30
Hình 7. DFD level 1 mô tả quy trình xử lý đơn đặt hàng tại công ty G&H
Bước 1: Khi doanh nghiệp đến thời điểm cần mua thêm hàng, nhân viên chịu trách nhiệm của phòng quản đốc sản xuất lập ra đề nghị mua hàng và thông báo cho phòng kinh doanh. Đề nghị mua hàng sẽ dựa trên những tiêu chí với loại hàng cần mua, số lượng bao nhiêu …. Khi đó nhân viên sẽ nhập các thông tin vào một mẫu như sau:
Trong đó một số mục cần lưu ý như:
31
+ Req Number: Đây là số hiệu của đề nghị mua hàng, có thể tự nhập hoặc để hệ thống điền tự động.
+ Requested By: Chọn user yêu cầu lập đơn..
+ End User: Chọn user sẽ sử dụng hàng này sau khi mua về.
+Aprvl Status: Trạng thái của đơn đề nghị, nếu chưa được duyệt hệ thống sẽ mặc định là Unapproved, nếu đã được duyệt hệ thống tự chuyển sang là approved.
Bước 2: Đề nghị mua hàng được gửi tới trưởng phòng kinh doanh kiểm tra và ký xác nhận. Trưởng phòng kinh doanh sẽ dựa trên hệ thống để xem xét đơn đề nghị và có thể có 3 quyết định được nhập vào màn hình dưới đây tương ứng với các con số 1, 2, 3.
+ Action = 1: Duyệt đơn đề nghị + Action = 2: Từ chối đơn đề nghị
+ Action = 3: Đảo lại trạng thái ban đầu của đơn đề nghị.
Bước 3: Khi đơn đề nghị mua hàng đã được duyệt sẽ tới bước thực hiện thủ tục lựa chọn nhà cung cấp phù hợp. Sau đó phòng kinh doanh sẽ tiến hành thương lượng với nhà
32
cung cấp về nguyên vật liệu cần mua và lập đơn đặt hàng. Đơn đặt hàng sẽ được nhập vào hệ thống và được gửi tới Ban giám đốc để duyệt.
Màn hình nhập đơn đặt hàng
+Requisition Number: Điền số đơn đề nghị mua hàng đã được thông qua hết các cấp duyệt. +Buyer: Người mua hàng được giao cho đơn đề nghị sau khi duyệt
+Site: Kho nhập hàng khi mua hàng về
+Currency: Đơn vị tiền tệ trên đơn đề nghị mua
Đơn đặt hàng được lập làm 3 liên, liên 1 lưu giữ tại bộ phận, liên 2 gửi cho người bán, liên còn lại gửi cho bộ phận kế toán thanh toán.