết định hình thức xử lý đối với thành viên hội đồng quản trị, ban giám đốc, ban kiểm soát gây
20 Trích từ Điều lệ tổ chức hoạt động Công ty Cổ phần Vận tải ô tô Vĩnh Phúc thông qua ngày 09/03/2000, chương IV,trang 9
thiệt hại cho công ty; ấn định mức thù lao và quyền lợi của Hội đồng quản trị và kiểm soát viên; thông qua điều lệ bổ xung sửa đổi nếu cần.
- Đại hội cổ đông bất thường được triệu tập khi phát sinh những vấn đề bất thường ảnh hưởng đến tổ chức và hoạt động của công ty, Đại hội cổ đông thông qua nghị quyết tại các phiên họp hoặc bằng văn bản có chữ ký của tất cả các cổ đông hoặc bằng hỏi ý kiến thông qua thư tín.
Hội đồng quản trị: là cơ quan quản trị cao nhất của công ty giữa hai kỳ đại hội cổ
đông; HĐQT có 5 thành viên do Đại hội cổ đông bầu hoặc miễn nhiệm
- HĐQT quyết định chiến lược phát triển, quyết định phương án đầu tư, chào bán cổ phần mới trong phạm vi số cổ phần được quyền chào bán của từng loại, huy động vốn theo hình thức khác; quyết định giải pháp phát triển thị trường; quyết định cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ công ty, mua cổ phần của doanh nghiệp khác.
- Thành viên HĐQT là những người có trình độ học vấn, có năng lực kinh doanh và tổ chức quản lý doanh nghiệp; có sức khỏe, phẩm chất đạo đức tốt, có hiểu biết pháp luật.
Chủ tịch HĐQT để lãnh đạo hoạt động của HĐQT, là người đứng đầu
HĐQT được bầu ra theo cách các thành viên HĐQT lựa chọn trong số họ để bầu một người làm chủ tịch HĐQT.
Chủ tịch HĐQT là người được các cổ đông uỷ quyền thực hiện các chức năng và quyền hạn của chủ sở hữu đối với công ty, toàn quyền đứng ra bảo vệ những quyền lợi hợp pháp của công ty. Là người đại diện của công ty trước pháp luật và các cơ quan nhà nước, đồng thời chịu trách nhiệm chấp hành các nghĩa vụ của công ty đối với Nhà nước. Là người chịu trách nhiệm chuẩn bị các chương trình nghị sự , tổ chức xây dựng và dự thảo nội dung các văn bản , nghị quyết của đại hội đồng cổ đông và HĐQT, triệu tập và điều hành hoạt động của đại hội đồng cổ đông và các cuộc họp của HĐQT. Chỉ đạo giám đốc điều hành chuẩn bị báo cáo
về tình hình và kết quả hoạt động SXKD, báo cáo về tài chính, về phương hướng hoạt động kinh doanh của công ty để trình đại hội đồng cổ đông và hội nghị của HĐQT.
Phó chủ tịch HĐQT có trách nhiệm thực hiện những nhiệm vụ do chủ tịch
phân công, thay mặt chủ tịch thực thi công việc được uỷ quyền trong thời gian chủ tịch đi vắng. Thành viên HĐQT trực tiếp thực thi nhiệm vụ đã được HĐQT phân công, không uỷ quyền cho người khác, họ có nhiệm vụ nghiên cứu đánh giá tình hình , kết quả hoạt động và góp vốn vào việc xây dựng phương hướng phát triển, kết quả hoạt động SXKD của công ty trong từng thời kỳ.
Các phòng ban:
a. Phòng tổ chức hành chính: gồm 5 người có chức năng và nhiệm vụ giúp việc cho
giám đốc và ban lãnh đạo công ty. Thực hiện tốt công tác quản lý về nhân sự, bảo vệ tài sản xã hội chủ nghĩa và an ninh trật tự an toàn xã hội trong công ty và khu vực quản lý lao động, tiền lương. Định mức kế hoạch của công ty, an toàn lao động, bảo hiểm xã hội theo chế độ chính sách của Nhà nước.
b. Phòng tài vụ: Gồm 01 trưởng phòng, 01 phó phòng, 01 kế toán, 01 thủ quỹ. Là bộ
phận giúp việc cho Giám đốc về mặt tài chính hàng năm trên cơ sở SXKD đồng thời kiểm tra thực hiện kế hoạch SXKD của công ty.
c. Phòng Kế hoạch- Kỹ thuật: Gồm 01 trưởng phòng, 01 phó phòng, 02 nhân viên có
nhiệm vụ xây dựng kế hoạch SXKD cho toàn công ty , trình lên ban điều hành và những người có thẩm quyền phê duyệt. Đôn đốc, giám sát, điều hành thực hiện kế hoạch đã phê duyệt. Nghiên cứu cơ chế thị trường để kịp thời điều chỉnh mực khoán cho từng đầu xe từng luồng tuyến sao cho hợp lý và hiệu quả, vận chuyển hành khách đúng thời điểm, trả khách đúng tuyến, nơi quy định, khai thác triệt để các luồng đường. Đảm bảo thủ tục cho các phương tiện hoạt động trên đường hợp lệ. Phối hợp với bộ phận kỹ thuật vật tư nắm rõ tình trạng của từng xe, kiểm tra
định kỳ nhằm đưa ra kế hoạch sửa chữa kịp thời, hợp lý đảm bảo chạy xe an toàn đúng tiến độ và chỉ tiêu được giao đối với từng phương tiện và từng luồng tuyến. d. Các đội xe:
- Đội xe 01: quản lý các xe chạy tuyến cố định - Đội xe 02: quản lý các xe chạy hợp đồng và du lịch
- Đội xe 03: quản lý tuyến xe bus (Vĩnh Yên- Khu công nghiệp Quang Minh) e. Hai đơn vị trực thuộc:
- Trung tâm dạy nghề: 01 giám đốc, 01 kế toán, 01 thủ quỹ có nhiệm vụ đào tạo lái xe mô tô hạng A1; đào tạo nghề; liên kết mở các lớp đại học tại chức.
- Xí nghiệp sửa chữa chuyên tu sửa chữa xe ô tô, bảo dưỡng các phương tiện đảm bảo phục vụ hoạt động SXKD của công ty và một phần phục vụ thị trường bên ngoài công ty. Kinh doanh xăng dầu, mỡ chuyên dùng trong ngành vận tải.